Come dice il proverbio, “Scrivere una lettera è una cosa; scrivere professionalmente è tutt'altra cosa. Ed è qui che entra in gioco una lettera professionale. Una lettera professionale è una lettera formale che puoi utilizzare per richiedere o fornire informazioni. Quando si tratta di scrivere una lettera professionale, è importante sapere come scrivere una lettera professionale per comunicare in modo efficace con aziende e altre organizzazioni, indipendentemente dal suo scopo, dimissioni, riferimenti, raccomandazioni o reclami.
Tuttavia, se stai cercando consigli su come scrivere una lettera professionale, sei nel posto giusto. In questo articolo, spieghiamo come scrivere una lettera professionale e altri suggerimenti che faranno risaltare le tue lettere.
Cos'è una lettera professionale?
Una lettera professionale è una lettera commerciale generalmente utilizzata per comunicare con altre aziende o individui per richiedere o fornire informazioni. Di solito è in un tono e uno stile formale e professionale. Questa può essere una lettera che scrivi al tuo potenziale datore di lavoro, cliente, collega o socio in affari.
Le lettere professionali di solito hanno uno scopo o un'intenzione specifica, inclusi un saluto, paragrafi del corpo e una chiusura. La lettera deve essere ben scritta e priva di errori grammaticali o ortografici. Dovrebbero anche essere chiari e concisi e andare dritti al punto. Quindi, quando vuoi scrivere una lettera professionale, fai attenzione al destinatario e personalizza la lettera di conseguenza.
Tipi Di Lettere Professionali
Esistono molti tipi di lettere professionali e ognuno ha il suo scopo, ma alcuni dei più comuni includono:
#1. Lettere di accompagnamento:
Le lettere di accompagnamento vengono utilizzate quando si fa domanda per un lavoro o si invia una proposta o una domanda a un potenziale cliente. Per scrivere una lettera di presentazione professionale, dovresti concentrarti sulla posizione e lasciare che le tue parole convincano l'azienda o il datore di lavoro che sei il candidato giusto.
#2. Lettera di raccomandazione:
Una lettera di raccomandazione è una lettera professionale scritta per fornire una recensione positiva delle capacità o del carattere di una persona. È una lettera in cui qualcuno che ti conosce bene scrive delle tue qualità positive. La lettera viene spesso utilizzata nel processo di assunzione, in quanto può fornire preziose informazioni sulle qualifiche di un candidato.
Una lettera di raccomandazione contiene commenti positivi e può aiutare a ottenere borse di studio, posti di lavoro o stage. Inoltre, una lettera di raccomandazione professionale può essere una risorsa preziosa quando si fa domanda per borse di studio, posti di lavoro o stage. Ad esempio, se vuoi ottenere un lavoro o una borsa di studio, hai bisogno di qualcuno che scriva una lettera di raccomandazione professionale. Tutto quello che devi fare è fornire alla persona che scrive la lettera tutte le informazioni necessarie e mostrare apprezzamento per il suo tempo.
#3. Lettera di referenza:
Una lettera di referenze è una lettera che qualcuno che conosce un candidato di lavoro, scrive e attesta le sue qualifiche. Può provenire da un precedente datore di lavoro, un collega, un professore o un'organizzazione professionale. Il tuo potenziale datore di lavoro può richiedere questa lettera come parte del processo di assunzione.
In altre parole, la lettera dovrebbe essere positiva e fornire esempi specifici delle qualifiche del candidato. Ad esempio, se vuoi scrivere una lettera di referenze professionale, indirizzala alla persona, al lavoro per cui si sta candidando e firmala.
#4. Lettera di lamentela:
Una lettera di reclamo è una lettera formale utilizzata per lamentarsi di un prodotto, servizio o situazione. La lettera deve essere indirizzata all'azienda, all'organizzazione o al singolo responsabile.
Pertanto, se desideri scrivere una lettera di reclamo professionale, includi tutte le informazioni pertinenti, come la data, l'ora e il luogo dell'incidente, nonché una descrizione dettagliata del problema, in modo educato e professionale.
#5. Lettera di dimissioni:
Una lettera di dimissioni è un documento formale da un dipendente al proprio datore di lavoro per annunciare la propria intenzione di lasciare la propria posizione. Per scrivere una lettera di dimissioni professionale, dovresti includere il nome del tuo dipendente, la posizione, il nome dell'azienda e la data del tuo ultimo giorno di lavoro.
Nella lettera, il dipendente deve anche menzionare i motivi delle dimissioni e ringraziare il proprio datore di lavoro per l'opportunità di lavorare per lui.
#6. Lettere di ringraziamento:
Le lettere di ringraziamento vengono inviate dopo un colloquio o una riunione per mostrare apprezzamento per l'opportunità. Sono anche per l'apprezzamento generale di colleghi, datori di lavoro, clienti, partner commerciali, ecc.
Come scrivere una lettera professionale
Ecco una guida generale su come scrivere una lettera professionale, indipendentemente da dimissioni, referenze, raccomandazioni o lettere di reclamo.
#1. Usa un carattere lettera e margini:
Quando vuoi dare un'impressione professionale nella tua corrispondenza scritta, inizia con le basi: un font di lettere di qualità e margini. Questo darà alla tua lettera un aspetto raffinato e formale. Per scegliere un font, cerca qualcosa che sia facile da leggere e abbia un aspetto professionale. Ad esempio, Times New Roman è una buona scelta. Quindi, imposta i margini su un pollice su tutti i lati per dare alla tua lettera un aspetto pulito e aerodinamico.
#2. Crea la tua intestazione:
L'intestazione di una lettera professionale dovrebbe includere il nome e l'indirizzo del mittente, la data e il nome e l'indirizzo del destinatario. Per scrivere un'intestazione di lettera professionale:
- Innanzitutto, dovresti scrivere il tuo nome, indirizzo e data nell'angolo in alto a destra della pagina. Puoi anche aggiungere il tuo numero di telefono e indirizzo email.
- Successivamente, aggiungi le informazioni sull'indirizzo del destinatario sotto le tue e allineale a sinistra. Ciò contribuirà a garantire che la tua lettera sia indirizzata alla persona o al dipartimento corretto.
#3. Scrivi il tuo saluto:
Il saluto è il saluto formale all'inizio della tua lettera. Quindi, sotto l'intestazione, includi un saluto o un saluto e aggiungi una virgola. Se conosci il nome e il cognome del destinatario, puoi scrivere "Caro John Smith". E se non conosci il nome del destinatario, usa un saluto generico come "Gentile signore o signora", "A chi può interessare" o "Gentile responsabile delle assunzioni".
#4. I paragrafi del corpo:
Una lettera professionale contiene in genere tre paragrafi del corpo. Puoi scrivere un corpo di lettera professionale in questi modi: Il primo paragrafo introduce lo scopo della lettera. Il secondo paragrafo fornisce maggiori informazioni sullo scopo e il terzo paragrafo chiede al lettore di agire. Quindi, assicurati che questi paragrafi del corpo siano chiari e concisi.
#5. Aggiungi il paragrafo e la firma del corpo di chiusura:
La maggior parte delle lettere termina con un breve paragrafo che ringrazia il destinatario per il suo tempo e gli fa sapere che sarai in contatto. Questa è una buona occasione per concludere con una dichiarazione o una frase positiva. Ad esempio: "Non vedo l'ora di sentirti presto". o "Grazie per la considerazione". Se hai incluso allegati con la tua lettera, menzionalo anche qui. Ad esempio: "Si prega di trovare in allegato una copia del mio curriculum".
Dopo il corpo di chiusura, lascia da due a tre righe tra la riga di chiusura e aggiungi una firma di chiusura. Esempi di firme di lettere sono "Cordiali saluti", "Con apprezzamento", "Grazie", "Saluti", "Cordiali saluti", ecc. e cognome. Nota che la firma di chiusura e il tuo nome dovrebbero essere in basso a sinistra.
#6. Correggi e invia la tua lettera
Dopo aver scritto la tua lettera, prenditi il tempo per correggerla. Controllare la grammatica e gli errori di ortografia è un must, ma prenditi anche il tempo di leggere la tua lettera per assicurarti che sia chiara e concisa. Successivamente, puoi inviarlo al destinatario.
Cosa è incluso in una lettera professionale?
Una lettera professionale in genere include un'intestazione con il nome e l'indirizzo del mittente, nonché la data e il nome e l'indirizzo del destinatario. Il corpo della lettera è dove il mittente comunicherà lo scopo della lettera. Dovrebbe essere chiaro e conciso e chiudere sempre con un'approvazione professionale, come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti".
Come si avvia una lettera formale?
Il modo tradizionale per iniziare una lettera formale è con il saluto “Caro Sig./Sig.ra/Sig.ra. Cognome." Tuttavia, se non conosci il cognome della persona, puoi usare un saluto generale, come "Gentile signore o signora". E se conosci la persona, puoi usare il suo nome.
Come si avvia una lettera professionale senza caro?
Puoi iniziare una lettera professionale in molti modi senza usare "caro". Alcune alternative includono "a chi può interessare", "ciao" o semplicemente usando il nome del destinatario. Tuttavia, scegli un saluto appropriato per il rapporto che hai con il destinatario.
Ad esempio, "a chi può interessare" è appropriato per una lettera in cui non conosci bene il destinatario, mentre "ciao" o il nome del destinatario sarebbe più appropriato per una lettera a qualcuno che conosci. Vedi un esempio qui sotto.
Per chi è coinvolto
Oggetto: Richiesta di Assistenza
Caro [nome]
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Le scrivo per richiedere la sua assistenza su una questione che ritengo di grande importanza per me.
Le scrivo per chiederle di rivedere il documento allegato e fornire il suo feedback. Apprezzerei molto il tuo contributo, poiché sono fiducioso che la tua esperienza sarà preziosa per risolvere questo problema.
Grazie per il vostro tempo e considerazione.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]Come si avvia un esempio di lettera di auguri professionale?
Puoi iniziare una lettera di auguri professionale in questo modo:
Gentile Signore / a,
Grazie per la vostra email. Mi dispiace sapere che stai incontrando difficoltà con il tuo attuale lavoro. Sarei felice di parlare ulteriormente con te della tua situazione. Per favore fatemi sapere se c'è un orario che sarebbe conveniente per voi.
Cordiali saluti,
Il tuo nome.
Come dovrebbe essere formattata una lettera professionale?
Una lettera professionale dovrebbe essere formattata con una carta intestata nella parte superiore della pagina, seguita dalla data, dal nome e dall'indirizzo del destinatario e da un saluto. Quindi, il corpo della lettera dovrebbe essere a spaziatura singola, con uno spazio tra ogni paragrafo. Anche la lettera deve essere firmata in calce, seguita dal nome del mittente e dalle informazioni di contatto.
Conclusione
Una lettera professionale comunica a un pubblico diverso per scopi diversi. Mentre il formato varia in base al pubblico e allo scopo, i suggerimenti e le linee guida generali di cui sopra possono aiutarti a scrivere una lettera professionale che faccia un'impressione positiva e raggiunga i risultati desiderati. Inoltre, ricorda che la lettera deve essere chiara, concisa e priva di errori.
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Riferimenti
