"Ora dove ho lasciato quell'inventario?" ti chiedi mentre vaghi stordito per il tuo magazzino. Questo scenario è un po' drammatico, ma può sembrare così quando scopri che i tuoi numeri di inventario non sono corretti. Monitorare correttamente l'utilizzo e la varianza dell'inventario è la chiave per ottenere il massimo dai tuoi prodotti. Fortunatamente, non deve essere così difficile come sembra. Abbiamo messo insieme una guida completa che può aiutarti a comprendere le basi di un sistema di monitoraggio dell'inventario, inclusi alcuni software gratuiti che puoi utilizzare per la tua piccola impresa e un foglio per aiutarti durante il processo. Senza ulteriori indugi, procediamo!
Che cos'è un tracker di inventario?
Il monitoraggio dell'inventario, come suggerisce il nome, si riferisce al monitoraggio dei livelli delle scorte durante le operazioni di un'azienda. Questi cambiano costantemente man mano che i clienti effettuano acquisti e vengono introdotte nuove scorte, sia per sostituire gli articoli venduti a quei clienti o per anticipare i modelli di domanda mutevoli.
Se possiedi un'attività di vendita al dettaglio, grande o piccola, la tua responsabilità più importante è mantenere lo stock giusto nelle giuste quantità e, per farlo, hai bisogno di un accurato sistema di monitoraggio dell'inventario come parte del tuo sistema di gestione dello stock.
Ci sono due motivi per cui il monitoraggio dell'inventario è così importante. Il primo è soddisfare la domanda dei consumatori e il secondo è la quantità di denaro in gioco. Le aziende devono semplificare la gestione dell'inventario per garantire che i clienti possano trovare i prodotti giusti e che le aziende non sprechino denaro per l'inventario in eccesso.
Le aziende più grandi possono dedicare più risorse alla gestione del magazzino e al controllo dell'inventario. Alcuni hanno persino dipartimenti specifici che si concentrano interamente su questo lavoro. Questa è ovviamente un'opzione meno praticabile per le piccole imprese. Tuttavia, strumenti come il software di tracciamento dell'inventario possono aiutare queste piccole imprese nella gestione del magazzino, dell'adempimento e di altre attività.
I vantaggi del monitoraggio dell'inventario
Il monitoraggio dell'inventario presenta numerosi vantaggi perché i livelli di inventario in tempo reale hanno un impatto diretto sulle operazioni di magazzino e di vendita. I primi tre sono i seguenti:
#1. Sarai in grado di prendere decisioni informate sull'ordinazione dei prodotti.
Il calcolo dei punti di riordino ottimali, l'esecuzione della pianificazione e previsione della domanda e altro ancora sono tutti semplificati quando si dispone di informazioni dettagliate sui livelli di inventario e sui movimenti. Di conseguenza, migliora la capacità di aumentare le vendite e massimizzare i profitti.
#2. Risparmierai denaro su tutta la linea.
Quando il tuo inventario è sotto controllo, puoi risparmiare denaro sullo stoccaggio, sul trasferimento delle merci, sugli acquisti e sugli stipendi dei dipendenti. Con meno soldi accantonati per l'inventario, puoi investirli nel marketing e-commerce per aumentare le vendite ed espandere la tua attività.
#3. Il tuo personale di magazzino apprezzerà avere informazioni dettagliate sui tuoi esatti livelli e posizioni di inventario.
Saranno più produttivi se avranno più informazioni. Se non l'hai già fatto, dovresti iniziare a utilizzare il software di gestione del magazzino. Anche la velocità di evasione degli ordini è aumentata e il tuo personale dedicherà meno tempo alla ricerca di articoli mancanti o all'ordinamento di una grande quantità di inventario. Questo porta anche a clienti più soddisfatti.
Le sfide del monitoraggio dell'inventario
Sebbene i vantaggi del monitoraggio dell'inventario parlino da soli, è anche importante essere consapevoli degli svantaggi. Comprendere queste sfide è fondamentale perché può aiutare le aziende a evitare di diventarne vittime.
#1. Richiede tempo
Sebbene abbiamo accennato in precedenza che il monitoraggio dell'inventario può aiutare le aziende a risparmiare tempo, fatica e denaro, vale la pena notare che la gestione dell'inventario può richiedere molto tempo in sé e per sé. Diventa più complesso man mano che le aziende si espandono in nuovi canali e le vendite aumentano, il che significa che c'è più da analizzare e monitorare.
Inutile dire che gli imprenditori al dettaglio hanno un'abbondanza di richieste di tempo. I rivenditori multicanale hanno molto da fare, che si tratti di assumere e formare nuovi dipendenti, condurre campagne di marketing o cercare nuove opportunità commerciali. La gestione dell'inventario è una responsabilità aggiuntiva oltre a tutto il resto.
#2. Non è sempre facile tenere traccia degli articoli.
Un altro problema con il monitoraggio dell'inventario è che gli ordini si spostano spesso da una posizione all'altra. Non è così semplice come immagazzinarli tutti in un magazzino finché i clienti non li richiedono. Gli articoli possono essere spostati da un luogo all'altro prima di raggiungere un consumatore.
Man mano che gli oggetti vengono spostati da un luogo all'altro, diventa sempre più difficile tenere traccia di dove si trovano e quanti ce ne sono. Questo può avere conseguenze negative. Ciò implica specificamente che vi è il rischio di una riduzione dell'inventario (a causa di smarrimento o furto, ad esempio), ordini inevasi o in ritardo e registrazioni finanziarie imprecise.
#3. Gli inventari più grandi sono più difficili da gestire.
Ne abbiamo già parlato, ma gli inventari più grandi sono più difficili da gestire. Ovviamente, gli imprenditori ambiziosi sono sempre alla ricerca di modi per espandersi. Ma con l'aumentare delle vendite, aumenterà anche il turnover delle scorte e gestirlo è innegabilmente complicato.
Potresti ritrovarti a trasportare più varianti dello stesso tipo di prodotto, quindi il compito qui è tenere traccia di tutti questi, in tutte le loro varie dimensioni, colori, stili e così via. Oltre a gestire i loro prezzi, garantendo al contempo che la tua azienda ne abbia abbastanza per soddisfare la domanda dei clienti. Aumentare il monitoraggio dell'inventario è quindi una delle sfide più difficili da superare per le aziende in crescita.
Come si monitora efficacemente l'inventario?
I metodi di monitoraggio dell'inventario variano, alcuni sono più efficaci di altri. Diamo un'occhiata ad alcuni di loro.
#1. Carta e penna
Alcune aziende (in genere quelle più vecchie e più piccole) continuano a utilizzare metodi manuali con carta e penna, annotando i dettagli di ogni transazione su un sistema di carte. Tuttavia, questo è chiaramente un metodo non ottimale e la maggior parte delle aziende ha da tempo abbandonato tali pratiche.
#2. Fogli di calcolo Excel
Per tenere traccia dell'inventario, alcune aziende utilizzano semplicemente fogli di calcolo Excel. Questo va bene per le piccole aziende che hanno a che fare con volumi di ordini molto bassi, ma rischia di rivelarsi inadeguato anche per le medie imprese. Man mano che la tua azienda cresce, probabilmente scoprirai che questi fogli di calcolo non sono più adeguati.
#3. Tracker dell'inventario di Google Sheet
Sebbene i fogli di calcolo rappresentino un miglioramento rispetto alle copie cartacee, le informazioni devono comunque essere inserite manualmente. Tuttavia, se utilizzi Google Sheet, puoi aggiornare automaticamente il tracker dell'inventario ogni volta che cambia.
#4. Logistica conto terzi
Un'altra opzione è quella di esternalizzare l'evasione degli ordini a una società di logistica di terze parti, che gestirà l'intero processo. Poiché queste aziende gestiscono i tuoi ordini, sono anche responsabili dell'inventario, dell'imballaggio e della spedizione degli ordini ai clienti. Possono anche fornire rapporti di inventario dettagliati e in tempo reale e tenere sotto controllo precisi livelli di inventario.
#5. App mobili
Molte aziende (comprese molte piccole startup) utilizzano sempre più app iOS e Android invece di un foglio di calcolo come tracker dell'inventario. Tuttavia, man mano che le aziende crescono e le loro esigenze diventano più complesse, queste app possono diventare in qualche modo limitanti.
#6. Software di monitoraggio dell'inventario
Il software di monitoraggio dell'inventario fornisce un quadro molto più dettagliato dell'inventario. Man mano che gli ordini vengono elaborati, gli addetti al magazzino possono eseguire la scansione di etichette con codici a barre 2D, fornendo una registrazione istantanea di quali articoli sono disponibili, quali sono in esaurimento e quali sono in eccesso. Questo è solo un esempio di come l'automazione stia semplificando la vita sia alle aziende che ai loro dipendenti.
Miglior software gratuito di monitoraggio dell'inventario 2023
Il software di inventario gratuito può fornire un modo conveniente per le piccole imprese di gestire il proprio inventario. Tuttavia, ottieni quello per cui paghi. Questi sistemi di tracciamento dell'inventario sono in genere poco funzionali, quindi quando cerchi il software giusto, assicurati che supporti almeno le tue operazioni correnti. Ne abbiamo scelti alcuni da utilizzare. Sono i seguenti:
#1. Oddio
Odoo, un sistema di inventario completamente open source, è il miglior software di gestione dell'inventario gratuito perché fa così tanto, inclusi gli ordini di acquisto automatizzati (PO) e il monitoraggio della data di scadenza. È completamente illimitato, il che lo rende perfetto per le piccole imprese con enormi scorte e, con un piccolo supplemento, puoi collegarlo alla dozzina di altri strumenti di vendita e marketing di Odoo. Odoo si integra anche con i sistemi di e-commerce.
# 2. Zoho
Zoho Inventory, progettato per le piccole e medie imprese, assiste le aziende nella gestione delle vendite, nella creazione di ordini di acquisto e nel monitoraggio accurato dell'inventario. Si integra con una serie di mercati online, tra cui Amazon, Etsy ed eBay. Supporta anche Shopify ed è disponibile su tutte le piattaforme. Questa versione è gratuita e include 20 ordini online e offline, 20 etichette di spedizione, 20 tracciabilità della spedizione e un magazzino. Include la gestione dell'inventario e del magazzino, la vendita multicanale, la creazione di report e altre funzionalità.
#3. Raccoglitore di vendite
SalesBinder fornisce un eccellente software di inventario che funziona in oltre 130 paesi e in più valute. La sua interfaccia user-friendly consente anche un'ampia personalizzazione, permettendoti di farlo funzionare esattamente come ti serve, indipendentemente da dove ti trovi nel mondo. Il piano gratuito di SalesBinder non supporta le integrazioni; invece, considera Zoho o Odoo. Il suo piano gratuito limita anche il numero di record mensili che conta come articoli di inventario, account o ordini: nessun altro sistema di monitoraggio dell'inventario nel nostro elenco lo fa per una piccola impresa o una grande azienda. Tuttavia, dispone di solide funzionalità di registrazione e tracciamento dell'inventario, nonché di solide funzionalità di vendita e CRM.
# 4. Ordinatamente
Sortly è una piattaforma di gestione dell'inventario basata su cloud che include funzionalità come il monitoraggio delle attività, il monitoraggio multiposizione, i codici a barre e gli audit trail. La sua caratteristica più notevole, tuttavia, è il suo codice a barre integrato e l'app mobile scanner QR, che funziona anche quando il dispositivo è spento. Anche se l'app del tuo telefono non riceve segnale, puoi scansionare l'inventario in entrata e in uscita: Sortly si sincronizzerà automaticamente una volta che sarai di nuovo online. Sortly è l'ideale per la gestione dell'inventario in movimento in più sedi grazie alle sue capacità offline e al monitoraggio multisede. Sebbene l'app mobile di Zoho abbia una modalità offline, Sortly offre inventario per più posizioni.
# 5. Piazza
Square è meglio conosciuto per le sue capacità di punto vendita (POS) per rivenditori e ristoranti e si colloca in cima alle nostre liste dei migliori sistemi POS e dei principali sistemi POS gratuiti. Tuttavia, include anche gli strumenti di gestione dell'inventario di Square completamente gratuiti per un massimo di 300 sedi. Date tutte le funzionalità che gli account Square includono: vendite in negozio, integrazioni di e-commerce, funzionalità mobili e POS, è la migliore soluzione all-in-one per i rivenditori che desiderano gestire l'inventario gratuitamente e vendere in negozio, online, tramite fattura e cellulare.
Leggi anche: SISTEMA DI MONITORAGGIO DELL'INVENTARIO: best practice
Come scegliere un software gratuito per la gestione dell'inventario
Per determinare quale software di inventario gratuito è più adatto alle esigenze della tua azienda, considera i seguenti fattori e valutali nel contesto della tua attività.
#1. Gestione multicanale
Se possiedi una piccola impresa o una grande azienda con un negozio al dettaglio e anche un negozio online, avrai bisogno di un sistema di monitoraggio dell'inventario gratuito che sincronizzi l'inventario da entrambe le sedi. Dovrebbe integrarsi con il tuo software POS e di e-commerce per ottenere questo risultato. Square, ad esempio, è una buona soluzione di inventario gratuita per questo, ma Stockpile di Canvus no.
#2. Ulteriori integrazioni
Se il tuo software di contabilità include rapporti di inventario, potrebbe valere la pena scegliere un'app di inventario gratuita che si integri con esso. Ciò elimina la necessità di abbonarsi a un piano di gestione dell'inventario a pagamento per accedere ai report avanzati. Ci sono ulteriori motivi per cui il tuo software di contabilità e il software di inventario dovrebbero essere collegati: Il tracker dell'inventario è classificato come un bene nel tuo bilancio.
#3. Il numero di utenti
Quante persone avranno bisogno di accedere alla tua app di gestione dell'inventario? Il software libero ha spesso un piccolo limite di utenti, a volte consentendo un solo utente. Includi te stesso, chiunque stia compilando o contando l'inventario e possibilmente anche il tuo commercialista.
# 4. Budget
Il software di monitoraggio dell'inventario gratuito è conveniente per qualsiasi piccola o grande impresa. Ma se un sistema di tracciamento dell'inventario leggermente più costoso ti fa risparmiare tempo che altrimenti verrebbe speso per monitorare manualmente il tuo inventario o previene costosi errori nell'ordinare o nel tracciare gli articoli, a lungo termine potrebbe valere il prezzo.
#5. Caratteristiche
Il sistema di tracciamento dell'inventario gratuito per le piccole imprese o le grandi aziende in genere include meno funzionalità rispetto alle opzioni a pagamento, come report di base, avvisi di scorte insufficienti, alcune funzionalità di etichettatura e scansione digitale e funzionalità mobile.
Qual è il modo migliore per tenere traccia dell'inventario?
Il metodo più semplice per monitorare l'inventario è contare manualmente il tuo inventario ogni due settimane e confrontare i numeri con le vendite. Questo è indicato come inventario periodico. Esiste anche un inventario perpetuo, che utilizza sistemi di gestione dell'inventario integrati nel POS della tua azienda.
Come posso tenere traccia del mio inventario gratuitamente?
È possibile utilizzare carta e penna, un foglio di calcolo per il monitoraggio dell'inventario o un software di gestione dell'inventario gratuito per tenere traccia dell'inventario gratuitamente. Puoi andare con chiunque ti si addica.
Excel può essere utilizzato per tenere traccia dell'inventario?
Excel è un sistema di tracciamento dell'inventario gratuito a basso costo per piccole imprese o grandi aziende, ma ha limitazioni (e spazio per errori) che il software di gestione dell'inventario non ha. Un foglio di calcolo ha colonne praticamente infinite per classificare e ordinare le informazioni richieste.
Quali sono i tre metodi per tenere traccia dell'inventario?
La tecnica push, la tecnica pull e la tecnica just-in-time sono le tre tecniche di gestione dell'inventario più popolari.
Quali sono i due metodi di monitoraggio dell'inventario?
Esistono due approcci: il metodo tradizionale di monitoraggio e registrazione manuale del flusso di merci in entrata e in uscita dalla tua attività o l'approccio automatizzato più pratico che utilizza la tecnologia.
Quali sono i tipi di sistemi di tracciamento dell'inventario?
I sistemi di gestione dell'inventario sono classificati in tre tipi: manuale, periodico e perpetuo.
Perché dovresti tenere traccia dell'inventario?
Tenere traccia del tuo inventario può aiutarti a evitare errori e inefficienze di inventario. Tenere traccia delle merci che la tua azienda ha in magazzino può aiutarti ad aumentare i profitti e operare in modo più efficiente.
Conclusione
Il monitoraggio dell'inventario è una delle parti più importanti della gestione di un'attività di successo. Un saggio gestore dell'inventario, gestore del magazzino o imprenditore eseguirà un inventario completo almeno trimestralmente e utilizzerà i dati degli inventari fisici o perpetui per migliorare le proprie pratiche di gestione dell'inventario (vedere lo stipendio del responsabile del controllo dell'inventario e lo stipendio del responsabile del magazzino).
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Riferimenti
