Gestire una piccola impresa può essere molto stressante senza i sistemi di gestione appropriati. Dalla gestione di prodotti e servizi, dall'assicurare la felicità dei clienti e, soprattutto, dall'assicurarsi che i tuoi clienti ti paghino in tempo, potresti davvero farlo con l'aiuto di un buon sistema di fatturazione. In questa guida, abbiamo elencato alcuni dei migliori sistemi di fatturazione per la tua attività, con suggerimenti su cosa prestare attenzione quando ne selezioni uno.
Che cos'è un sistema di fatturazione?
I sistemi di fatturazione sono piattaforme software che consentono a un'azienda di tenere traccia di articoli e servizi fatturabili. È spesso incluso con altre applicazioni, come software di contabilità, sebbene possa anche essere fornito come servizio autonomo.
I sistemi di fatturazione automatizzano molte operazioni di fatturazione ripetitive al fine di ridurre le attività manuali e aumentare l'efficienza. A seconda della struttura dei costi, la maggior parte delle applicazioni fornirà una varietà di funzionalità, come ad esempio:
- Monitoraggio del tempo dei dipendenti ai fini della fatturazione
- Fatturazione online (creazione/consegna di modelli)
- Creazione di promemoria e programmi di pagamento personalizzati
- Monitoraggio del tempo del progetto del cliente
- Elaborazione dei pagamenti tramite Internet (carta di credito, PayPal, ACH, multivaluta)
- Analisi e reportistica, ad esempio, flusso di cassa, ritardi di pagamento e spese
I migliori sistemi di fatturazione per le piccole imprese
Ora che abbiamo stabilito le basi, diamo un'occhiata ad alcuni dei migliori sistemi di fatturazione per piccole imprese disponibili:
# 1. Fattura Zoho
Zoho è una scelta eccellente per le organizzazioni con un budget limitato per il software aziendale. Come mai? perché è un servizio gratuito. Zoho, oltre ad essere una delle migliori applicazioni software di fatturazione, fornisce anche funzionalità di gestione dei progetti e monitoraggio dei costi. Una delle maggiori funzionalità di Zoho Invoice è la possibilità di creare un portale per ogni cliente con il proprio login univoco, consentendo di scambiare informazioni con i clienti in piena trasparenza.
#2. Quickbook in linea
Quickbooks è un'applicazione di fatturazione basata su cloud ideale per le organizzazioni che devono accedere alle informazioni in movimento e sincronizzare i dati tra i dispositivi. Sebbene ti consenta di creare fatture su misura, Quickbooks è più un programma di contabilità che un software di fatturazione. Quickbooks offre anche una garanzia di rimborso di 60 giorni, vantaggiosa per le aziende che esitano a impegnarsi.
# 3. Xero
Xero è una soluzione di fatturazione e contabilità che fornisce alle organizzazioni una pletora di interfacce native con i sistemi aziendali e finanziari. Fornisce alcune delle opzioni di pagamento più sofisticate disponibili, inclusi i solleciti di pagamento automatizzati per risparmiare tempo amministrativo importante. Tuttavia, poiché è una delle alternative di pagamento più costose, devi essere certo di utilizzare le funzionalità incluse nei piani di livello superiore.
#4. libri freschi
FreshBooks è di gran lunga uno dei sistemi di fatturazione più popolari sul mercato ed è facile capire perché. È progettato per lo sviluppo rapido delle piccole imprese e ha solide integrazioni con Stripe, Shopify e PayPal, nonché un'app mobile disponibile sia su Android che su iOS. Ti consente di registrare il tuo tempo e le tue spese, fatturare e ricevere promemoria di pagamento automatizzati. Le aziende possono anche usufruire di una prova gratuita di 30 giorni.
#5. Fattura Ninja
Invoice Ninja ha tutte le caratteristiche principali che il software di fatturazione gratuito dovrebbe avere, come l'integrazione del monitoraggio del tempo, la possibilità di richiedere un deposito in anticipo ai consumatori e la possibilità di aggiungere tasse e sconti alle fatture. Le versioni commerciali includono funzionalità extra importanti come la fatturazione in blocco, ma la versione gratuita è così potente che potrebbe non essere necessario eseguire l'aggiornamento se non hai più di 20 clienti.
#6. Alveare
Hiveage si distingue per la sua semplicità se ti senti sopraffatto da tutte le funzionalità offerte da altre applicazioni software e tutto ciò che devi fare per la tua attività di freelance è inviare fatture e accettare denaro. La creazione di fatture una tantum e regolari è semplice, la dashboard è facile da usare e anche l'edizione gratuita include il monitoraggio di tempo, spese e chilometraggio. Tramite Zapier, Hiveage può anche essere collegato a strumenti di contabilità, CRM e gestione dei progetti.
#7. Raccolto
Harvest consente ai membri del team di progetto di documentare le proprie ore e spese in modo molto dettagliato, spesso all'interno delle app utilizzate dai project manager. I manager possono creare un budget di progetto e tenere traccia delle spese e delle ore per garantire che i team operino in modo produttivo. Gli strumenti di raccolta di preventivi, fatture e pagamenti di Harvest sono semplici da usare e includono funzioni utili come promemoria automatizzati via e-mail ai consumatori.
#8. FatturaGufo
Questo è un ottimo sistema di fatturazione per piccoli imprenditori e liberi professionisti. Ti permette di fare rapidamente fatture professionali e di tendenza e di farti pagare. Il software gestisce l'intero processo di fatturazione, dalla stima alla registrazione, alla generazione dell'imposta sulle vendite e alla rendicontazione.
#9. Fattura Quadrata
Fatture quadrate è un buon sistema di fatturazione anche per le piccole imprese. È uno strumento di fatturazione gratuito e le uniche commissioni che dovrai pagare sono le commissioni di elaborazione se accetti i pagamenti online come pagamenti elettronici. Accetta contanti e assegni e non addebita commissioni di transazione mensili.
Il software di fatturazione invia anche promemoria di pagamento automatici, assicurandoti di essere pagato in tempo. Gli strumenti di promemoria automatico ti avvisano delle scadenze future e delle fatture insolute. Inoltre, la fatturazione Square consente di tenere traccia delle fatture in tempo reale e i consumatori possono memorizzare i dati della propria carta di credito per un comodo pagamento.
# 10. Fattura2go
Invoice2go è un altro eccellente software di fatturazione per piccole imprese. Rispetto ad altri software di fatturazione gratuiti, viene utilizzato principalmente per fare fatture, ma contiene una miriade di funzionalità contabili aggiuntive.
Con questo software di contabilità, puoi creare varie fatture, stime e rapporti finanziari per mantenere te e il tuo team sulla stessa pagina. Puoi anche accettare pagamenti Visa, MasterCard e American Express attraverso numerosi gateway di pagamento.
# 11. Zipbook
Questo programma semplifica la contabilità fornendo modelli di fatturazione semplici e professionali che consentono di preparare rapidamente preventivi e fatture. È semplice personalizzare le fatture e puoi includere il logo della tua azienda e altre informazioni necessarie sul marchio.
L'abbonamento gratuito di ZipBooks ti consente di inviare e monitorare le fatture dei clienti. Lo strumento di fatturazione automatizzato ti consente di raccogliere denaro in modo più rapido e semplice. ZipBooks tiene traccia anche dei crediti, così sai sempre quanto i tuoi clienti ti devono.
# 12. Paypal
Paypal è un software di fatturazione gratuito ottimizzato per i dispositivi mobili. Su qualsiasi dispositivo digitale, puoi creare e inviare fatture in pochi minuti, salvare modelli di fattura online per un inserimento rapido e gestire i solleciti di pagamento. Paypal è anche noto come gateway di pagamento perché accetta pagamenti da clienti di tutto il mondo ed elabora pagamenti con carta e bancari. Con una miriade di semplici strumenti a tua disposizione, inviare una fattura professionale è semplice con Paypal. Questo software mobile di fatturazione gratuito è operativo da quasi 20 anni!
# 13. Nocciola
Nutcache è un software di fatturazione e monitoraggio dei progetti ideale per le piccole imprese. Puoi creare, personalizzare e monitorare un numero illimitato di fatture, fatturare il tuo progetto, gestire i pagamenti in ritardo ed essere pagato più rapidamente. Se hai una fattura ricorrente, automatizzala per assicurarti un pagamento tempestivo. Il loro piano gratuito è limitato a 20 utenti e 1 GB di spazio di archiviazione.
Esiste un software di fatturazione gratuito?
La maggior parte delle opzioni del software di fatturazione che abbiamo elencato in questa guida hanno pacchetti gratuiti. Puoi scegliere chiunque soddisfi le tue esigenze.
Come selezionare i migliori sistemi di fatturazione per la tua azienda
Per aiutarti a decidere quale sistema di fatturazione è il migliore per te, poniti queste domande.
# 1. È espandibile?
Ricorda di considerare il futuro oltre al presente. Poiché la maggior parte dei software di fatturazione basa i prezzi sul numero di clienti, l'espansione dell'attività può comportare spese più elevate. Cerca un software che supporti l'attività che intendi gestire in un anno senza costringerti a passare a un livello di prezzo molto più elevato.
#2. È semplice da usare per te e i tuoi clienti?
La maggior parte dei fornitori di software di fatturazione offre prove gratuite a potenziali utenti. Usali per assicurarti di comprendere come utilizzare le funzionalità di cui hai bisogno. Scegli gateway di pagamento in grado di soddisfare le esigenze dei tuoi clienti, soprattutto se hai clienti di altri paesi e devi supportare numerose valute. Prendetevi il tempo per valutare il programma anche dal punto di vista del cliente.
#3. Funziona con il software che hai già?
Se utilizzi già altri strumenti, cerca una soluzione di fatturazione che si interfacci con essi. Molte delle scelte in questo elenco interagiscono con altri software tramite Zapier, che gli utenti devono configurare da soli. Prima di impegnarti in un'applicazione, assicurati di testare tali integrazioni.
Con il corretto software di fatturazione, potresti essere in grado di condensare alcune delle tue attività in un'unica posizione. Prendi in considerazione il passaggio da un'app di monitoraggio del tempo a un software di fatturazione con connettori nativi o integrati in grado di soddisfare anche queste esigenze.
#4. Quanto costa?
Il concetto "freemium" della maggior parte dei pacchetti software di fatturazione può rendere difficile la proiezione dei costi. I cambiamenti nella base dei clienti o nei livelli dei dipendenti possono spingerti in una classe di prezzo diversa. Inoltre, diverse funzioni cruciali potrebbero essere pagate per componenti aggiuntivi.
Perché è importante scegliere i migliori sistemi di fatturazione per la tua azienda?
I sistemi di fatturazione possono sembrare un investimento noioso. Tuttavia, è una delle decisioni amministrative più cruciali che un'azienda possa prendere.
Come mai? Perché i flussi di lavoro che utilizzi per organizzare le fatture professionali, la gestione dei progetti e l'elaborazione dei pagamenti sono determinati dai sistemi di fatturazione. A seconda del livello di personalizzazione e automazione fornito dalla soluzione di fatturazione e fatturazione, ciò può avere un impatto significativo sulla redditività della tua azienda.
La tua scelta del software di fatturazione potrebbe avere un impatto sulle seguenti funzionalità:
# 1. Avere tutti i dati di fatturazione in un'unica posizione
Se devi utilizzare un software di contabilità e fatturazione separato per gestire la fatturazione, la gestione corretta richiede molto più tempo. I tuoi dipendenti passeranno continuamente da un'interfaccia all'altra per vedere e aggiornare le informazioni, come conti fornitori o monitoraggio delle spese. Ciò rende difficile acquisire un quadro chiaro delle attività commerciali e può comportare ritardi nei pagamenti.
Con un sistema di fatturazione all-in-one, puoi visualizzare tutte le principali informazioni di fatturazione in tempo reale su un'unica dashboard o anche in movimento tramite un'app mobile. Questo ti aiuta a semplificare le tue procedure e ad essere proattivo nel riconoscere potenziali problemi di fatturazione.
#2. Automazione delle comunicazioni
Per molte piccole imprese, tenere traccia delle fatture e dei crediti è un lavoro a tempo pieno. Quando hai a che fare con un gran numero di clienti, è facile che comunicazioni come le e-mail vadano tra le lacune.
Non è più necessario dedicare ore alla settimana alla ricerca di clienti se si utilizza un servizio di fatturazione automatica. Puoi automatizzare i follow-up tramite e-mail o SMS oppure puoi pianificare in anticipo il tuo calendario con telefonate ai clienti che devono ancora rispondere. Inoltre, integri anche URL univoci in fatture personalizzabili per rendere la procedura di pagamento il più semplice possibile per i tuoi clienti; lo apprezzeranno sicuramente.
#3. L'auditing è semplice.
Audit imprevisti per motivi fiscali o legali sono una parte inevitabile del fare affari. Ma non c'è niente di peggio che dover raccogliere dati finanziari da diversi fogli di calcolo perché non si dispone di un sistema in grado di generare report automaticamente.
Ciò consuma tempo prezioso per il personale e aggiunge un notevole attrito alle operazioni aziendali. Tuttavia, è completamente evitabile con una solida soluzione software di fatturazione che rende gli audit semplici e indolori.
#4. Miglioramento delle relazioni con i clienti
Se un cliente non riceve la conferma che un pagamento è stato ricevuto, potrebbe preoccuparsi che il pagamento non sia stato elaborato. Inoltre, è improbabile che nemmeno un semplice "grazie" rafforzi i legami con i consumatori.
Quando le tue interazioni con i tuoi clienti sono fluide e oneste, crei fiducia e relazioni più redditizie perché i tuoi clienti si sentono a proprio agio nel fare affari con te. Come tipo di gestori delle relazioni con i clientit (CRM), il software di fatturazione consente di gestire l'esperienza del cliente in modo notevolmente più efficace. Il tasso di abbandono dei clienti può essere ridotto se i clienti sanno sempre dove si trovano.
#5. Analisi eccellenti
I fogli di calcolo di Excel sono ottimi per la registrazione dei dati, ma non per la comunicazione di informazioni dettagliate. Ad esempio, se volessi conoscere il tempo medio impiegato da un cliente per pagare una fattura (e se ci sono ripetuti ritardatari), dovresti dedicare una notevole quantità di tempo a elaborare cifre, il che non è un uso efficiente del tempo del personale.
QuickBooks ha un sistema di fatturazione?
Sì, QuickBooks ha un sistema di fatturazione che ti consente di accettare molti metodi di pagamento, facilitando il pagamento da parte dei clienti.
Quanto costa la fattura QuickBooks?
Il prezzo di partenza per la fattura QuickBooks è di $ 7.50, che aumenta a $ 15 dopo un periodo di 3 mesi.
QuickBooks è un acquisto una tantum?
Il pagamento QuickBooks è basato su abbonamento. Non è un acquisto una tantum.
QuickBooks è difficile da imparare?
Imparare a usare QuickBooks è semplice per qualcuno che ha familiarità con le idee contabili e come funziona il software di contabilità, ma potrebbe essere difficile per qualcuno che è tecnologicamente sfidato o non ha esperienza di contabilità.
La fattura quadrata è gratuita?
Sì, Square Invoice è un software di fatturazione gratuito. È tra le migliori opzioni gratuite per una piccola impresa.
Quali sono i diversi tipi di sistemi di fatturazione per le piccole imprese?
Esistono diversi tipi di sistemi di fatturazione per le piccole imprese, inclusi i sistemi di fatturazione basati su cloud, ospitati online e accessibili da qualsiasi luogo con una connessione Internet. Sistemi di fatturazione basati su desktop: questi sistemi sono installati su un computer o server locale. -Software di fatturazione: questi sistemi sono progettati per la creazione e l'invio di fatture. Software di elaborazione dei pagamenti: questi sistemi sono progettati per l'elaborazione dei pagamenti.
Quanto costa un sistema di fatturazione per una piccola impresa?
Il costo di un sistema di fatturazione per le piccole imprese può variare a seconda delle caratteristiche e funzionalità del sistema, nonché del numero di utenti. Alcuni sistemi sono offerti su base mensile o annuale, mentre altri sono offerti come acquisto una tantum.
Come imposto un sistema di fatturazione per la mia piccola impresa?
L'impostazione di un sistema di fatturazione per la tua piccola impresa in genere comporta la scelta di un sistema che soddisfi le tue esigenze, l'acquisto e l'installazione del software e la configurazione del sistema in modo che funzioni con i sistemi e i processi esistenti.
Un sistema di fatturazione per le piccole imprese può integrarsi con altri software?
Sì, la maggior parte dei sistemi di fatturazione per le piccole imprese offre un certo livello di integrazione con altri software, come software di contabilità, sistemi CRM e piattaforme di e-commerce. Questo può aiutare a semplificare i processi e migliorare l'efficienza.
Un sistema di fatturazione per le piccole imprese può gestire la fatturazione ricorrente?
Sì, molti sistemi di fatturazione per piccole imprese sono dotati di strumenti per la gestione della fatturazione ricorrente, come la possibilità di creare abbonamenti client ricorrenti o fatture. Automatizzando il processo di fatturazione per i clienti ricorrenti, le aziende possono risparmiare tempo e fatica.
In che modo un sistema di fatturazione per le piccole imprese può migliorare il flusso di cassa?
Automatizzando il processo di fatturazione, emettendo fatture e solleciti automaticamente e monitorando i pagamenti, un sistema di fatturazione aiuta a migliorare il flusso di cassa. Inoltre, consente alle aziende di esaminare i propri conti in tempo reale e intraprendere le azioni necessarie.
In conclusione,
Con molte opzioni per i sistemi di fatturazione disponibili, scegliere quello giusto per la tua azienda può essere una vera seccatura. Ecco perché abbiamo fatto il lavoro selezionando le migliori opzioni disponibili per te. Puoi approfondire la tua ricerca per ottenere maggiore chiarezza prima di fare la tua scelta.
Domande frequenti
Quali sono i tre diversi tipi di sistemi di fatturazione?
I tre diversi tipi di sistemi di fatturazione sono sistemi aperti, chiusi e isolati.
La fatturazione è considerata contabile?
Sebbene i due termini siano simili, non sono la stessa cosa. La contabilità riguarda la registrazione, la classificazione e il riepilogo delle transazioni finanziarie. D'altra parte, Billing si concentra sulla fornitura di fatture e sulla raccolta di denaro.
Qual è la differenza tra una fattura e una fattura?
Una fattura comprende il denaro che i tuoi clienti ti devono, ma una fattura è il denaro che devi ai tuoi creditori.
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