Hai la possibilità di creare una fattura manualmente o con un software di contabilità. Tuttavia, è fondamentale assicurarsi che le fatture contengano tutto il necessario per garantire pagamenti tempestivi, indipendentemente da come le si prepara. Le organizzazioni inviano e ricevono fatture in continuazione, ma pagarle in tempo è un grosso problema. Ma un numero crescente di aziende non riesce a inviare fatture adeguate. Stabilire procedure contabili precise è fondamentale per migliorare la stabilità finanziaria della tua azienda. Continua a leggere per conoscere le funzioni per le fatture e come puoi creare una fattura in Word.
Che cos'è una fattura?
Una fattura è una registrazione che il venditore fornisce al cliente per richiedere il pagamento. Consiste nel prezzo dei beni o servizi ottenuti dall'acquirente. Quindi, se una fattura elenca i nomi del venditore e del cliente, la descrizione e il costo dei beni o servizi e le condizioni di pagamento. Quindi, può anche servire come prova in tribunale.
Quali transazioni richiedono una fattura?
Le regole che disciplinano la fatturazione sono più permissive negli Stati Uniti che in altre nazioni. Le vendite business-to-consumer (B2C) non richiedono una fattura, quindi l'unico record che devi inviare è una ricevuta di pagamento. Tuttavia, se un cliente (un consumatore) richiede che gli invii una fattura, devi obbedire. Per alcune transazioni business-to-business (B2B), così come se la tua azienda importa o esporta prodotti, potrebbero essere necessarie le fatture.
Inoltre, per informazioni sulle normative locali in materia di fatturazione, è necessario contattare il proprio governo statale. Inoltre, se vendi i tuoi prodotti online o a persone che vivono in un altro paese ma acquistano da te, dovresti assolutamente inviare loro una fattura.
Funzioni per fatture
Per richiedere i pagamenti, le imprese devono consegnare le fatture. Una fattura è un modo giuridicamente vincolante per dimostrare che entrambe le parti concordano sul prezzo e sui termini di pagamento. Tuttavia, l'utilizzo delle fatture presenta ulteriori vantaggi. Loro includono:
#1. Conservazione dei record
La capacità di mantenere una registrazione legale della vendita è il principale vantaggio di una fattura. In questo modo è facile scoprire chi ha acquistato e venduto beni e quando.
#2. Monitoraggio dei pagamenti
Una fattura è un elemento fondamentale dell'attrezzatura contabile. Tenere traccia dei pagamenti e dei saldi in sospeso avvantaggia sia l'acquirente che il venditore.
#3. Protezione legale
Una fattura adeguata può servire come prova che il cliente e il venditore hanno concordato il prezzo. Protegge il rivenditore da false azioni legali.
#4. Dichiarazione fiscale semplice
Il monitoraggio delle fatture di vendita aiuta l'organizzazione a registrare accuratamente le entrate e a pagare le tasse corrette.
# 5. Analisi aziendale
Le aziende possono conoscere le abitudini di acquisto dei propri clienti e scoprire tendenze, prodotti popolari, periodi di acquisto di punta e altro analizzando i dati delle fatture. Questo aiuta a creare piani di marketing che funzionano.
Cosa è incluso in una fattura?
Affinché sia valida, devi includere le seguenti informazioni su una fattura, sia che tu stia vendendo a un'altra azienda o che un cliente ne richieda una:
- La parola "Fattura" si è distinta in grande stile.
- nomi e indirizzi completi di te e dei tuoi clienti
- Data della fattura
- Il termine per il pagamento
- un numero d'ordine distinto
- una ripartizione dei beni o servizi offerti in vendita
- La disponibilità e il costo di ciascun bene o servizio
- Data di consegna dei beni o servizi
- L'intero importo dovuto
Inoltre, se importi o esporti articoli, potresti dover dire da dove provengono e dove sono entrati nel paese. Potrebbe anche essere necessario addebitare l'imposta sulle vendite sulle fatture. Esamina i criteri locali prima di emettere una fattura poiché ogni stato e contea ha leggi e aliquote fiscali distinte.
Come si crea una fattura?
Per assicurarsi che il tuo cliente veda la fattura e la paghi in tempo, è importante sapere cosa dovrebbe esserci sopra e come assemblarla correttamente. Fortunatamente, con un efficace software di fatturazione online, fare la fattura ideale è semplice. Di seguito sono riportati i modi per creare una fattura:
#1. Personalizza la tua fattura
La personalizzazione delle tue fatture potrebbe aumentare la consapevolezza del tuo marchio da parte dei consumatori. Le fatture sembrano più professionali e riflettono gli ideali che la tua azienda vuole trasmettere ai propri clienti grazie a colori, caratteri, logo e altri elementi di branding. Tuttavia, per mantenere la coerenza ed essere facilmente identificabili su tutta la linea, assicurati che il design della fattura corrisponda ai componenti e ai colori del tuo sito Web, degli account dei social media e di altri siti di contenuti.
#2. Aggiungi un'intestazione esperta
La fattura dovrebbe iniziare con un'intestazione lucida che includa il nome dell'azienda, il logo (se presente), l'indirizzo e i dettagli di contatto. Aggiungi il nome dell'azienda del cliente, il nome della persona di contatto e i dettagli di contatto esatti.
#3. Includi informazioni sulla fattura
Per comodità del cliente, contrassegnare la carta con la parola "fattura". Aggiungi un numero ID fattura distinto in modo da poter tenere traccia delle tue transazioni. L'ID fattura in genere è composto da caratteri alfanumerici e contiene dati specifici, come il nome del progetto o la data di emissione della fattura. Pertanto, per evitare malintesi, ogni organizzazione dovrebbe selezionare e aderire a un sistema di numerazione delle fatture adatto a loro.
#4. Specifica le date
Per creare una sequenza temporale e tenere traccia dei pagamenti, includendo sia la data di fornitura (il giorno in cui i prodotti o servizi vengono consegnati) sia la data di emissione della fattura.
#5. Descrizione dei beni o servizi forniti
Tutti gli articoli venduti o i servizi forniti dalla società in cambio del pagamento entro il periodo di fatturazione specificato devono essere elencati sulla fattura. Includi la quantità, il prezzo per unità e il totale parziale di ciascun articolo venduto. Inoltre, includi la quantità di tempo trascorso su ciascun elemento pubblicitario e specifica il particolare servizio quando fornisci i servizi.
#6. Includere i termini di pagamento
Per creare una fattura, includi le informazioni fiscali relative alla vendita, che variano in base alle leggi del paese, all'aliquota fiscale locale, al tipo di attività e ad altri elementi.
Inoltre, l'obbligo fiscale totale viene spesso calcolato dall'importo finale della fattura e indicato nella parte inferiore di una fattura con molte righe. Invece di calcolare l'imposta su ciascun articolo, è possibile suddividere l'importo dell'imposta in base alle numerose categorie di imposte a cui appartengono gli articoli fatturabili.
#7. Aggiungere spiegazioni e condizioni alle note
Anche se le fatture sono autoesplicative, potrebbe comunque verificarsi confusione. I clienti possono non notare, ad esempio, che hai aggiunto uno sconto a uno dei tuoi prodotti. Ciò può essere evitato includendo una nota a piè di pagina che spieghi lo sconto in modo che il consumatore sia consapevole del fatto che prezzi più elevati per beni identici potrebbero apparire nelle fatture future.
Devo fatturare per la mia piccola impresa?
Hai una varietà di responsabilità come proprietario di una piccola impresa, tra cui la gestione del personale, il mantenimento dell'inventario e l'interazione con i clienti. A tal fine, mantenere a galla l'attività e accettare pagamenti sono spesso le tue priorità principali. Per questo motivo, è fondamentale pensare ad altri metodi di pagamento. L'uso della fatturazione in questa situazione. Uno degli strumenti più conosciuti e affidabili per i pagamenti a distanza è la fatturazione.
Come creare una fattura in Word
Hai finito di impostare la tua prima fattura Word? È necessario rispettare alcune procedure importanti, in particolare per quanto riguarda i componenti di fatturazione, se si desidera creare fatture professionali senza utilizzare modelli di fattura. Le seguenti informazioni ti insegneranno come creare una fattura da zero in Microsoft Word:
#1. Crea un nuovo documento vuoto
Per creare una fattura in Word, apri Word, fai clic su "File", quindi seleziona "Nuovo documento" dal menu per iniziare a creare la tua fattura personalizzata da zero. Apri un documento vuoto nuovo di zecca. Ricorda che dovrai costruire i tuoi campi di immissione con questa opzione poiché non avrà la stessa struttura preformattata di un modello di Microsoft Word. Ciò potrebbe richiedere più lavoro rispetto alla semplice scelta di un modello di fattura. Tuttavia, poiché avrai un maggiore controllo sul design e sulla funzionalità della tua fattura, questo è un compromesso utile per le aziende con procedure di fatturazione specializzate.
#2. Progettare un'intestazione per una fattura
Nel documento, aggiungi un'intestazione. Il logo, il nome e le informazioni di contatto della tua azienda dovrebbero apparire sull'intestazione della fattura. Inoltre, deve indicare inequivocabilmente che si tratta di una fattura.
#3. Includere la data della fattura
Successivamente, per creare una fattura in Word, includi la data della fattura del documento. Questo appartiene alla parte in alto a destra del tuo documento di Word, di solito. Direttamente sotto il titolo della fattura, includi la data corrente. Sotto la data della fattura, puoi anche scrivere la data in cui il pagamento è dovuto.
#4. Aggiungi un numero di fattura speciale
Aggiungi un numero di fattura distinto nella parte superiore del documento. Durante la revisione di una fattura con un cliente o la sua archiviazione per i registri della tua azienda, i numeri di fattura vengono utilizzati come punto di riferimento. Il sistema di numerazione che utilizzerai per la tua procedura di fatturazione dovrebbe essere deciso in anticipo e rispettato. La numerazione numerica delle fatture, a partire dalla fattura n. 001, quindi dalla fattura n. 002 e così via, è il metodo più semplice.
Un'ottima idea se hai difficoltà a mantenere le tue fatture organizzate è utilizzare un generatore di fatture e un software di organizzazione. Insieme ad alcuni modelli di fattura gratuiti che esamineremo in seguito, FreshBooks offre una varietà di scelte software di fatturazione che aiutano ad automatizzare questa procedura e a mantenere organizzati i pagamenti.
#5. Aggiungi le informazioni di contatto del tuo cliente
Includi informazioni sull'azienda del tuo cliente, come il nome dell'azienda, il logo, il nome della persona di contatto, l'indirizzo, il numero di telefono, l'indirizzo e-mail e potenzialmente il numero dell'ordine di acquisto del cliente. Assicurati che le informazioni di contatto sulla tua fattura siano corrette; se l'azienda del tuo cliente ha un reparto fatturazione o contabilità clienti, ti potrebbe essere richiesto di elencare quella persona invece del tuo normale punto di contatto.
#6. Compilare un elenco di beni o servizi specifici
Fai un inventario dettagliato dei beni e dei servizi che hai reso all'azienda o al cliente successivo. Devono essere elencati una spiegazione concisa di ciascun servizio, il numero di ore prestate o gli articoli forniti e la tariffa. Totale parziale di ciascun servizio separatamente. Spesso è più semplice creare una tabella nella fattura di Word in modo che i tuoi beni e servizi siano facilmente visualizzati.
#7. Mostra l'intero importo dovuto
Per creare una fattura in Word, elenca tutte le tasse applicabili dopo aver sommato tutte le tasse. La fattura dovrebbe quindi includere l'intero importo dovuto e mostrare in modo ben visibile questa informazione in fondo. Per renderlo il più chiaro possibile, etichettalo come "totale" o "totale complessivo".
#8. Includere la data di scadenza del pagamento
Per evitare pagamenti in ritardo, includere una data di scadenza del pagamento sulla fattura. Fornisci quante più informazioni possibili quando indichi la data di scadenza del pagamento. Includi la data precisa, ad esempio "Pagamento scaduto il 31 dicembre 2018" anziché solo "Pagamento scaduto tra 30 giorni".
#9. Specifica come intendi pagare
Nella parte inferiore del documento, includi i termini di pagamento. Includi i metodi di pagamento che accetti e specifica eventuali multe in ritardo che imporrai per i pagamenti effettuati oltre la data di scadenza, supponendo che il tuo cliente abbia accettato i termini di pagamento quando ti ha assunto per il lavoro.
Come faccio a creare una fattura per una piccola impresa?
- Numero di fattura distintivo
- Data di consegna dei prodotti o servizi.
- Una spiegazione del bene o del servizio.
- L'importo dovuto con una scadenza.
- Condizioni di pagamento e linee guida.
- Importo e data dell'ultimo pagamento.
Che cos'è un esempio di fattura?
Se un rivenditore acquista prodotti da un produttore, i prodotti vengono trasportati al reparto ricevimento del rivenditore e una fattura viene inviata al reparto contabilità del negozio.
Puoi usare Excel per creare fatture?
Utilizzando un modello che puoi modificare per la tua azienda, puoi produrre fatture dall'aspetto professionale. Può essere stampato o compilato in Word o Excel e inviato elettronicamente in formato PDF.
Riferimenti
- freshbooks.com
- sumup.com
- zoho.com
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