Ogni settore nell'ambiente aziendale ha regole e regolamenti che lo guidano da enti locali e federali. Non ci sono scuse per non aderire a queste regole. Inoltre, le conseguenze dell'inosservanza di solito non sono favorevoli. Ecco perché le aziende integrano un sistema di gestione della conformità nella propria amministrazione per monitorare la conformità alle normative nazionali e autoimposte. I dipendenti possono deviare dalle regole nazionali, lasciando le aziende a prendersi la colpa. Per evitare anche questo, alcune aziende hanno avuto l'idea di utilizzare il software nel proprio sistema di gestione della conformità. In questo modo, tutto, dalla definizione delle politiche all'aderenza, al monitoraggio, all'audit e alla reportistica, viene tenuto sotto controllo.
Che cos'è un sistema di gestione della conformità?
Il sistema di gestione della conformità comprende tutte le strutture, i processi e le misure messe in atto da un'azienda o un'organizzazione per garantire il rispetto delle leggi e dei regolamenti che ne regolano l'esistenza. Si tratta di linee guida aziendali stabilite da un'azienda per un comportamento conforme alle regole. Il CMS è intrecciato in ogni ruolo e dipartimento organizzativo. Uno dei suoi obiettivi primari non è solo soddisfare le diverse richieste e normative, ma anche eliminare in modo proattivo i potenziali rischi che possono influire sulla tua attività.
Secondo Compli, un sistema di gestione della conformità è un sistema integrato composto da documenti scritti, funzioni, processi, controlli e strumenti che aiutano un'organizzazione a rispettare i requisiti legali e ridurre al minimo i danni ai consumatori a seguito di violazioni legali. Un buon sistema di gestione della conformità dovrebbe includere un metodo per lo sviluppo, la modifica, la diffusione e il monitoraggio delle politiche di conformità.
Perché è importante il sistema di gestione della conformità?
L'importanza primaria di un sistema di gestione della conformità è che gestisce i rischi che possono comportare contenziosi, perdite monetarie e possibilmente azioni legali che possono avere un'influenza negativa sulla tua attività. Le aziende, infatti, integrano i sistemi di conformità per proteggersi.
A lungo termine, può tornare utile e aiutare un'azienda a gestire qualsiasi attività che potrebbe influire sul funzionamento della propria attività. Questo può variare da frode, abuso, discriminazione e altre pratiche.
Secondo la Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC), l'importanza principale del CMS è che gestisce i possibili rischi che possono sfociare in contenziosi, sanzioni pecuniarie e altre forme di punizione formale
Quali sono i 7 elementi di conformità?
- Implementazione di politiche, procedure e standard di condotta
- Designazione di un responsabile della conformità e del comitato di conformità
- Condurre una formazione e un'istruzione efficaci
- Avere una linea di comunicazione funzionale
- Monitoraggio interno e auditing.
- Applicare gli standard attraverso linee guida disciplinari ben pubblicizzate.
- Rilevazione di infrazioni e azioni correttive
# 1. Implementazione di politiche, procedure e standard di condotta
Non solo avere una politica, assicurati che sia scritta. È inoltre necessario garantire che le procedure scritte e gli standard di condotta siano facilmente comprensibili per garantire la conformità durante l'esecuzione delle funzioni lavorative.
#2. Designazione di un responsabile della conformità e del comitato di conformità
Avere un comitato consultivo di conformità di solito garantisce la disponibilità di risorse adeguate a supporto della struttura delle organizzazioni. Garantiscono inoltre programmi di conformità, promuovono standard di condotta e stabiliscono un chiaro mezzo di comunicazione per la segnalazione di non conformità. In termini più semplici, rilevano la non conformità e la trattano prima che diventi un problema.
#3. Condurre una formazione e un'istruzione efficaci
L'istruzione e la formazione di un'organizzazione non devono essere giornaliere o settimanali, ma devono svolgersi almeno una volta all'anno. Quando i dipendenti vengono ricordati e aggiornati in caso di modifiche alle normative, si adattano facilmente per adattarsi alle normative. Ciò significa semplicemente che il tuo comitato di conformità deve essere aggiornato sugli ultimi avvenimenti nel tuo settore. Possono farlo collegandosi in rete con professionisti nel loro settore rilevante, leggendo articoli, partecipando a conferenze o facendo parte di un gruppo.
#4. Avere una linea di comunicazione funzionale
Le aziende possono integrare una hotline anonima, un indirizzo e-mail o un sondaggio che possono utilizzare per massimizzare il feedback.
#5. Monitoraggio e audit interni
Stabilire un piano di lavoro annuale per il monitoraggio e l'audit interni, identificare eventuali aree di rischio e verificare e riesaminare in modo proattivo il programma di conformità. In questo modo, non ci sono scappatoie in nessun punto o nell'altro.
#6. Applicare gli standard attraverso linee guida disciplinari ben pubblicate
Non basta mai stabilire dei regolamenti, vanno definiti anche i provvedimenti disciplinari. Ciò garantirà che tutti, indipendentemente dal loro grado o posizione, aderiscano alle regole.
#7. Rilevazione di infrazioni e azioni correttive
A parte il team di auditing e monitoraggio, deve esistere un sistema che rilevi la non conformità. Ci deve anche essere un modo per tenere traccia delle correzioni apportate per garantire che non vi siano registrazioni di deviazioni. Se non ci sono misure correttive in atto, la conformità non è di alcuna utilità.
Come si implementa un sistema di gestione della conformità?
I seguenti passaggi ti aiuteranno a implementare il tuo CMS
- Fai una valutazione del rischio.
- Formazione dei dipendenti
- Crea politiche e procedure
- Crea un buon canale di comunicazione
- Sistema di Feedback per la segnalazione di non conformità
# 1. Esegui un'autovalutazione del rischio sulla tua azienda
Il primo passo per implementare un sistema di conformità è eseguire una valutazione del rischio sull'azienda in questione. Le aziende adottano sistemi di gestione della conformità per proteggersi dai rischi. Poiché settori diversi affrontano rischi diversi, è necessario definire ciò che comporta rischi per la tua azienda. Il modo perfetto per farlo è eseguire un test di valutazione del rischio su misura per le tue esigenze aziendali. Se non sei sicuro di dove iniziare, puoi dare un'occhiata a COSO. Saranno sempre felici di aiutarti. Ciò ti aiuterà ad affrontare tutti i rischi identificati e a fornire strategicamente soluzioni a questi possibili rischi. Ma poi, devi anche essere pronto a modificare le cose non appena se ne presenta la necessità.
#2. Creare politiche e procedure
Quando si tratta di implementare la conformità all'interno di un'azienda, è necessaria una politica. Una volontà politica è la compilazione di tutte le regole e i regolamenti che guidano la condotta aziendale. Le politiche aziendali differiscono anche per settori simili. Semplicemente, è un codice di condotta.
#3. La formazione dei dipendenti
La formazione e l'istruzione dei dipendenti è uno degli elementi del sistema di gestione della conformità. Ogni azienda deve integrare un modello educativo che istruisca i propri dipendenti sul sistema di conformità dell'azienda. Quando i dipendenti sono ben informati, possono essere ritenuti responsabili delle loro azioni e quindi aderire al programma di conformità.
#4. Imposta un buon canale di comunicazione
La comunicazione è buona quanto l'impostazione della politica che guida il funzionamento. È inoltre necessario garantire che la formazione dei dipendenti delle informazioni abbia un impatto.
#5. Sistema di feedback per la segnalazione di non conformità
Questo è anche uno degli elementi del sistema di compliance. Le aziende devono assicurarsi che ci sia una hotline o un mezzo anonimo per segnalare la non conformità. In secondo luogo, ci deve essere un mezzo appropriato per investire la relazione. Quindi misure correttive appropriate, aiutano anche le aziende a garantire la conformità.
Chi è responsabile della gestione della conformità?
Il consiglio di amministrazione o un responsabile della conformità nominato dal consiglio di amministrazione è responsabile della gestione della conformità all'interno di un'organizzazione. Tuttavia, di solito sono occupati da altre responsabilità e la progettazione di un sistema di gestione della conformità è un modo in cui si prendono cura di questo. Oltre a progettare un sistema di gestione della conformità, i direttori assegnano anche un responsabile della conformità per supervisionare le cose per loro conto.
Cosa sono le attività di conformità?
Le attività di conformità includono ogni azione orientata all'adesione al sistema di gestione della conformità di un'organizzazione. Questi includono la definizione delle politiche, il reporting, la formazione dei dipendenti, il monitoraggio, l'audit, le azioni correttive e così via.
Cosa sono gli strumenti di conformità?
Gli strumenti di conformità sono generalmente software che automatizzano o semplificano il sistema di gestione che ogni azienda deve implementare per soddisfare i propri requisiti di settore, legali, di sicurezza e normativi. Sono anche conosciuti come software.
Modello del sistema di gestione della conformità
La creazione di un modello è fondamentale per il successo di qualsiasi sistema di gestione della conformità aziendale. Se riscontri problemi con la creazione di un modello di gestione della conformità generale, puoi suddividerlo in bit. Ad esempio, puoi creare un modello per la valutazione del rischio, la formazione dei dipendenti, il monitoraggio e l'audit, la politica, la correzione della non conformità, ecc.
Cos'è CMS ed esempio?
Gli utenti possono produrre, modificare, collaborare, pubblicare e salvare informazioni digitali utilizzando un sistema di gestione dei contenuti (CMS), che è un software. I CMS vengono utilizzati principalmente per la gestione dei contenuti Web e la gestione dei contenuti aziendali (ECM) (WCM).
Quali sono i 2 tipi di conformità?
La conformità aziendale e normativa sono le due categorie chiave che indicano la fonte del framework. Un quadro di leggi, regole e procedure da seguire costituisce la conformità sia aziendale che normativa.
Qual è il KPI per la conformità?
Come funzionano i KPI di conformità? Misurata dalle metriche di conformità e dagli indicatori chiave di prestazione (KPI), la capacità del dipartimento di conformità di mantenere l'azienda conforme alle politiche interne ed esterne, nonché ai requisiti legali.
Quali sono le 6 grandi aree di conformità?
Tutti i proprietari devono assicurarsi di rispettare tutti gli obblighi legali e normativi relativi alla conformità. Sicurezza antincendio, sicurezza del gas, sicurezza elettrica, sicurezza degli ascensori, gestione dell'amianto e legionella sono i sei principali problemi di conformità che i proprietari devono gestire.
Qual è un altro nome di conformità?
Questo articolo elenca 71 termini che sono sinonimi, contrari o collegati alla parola conformità. Queste parole includono conformità, consenso, acquiescenza, amenability, assenso e compiacenza.
Software del sistema di gestione della conformità
Considerando l'enorme lavoro necessario per integrare CMS nelle aziende, disporre di un software che aiuti a coordinare le sue attività senza troppa supervisione sarà fantastico. Quindi la domanda è: esistono software o applicazioni che aiutano un'azienda con il suo sistema di conformità? Certo che ci sono, ma prima di elencare i migliori software CMS migliori, scopriamo di cosa si tratta.
Che cos'è il software del sistema di gestione della conformità
Il software del sistema di gestione della conformità è un programma che traccia, monitora e verifica continuamente se i processi aziendali sono conformi alle leggi applicabili, alle politiche organizzative e agli standard dei consumatori e dei partner commerciali. Con il software CMS, un'azienda può centralizzare facilmente tutte le proprie conoscenze sulla conformità e regolamentare tali conformità.
Possiamo anche definire il software di gestione della conformità come un programma che un'azienda integra nel proprio sistema per tracciare, monitorare e verificare continuamente la sua aderenza alle normative autoimposte, alle politiche organizzative, alle richieste del settore e ad altre normative governative.
Quali sono i tipi di software del sistema di gestione della conformità?
Attualmente sono disponibili tre tipi di software CMS. Le tue esigenze aziendali devono inserirsi in una. Ma poi devi assicurarti di comprendere la necessità del tuo settore di scegliere il software giusto. Di seguito sono riportati i tipi di software del sistema di gestione della conformità;
- Piattaforme di gestione della conformità multiuso.
- Strumenti di gestione della conformità specifici del settore
- Software di governance, rischio e conformità (GRC).
# 1. Piattaforme di gestione della conformità multiuso
Una piattaforma multiuso, altrimenti nota come piattaforma di gestione della conformità all-in-one, ha la capacità di gestire la conformità in qualsiasi settore.
#2. Strumenti di gestione della conformità specifici del settore
Questo è specifico per settori altamente regolamentati come l'assistenza sanitaria, il settore finanziario, il settore manifatturiero e così via.
#3. Software di governance, rischio e conformità (GRC).
Il software di governance, rischio e conformità (GRC) è in realtà più avanzato degli strumenti di gestione della conformità specifici del settore. Questo software del sistema di gestione della conformità ha una gamma più ampia di funzionalità per la gestione del rischio e la governance aziendale rispetto alla semplice gestione della conformità generica. GRC è l'unico software del sistema di gestione della conformità che integra la gestione del rischio IT, la pianificazione della continuità aziendale e la gestione legale.
Quali sono le funzionalità del software del sistema di gestione della conformità?
Le seguenti sono le caratteristiche del software CMS;
- Non dà spazio per errori.
- Gestisce il registro di conformità e le serie di politiche.
- Il software CMS consente la formazione e-learning.
- Garantisce il monitoraggio della conformità.
- Garantisce controllo e reportistica
- Gestisce i conflitti
- Ha un'interfaccia multilingue
- Serve come strumenti di indagine
- Prevenzione e controllo delle frodi.
- Gestione competente delle transizioni e conoscenza delle norme applicabili
Acquisto di un software per il sistema di gestione della conformità
I marketer di CMS stanno cercando dappertutto di convincere le aziende ad acquistare il loro software. Le aziende devono valutare appieno le proprie esigenze prima di effettuare l'acquisto o aggiornare i propri strumenti di conformità. I seguenti passaggi ti aiuteranno a fare la scelta giusta;
# 1. Determina l'estensione del tuo rischio aziendale
Sebbene sia vero che il software CMS aiuta le aziende a gestire il rischio di conformità, non tutte le aziende hanno bisogno di software. Quindi prima definisci il tuo rischio aziendale conducendo la tua valutazione del rischio.
#2. Definire la linea di business e la necessità
La tua azienda opera in un settore altamente regolamentato? Ci sono industrie che hanno normative elevate, come i servizi finanziari e la salute. In secondo luogo, puoi consolidare altre esigenze rilevanti nel tuo software CMS, ma devi prima definire quali sono le tue esigenze aziendali.
#3. Ha bisogno
È importante definire le tue esigenze IT prima di integrare il tuo CMS. Per ridurre le spese, tieni d'occhio i pacchetti software forniti con l'IT. In questo modo non dovrai sostenere spese extra.
Esempi di gestione della conformità
Ehi, ogni azienda rientra in un settore o nell'altro, quindi la maggior parte dei sistemi di gestione della conformità che vedrai online sono probabilmente suggerimenti. Dovrai redigere il sistema di gestione della conformità della tua azienda utilizzando le normative del tuo settore e i tuoi repository di valutazione del rischio non un esempio online.
# 1. Identifica le normative in linea con il tuo settore
Come detto prima, ogni settore ha una serie di regole o regolamenti a cui deve attenersi. Prima di creare un programma CMS o un sistema gestionale, compila un elenco delle regole che la tua azienda.
#2. Mettere le leggi in ordine di importanza
Questo non significa che ci siano regolamenti non importanti. Significa solo che alcuni richiedono più attenzione di altri, ma in tutto bisogna obbedire a tutti. Posizionarli in ordine di importanza ti aiuterà a determinare la frequenza con cui desideri rivedere tali regolamenti. Ce ne sono alcuni che richiedono una revisione, un controllo e un monitoraggio costanti. Ce ne sono alcuni che non richiedono molta attenzione e una revisione annuale è perfetta per questi.
#3. Vieni con le regole di Be Review
Dopo aver compilato un elenco delle tue responsabilità principali, prova a suddividerle in elenchi mensili di "Cose da fare". Quando il consiglio dovrebbe venire a conoscenza di questi problemi? Scrivili per non dimenticarli. Quando entreranno in vigore queste nuove norme? Invia la versione più aggiornata e la data di scadenza in un'e-mail alla persona incaricata di esaminarla con un mese circa di anticipo.
#4. Pianificare la formazione dei dipendenti
Non trascurare l'importanza della formazione, sia per il tuo staff che per la tua leadership.
#5. Redigere un calendario elenco di cose da fare
Avere un elenco di cose da fare del calendario di conformità ti aiuterà a fare le cose al momento giusto.
Conclusione
Gestire il rischio è sempre meglio che lasciarlo sfuggire di mano. Quindi, se hai un'azienda senza un sistema di conformità in atto, integrane uno. L'effetto di non averne uno era che costava di più che installarne uno. E se ne hai uno, assicurati di monitorare, controllare e apportare modifiche ove necessario per stare al passo con le normative del tuo settore.
Domande frequenti sul sistema di gestione della conformità
Quali sono le quattro parti essenziali di un sistema di gestione della conformità?
- Consiglio di amministrazione e controllo di gestione,
- Programma di conformità
- Risposta ai reclami dei consumatori
- Verifica di conformità
Quali sono le tre fasi della gestione della conformità?
- Suggerimenti SOD
- Identificare e catalogare le minacce che l'azienda deve affrontare
- Audit e conformità continui.
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Riferimenti
