Sapere cosa si aspetta e cosa necessita il tuo datore di lavoro in termini di rimborso del chilometraggio nel 2023 ti sarà utile se intendi viaggiare per lavoro. I dipendenti che utilizzano i propri veicoli (come automobili o camion) per svolgere commissioni di lavoro possono essere rimborsati per il chilometraggio. Per la guida di un'automobile per motivi di lavoro, beneficenza, medici o di trasloco nel 2023, l'Internal Revenue Service (IRS) ha fissato una nuova tariffa standard di rimborso del chilometraggio. Ai dipendenti viene inoltre consegnato un Modulo per la richiesta di rimborso chilometrico informazioni sul viaggio da compilare ogni volta che svolgono commissioni per l'azienda.
In questo articolo ripercorriamo i punti cruciali riguardanti il rimborso delle miglia, come accertare la tua idoneità e i consigli per documentare con precisione le tue spese di viaggio.
Rimborso miglia
Quando un dipendente utilizza il proprio veicolo per motivi di lavoro, il datore di lavoro gli rimborsa il chilometraggio. La maggior parte delle aziende utilizza una formula centesimi per miglio. Tuttavia, il datore di lavoro e il suo accordo con il dipendente determineranno i tassi di rimborso, le spese coperte e il calendario dei pagamenti.
Il risarcimento che ricevi per l'utilizzo di un veicolo personale per motivi di lavoro è noto come rimborso chilometrico. Tutte le spese relative alla proprietà e all'utilizzo dell'auto durante il chilometraggio richiesto sono coperte dal rimborso. Nella maggior parte dei casi, viene calcolato per miglio e copre tutti i costi associati alla proprietà e all'utilizzo di un veicolo per scopi commerciali.
Elementi del rimborso del chilometraggio
Diversi fattori, come i seguenti, possono influire sul rimborso delle miglia:
# 1. Eleggibilità
Sebbene non tutti i lavoratori ne abbiano diritto, i datori di lavoro possono rimborsare ai dipendenti il chilometraggio quando utilizzano i loro veicoli per motivi di lavoro. Le specifiche del tuo impiego determineranno se sei idoneo. Una tipica politica di rimborso delle miglia copre in genere i seguenti viaggi:
- Visite con i clienti
- Fornire un mezzo di trasporto per i clienti
- Fai un viaggio in un luogo di lavoro temporaneo
- Il viaggio verso una conferenza o un convegno professionale
Ricorda che dal rimborso aziendale possono derivare conseguenze fiscali. Si consiglia di parlare con un preparatore fiscale esperto per scoprire in che modo il tuo reddito potrebbe essere influenzato.
#2. Tariffe standard
L'Internal Revenue Service (IRS) ha stabilito una tariffa chilometrica standard, ma anche un'azienda è libera di stabilire le proprie tariffe. L'IRS consente alle dichiarazioni dei redditi di detrarre fino a questo importo per il chilometraggio. Sebbene molte aziende basino le loro tariffe sulla tariffa IRS, farlo non è richiesto dalla legge. Il tuo datore di lavoro può fornire un rimborso inferiore o superiore al minimo legale.
#3. Requisiti del datore di lavoro
I datori di lavoro non sono tenuti a pagare i rimborsi chilometrici a meno che ciò non comporti che la retribuzione del dipendente scenda al di sotto della soglia salariale minima dello stato.
Come tenere traccia del rimborso del chilometraggio
Alcuni datori di lavoro richiedono che i lavoratori inviino le ricevute del gas e delle riparazioni auto per essere rimborsati. L'ingombrante processo di raccolta delle ricevute viene rimosso quando si utilizza il tasso di detrazione standard. L'utilizzo di un programma di monitoraggio delle spese semplifica il monitoraggio del chilometraggio. Questi programmi ti consentono di inserire le informazioni sul chilometraggio e calcolare il rimborso in base a tali informazioni. Utilizzando i passaggi seguenti, puoi monitorare il rimborso delle miglia:
- Tieni un registro della data del viaggio.
- Tieni traccia del tempo di viaggio.
- Non appena inizia il viaggio, annota il chilometraggio.
- Includi il punto di partenza e la destinazione finale.
- Includere un riepilogo degli obiettivi del viaggio.
- Una volta tornato dal viaggio, annota il chilometraggio.
Il tuo datore di lavoro potrebbe fornirti un'indennità di chilometraggio mensile fissa, un FAVR (tasso fisso e variabile) o il tasso di rimborso del chilometraggio standard richiesto dall'IRS.
FAVR (Tasso Fisso e Variabile)
FAVR, una sostituzione popolare per il metodo tradizionale, prevede di pagare ai dipendenti una combinazione della tariffa stimata in centesimi per miglio per coprire i costi variabili e una somma forfettaria per coprire i costi fissi. Gas, petrolio, manutenzione e riparazioni sono alcuni esempi di costi variabili. Mentre i canoni di locazione, tasse, immatricolazione e licenza, così come l'ammortamento e l'assicurazione, sono esempi di costi fissi. Come sempre, è necessario utilizzare la tariffa chilometrica standard dell'IRS e qualsiasi rimborso extra sarà soggetto all'imposta sul reddito.
I datori di lavoro e gli appaltatori indipendenti possono detrarre il chilometraggio relativo all'attività. Inoltre, non è imponibile perché non è considerato reddito per un dipendente. Ma se un datore di lavoro paga un dipendente più del costo effettivo della guida per motivi di lavoro, una parte del rimborso potrebbe essere considerata una compensazione e tassata.
Quali sono i requisiti per il rimborso delle miglia?
La tua azienda può detrarre il costo per i viaggi di lavoro che non comportano il normale tragitto giornaliero di un dipendente. Le seguenti spese danno diritto al rimborso chilometrico:
- Viaggio di lavoro
- Consulenze fuori sede con clienti attuali e potenziali
- Fare commissioni per acquistare forniture per l'azienda
- Consegne per affari
Tasso di Rimborso Chilometraggio nel 2023
Le nuove tariffe chilometriche IRS sono in vigore per i viaggi che iniziano il 1° gennaio 2023.
- 65.5 centesimi per miglio quando si va al lavoro
- Per trasloco o esigenze mediche, 22 centesimi per miglio
- 14 centesimi per miglio per scopi di beneficenza
Con il cambiamento dei prezzi del carburante, dell'efficienza del carburante e dei costi assicurativi, sono cambiate anche le nuove tariffe chilometriche.
Regole per il rimborso delle miglia
Devi soddisfare i tre requisiti dell'IRS per un piano responsabile affinché il tuo rimborso sia esentasse:
- Le tue spese vive devono essere associate alla tua linea di lavoro, il che significa che le hai sostenute mentre lavoravi per il tuo datore di lavoro.
- È necessario fornire tempestivamente e accuratamente al proprio datore di lavoro una contabilità di tali costi.
- Eventuali compensi o indennità extra devono essere restituiti in tempo.
Inoltre, l'IRS non dispone di linee guida specifiche in merito al rimborso del chilometraggio federale. Devi rispettare le leggi sul salario minimo anche se non offri questo rimborso. Assicurati di pagare ai lavoratori almeno il salario minimo, meno eventuali rimborsi chilometrici.
Calcola il rimborso delle miglia
Diciamo che Joe, uno dei tuoi dipendenti, sta svolgendo alcune commissioni per la tua azienda. Per i rifornimenti, Joe percorre una distanza di 50 miglia andata e ritorno. Quindi percorre 13 miglia per incontrare un cliente prima di fare un viaggio di 20 miglia per tornare in ufficio. Joe ha percorso 83 miglia mentre era in viaggio per lavoro. Poiché la tariffa chilometrica standard era di 65.5 (tariffa chilometrica standard di $ 0.655 x 36 miglia aziendali guidate), devi restituirgli $ 54.37.
Modulo rimborso miglia
I dipendenti possono utilizzare carta e penna per tenere traccia del loro chilometraggio lavorativo giornaliero. Molte aziende offrono un modulo di rimborso chilometrico al proprio personale. I dipendenti possono quindi compilare il modulo di rimborso chilometrico ogni volta che svolgono un'attività legata all'attività dell'azienda.
Un Modulo per il rimborso delle miglia richiede informazioni sul viaggio. Il modulo in genere richiede informazioni come la data, lo scopo commerciale, l'origine, la destinazione, il numero di miglia percorse e le miglia totali. In genere, i dipendenti che desiderano essere rimborsati per l'utilizzo del proprio veicolo per motivi di lavoro compilano un modulo di rimborso del chilometraggio.
Per consentire ai dipendenti di inserire informazioni su più viaggi, i moduli hanno spesso più righe o spazi. Mentre alcune aziende richiedono rapporti sul chilometraggio solo una volta all'anno, altre potrebbero chiedere ai dipendenti di inviarli mensilmente.
I dati sarebbero identici tra moduli digitali e cartacei. Inoltre, l'utilizzo di un modulo di chilometraggio digitale elimina il rischio che i dipendenti smarriscano o perdano un modulo cartaceo, il che potrebbe comportare la perdita dei dati sul chilometraggio.
Qual è il tasso di rimborso del chilometraggio federale per il 2023?
La tariffa chilometrica standard per tutte le miglia aziendali è di 65.5 centesimi per miglio, mentre le tariffe per le spese di trasloco o mediche sono di 22 centesimi per miglio e, per scopi di beneficenza, sono di 14 centesimi per miglio.
Come si calcola il rimborso delle miglia?
Moltiplicando il tuo chilometraggio aziendale per l'attuale tasso di chilometraggio dell'IRS o del tuo datore di lavoro, otterrai l'importo del rimborso del chilometraggio. Ad esempio, supponiamo che tu abbia percorso 800 miglia per motivi di lavoro questo mese e che il tuo datore di lavoro ti abbia rimborsato alla tariffa standard. In tal caso, puoi farlo utilizzando la formula seguente per determinare il rimborso del chilometraggio: 800 miglia x 65.5 centesimi equivalgono a $ 524 di risarcimento del chilometraggio.
Per Mary, una dipendente dell'azienda, è necessario un incontro con un cliente nella città vicina. Viaggia, incontra il cliente e poi fa un rapido viaggio di ritorno nel suo ufficio. Mary ha trascorso un totale di 74 miglia guidando. Durante la guida, moltiplicando 74 miglia per $ 0.655 si ottengono $ 48.47
Come funziona il rimborso delle miglia?
Un datore di lavoro rimborsa i lavoratori a una tariffa di centesimi per miglio per le spese del veicolo sostenute nell'ambito del lavoro. Secondo i regolamenti IRS, la tariffa miglia standard per il 2023 è di 65.5 centesimi.
Questa tariffa viene moltiplicata per la distanza percorsa entro un periodo di pagamento per determinare il rimborso delle miglia. Supponiamo che tu abbia percorso 120 miglia questo mese. Riceverai $ 78.6 di rimborso miglia
In che modo le aziende pagano il chilometraggio?
Un datore di lavoro rimborsa i lavoratori a una tariffa di centesimi per miglio per le spese del veicolo sostenute nell'ambito del lavoro. I dipendenti ricevono un rimborso di centesimi per miglio dall'azienda per coprire i costi di utilizzo dei loro veicoli per scopi legati al lavoro.
Di quale prova ho bisogno per richiedere il chilometraggio?
Se scegli di detrarre il chilometraggio utilizzando il metodo standard, avrai bisogno del tuo registro delle miglia. Avrai bisogno di ricevute che descrivono in dettaglio le tue spese se stai utilizzando le spese effettive. Per determinare quale metodo comporterà la maggiore detrazione, dovresti probabilmente tenere traccia del tuo chilometraggio.
Posso richiedere il chilometraggio come dipendente?
Finché non sei un appaltatore indipendente, un dipendente che utilizza il proprio veicolo per motivi di lavoro può avere diritto a ricevere un rimborso del chilometraggio dal proprio datore di lavoro. Tale rimborso è destinato a coprire il costo del gas e l'usura durante i viaggi di lavoro.
Conclusione
Il tuo datore di lavoro potrebbe fornire un rimborso del chilometraggio se utilizzi un veicolo personale per motivi di lavoro per aiutarti a coprire le spese. Nonostante alcune leggi statali, non esiste una legge federale che richieda di pagare i propri dipendenti per l'utilizzo dei loro veicoli per scopi commerciali.
Il Massachusetts, la California, l'Illinois e altri stati impongono ai datori di lavoro l'obbligo di pagare le spese di viaggio e altri costi sostenuti dai dipendenti durante il lavoro. Se non sei sicuro di dover concedere il rimborso del chilometraggio, dovresti cercare le leggi nel tuo stato e parlare con un avvocato.
Domande frequenti sul rimborso delle miglia nel 2023
Che cos'è il rimborso chilometrico?
Il risarcimento che ricevi per l'utilizzo di un veicolo personale per motivi di lavoro è noto come rimborso chilometrico
Di quale prova ho bisogno per richiedere il chilometraggio?
Avrai bisogno del tuo registro delle miglia se scegli di detrarre le miglia usando il metodo standard, o avrai bisogno di ricevute che descrivono in dettaglio le tue spese se stai usando le spese effettive.
Qual è il tasso di rimborso del chilometraggio federale per il 2023?
La tariffa chilometrica standard per tutte le miglia aziendali è di 65.5 centesimi per miglio, mentre le tariffe per le spese di trasloco o mediche sono di 22 centesimi per miglio e, per scopi di beneficenza, sono di 14 centesimi per miglio.
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Riferimenti
