La capacità di un leader di comunicare in modo chiaro ed efficace con i dipendenti, all'interno dei team e all'interno dell'organizzazione è uno dei fondamenti di un'azienda di successo.
E nell'odierno ambiente aziendale complesso e in rapida evoluzione, con centinaia di diversi strumenti di comunicazione, team completamente o parzialmente remoti e persino team multiculturali con più fusi orari, una comunicazione efficace non è mai stata così importante o più impegnativa.
Pertanto, la capacità di comunicare potrebbe essere l'abilità più vitale di un manager e di un dipendente.
La buona notizia è che le abilità comunicative possono essere apprese, migliorate e persino padroneggiate.
E i suggerimenti in questo articolo possono aiutarti a migliorare e massimizzare le tue capacità comunicative per il successo della tua organizzazione e carriera.
Ma come sempre, partiamo dalle basi...
Qual è la definizione di comunicazione efficace?
I comunicatori più efficaci informano chiaramente gli altri mentre li ascoltano attivamente. Possono accettare input verbali e non verbali mentre esprimono anche i loro pensieri e opinioni in modo accogliente.
Una connessione con gli altri è necessaria per una comunicazione efficace. È un ballo con un partner che a volte si muove in modi inaspettati. Ciò significa che essere sincronizzati con il tuo pubblico è l'abilità più potente che puoi usare. Implica la comprensione e la comunicazione con le sue esigenze e la risposta al feedback in tempo reale. Implica impegnarsi nella conversazione che il tuo pubblico desidera.
Tutto questo, tuttavia, richiede un po' di pratica.
Perché è così importante migliorare le capacità di comunicazione sul lavoro?
È facile credere che finché fai bene il tuo lavoro, non è necessario essere un buon comunicatore. Questo non potrebbe essere più lontano dalla verità!
Ogni aspetto del tuo lavoro dipende dalla comunicazione e la tua capacità di comunicare è direttamente correlata alla tua capacità di svolgere il tuo lavoro.
Con l'aumento del lavoro a distanza, le scarse capacità comunicative sono state evidenziate dall'aumento dell'uso della messaggistica piuttosto che della comunicazione faccia a faccia sul posto di lavoro.
Se lavori con i clienti, le tue capacità comunicative creeranno o distruggeranno la relazione.
Considera i seguenti aspetti di quel lavoro che richiedono una comunicazione efficace:
- Presentare la tua attività al cliente,
- instaurare con loro un rapporto personale di fiducia,
- Capire cosa vogliono e comunicarlo chiaramente ai team appropriati
- Ottenere feedback,
- Comunicare eventuali modifiche o ritardi e molti altri.
Come migliorare le capacità comunicative: 8 consigli
I seguenti sono semplici consigli pratici per aiutarti a migliorare le tue capacità comunicative in un tempo non lontano.
Sii conciso e chiaro
L'aspetto più importante della comunicazione è la scelta delle parole. Quando si tratta di formulazione, meno è di più.
Chiarezza e, quando possibile, brevità sono le chiavi di una comunicazione potente e persuasiva, scritta o parlata.
Definisci i tuoi obiettivi e il tuo pubblico prima di impegnarti in qualsiasi forma di comunicazione.
Descrivere cosa vuoi trasmettere e perché ti aiuterà ad assicurarti di includere tutte le informazioni necessarie. Ti aiuterà anche a eliminare i dettagli irrilevanti.
Evita parole superflue e linguaggio fiorito, che possono sminuire il tuo messaggio
E, sebbene in alcuni casi la ripetizione possa essere necessaria, usala con cautela. Ripetere il tuo messaggio garantisce che venga ricevuto, ma troppe ripetizioni possono farti disconnettere completamente.
#2. Pianifica in anticipo
Prima di iniziare qualsiasi tipo di comunicazione, pianifica cosa dirai e come lo dirai.
Essere preparati, tuttavia, comporta molto di più che esercitarsi in una presentazione.
La preparazione implica anche considerare l'intera comunicazione, dall'inizio alla fine. Esamina le informazioni di cui potresti aver bisogno per eseguire il backup del tuo messaggio. Considera la tua risposta a domande e critiche. Cerca di pianificare l'imprevisto.
Prepara un elenco di esempi concreti del comportamento del tuo dipendente per supportare la tua valutazione prima di una revisione delle prestazioni, ad esempio.
Sapere esattamente cosa vuoi prima di impegnarti in una negoziazione di stipendio o promozione. Preparati a discutere le gamme e i potenziali compromessi; sai cosa sei e non sei disposto ad accettare. E tieni a portata di mano dettagli specifici per sostenere il tuo caso, come gli stipendi pertinenti per la tua posizione e posizione (ma assicurati che la tua ricerca sia basata su dati disponibili pubblicamente, non su pettegolezzi aziendali o prove aneddotiche).
Inoltre, prima di iniziare una conversazione, pensa a potenziali domande, richieste di maggiori informazioni o chiarimenti e disaccordi in modo da poterli affrontare con calma e chiarezza.
#3. Sii consapevole della comunicazione non verbale
Le nostre espressioni facciali, i gesti e il linguaggio del corpo possono, e spesso lo fanno, trasmettere più informazioni delle nostre parole.
I segnali non verbali possono avere fino al 93% di impatto in più rispetto alle parole pronunciate. Se i due non sono d'accordo, è più probabile che crediamo ai segnali non verbali rispetto alle parole pronunciate.
I leader devono essere particolarmente abili nel leggere segnali non verbali.
I dipendenti che esitano a esprimere i propri disaccordi o preoccupazioni, ad esempio, possono mostrare il proprio disagio incrociando le braccia o rifiutandosi di stabilire un contatto visivo. Potresti essere in grado di adattare le tue tattiche di comunicazione se sei consapevole del linguaggio del corpo degli altri.
I leader devono essere in grado di controllare le proprie comunicazioni non verbali allo stesso tempo.
I tuoi segnali non verbali dovrebbero sempre supportare il tuo messaggio. La comunicazione verbale e non verbale in conflitto può creare confusione nella migliore delle ipotesi. Nel peggiore dei casi, può far deragliare il tuo messaggio e minare la fiducia del tuo team in te, nella tua organizzazione e persino in se stesso.
#4. Prendi nota del tuo tono
Quello che dici non è sempre importante quanto come lo dici. Il tuo tono, come altri segnali non verbali, può aggiungere forza ed enfasi al tuo messaggio o indebolirlo completamente.
Nei disaccordi e nei conflitti sul posto di lavoro, il tono può essere particolarmente importante. Una parola scelta con cura con una connotazione positiva favorisce la buona volontà e la fiducia. Una parola scelta male con connotazioni ambigue o negative può portare rapidamente a confusione.
Il tono nel discorso include volume, proiezione, intonazione e scelta delle parole. Può essere difficile controllare il tono in tempo reale per garantire che corrisponda alle tue intenzioni. Tuttavia, essere consapevoli del tuo tono ti consentirà di regolarlo in modo appropriato se una comunicazione sembra andare nella direzione sbagliata.
Durante la scrittura, il tono può essere controllato più facilmente. Assicurati di leggere la tua comunicazione una volta, se non due, tenendo a mente il tono e il messaggio. Se ciò non viola la riservatezza, puoi leggerlo ad alta voce o farlo leggere a un collega fidato.
E, se stai avendo un acceso dibattito via e-mail o un altro mezzo scritto, non essere troppo veloce nel rispondere.
Se possibile, scrivi la tua risposta ma attendi un giorno o due prima di inviarla. Rileggere il tuo messaggio dopo che le tue emozioni si sono calmate spesso ti consente di moderare il tuo tono in un modo che ha meno probabilità di intensificare il conflitto.
#5. L'ascolto attivo dovrebbe essere praticato
La comunicazione coinvolge quasi sempre due o più persone.
Quando si tratta di comunicare in modo efficace, ascoltare è importante tanto quanto parlare. Tuttavia, l'ascolto può essere più difficile di quanto pensiamo.
L'esperta di comunicazione Marjorie North osserva nel suo post sul blog Mastering the Basics of Communication che ascoltiamo solo circa la metà di ciò che dice l'altra persona durante una determinata conversazione.
L'obiettivo dell'ascolto attivo è assicurarti di ascoltare l'intero messaggio, non solo le parole che la persona sta dicendo. Ecco alcuni suggerimenti per l'ascolto attivo:
- Prestare attenzione completa e indivisa a chi parla
- Sbarazzarsi di distrazioni, giudizi e controargomentazioni nella tua mente.
- Evitare l'impulso di intromettersi nei propri pensieri.
- Mantenere un linguaggio del corpo aperto e positivo per mantenere la mente concentrata e dimostrare a chi parla che stai veramente ascoltando
- Quando rispondi, ripeti o parafrasa quello che hai sentito.
- Poni domande aperte per ottenere ulteriori informazioni.
#6. Migliora la tua intelligenza emotiva
L'intelligenza emotiva serve come base per la comunicazione. In poche parole, non puoi comunicare efficacemente con gli altri finché non valuti e comprendi i tuoi sentimenti.
Ad esempio, i leader con un'elevata intelligenza emotiva troveranno più facile impegnarsi nell'ascolto attivo, mantenere un tono appropriato e utilizzare un linguaggio del corpo positivo.
L'intelligenza emotiva va oltre la semplice comprensione e gestione delle proprie emozioni. L'altra componente, altrettanto importante per una comunicazione efficace, è l'empatia per gli altri.
Entrare in empatia con un dipendente, ad esempio, può aiutare a facilitare una conversazione difficile.
Potresti dover ancora fornire cattive notizie, ma ascoltare attivamente il loro punto di vista e dimostrare di comprendere i loro sentimenti può fare molto per riparare le ferite o evitare malintesi.
#7. Creare una strategia di comunicazione per il posto di lavoro
Il posto di lavoro di oggi è un flusso costante di informazioni in vari formati. Ogni comunicazione deve essere compresa nel contesto del più ampio flusso di informazioni.
Senza una strategia di comunicazione sul posto di lavoro, anche il comunicatore più efficace potrebbe avere difficoltà a far passare il proprio messaggio.
Una strategia di comunicazione è il framework che la tua azienda utilizza per inviare e ricevere informazioni. Può e deve definire come e cosa comunicare con clienti e clienti, parti interessate, manager e dipendenti.
Partendo dal livello più ampio, la tua strategia dovrebbe includere chi riceve quale messaggio e quando. Ciò garantisce che tutti ricevano informazioni accurate al momento opportuno.
Può essere tanto specifico quanto il modo in cui comunichi, inclusi quali strumenti utilizzi per quali informazioni. Ad esempio, puoi specificare quando è appropriata una chat di gruppo per l'intero team o organizzazione o quando invece una riunione avrebbe dovuto essere riepilogata in un messaggio di posta elettronica.
Lo sviluppo di semplici linee guida come questa può aiutare a semplificare il flusso di informazioni. Aiuterà a garantire che tutti ricevano le informazioni di cui hanno bisogno e che i dettagli irrilevanti non sovraccarichino quelle informazioni importanti.
#8. Stabilire una cultura organizzativa positiva
Anche la cultura aziendale in cui comunichi è importante per una comunicazione efficace.
La comunicazione sarà più facile ed efficace in un ambiente di lavoro positivo fondato su trasparenza, fiducia, empatia e dialogo aperto.
I dipendenti che si fidano del loro manager saranno più aperti ad ascoltare il messaggio del loro manager. I manager troveranno più facile creare critiche positive e costruttive se incoraggiano i loro dipendenti a parlare, dare suggerimenti e offrire critiche costruttive.
I manager autoritari che si rifiutano di condividere informazioni, sono chiusi ai suggerimenti e si rifiutano di ammettere errori o accettare critiche, è probabile che i loro suggerimenti e le loro critiche vengano accolti sulla difensiva se non completamente ignorati.
Senza quel fondamento di fiducia e trasparenza, anche la comunicazione più insignificante può essere fraintesa, con conseguenti malintesi e inutili conflitti.
Comunicare con colleghi e dipendenti sarà sempre difficile. I malintesi e le comunicazioni errate esisteranno sempre e, sfortunatamente, i messaggi aziendali non sono sempre ciò che vogliamo ascoltare, soprattutto nei momenti difficili.
D'altra parte, costruire e padroneggiare abilità comunicative efficaci renderà più facile il tuo lavoro di leader, anche durante conversazioni difficili. Investire tempo nello sviluppo di queste abilità sarà senza dubbio tempo ben speso.
Come migliorare le capacità di comunicazione di persona
La comunicazione faccia a faccia aggiunge più livelli di informazioni a uno scambio, sia che avvenga tra due o duecento persone. La comunicazione di persona crea spesso una sinergia difficile da replicare altrove. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a sfruttare al meglio il tempo faccia a faccia del tuo team e migliorare le tue capacità di comunicazione:
#1. Stabilisci un contatto visivo diretto
Poche metriche forniscono tanto feedback quanto il contatto visivo quando si tratta di determinare se il tuo messaggio viene ricevuto o meno. Puoi capire rapidamente se la persona con cui stai parlando ti capisce, è distratta, preoccupata o confusa, gran parte della quale si perde nella comunicazione digitale.
#2. Richiedi feedback
Sei sicuro che l'abbiano preso? Chiedere! Chiedere alle persone di ripetere la loro versione di ciò che hai appena detto è una tecnica potente. Questo spesso può migliorare la conservazione, la comprensione immediata e ridurre futuri malintesi. Puoi anche richiedere che ti contattino con suggerimenti su come migliorare la tua presentazione e altre forme di comunicazione.
#3. Riconoscere segnali non verbali
Sbadigliare, agitarsi e guardarsi intorno nella stanza di solito sono segni rivelatori che il tuo pubblico è preoccupato per qualcosa di diverso da quello che stai cercando di dire. Non prenderla sul personale se noti questo. Chiedi loro di condividere i loro pensieri, ricapitolare i punti precedenti che potrebbero aver perso o aggiornare per un momento successivo.
#4. Riduci le distrazioni
Tieni a bada le distrazioni quando chatti faccia a faccia con qualcuno (o un gruppo) tenendo i dispositivi elettronici non necessari fuori dalla stanza. Mantieni la presenza solo a coloro che devono essere presenti ed evita di programmare orari in cui è probabile che le persone siano distratte (come appena prima della fine della giornata o subito prima di pranzo).
Come migliorare le tue capacità di comunicazione online
La comunicazione online sposta rapidamente gli spazi degli uffici come luogo principale per condurre affari. Potrebbe essere difficile adattarsi a riunioni, conversazioni e persino alle persone che collaborano con te o ti riferiscono digitalmente, soprattutto se sei abituato ai team di persona. Poiché la comunicazione online è un modo unico di interagire, ecco alcune cose da ricordare:
#1. Imposta un limite di tempo
Le riunioni online possono essere ancora più difficili su cui concentrarsi a causa delle distrazioni di un numero quasi infinito di impostazioni. Mantieni le riunioni brevi e mirate e fai particolare attenzione a evitare (potenzialmente) maratone di sessioni di domande e risposte.
#2. Considera l'altra persona
Nella maggior parte dei casi, la persona che presenta è l'unica che può dedicare tutta la sua attenzione alla riunione. Supponiamo che i partecipanti abbiano più richieste per la loro attenzione, soprattutto quando lavorano da casa, e strutturano il contenuto di conseguenza.
#3. Riepilogo Informazioni importanti
Molti segnali non verbali e interpersonali possono andare perduti quando si utilizza una connessione digitale. Riepilogare i punti principali per garantire la comprensione. Una rapida revisione in una riunione online o un breve riepilogo alla fine di una lunga e-mail sono entrambe opzioni.
#4. Ricordati di rispondere
Anche se la comunicazione è informale, assicurati di riconoscerla il prima possibile. Sebbene tu possa aver ricevuto il messaggio, è improbabile che la persona dall'altra parte lo sappia a meno che tu non lo informi. Di solito bastano poche parole o anche un "mi piace".
Come diventare un ascoltatore più attivo
Molte persone parlano dei benefici dell'ascolto attivo, ma pochi comprendono come si traduca in comportamenti reali. Uno degli aspetti più difficili dell'ascolto attivo è preoccuparsi di una risposta. Molte persone si preoccupano di trovare la risposta perfetta, senza lasciare il tempo di impegnarsi con l'input. Considera i seguenti passaggi per rompere questa abitudine, che non serve a nulla per chi parla.
Prendi in considerazione nuovi modi per aggiungere valore
Potresti credere che l'aggiunta di valore a uno scambio sia determinata principalmente da ciò che dici. Tuttavia, questo non è sempre il modo in cui gli altri lo vedono. La maggior parte di noi apprezza le risposte che ci aiutano a riflettere sulle nostre idee, a chiarire le nostre ipotesi o a evidenziare potenziali difetti. Non abbiamo sempre bisogno di un ascoltatore brillante o che ci stupisca con i propri dati. Invece, potremmo apprezzare il modo in cui ci hanno aiutato ad affinare maggiormente il nostro pensiero.
Parafrasi senza giudizio
Se ti ritrovi preoccupato di rispondere, prova a spostare la tua attenzione. Invece di aggiungere i tuoi pensieri, sfida te stesso a fornire un riassunto che non includa la tua opinione o giudizio. Mentre ascolti, cerca di fornire un riassunto conciso, possibilmente chiarendo la lingua iniziale di chi parla.
Poni domande che incoraggiano gli oratori a pensare
Il passo successivo dopo la parafrasi è porre domande approfondite. Simile al modo in cui un coach ascolta, queste domande incoraggiano gli oratori ad approfondire il proprio pensiero, chiarire la propria espressione o considerare potenziali preoccupazioni. Puoi fare l'avvocato del diavolo sottolineando incongruenze o linguaggio poco chiaro. Tutti questi sono regali genuini per un oratore e ti aiuteranno a concentrarti sull'ascolto.
Interrompere rispettosamente
L'ascolto attivo non è un'indulgenza insensata e non tutte le interruzioni sono scortesi. A volte gli altoparlanti si perdono tra le erbacce, fornendo inutili profondità di dettaglio. Le interruzioni possono aiutarli a rimanere pertinenti ed essere ricompensati con un maggiore coinvolgimento.
Alla maggior parte degli oratori non dispiace essere interrotti da una domanda che consente loro di continuare a parlare. Interrompere qualcuno in una riunione e terminare il suo tempo libero è molto più difficile, soprattutto per gli introversi. Assicurati di:
- Riconosci l'oratore ("Grazie per averlo sollevato".
- Usa un tono amichevole ed educato. Ottieni feedback dagli altri su come suoni e ti presenti.
- Fare riferimento all'interesse condiviso ("Vorrei solo assicurarmi di avere la possibilità di ascoltare tutti sul progetto".
Come mantenere il pubblico coinvolto mentre si parla
Sii pertinente
Molti pubblici non saranno impressionati dai dati perché ne siamo inondati. In effetti, un motivo comune per la prolissità è il desiderio di coprire tutte le basi o anticipare tutte le possibili domande.
Dovresti curare attentamente i contenuti in base alla pertinenza per mantenere gli ascoltatori coinvolti, specialmente nelle riunioni virtuali. Considera come queste informazioni influenzeranno il tuo pubblico di destinazione. Come potrebbe aiutarli nel loro lavoro? Questo livello di dettaglio è necessario per cogliere il mio punto principale?
Sii conciso
La capacità di esprimere le tue idee con il minor numero di parole possibile è un segno distintivo della presenza esecutiva. Gli ascoltatori lo apprezzano perché dimostra la tua preparazione e rispetto per il loro tempo. Inoltre, la concisione trasmette fiducia: la sicurezza di fare meno, di dire qualcosa una volta e avere fiducia che verrà ricevuta.
Molti relatori faticano a essere concisi, soprattutto nelle riunioni virtuali in cui il ciclo di feedback è piatto. Potrebbero ripetersi "solo per essere sicuri" o utilizzare esempi aggiuntivi per esprimere un punto. Tuttavia, questo tipo di "di più" è spesso meno, poiché il pubblico si disimpegna dopo aver ottenuto il punto la prima volta.
La concisione è un atto coraggioso. La fiducia nella tua preparazione e la chiarezza della tua consegna. Diventa più difficile mantenere questa convinzione nelle riunioni virtuali con le telecamere spente. In qualità di relatore, potresti voler chiedere al tuo pubblico di essere pienamente presente e accendere le telecamere, quindi premiarlo con la tua consegna sicura.
Fai spazio al pubblico per riempire gli spazi vuoti
Fai una pausa dopo aver deciso di rallentare e fare il check-in con il pubblico. Non solo un secondo per riprendere fiato, ma un vero momento di silenzio. Lascia un'apertura da riempire per i tuoi ascoltatori, fornendoti un feedback in tempo reale su ciò di cui hanno bisogno dopo, sia virtuale che di persona. Quanto specifico vogliono che tu sia? Hanno le domande a cui hai pianificato di rispondere? O stanno portando le tue idee in una direzione completamente diversa?
Spesso diffidiamo del silenzio, come se indicasse che qualcosa non va. Tuttavia, le cose accadono in silenzio e potresti essere sorpreso da ciò che i tuoi ascoltatori offrono quando ti viene data l'opportunità di parlare. Potresti ricevere suggerimenti utili su come sincronizzare e procedere indipendentemente da come riempiono lo spazio. È allora che la comunicazione si trasforma in danza.
Considera i respingimenti come opportunità piuttosto che ostacoli
Potresti credere che presentare un caso convincente dovrebbe tradursi in un buy-in istantaneo. Naturalmente, questo non accade quasi mai. Quando le tue proposte vengono contestate, ti senti frustrato, se non sulla difensiva, mentre cerchi di spiegare perché hai ragione. Presto, le linee vengono tracciate ed entrambe le parti raddoppiano, lasciandoti in una carreggiata.
Per evitare un tale arresto delle tue idee, potresti voler riconsiderare il modo in cui gestisci il respingimento. La maggior parte delle nuove idee non viene accettata nella forma in cui viene proposta per la prima volta e il tuo pubblico potrebbe non richiedere che tu abbia risposte già pronte a tutte le loro domande. Considera il tuo lancio come un tiro al volo iniziale e il respingimento come guida per avere la conversazione necessaria. Invece di difenderti in modo riflessivo, fai domande di follow-up per convalidare e indagare sulla preoccupazione.
Migliora le capacità di comunicazione: articoli correlati
- COME COMUNICARE: Oltre 20 modi efficaci per comunicare e conquistare il pubblico
- IL MODO MIGLIORE PER SCRIVERE UN EXECUTIVE SUMMARY EFFICACE
- COMUNICAZIONE VERBALE: In relazione al business
- Come migliorare le tue abilità comunicative ora!!! (Consigli utili)
- ASSISTENTE D'UFFICIO: definizione, mansioni, stipendio e curriculum
Migliorare le capacità di comunicazione: riferimenti
