Sapevi che i contratti regolano circa il 60-80% delle transazioni commerciali? Lo stesso rapporto suggerisce anche che le grandi aziende perdono circa $ 215,000 ogni giorno che un processo contrattuale si trascina. Inoltre, si suggerisce che, eliminando l'imprecisione e la non conformità del contratto, le aziende riducano il 33-41% dei costi, che equivale al 2% dei costi annuali totali.
Questo è dove il sistema di gestione del ciclo di vita del contratto entra in scena. È un processo di gestione, analisi ed esecuzione della creazione del contratto. Le aziende hanno iniziato ad adottare la gestione del ciclo di vita dei contratti intorno al 2018, ma la tendenza ha acquisito slancio nel mondo post-pandemia. È perché i contratti in questi giorni sono per lo più digitali.
CLM aiuta le aziende a ridurre al minimo i rischi contrattuali e garantisce che rispettino le normative, controllino i contratti e rimangano organizzate dall'inizio alla fine. Secondo Goldman Sachs, l'azienda con un processo CLM consolidato gode di una riduzione dell'80% degli errori di pagamento, accelerando i cicli di negoziazione del 50% e oltre.
Oltre a questi vantaggi tangibili, la gestione del ciclo di vita del contratto può aiutare un'azienda in molti modi. Ecco alcuni dei principali vantaggi della gestione del ciclo di vita dei contratti per le aziende.
CLM semplifica l'intero processo
Chiedi a qualsiasi uomo d'affari o avvocato e saranno d'accordo sull'importanza della preparazione. Lo stesso vale per i contratti. È qui che torna utile il CLM. Il sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti può vagliare i contratti precedenti per trovare un linguaggio standard che può essere riutilizzato.
If software di automazione dei documenti viene utilizzato, le aziende possono redigere contratti in pochi minuti. Questi sistemi CLM possono identificare i membri chiave del team da includere nel contratto e delineare eventuali problemi che potrebbero essere emersi in passato.
Il monitoraggio e il monitoraggio dei contratti sono semplificati
Uno degli aspetti più cruciali della gestione dei contratti è il monitoraggio conformità, pietre miliari, sequenze temporali e altri parametri. Un sistema di gestione dei contratti consolidato può tenere traccia dei contratti per potenziali rischi e problemi. Una volta riconosciuto un rischio o un problema, notifica al team interessato di agire.
Il software CLM offre dashboard di dati dettagliati che forniscono preziose informazioni e visibilità sul carico di lavoro e sulla distribuzione. Il sistema può anche individuare le aree in cui si verificano ritardi nel ciclo di vita del contratto. Soluzioni basate sui dati come questa consentono l'automazione che va oltre l'ufficio legale, integrando il processo di contrattazione in vari aspetti dell'azienda.
Elimina i colli di bottiglia umani
È risaputo che la gestione manuale e la stesura dei contratti sono processi complicati. Ci vuole molto tempo e fatica da parte delle varie squadre. Ci sono anche possibilità di errori causati dalla manipolazione e dall'intervento umano. Secondo gli esperti, questi errori umani sono uno dei principali ostacoli nella gestione dei contratti. Impiegando un sistema automatizzato di gestione del ciclo di vita dei contratti, i marchi possono facilmente sbarazzarsi di tali colli di bottiglia umani.
La contrattazione basata sui dati impedisce anche al team legale dell'organizzazione di essere sepolto nel mare di documenti. Utilizza le informazioni contrattuali facilmente ricercabili per identificare opportunità strategiche che altrimenti sarebbero potute passare inosservate.
Assicura la conformità
Come forse già saprai, la conformità è l'aspetto chiave di qualsiasi contratto. In caso di deviazione dagli obblighi contrattuali o dalla conformità, le aziende potrebbero subire perdite finanziarie e legali. Pertanto, per evitare contenziosi, è fondamentale mantenere la conformità. Per questo, è necessario un solido sistema di gestione del ciclo di vita del contratto.
Un sistema CLM memorizza tutti i critici documenti aziendali in un sistema di gestione dei record con backup e criteri di applicazione dei criteri di conservazione. Garantisce l'applicazione della conformità poiché i tuoi record critici sono al sicuro.
Semplifica le collaborazioni
Come accennato in precedenza, CLM offre un repository centralizzato per l'archiviazione e la gestione di tutti i contratti. I sistemi CLM archiviano tutti i contratti e i documenti aziendali critici in cloud sicuri per garantire la privacy e la sicurezza di tali documenti. I team che lavorano su questi contratti hanno facile accesso e lavorano su di essi in modo sicuro e collaborativo.
Chiedi a chi si è occupato di contratti e ti dirà che anche i contratti più semplici possono coinvolgere più collaboratori e più livelli di approvazione. CLM elimina la necessità di più versioni e quindi forma un'area di lavoro unificata in cui tutte le modifiche, l'approvazione, i markup e l'esecuzione avvengono su un'unica piattaforma.
Aiuta a risparmiare tempo e costi
Come accennato in precedenza, PriceWaterhouseCoopers ha rivelato che gli errori/imprecisioni nella parte occupata e nella vendita di un contratto hanno comportato il 2% dei costi annuali. Con un sistema CLM automatizzato, le aziende possono risparmiare un sacco di soldi eliminando le sanzioni di conformità, le opportunità perse a causa di errori umani e gli errori di pagamento. CLM consente inoltre di risparmiare tempo offrendo un database dei contratti facilmente consultabile, una funzione ottimizzata ed eliminando qualsiasi rilavorazione per evitare ritardi.
Con la rapida adozione della digitalizzazione nel mondo, la gestione del ciclo di vita dei contratti è fondamentale per ogni azienda. Un CLM efficace aiuterà le aziende ad acquisire credibilità, migliorare la governance, evitare sanzioni e risparmiare tempo e fatica.
