SISTEMA DI INVENTARIO PERIODICO: cos'è e come funziona

Sistema di inventario periodico
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Il metodo dell'inventario periodico è una tecnica di gestione dell'inventario che consente alle piccole imprese del settore della vendita al dettaglio di tenere traccia del proprio inventario. Nel caso di un sistema di inventario che opera su base periodica, eventuali spostamenti delle scorte sono segnalati solo su base ciclica, più frequentemente alla fine di ogni mese o anno. Pertanto, le organizzazioni che utilizzano l'inventario periodico lo fanno in periodi di tempo variabili invece di tenere traccia della perdita o del guadagno di merce ogni volta che si verifica una transazione finanziaria. In questo articolo discuteremo l'esempio del sistema di inventario periodico, la contabilità e la differenza tra un sistema di inventario perpetuo.

Per comprendere appieno il sistema di inventario periodico, tuttavia, dobbiamo prima capire cos'è un inventario periodico.

Cos'è l'inventario periodico?

L'inventario periodico è un processo di valutazione delle scorte che viene eseguito a intervalli regolari nella contabilità. Alla fine del trimestre, le aziende contano fisicamente i propri prodotti e utilizzano le informazioni per bilanciare la contabilità generale. Le società utilizzeranno quindi il saldo residuo all'inizio del periodo successivo.

Diversi metodi di contabilità si applicano nell'ambito di un sistema di revisione perpetua e un sistema di revisione periodica per la gestione di un inventario. Alla fine dell'anno, la società effettua un conteggio dell'inventario fisico per determinare l'importo dell'inventario periodico. I rapporti mensili e trimestrali a metà anno si basano su stime. Quando una società acquista prodotti da rivendere, i contabili non aggiornano l'inventario nel conto di contabilità generale. Vengono invece addebitati gli acquisti effettuati con il conto provvisorio. Ogni nuovo anno solare, un conto temporaneo avrà un nuovo saldo vuoto. Inoltre, alla fine dell'anno, il contabile trasferisce i fondi su un conto separato.

Un conto di contropartita nel libro mastro generale è il luogo in cui un'azienda deve registrare eventuali disparità di denaro o di credito che si verificano a seguito di un acquisto. Lo scopo di un conto di contropartita, che può essere incluso nei rendiconti finanziari, è quello di fungere da contrappeso alla contabilità generale. I conti resi e abbuoni e gli sconti sugli acquisti sono due tipi di conti di contropartita. La somma di questi due registri rappresenta l'importo totale speso.

Nel controllo periodico dell'inventario, i costi di spedizione rimangono in un conto separato dal magazzino. Monitorano i costi relativi ai conti Freight In o Transportation In per l'inventario in entrata. Nel tempo, queste spese aumenteranno il valore contabile delle loro azioni.

Come funziona l'inventario periodico?

Il termine "inventario" viene utilizzato per descrivere le forniture e i prodotti finiti che un'azienda ha a disposizione e può vendere. Nel normale corso delle operazioni, la maggior parte delle aziende manterrà un certo livello di inventario. Data la sua importanza come generatore di reddito, è uno dei beni più preziosi di un'azienda.

Esistono diversi metodi per le aziende per tenere traccia dei loro livelli di scorte. Il sistema di fare il punto a intervalli regolari ne è un esempio. Questo sistema di contabilità richiede un conteggio fisico delle scorte a intervalli regolari, ad esempio alla fine di ogni trimestre o anno fiscale. Ciò che questo significa per le aziende è che possono tenere sotto controllo i loro livelli di scorte all'inizio e alla fine di un determinato periodo fiscale. Non esiste un sistema per tenere sotto controllo le scorte o registrare le vendite. Le aziende possono calcolare il costo delle merci vendute utilizzando il sistema di inventario periodico.

Inoltre, le aziende con meno risorse possono scegliere conteggi di inventario periodici invece di conteggi più frequenti. In tali organizzazioni, il conteggio dell'inventario viene in genere eseguito manualmente perché non è necessario un software di contabilità per farlo. Le aziende che trattano beni di basso volume, come quelle che si occupano di arte o automobili, adottano spesso questa tecnica.

Fare un inventario a intervalli regolari è un approccio semplice ed economico per tenere registri finanziari. Ciò è dovuto al fatto che non è obbligatorio che si verifichi regolarmente. Non richiede programmi costosi o anche un aiuto extra, rendendolo ideale per i negozi che vendono solo pochi articoli alla volta. Tuttavia, ci sono aspetti negativi, come ad esempio:

  • Conseguenze della fallibilità umana
  • Mancanza di capacità di rilevare difetti e/o furti
  • Possibilità di sospendere le operazioni per un organico

Che cos'è un sistema di inventario periodico

Un sistema di inventario periodico è una forma di controllo dell'inventario che funziona in combinazione con il piano generale di gestione dell'inventario. I sistemi periodici non tengono traccia dell'inventario su base giornaliera, ma consentono piuttosto alle aziende di controllare il loro inventario iniziale e i livelli delle scorte finali per un determinato periodo di tempo. Questi sistemi sono progettati per tenere traccia dell'inventario e del COGS attraverso i conteggi dei cicli fisici; dopo che l'inventario fisico è stato completato, il saldo nel conto acquisti viene trasferito al conto inventario e rettificato per riflettere il costo dell'inventario finale.

Inoltre, queste applicazioni software completano il modo in cui tieni traccia dell'inventario. Puoi usarli per raccogliere elenchi di inventario cartaceo, importare dati di magazzino e calcolare numeri come ciò di cui avrai bisogno per ordinare più scorte e come dovrai riconciliare le scorte che hai già per il prossimo periodo contabile. La contabilità può ottenere dati e rapporti elettronicamente. Le esigenze organizzative e le caratteristiche del software sono i criteri principali per l'acquisto di un software.

Come funziona il sistema di inventario periodico?

Per un'efficace strategia di gestione dell'inventario, le aziende dovrebbero implementare un sistema di inventario periodico per garantire che i livelli delle scorte siano sempre corretti, senza eccedenze o deficit. È possibile che l'abbondanza di qualsiasi cosa possa essere dannosa a causa dello spreco o del passare del tempo. Inoltre, comporta il trattenimento di fondi che potrebbero essere utilizzati per altri scopi.

Allo stesso modo, una carenza può ostacolare la produttività e causare cattiva gestione nella gestione di una società. Pertanto, questo approccio facilita sostanzialmente una gestione efficiente delle scorte.

La divisione appropriata tiene costantemente sotto controllo i livelli di inventario su tutta la linea, dalle materie prime ai lavori in corso ai beni finali. In un sistema di inventario periodico, le merci vengono contate manualmente, piuttosto che attraverso l'uso di qualsiasi tipo di software automatizzato o sistema di conteggio.

Tuttavia, le informazioni aggiornate sui livelli di inventario non saranno disponibili durante il processo di conteggio.

Per calcolare il prezzo di vendita, utilizziamo il seguente metodo. Ma se c'è una grande quantità di inventario e ci sono molti tipi diversi della stessa cosa, il lavoro potrebbe diventare laborioso e confuso. Gli errori di conteggio, il furto e la perdita forniscono tutti un elemento di incertezza.

Calcoli nel sistema di inventario periodico

Come già detto, la differenza di valore di magazzino tra due conteggi fisici viene determinata confrontando i saldi iniziali dei due conti e apportando le opportune rettifiche per aggiunte e cancellazioni contabili.

Il calcolo è semplice:

La quantità di articoli disponibili per la vendita è pari alla somma dello stock iniziale (determinato dall'inventario fisico più recente) e di tutti gli acquisti effettuati tra il momento dell'esaurimento dello stock e il successivo inventario fisico.

Inoltre, il valore dell'inventario di un'azienda viene calcolato sottraendo il numero di articoli venduti tra i conteggi fisici dal costo (o prezzo totale) delle cose che possono essere vendute. Successivamente, controlliamo il valore calcolato rispetto al conteggio effettivo che abbiamo fatto. Le discrepanze vengono visualizzate come saldo negativo nell'estratto conto del costo del venduto.

Ancora una volta, gli inventari fisici richiedono molto tempo e alla fine costano denaro, quindi un sistema di inventario periodico è il tipo più popolare di processo di inventario adottato dalle aziende.

Il mantenimento di aggiornamenti almeno occasionali degli articoli di un'azienda disponibili per la vendita spesso riduce al minimo qualsiasi grave preoccupazione in termini di beni perduti o possibilità di guadagno perdute, tuttavia, è più probabile che emergano discrepanze quanto più lungo è il tempo tra gli inventari.

Caratteristiche del sistema di inventario periodico

Le caratteristiche di un sistema di inventario periodico includono quanto segue:

  • Conteggio fisico. In questo metodo, le materie prime, i prodotti intermedi e le merci completate vengono conteggiate e registrate fisicamente per creare una contabilità accurata delle scorte dell'azienda.
  • Nessun monitoraggio in tempo reale. C'è un periodo di ritardo tra le sessioni di conteggio a causa della mancanza di tracciamento in tempo reale e dell'assenza di software o tecnologia automatizzati. La latenza tra un conteggio dell'inventario e il successivo aggiornamento può essere piuttosto lunga.
  • Tecniche utilizzate negli affari. È importante ricordare che non tutte le aziende possono beneficiare di questa strategia. Le piccole imprese, quelle che impiegano un insieme consistente di materie prime e quelle che devono contare regolarmente le proprie scorte possono trarre vantaggio da questo tipo di gestione dell'inventario.
  • Calcolo del costo delle merci vendute. Durante questa fase del processo, il COGS viene regolarmente calcolato per ciascun caso.
  • Difficoltà procedurale. La mancanza di controllo e la complessità del sistema di inventario periodico contabile possono essere attribuite alla necessità di utilizzare un conteggio fisico. Se la raccolta e l'analisi dei dati sono incoerenti o inefficaci, i risultati potrebbero essere fuorvianti.

Pertanto, le caratteristiche di cui sopra di un sistema di inventario periodico vengono utilizzate da alcune aziende per garantire efficienza e trasparenza.

Quali sono i pro e i contro del sistema di inventario periodico?

Per tenere sotto controllo i livelli delle scorte, un sistema di gestione dell'inventario periodico esegue regolari conteggi fisici di tutti gli articoli in magazzino. I vantaggi di questo metodo sono costi generali ridotti, passaggi semplici e documentazione semplice. Ecco i principali vantaggi di un sistema di inventario periodico.

#1. Ideale per start-up e negozi locali

Le imprese più piccole con bassi livelli di inventario potrebbero trarre grandi vantaggi dall'approccio dell'inventario periodico. L'inventario fisico è semplice da completare, consentendo di effettuare stime temporanee del costo del venduto per le imprese con risorse limitate.

Inoltre, l'elevato grado di imprecisione del sistema lo rende utile solo per le piccole imprese e un grosso grattacapo per quelle più grandi. Il metodo periodico è più soggetto all'errore umano e alla perdita o alla dimenticanza dei registri di inventario a causa della sua natura manuale.

Il costo dei prodotti venduti e il saldo finale dell'inventario non sono disponibili in tempo reale attraverso il sistema di inventario periodico. Di conseguenza, diventa più difficile tenere traccia dei livelli delle scorte.

Per tenere sotto controllo gli acquisti, le vendite e il valore degli articoli in tempo reale, la maggior parte dei software di contabilità utilizza un sistema di inventario perpetuo. In questo approccio, gli imprenditori possono tenere conto delle scorte che sono state obsolete o scartate durante il calcolo del COGS.

#2. Ridurre i costi

Poiché richiede una quantità così ridotta di materiale, il sistema di inventario periodico può essere impostato rapidamente e comportare spese complessive inferiori. Quando si utilizzano sistemi periodici, non sarà necessario effettuare un investimento costoso in soluzioni software. In effetti, in senso stretto, gli imprenditori non devono investire molto di nulla, a parte il tempo necessario per contare il loro inventario fisico in base al periodo di tempo specificato in anticipo.

#3. Restrizioni alla formazione

La procedura di conteggio fisico dell'inventario può richiedere molto tempo, ma non è difficile o sofisticata. Alla fine del mese contabile, è necessario che i dipendenti eseguano un conteggio dei numeri di magazzino rimanenti. Quando i giorni di inventario passano, potrebbe essere necessario stanziare più fondi per le esigenze di personale, ma non sarà necessario formare il personale per utilizzare sistemi complicati per registrare e tenere traccia delle vendite su base continua. Questo aspetto è particolarmente vantaggioso per le imprese e i settori che registrano un elevato tasso di turnover dei dipendenti.

#4. Contabilità e contabilità semplici

L'inventario periodico utilizza solo pochi record semplici, che sono i seguenti: il numero di articoli di inventario che sono ora in magazzino, inoltre, il numero di materie prime che sono state acquistate e (3) la quantità di inventario che è stata venduta. A causa della semplicità di dover semplicemente tenere traccia di tre variabili, mantenere i registri utilizzando sistemi periodici è in genere un gioco da ragazzi. Ciò implica che puoi iniziare a usarlo immediatamente per determinare il valore delle tue azioni.

#5. Di facile utilizzo

Poiché non richiedono l'uso di hardware o software complicati, i sistemi di contabilità periodica rendono semplice per le aziende iniziare a utilizzare il programma sin dal primo giorno. Poiché questo approccio richiede pochissima formazione ed è estremamente semplice da mettere in pratica, selezionarlo come opzione per conservare e gestire i tuoi beni disponibili per la vendita può essere una scelta meno stressante.

Contro del sistema di inventario periodico?

Di seguito è riportato un elenco di alcuni degli svantaggi di un sistema di inventario periodico di cui dovresti essere a conoscenza:

#1. Inesattezze

Una delle cose peggiori di un sistema di inventario periodico è che può essere estremamente impreciso. Ricorda che il conteggio dell'inventario fisico si riflette in una registrazione contabile aggiornata alla fine dell'anno. Questo è un problema fondamentale nel sistema. Ci sono occasioni in cui la precisione non è possibile. Puoi solo essere abbastanza sicuro della precisione. Questo potrebbe non essere un problema per alcune aziende, specialmente se abbiamo a che fare con una molto piccola. Tuttavia, le aziende più grandi dovranno essere consapevoli del fatto che, sebbene gli errori non siano comuni, non sono nemmeno rari quando si utilizza questo approccio.

#2. Lavoro intensivo

Se disponi di una scorta modesta e di un volume di ordini annuale modesto, passare a un sistema di inventario periodico non sarà troppo difficile. Anche un foglio Excel può contenere informazioni inserite manualmente. Tuttavia, man mano che la tua azienda si espande, un metodo ciclico di gestione dell'inventario può diventare sempre più difficile da gestire. Fare un inventario fisico potrebbe essere un processo che richiede tempo e non dovresti davvero affrettarti. Trovare il tempo e le risorse per gestire correttamente un sistema di inventario periodico può essere difficile per qualsiasi organizzazione, ma soprattutto per quelle più piccole. Questa è la fase in cui i tuoi errori possono diventare evidenti.

#3. Esercitare il controllo

Un'altra cosa da tenere a mente è che sarà molto più difficile mantenere il controllo sul tuo inventario in futuro, quindi dovresti prepararti a questa possibilità. Può anche diventare più difficile determinare l'entità del problema del furto.

Sistema di inventario perpetuo e periodico

Il sistema di inventario perpetuo aggiorna costantemente i livelli delle scorte. L'acquisto e la vendita di azioni viene monitorato e contabilizzato automaticamente da sistemi POS computerizzati e di gestione patrimoniale aziendale. È un enorme aggiornamento rispetto al vecchio metodo periodico di inventario.

Il sistema dell'inventario perpetuo è molto completo. Finché nessun articolo è stato rubato o danneggiato, il conteggio delle scorte aggiornato è accurato e prontamente disponibile. Man mano che vengono effettuate le vendite, gli aggiornamenti vengono forniti anche all'account COGS. I dati ottenuti digitalmente vengono caricati istantaneamente su sistemi centralizzati.

C'è meno coinvolgimento da parte delle imprese a causa dell'uso della tecnologia:

  • Ai prodotti vengono forniti codici a barre per monitorarne la durata di conservazione e l'andamento delle vendite.
  • Se combinato con un sistema informatico, un terminale POS (point of sale) può aggiornare automaticamente i livelli delle scorte man mano che gli articoli vengono venduti.
  • Tutte le transazioni finanziarie, inclusi acquisti, COGS e livelli di inventario, vengono registrate nei propri registri.

A causa del prezzo elevato per la creazione e il mantenimento di un tale sistema di inventario, potrebbe essere fuori portata per alcune aziende. Rispetto al sistema periodico, questo è molto meno complicato e facile da usare. Non solo puoi tenere d'occhio le cose in tempo reale, ma l'inventario continuo è anche più preciso dei conteggi fisici. Con un codice a barre apposto su ogni articolo, le aziende possono monitorare il flusso di inventario con maggiore precisione. Inoltre, leggi SISTEMA DI INVENTARIO PERPETUO: definizione e tutto ciò che devi sapere.

Differenza tra sistemi di inventario perpetuo e periodico

Le aziende che utilizzano uno di questi metodi di inventario sono una distinzione fondamentale tra di loro. È possibile che le imprese con volumi di vendita modesti e meno dipendenti possano beneficiare maggiormente del sistema di inventario periodico. In tali situazioni, le scorte sono generalmente gestibili con il conteggio delle mani.

Inoltre, le aziende con volumi di vendita più elevati e livelli di inventario più complicati possono beneficiare maggiormente del sistema perpetuo. Un sistema di inventario perpetuo è comunemente utilizzato da aziende come supermercati e farmacie. La componente tecnologica del sistema di inventario perpetuo offre vari vantaggi, tra cui la capacità di presentare tutte le transazioni in modo completo a livello di singola unità e la facilità con cui è possibile identificare i problemi relativi all'inventario.

I due approcci alla gestione dell'inventario differiscono significativamente anche per molti altri aspetti chiave, tra cui:

#1. Metodi di registrazione

In un sistema di inventario perpetuo, i computer e il software associato aggiornano regolarmente i libri contabili dell'azienda per riflettere i cambiamenti nei livelli delle scorte e nelle vendite. La notazione manuale è, tuttavia, necessaria per un sistema di inventario periodico.

#2. Sforzo

Dopo la configurazione iniziale del software e dell'hardware di un sistema perpetuo, l'azienda non deve fare molto per mantenerlo in funzione. Questo perché al giorno d'oggi l'intero processo si svolge online. Un sistema di inventario periodico richiede conteggi fisici, che possono richiedere molto tempo se sono necessari riconteggi.

#3. Costo dei beni venduti

A differenza di un sistema di inventario perpetuo, che prevede registrazioni coerenti nel conto COGS, i sistemi periodici lo fanno solo occasionalmente. Al termine dell'intervallo di conteggio si arriva invece a un unico totale.

#4. Intervallo di valutazione degli errori

A causa dell'elemento umano intrinseco del conteggio nei sistemi periodici, è più probabile che si verifichino errori. Supponendo che non ci saranno perdite dovute a furto o danneggiamento, molte aziende optano per sistemi eterni.

Inoltre, il sistema di inventario permanente consente ai manager di prendere decisioni informate sulla tempistica degli acquisti, dato che hanno una visibilità completa sul numero di merci detenute in ciascuna delle sedi dell'azienda. Il furto è uno dei tipi di problemi che possono essere monitorati in modo più efficace con un monitoraggio migliorato che è più accurato dei livelli di inventario.

Quale è meglio: un sistema di inventario perpetuo o periodico?

Nella maggior parte dei casi, il sistema perpetuo supera il metodo periodico quando si tratta di gestire l'inventario. Questo perché il software utilizzato dalle aziende elimina sostanzialmente la necessità dell'intervento umano. I codici a barre vengono posizionati sui prodotti e i sistemi POS monitorano la loro posizione mentre si spostano all'interno del negozio. Questi codici a barre forniscono ai rivenditori una grande quantità di dati, come il tempo medio trascorso da un prodotto sullo scaffale prima di essere acquistato. Inoltre, sistemi permanenti registrano accuratamente i prezzi di vendita e di acquisto dei prodotti.

Quali sono i pro e i contro del sistema di inventario perpetuo?

Ecco i vantaggi del sistema di inventario perpetuo.

  • Monitorando i livelli di inventario in tempo reale, puoi rifornire le scorte prima che si esauriscano, risparmiando tempo e denaro.
  • Puoi vedere quali prodotti stanno andando bene e quali no in tempo reale grazie ai dati delle transazioni.
  • La gestione dell'inventario in numerosi magazzini è semplificata con un sistema centralizzato.
  • Quando si effettua un ordine con consegna in giornata, è fondamentale sapere se un articolo è disponibile o meno.
  • Aumenta la capacità del management di tenere sotto controllo i livelli delle scorte
  • Il processo di incorporazione di un ottimizzatore per l'inventario o i prezzi è notevolmente semplificato. 

Ecco i contro del sistema di inventario perpetuo.

  • Un errore o un'omissione nell'inserimento dei dati potrebbe portare a registrazioni imprecise.
  • Il costoso esborso iniziale per la licenza del software e la formazione degli utenti.
  • Registrare ogni singola transazione richiede molto tempo.

Esempio di sistema di inventario periodico

Ecco un esempio reale di un sistema di inventario periodico.

Una componente cruciale di qualsiasi dichiarazione dei ricavi è il costo delle merci vendute. Tuttavia, fino al termine del conteggio fisico, l'importo non sarà noto per i registri contabili dell'azienda se utilizza un sistema di inventario periodico.

Prendiamo, ad esempio, un'azienda il cui inventario il 1 gennaio vale $ 500,000. Nel corso di tre mesi, l'azienda spende $ 250,000 in inventario. Il valore dell'inventario dell'azienda al 31 marzo è stimato in $ 400,000 dopo un conteggio fisico. Questo è lo stock disponibile per iniziare il prossimo periodo fiscale. Il costo delle merci vendute del primo trimestre è di $ 350,000 ($ 500,000 di entrate + $ 250,000 di spese meno $ 400,000 di entrate).

A causa delle differenze di fuso orario, il manager o l'imprenditore incaricato di monitorare l'inventario del periodo deve decidere se è finanziariamente prudente riservare del tempo per contare l'inventario su base giornaliera, settimanale, mensile o annuale.

Qual è il vantaggio di un sistema di revisione periodica?

C'è una vasta gamma di vantaggi nell'implementare i cicli di revisione. Il vantaggio più ovvio è che aiutano le aziende a rimanere aggiornate e in conformità con le normative sugli appalti. I sistemi di valutazione delle prestazioni di routine aiutano a trovare luoghi in cui è possibile ridurre i costi o aumentare l'efficienza. Le organizzazioni possono trovare luoghi in cui possono ottenere guadagni significativi in ​​termini di efficienza ed efficacia valutando attentamente i processi e le procedure di approvvigionamento su base regolare.

Tuttavia, i sistemi di revisione periodica forniscono i potenziali vantaggi sopra elencati, ma possono anche aiutare a sviluppare e sostenere proficue partnership con i fornitori. Audit regolari aumentano la probabilità che un fornitore risolva eventuali problemi che si presentano durante il corso del contratto. Inoltre, le aziende possono dimostrare di essere seriamente intenzionate a mantenere standard elevati durante tutto il processo di approvvigionamento conducendo frequenti valutazioni delle prestazioni dei fornitori.

Conclusione

Una delle cose più importanti che puoi fare per i profitti della tua azienda è stabilire un sistema di contabilità dell'inventario che funzioni per te. Alla fine, sta a te determinare cosa è più pratico. Facciamo finta che tu sia l'orgoglioso proprietario di una piccola impresa con una selezione limitata di prodotti. In tal caso, potresti cavartela con un sistema di inventario meno costoso e meno frequente. È possibile che tu debba esaminare altre possibilità se non è così.

Domande frequenti sul sistema di inventario periodico

Chi utilizza molto probabilmente un sistema di inventario periodico?

Le piccole imprese con una bassa rotazione delle scorte per periodo contabile utilizzano spesso il sistema di inventario periodico. È una tattica comune per queste aziende, in quanto è facile da adottare e non richiede alcun software specifico e costoso.

Cos'è l'inventario periodico?

L'inventario periodico è il conteggio fisico dell'inventario che si verifica regolarmente durante l'utilizzo del sistema di inventario periodico. Anche le aziende che utilizzano l'inventario perpetuo dovrebbero condurre regolarmente un conteggio dell'inventario fisico per consentire il restringimento.

Qual è la registrazione rettificativa?

La formula del costo del venduto è alla base dell'input rettificativo. Di conseguenza, la somma degli acquisti e dello stock di merci (iniziale) è uguale allo stock di articoli in vendita.

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