Le aziende valutano le loro prestazioni attuali rispetto alle prestazioni desiderate e attese utilizzando l'analisi del divario. Questa valutazione viene eseguita per vedere se un'azienda sta spendendo le proprie risorse in modo saggio e soddisfacendo le aspettative dei clienti. In questo articolo, scopriremo il significato della gap analysis e vedremo degli esempi.
Valutando tempo, denaro e manodopera, una società può identificare il suo stato attuale. Il team di gestione può sviluppare un piano d'azione per far progredire l'organizzazione e colmare le lacune nelle prestazioni identificando e analizzando queste lacune.
Che cosa è l' Analisi degli scostamenti?
Le organizzazioni potrebbero non essere in grado di realizzare il loro pieno potenziale se non utilizzano al massimo risorse, denaro e tecnologia. Un'analisi delle lacune può essere utile qui.
Qualsiasi tipo di prestazione organizzativa beneficia di un'analisi del divario, nota anche come analisi dei requisiti. Consente alle aziende di valutare la loro posizione attuale e lo stato futuro desiderato. Attraverso la valutazione del divario, le aziende possono rivalutare i propri obiettivi per determinare se sono sulla strada giusta per raggiungerli.
Negli anni '1980, le analisi dei gap venivano spesso utilizzate con le analisi della durata. Un'analisi del divario può essere utilizzata per valutare l'esposizione a una serie di movimenti della struttura a termine, anche se è meno comune e si ritiene che sia più difficile da utilizzare rispetto a una valutazione della durata.
Come condurre una Gap Analysis
Le fasi successive sono suddivise in quattro processi in alcuni framework di gap analysis. Alcuni sono un po' più complessi e suddividono l'analisi in più fasi. Comprendere la tua situazione attuale, decidere dove vuoi andare e elaborare una strategia per arrivarci sono tutte parti di una valutazione del divario, indipendentemente dalla situazione.
#Passaggio 1: identifica il tuo stato attuale
Concentrarsi su dove opera attualmente la tua azienda è il primo passo in un'analisi delle lacune. Ciò comporta l'analisi dei prodotti che vende, dei clienti che serve e dei vantaggi che fornisce al suo personale. Questi dati possono essere quantitativi (come i documenti finanziari presentati come parte dei requisiti di archiviazione) o qualitativi (come sondaggi o commenti di importanti parti interessate).
Una società esegue spesso un'analisi delle lacune perché ha risultati o è già a conoscenza di un problema. L'azienda desidera esaminare il motivo per cui i sondaggi sul feedback dei clienti hanno prodotto risultati scadenti e mettere in atto misure correttive. Deve comprendere perché si verificano questi errori, quando si stanno formando problemi e chi devono essere i leader della gestione del cambiamento prima che possano immaginare cosa vuole diventare.
#Passaggio 2: identifica il tuo stato futuro
Questo passaggio, quando una società deve decidere cosa vuole diventare, è l'essenza della gap analysis. È necessario prestare attenzione durante questa fase poiché l'identità che un'azienda desidera avere determinerà le mosse strategiche che deve intraprendere per raggiungere tali obiettivi.
Per il massimo successo a lungo termine, un'azienda deve fissare obiettivi definiti e quantificabili durante l'analisi del divario. Sarebbe inefficace per l'azienda, ad esempio, avere l'obiettivo di "migliorare il servizio clienti". L'azienda deve invece scegliere obiettivi più misurabili, come raggiungere il 90% di soddisfazione del cliente entro 12 mesi".
Analizzare cosa stanno facendo le aziende rivali o altri attori del mercato può anche aiutarti a determinare il risultato desiderato. Può essere più semplice individuare ciò che un'altra azienda sta facendo bene e provare a copiarlo.
#Passaggio 3: identificare le lacune
È tempo di fare un confronto tra la situazione presente e lo stato futuro desiderato per identificare le distinzioni chiave. Nel nostro esempio ipotetico, è a questo punto che un'azienda può rendersi conto di essere tristemente a corto di personale, di non aver formato adeguatamente i propri dipendenti o di non avere la capacità tecnica di rispondere alle preoccupazioni dei consumatori.
#Fase 4: valutare le soluzioni
Una società deve ora sviluppare piani per raggiungere la condizione desiderata dopo aver definito le sue carenze. In alcuni casi può esserci una sola risposta, mentre altre volte la gap analysis può richiedere diversi miglioramenti simultanei che devono cooperare.
Una soluzione spesso deve essere quantificata con strumenti per monitorare il cambiamento per determinare se avrà successo. Un semplice indicatore, come la percentuale di clienti soddisfatti, potrebbe essere disponibile per il nostro esempio di miglioramento del servizio clienti. Altri risultati della gap analysis, come i punti deboli nell'identificazione del marchio, potrebbero richiedere rimedi più originali e deliberati che possono ancora essere valutati.
#5: Effettua il cambiamento
È ora di mettere in pratica i migliori suggerimenti del passaggio 4 dopo aver selezionato i migliori. In questa fase, l'azienda si sforza di colmare il divario individuato. Implementando le soluzioni, l'organizzazione mira a migliorare in una particolare area di business o affrontare una debolezza.
In questa fase di implementazione è spesso necessario seguire una certa cadenza e una serie dettagliata di processi. L'azienda ha in mente un obiettivo specifico per l'analisi del divario, quindi è necessario prestare attenzione per evitare di causare più danni del necessario. Si pensi, ad esempio, al personale affaticato e demoralizzato da un lungo addestramento. Fare uno sforzo per aumentare la competenza dei lavoratori può comportare una perdita di produzione o un morale basso.
#Passaggio 6: tieni d'occhio i cambiamenti
Questo è il motivo per cui l'azienda deve anche verificare la presenza di modifiche dopo aver completato la sua analisi del divario. A volte l'azienda prende le decisioni ideali. Altre volte, il divario potrebbe essere stato maggiore di quanto inizialmente creduto dall'azienda. In ogni caso, l'analisi del divario può essere un processo circolare in cui l'azienda può rivalutare la sua posizione attuale e il modo in cui si confronta con stati futuri alternativi una volta apportati gli aggiustamenti.
Tipi di Gap Analysis
Scaviamo ora un po' più a fondo e parliamo dei molti tipi di analisi del divario.
#1. Analisi dei gap di prodotto o di mercato
È una triste statistica che il 95% degli articoli immessi sul mercato fallisca.
Una gap analysis è una tecnica eccellente per trovare problemi prima di investire tempo e denaro nel lancio di un prodotto fallito perché ci sono molte ragioni diverse per cui un prodotto potrebbe non avere successo.
Uno studio sulle lacune di mercato, a volte indicato come "analisi delle lacune di prodotto", valuta le condizioni del mercato. Analizza la prontezza del mercato di riferimento, eventuali prodotti concorrenti e le azioni delle imprese concorrenti. Aiuta a identificare i punti deboli nelle caratteristiche del prodotto, nel marchio, nella strategia di lancio e nelle attività promozionali in modo che l'azienda possa sfruttare appieno le prospettive di mercato.
#2. Analisi del divario strategico
L'analisi strategica del divario, nota anche come analisi del divario prestazionale, è una valutazione interna più ufficiale di come opera una società. Nello studio, vengono spesso confrontate le prestazioni rispetto a standard a lungo termine come un piano quinquennale o un piano strategico.
È inoltre possibile eseguire un'analisi strategica del divario per valutare quanto bene sta andando un'azienda rispetto ai suoi rivali. Questo tipo di ricerca potrebbe rivelare come altre aziende stiano impiegando personale o risorse in modi più intelligenti e strategici. Questo tipo di informazioni può essere difficile da ottenere, in particolare se i dipendenti in partenza hanno stipulato accordi di non divulgazione e l'azienda nasconde al pubblico poche informazioni relative ai processi.
#3. Analisi del gap finanziario/di profitto
Concentrandosi su misure finanziarie, un'azienda può decidere di valutare direttamente dove può mancare rispetto ai suoi rivali. Confronto dei prezzi, percentuali di margine, solo formazione aggiuntiva ai dipendenti attuali per acquisire nuove capacità o ricerca di competenze esterne per assumere nuovi dipendenti.
Per le aziende innovative che dipendono dal possesso di competenze specifiche per rimanere concorrenti (o leader del settore), questo tipo di studio è particolarmente cruciale. Inoltre, uno studio sul gap di competenze è essenziale per le piccole imprese che dipendono da una forza lavoro ridotta per funzionare. In questa situazione, le persone hanno spesso bisogno di un'ampia gamma di competenze adattabili che possono essere preziose in numerose aree legate al business.
#5. Analisi del gap di conformità
Un'analisi del divario di conformità confronta le prestazioni di un'azienda con una serie di normative esterne che specificano come qualcosa dovrebbe essere fatto. Questa analisi si avvale frequentemente dei servizi di audit interno. Ad esempio, un'azienda potrebbe condurre una valutazione interna delle proprie procedure contabili e di rendicontazione prima di chiedere a un revisore esterno di valutare il proprio bilancio.
Rispetto ad altre forme strategiche di gap analysis, l'analisi della conformità è più difensiva e preventiva. Invece di analizzare le lacune per cercare di aumentare la quota di mercato, l'analisi delle lacune di conformità, ad esempio, mira spesso a rispettare le regole, evitare sanzioni, adempiere agli obblighi di segnalazione e garantire che le scadenze esterne possano essere rispettate.
#6. Gap Analysis nello sviluppo del prodotto
Le analisi dei gap possono essere eseguite mentre un'azienda sviluppa nuovi prodotti per determinare quali caratteristiche soddisferanno la domanda dei consumatori. Quando si sviluppano software o elementi che richiedono molto tempo per essere realizzati, questa forma di analisi delle lacune viene spesso utilizzata.
Una società può valutare quali elementi del prodotto o del servizio sono stati effettivamente implementati, ritardati o eliminati intenzionalmente. L'azienda può quindi valutare continuamente come sta cambiando il suo piano di prodotto e se dispone delle risorse interne per colmare le lacune interne. Queste lacune sono necessarie per il completamento dello sviluppo del prodotto combinando i vari tipi di analisi delle lacune sopra menzionate.
#7. Ha bisogno di un'analisi del divario
Simile a un'analisi del divario di competenze, una valutazione del divario dei bisogni esamina tutte le cose di cui un'organizzazione ha bisogno, non solo le capacità dei dipendenti, per raggiungere un obiettivo. Di quali materiali hai bisogno? attrezzature, conoscenze, finanze e rispetto delle normative
Non ci sono regole; quando si effettua una valutazione dei requisiti, si può e si deve considerare qualsiasi risorsa richiesta per colmare il divario tra la situazione attuale e lo stato futuro desiderato. Potrebbe essere qualcosa di significativo, come un nuovo ufficio regionale, o qualcosa di modesto, come un caffè extra per il lavoro straordinario.
#8. Analisi del gap di salute
L'attuale settore sanitario è una complicata rete di HMO, fornitori di assicurazioni, strutture mediche, cliniche, ospedali e pazienti. Inoltre, c'è una forte concorrenza. Gli operatori sanitari devono impegnarsi molto per soddisfare i requisiti legali come HIPAA fornendo al contempo un'assistenza ai pazienti di prim'ordine per competere.
L'analisi del divario viene utilizzata da una varietà di organizzazioni sanitarie per garantire che stiano costantemente facendo progressi verso i loro obiettivi. Ciò include ospedali pubblici, aziende sanitarie private e organizzazioni sanitarie internazionali come l'OMS. Ad esempio, le analisi dei gap possono aiutare le organizzazioni sanitarie a determinare quali fornitori esterni hanno accesso alle informazioni sanitarie protette del paziente (PHI). Deve, di conseguenza, rispettare le normative HIPAA firmando un accordo di associazione in affari (BAA).
Cosa contiene un modello di Gap Analysis?
Sebbene gli approcci di analisi del divario possano essere sia concettuali che concreti, i modelli di valutazione del divario spesso includono i seguenti elementi fondamentali:
#1. La situazione attuale
La prima colonna in un modello di gap analysis può essere intitolata "Stato attuale". Utilizza una terminologia fattuale per identificare le procedure, i tratti e le caratteristiche che un'azienda vuole valorizzare.
Le aree di interesse possono essere ampie, mirate all'intera azienda, o piccole, focalizzate su una singola attività aziendale. La decisione si basa sugli obiettivi che l'organizzazione spera di raggiungere.
Queste aree focali possono essere analizzate quantitativamente, ad esempio contando il numero di chiamate dei clienti con risposta in un determinato periodo di tempo, o qualitativamente, osservando la diversità sul posto di lavoro.
#2. Stato in arrivo
Inoltre, una colonna intitolata "Stato futuro" che descrive la condizione desiderata per l'organizzazione dovrebbe essere inclusa nel rapporto di analisi dei bisogni.
Questa parte può anche essere scritta in termini specifici e misurabili, come "tentativo di aumentare il numero di chiamate dei clienti gestite di una certa percentuale entro un certo periodo di tempo". In alternativa, potrebbe essere formulato in senso lato come "lavorare verso una cultura dell'ufficio più inclusiva".
#3. Spiegazione del divario
In primo luogo, questa colonna dovrebbe determinare se esiste una differenza tra lo stato attuale di un'azienda e il suo potenziale. In tal caso, la descrizione del divario dovrebbe specificare qual è il divario e i problemi sottostanti che lo hanno portato.
Questi fattori sono elencati in questa colonna in modo imparziale e comprensibile. Questi elementi potrebbero essere quantitativi o qualitativi, proprio come le descrizioni dello stato. Potrebbero indicare cose come l'assenza di programmi di diversità o la discrepanza tra il numero effettivo e quello desiderato di chiamate messe in campo.
#4. Proposte e prossime tappe
Un report di gap analysis dovrebbe includere una colonna finale che elenchi tutte le possibili correzioni che potrebbero essere messe in atto. Questo per colmare il divario tra il presente e lo stato futuro desiderato.
Questi obiettivi devono essere concreti, affrontare in modo specifico gli elementi identificati nella descrizione del divario ed essere espressi in un linguaggio convincente e attivo. Dovrebbero avere obiettivi specifici e una scadenza per raggiungerli.
I seguenti passaggi possono comportare l'assunzione di un certo numero di lavoratori extra per rispondere alle chiamate dei clienti, l'implementazione del reporting del volume delle chiamate o l'avvio di particolari programmi e risorse per la diversità dell'ufficio.
Esempi di analisi del divario
L'analisi dei gap fornisce un quadro di riferimento per valutare le prestazioni di strategie, tecnologie e procedure per la tua azienda. Ciò aiuta l'organizzazione ad avanzare verso il suo obiettivo eliminando rischi ed errori lungo il percorso.
Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di gap analysis:
#1. Valutazione individuale
I dipendenti possono utilizzare l'analisi del divario per esaminare dove le loro prestazioni sono deboli e come potrebbero colmare il divario impegnandosi ulteriormente.
Gli individui sono considerati in questa analisi. Quando un dipartimento di un'organizzazione rimane indietro nel fornire il risultato desiderato, i membri del team di quel dipartimento devono valutare le proprie prestazioni per determinare dove gli sforzi vengono sprecati.
#2. Un nuovo prodotto di debutto
Un'azienda potrebbe utilizzare l'analisi dei gap dopo aver lanciato un nuovo prodotto. Questo per aiutare a determinare dove fluttuano le vendite e apportare le modifiche necessarie.
Il prodotto potrebbe non fornire ciò che ci si aspetta, il che spiegherebbe perché le vendite sono inferiori alle aspettative. In queste situazioni, il team di produzione dovrebbe sperimentare metodi alternativi di fabbricazione del prodotto per renderlo più efficace e commerciabile.
Quali sono le tre componenti fondamentali di una gap analysis?
Lo stato attuale, lo stato desiderato e il divario sono i tre elementi fondamentali di un'analisi dei bisogni. Il modo in cui vengono utilizzate le pratiche ei processi aziendali è la situazione attuale. Dove l'azienda spera di essere in futuro è lo stato ideale. Di solito, questo significa anche maggiore efficacia ed efficienza.
Qual è un altro nome per la gap analysis?
Un'"analisi dei bisogni" o una "valutazione dei bisogni" può anche essere utilizzata per descrivere un'analisi del divario. Lo spazio tra "dove siamo" come azienda (lo stato attuale) e "dove vogliamo essere" (lo stato obiettivo o lo stato desiderato) viene definito "divario" nel processo di valutazione del divario.
Un'analisi SWOT è un'analisi delle lacune?
Un esempio di gap analysis è l'analisi SWOT. L'utilizzo di un diagramma SWOT è un approccio meraviglioso per valutare la situazione attuale di un'azienda, il suo posizionamento sul mercato, le cose che sta facendo bene e le aree in cui potrebbe migliorare. Quindi, uno strumento per identificare i punti deboli in uno sforzo aziendale o commerciale è un'analisi SWOT.
Sommario
Una gap analysis è un metodo che le aziende possono utilizzare per valutare dove si trovano ora. Può anche essere utilizzato per scegliere dove vogliono essere in futuro e sviluppare una strategia per colmare il divario. Una società che ha difficoltà operative o vuole diventare più strategica può decidere di fare una gap analysis. In entrambi gli scenari, diversi strumenti possono aiutare l'azienda a creare e realizzare un piano a lungo termine, tra cui l'analisi SWOT, l'analisi PEST(LE), ecc.
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