Le aziende acquistano sempre più software di reporting finanziario per semplificare processi impegnativi che richiedono competenze specializzate per risultati accurati e affidabili. Ma con le opzioni eccessivamente costose per la fatturazione e le app di fatturazione disponibili, diventa piuttosto confuso prendere una decisione.
Continua a leggere per una revisione delle migliori app gratuite per fatture e fatturazione.
Cos'è una fattura?
Una fattura è un documento commerciale con timestamp che dettaglia e registra una transazione tra un acquirente e un venditore. Se i prodotti o i servizi sono stati acquistati a credito, la fattura solitamente specifica i termini della transazione e fornisce informazioni sulle varie opzioni di pagamento.
Una ricevuta cartacea, una fattura di vendita, una nota di addebito, una fattura di vendita o un record elettronico online sono tutti esempi di fatture.
Gli elementi fondamentali di una fattura
Una fattura deve indicare che si tratta di una fattura nella parte anteriore della fattura. Spesso ha un'identità distinta nota come numero di fattura, che può essere utilizzata sia per riferimenti interni che esterni. Nella maggior parte dei casi, una fattura contiene le informazioni di contatto del venditore o del fornitore di servizi in caso di problemi di fatturazione.
#1. Termini
I termini di pagamento sono inclusi in una fattura, così come le informazioni relative a eventuali sconti, dettagli sul pagamento anticipato o oneri finanziari sostenuti per i ritardi di pagamento. Mostra inoltre il costo unitario dell'articolo, il numero totale di unità acquistate, il trasporto, la movimentazione, la spedizione e i costi fiscali applicabili, nonché l'importo totale dovuto.
#2. Tempistica e stampa
Le aziende possono inviare un estratto conto mensile di fine mese come fattura per tutte le transazioni in sospeso. In questo caso la dichiarazione dovrà indicare che non verranno inviate ulteriori fatture. Storicamente, le fatture venivano documentate su carta, con molte copie preparate per garantire che sia l’acquirente che il venditore avessero una registrazione della transazione.
Le fatture generate dal computer sono ormai molto comuni. Possono essere prodotti su richiesta o diffusi via e-mail a ciascuna parte. I registri elettronici semplificano inoltre la ricerca e l'ordinamento delle transazioni in base al numero, alla data, alla merce o al cliente.
#3. Pro forma
Una fattura proforma è una bozza di atto di vendita consegnata agli acquirenti prima che le merci vengano spedite o consegnate. Nella maggior parte dei casi, la fattura descriverà gli articoli acquistati insieme ad altri dettagli importanti come il peso della spedizione e le spese di trasporto. Nelle transazioni estere, le fatture pro forma sono ampiamente utilizzate, in particolare a fini doganali sulle importazioni.
#4. Data di fatturazione
La data della fattura corrisponde a quella in cui gli articoli sono stati fatturati e la transazione è stata documentata legalmente. Di conseguenza, poiché la data della fattura definisce la durata del credito e la data di scadenza della fattura, fornisce informazioni essenziali sul pagamento. Ciò è particolarmente importante per le aziende che offrono credito, come Net 30, il che significa che il pagamento è dovuto entro 30 giorni.
Allo stesso modo, le aziende che consentono ai clienti di restituire gli articoli in genere hanno una scadenza basata su un certo numero di giorni dalla data di acquisto, menzionata sulla fattura.
#5. Fatturazione elettronica
Dall’inizio dell’era dei computer, le persone e le imprese hanno trovato più facile affidarsi alla fatturazione elettronica come alternativa alla carta. La fatturazione elettronica, spesso nota come fatturazione elettronica, è una sorta di fatturazione elettronica che genera, conserva e tiene traccia dei documenti transazionali tra le parti. Di conseguenza, gli obblighi dei loro accordi vengono rispettati.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo dell'app per fatture e fatturazione
Può aumentare notevolmente l’efficienza operativa, l’accuratezza dei dati e la visibilità delle informazioni finanziarie di un’azienda. I software di contabilità vengono spesso utilizzati per automatizzare e semplificare le procedure contabili quotidiane.
Nel frattempo, altri prodotti offrono ulteriori vantaggi alle imprese in via di sviluppo, come la gestione fiscale globale e la conformità agli standard contabili globali. Oltre ai vantaggi sopra descritti, alcuni importanti vantaggi di un buon software di reporting finanziario includono:
#1. Maggiore precisione
Automatizzando l'immissione dei dati e altre operazioni contabili, il software di contabilità riduce drasticamente la possibilità di errore umano. La memorizzazione di tutti i dati finanziari in un unico sistema riduce la possibilità di errori durante la copia e l'incollaggio dei dati tra i programmi.
#2. Miglioramento dell'efficienza operativa
I software di contabilità migliorano l'efficienza operativa automatizzando le attività finanziarie quotidiane come l'inserimento delle transazioni, la produzione delle fatture e il pagamento delle fatture. L'automazione aumenta notevolmente il ROI dei software di contabilità perché consente al personale di concentrarsi sulla risoluzione dei problemi e sull'analisi, accelerando al tempo stesso l'elaborazione delle pratiche burocratiche.
Aiuta a interfacciarsi con i sistemi ERP, consentendo alle aziende di gestire l'intera organizzazione con un unico set di app, riducendo al minimo l'immissione ripetitiva di dati, accelerando i flussi di lavoro e migliorando la comunicazione dipartimentale.
#3. Visibilità e collaborazione in tempo reale nell'intera organizzazione
Manager e membri del team ottengono accesso immediato ai dati finanziari, come pagamenti, saldi dei conti e vendite, offrendo un quadro completo delle attività dell'azienda.
Possono valutare rapidamente i punti di forza di un'azienda e scoprire eventuali dubbi che devono essere risolti con report personalizzabili, dashboard e altri strumenti di analisi. I manager possono acquisire informazioni significative dai dati aziendali, consentendo loro di prendere decisioni informate sull’implementazione di nuove strategie e sull’adattamento agli sviluppi del mercato.
Oggi i software di contabilità forniscono all'organizzazione un accesso immediato a informazioni precise e complete da tutti i reparti.
#4. Scalabilità
Il software di contabilità adatto alla tua organizzazione può aiutarti a crescere consentendoti di scalare in modo efficace. Il software di contabilità basato sul cloud semplifica la crescita aziendale eliminando la necessità di costosi hardware o installazioni di software in loco, consentendo un funzionamento efficiente e l'aggiunta di utenti.
Il software di contabilità è destinato a soddisfare le complesse esigenze delle aziende in espansione, come operazioni estere, numerose valute e filiali.
#5. Processi finanziari accelerati
I sistemi contabili semplificano i processi finanziari che altrimenti richiederebbero molto tempo. Aiutano le aziende a consolidare e riconciliare le informazioni per accelerare le procedure di chiusura finanziaria e ridurre gli sforzi alla fine di ogni periodo.
Le aziende possono preparare i rendiconti finanziari in modo più efficiente e rispettare le scadenze di reporting grazie al reporting finanziario integrato.
#6. Budget e previsioni migliorati
Analizzando i dati aziendali storici e attuali, i principali sistemi contabili utilizzano il budget e le previsioni per anticipare in modo efficace i ricavi, le spese e la redditività futuri di un'azienda.
#7. Rispetto delle normative fiscali e contabili
Il software di contabilità è uno strumento fondamentale che le organizzazioni possono utilizzare per mantenere la conformità alle normative contabili in ciascun paese in cui operano.
Alcuni software, ad esempio, possono automatizzare la conformità ai GAAP statunitensi e agli IFRS internazionali, consentendo alle aziende di ridurre le operazioni contabili.
#8. Maggiore sicurezza e coerenza
Il software di contabilità utilizza funzionalità di sicurezza come crittografia e restrizioni di accesso personalizzate per garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati critici. I sistemi contabili salvano spesso i dati finanziari nel cloud, consentendo l'accesso continuo anche durante interruzioni di corrente o disastri naturali.
La scelta del software di contabilità corretto richiede uno studio approfondito delle funzionalità per garantire che soddisfi le esigenze della tua azienda ed eviti potenziali errori nel processo di selezione.
Le migliori app gratuite per fatture e fatture
#1. Xero: eccellente per le startup
Organizzazioni di tutte le dimensioni e in diversi settori utilizzano Xero come strumento contabile molto apprezzato. È una soluzione di reporting finanziario facile da usare che include tutte le funzionalità richieste dalle piccole imprese e dalle startup.
Il software include riconciliazioni automatizzate, stime del saldo bancario, previsioni del flusso di cassa basate sull'intelligenza artificiale e report finanziari facilmente personalizzabili. Xero fornisce una piattaforma flessibile con numerose valute, clienti e account utente illimitati, oltre a supporto completo e corsi online.
Nella piattaforma sono integrate oltre 1,000 app, tra cui Shopify, HubSpot, MailChimp, Float e Accelo, tra gli altri.
Xero è incredibilmente economico e offre numerosi vantaggi, come utenti illimitati, funzionalità di fatturazione e acquisizione automatizzata delle ricevute. Gli svantaggi sono le funzionalità limitate del piano entry-level e la disponibilità esclusiva di diverse valute del piano top.
#3. Tipalti
Tipalti è un software di automazione finanziaria leader di mercato con ampie funzionalità di reporting finanziario. Attraverso il sistema sono disponibili tecnologie di reporting finanziario, automazione, controlli interni sul reporting finanziario (ICFR), appalti e contabilità fornitori internazionale.
La piattaforma include funzionalità per la convalida automatica dei fornitori prima dell'approvazione, del controllo interno e della valutazione del rischio. Ricerca in modo efficiente i fornitori per beneficiari discutibili negli elenchi antidroga, antiterrorismo e OFAC, consentendo riconciliazioni immediate e il rilevamento di pagamenti fraudolenti.
#4. Saggio Intatto
Sage Intacct è una soluzione software di reporting finanziario basata su cloud per aziende in crescita con contabili interni o team di contabilità. Grazie ai suoi flussi di lavoro personalizzati, alle funzionalità di reporting finanziario automatico e agli audit trail completi, è una soluzione altamente raccomandata per le imprese in via di sviluppo.
Lo strumento “Intelligent GL” (General Ledger) consente una rapida revisione di migliaia di transazioni per individuare anomalie ed errori, accelerando così i consolidamenti.
Sage Intacct è una scelta eccellente per le aziende con diverse divisioni o filiali che desiderano migliorare le proprie procedure di consolidamento finanziario e reporting. Salesforce, Workato, Solver, Versapay, Omnidek, Tipalti, Paychex e Workiva sono tra le piattaforme che sono state integrate.
Sage Intacct offre vari vantaggi, tra cui un'interfaccia di automazione del flusso di lavoro intuitiva e soluzioni specifiche del settore. Gli svantaggi del sistema includono prezzi opachi e l’impossibilità di modificare i pagamenti manuali.
#5. Oracle NetSuite: il meglio per le aziende globali:
NetSuite è una soluzione di reporting finanziario completa che incorpora dati finanziari, gestione dell'inventario, pianificazione delle risorse aziendali (ERP), commercio e gestione della catena di fornitura.
Il software è estremamente adattabile, con funzionalità avanzate come analisi integrate, interfacce intuitive e la capacità di recuperare dati specifici per qualsiasi periodo.
I dashboard Oracle sono molto specifici per ruolo e personalizzabili, consentendo agli utenti di personalizzare la propria esperienza in base alle proprie esigenze individuali. Shopify, Amazon Supply Chain, ShipStation, Adobe Commerce, Microsoft Excel, BIRST, Adaptive e Oracle Analytics Cloud sono tra le integrazioni.
I vantaggi di questo software includono la sua notevole personalizzazione, dashboard e analisi predefinite e funzionalità ERP. Presenta limitazioni significative, come costosi costi di avvio e una ripida curva di apprendimento.
#6. Cubo: eccellente per lo sviluppo
The Cube è uno strumento di pianificazione e analisi finanziaria basato sul web che aiuta le aziende a creare piani strategici, condurre studi di sensibilità e sincronizzare i dati su numerose piattaforme.
Cube è stato scelto per la sua connettività con Excel e Fogli Google, che consente ai team di gestire più facilmente budget, previsioni e reporting dei dati finanziari attraverso flussi di lavoro configurabili.
Per i consolidamenti finanziari e le mappature dei conti di contabilità generale, il software include funzionalità quali audit trail automatizzati, dashboard personalizzati e regole sui dati salvati. Sono supportati anche Quickbooks, Salesforce, Sage Intacct, Xero, NetSuite, Fogli Google e HubSpot.
Il programma presenta vari vantaggi, tra cui la possibilità di connettersi a più origini dati, un'interfaccia intuitiva e una rapida assistenza clienti. I principali svantaggi di questo prodotto sono il prezzo esorbitante e la mancanza di funzionalità di soppressione dello zero.
#7. Freshbooks: eccellente per chi ha un budget limitato
Freshbooks è un software di contabilità economico e facile da usare, ideale per piccole imprese, liberi professionisti e imprenditori individuali.
La soluzione presenta funzionalità eccezionali quali rendiconti finanziari annuali e intermedi, sincronizzazione dei conti bancari e reporting fiscale completo. Freshbooks, oltre alle funzionalità di reporting di base, fornisce una serie di opzioni di reporting finanziario, come fatturazione, gestione dei clienti, pagamenti e gestione delle spese.
Hubspot, QuickBooks, Fogli Google, PayPal, Gmail, WooCommerce, Square e Shopify sono tra i connettori. Inoltre, il software è semplice da usare; si interfaccia con la tua banca per una facile riconciliazione e fornisce fatture e layout di posta elettronica configurabili.
#8. Budgyt: eccellente per piccoli progetti
Questo software basato su cloud fornisce strumenti avanzati di pianificazione finanziaria e reporting.
Il software di gestione del budget è semplice da usare e include funzionalità come cooperazione multi-dipartimento, analisi dei dati a livello di transazione, previsione agile, audit trail e controlli di accesso basati sull'utente.
Inoltre, Budgyt fornisce numerose risorse didattiche e indicazioni, come webinar, video, formazione di persona e documentazione, che gli utenti possono mettere a frutto.
Budgyt supporta le integrazioni Quickbooks, Xero, ConnectWise, Great Plains, Oracle NetSuite, Sage Intacct, SAP, PeopleSoft e Lawson.
I vantaggi di questa soluzione includono capacità di budget e previsione, buona assistenza ai clienti, ampio supporto per i prodotti e guide di formazione complete. Ha integrazioni limitate ed è piuttosto costoso per le piccole organizzazioni.
#9. Software Insight: eccellente per report personalizzati
L'esportazione dei dati dai sistemi ERP o EPM a Excel è facilitata dall'utilizzo del software Insight, che consente la costruzione di dashboard personalizzate. Grazie ai report Excel personalizzati, al collegamento con la pianificazione dipartimentale e alla gestione efficace del flusso di lavoro, ho aggiunto il software di approfondimento alla mia lista.
L'invecchiamento dei conti fornitori (A/P) e dei conti rivedibili (A/R), le query preconfigurate, gli audit trail e la progettazione semplice di moduli, report e dashboard, nonché le funzionalità di preparazione automatica e formattazione, sono tutti inclusi nel pacchetto Software.
Il generatore di report semplifica la creazione di report finanziari personalizzati per i membri del team. Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Oracle NetSuite e SAP sono tra le integrazioni.
Questa applicazione offre vantaggi come un'interfaccia per fogli di calcolo facile da usare, importazioni rapide di dati e scelte di reporting personalizzate. Esistono limitazioni al software di insight, come strumenti analitici limitati, e potrebbe essere proibitivo per i team di piccole dimensioni.
#10. Server di fogli di calcolo: la soluzione più efficace basata su Excel
Spreadsheet Server del software Insights è un componente aggiuntivo di facile utilizzo per Microsoft Excel che fornisce analisi e reporting in tempo reale dei dati dalla tua soluzione ERP.
Spreadsheet Server è un'applicazione di reporting finanziario altamente personalizzabile che consente agli utenti di importare dati dai principali ERP in Excel e creare una varietà di report e dashboard.
Modelli di report, dashboard personalizzati, autorizzazioni utente basate sui ruoli, analisi della varianza e strumenti di reporting ad hoc sono tra le funzionalità fornite dal software. Tra le integrazioni figurano Excel, Oracle NetSuite, SAP Business One, CMiC, SYSPRO, Workday, MYOB, Sage e BannerFlow.
I vantaggi di questo strumento includono l'alto livello di personalizzazione, ricerche di dati preconfigurate e una connessione fluida con Excel. Uno svantaggio del software è che supporta solo otto lingue e potrebbe esserci una curva di apprendimento per le persone che non conoscono le soluzioni basate su Excel.
Esiste un modo per creare fatture gratuitamente?
Lo strumento gratuito per la creazione di fatture di Canva ti consente di creare rapidamente fatture dall'aspetto professionale per i tuoi clienti. Mantieni la coerenza del marchio aggiungendo rapidamente il tuo logo, i colori del marchio e i caratteri a centinaia di modelli di fatture personalizzabili.
Come posso inviare una fattura senza commissioni?
Poiché non sono previsti costi nascosti, Zoho Invoice è una delle migliori soluzioni software di fatturazione gratuite. Quando i clienti pagano una fattura, sei tenuto a pagare eventuali commissioni di transazione. Authorize.net, Stripe, Braintree e ACH Payments sono solo alcuni dei gateway di pagamento supportati da Zoho Invoice.
Le fatture Google sono gratuite?
Google Docs ti consente di creare gratuitamente fatture personalizzate basate sul cloud, scaricando un modello professionale completamente configurabile o progettando la fattura dall'inizio.
Google dispone di un sistema di fatturazione?
Marketplace di Google Workspace: fatturazione. Panoramica Invoiced è un sistema di fatturazione che semplifica la fatturazione e il pagamento online per le aziende di tutte le dimensioni (presentazione e pagamento della fattura elettronica). Consentiamo alle aziende di accettare pagamenti online in pochi secondi, tra cui carte di credito, ACH, bitcoin e PayPal...
Conclusione
La conformità alle norme e ai regolamenti contabili diventa difficile senza un software di rendicontazione finanziaria. Il software di reporting finanziario riduce inoltre gli errori e le incoerenze del rendiconto finanziario causati dalle operazioni manuali.
Tuttavia, prima di implementare una soluzione, assicurati di valutare attentamente i vantaggi e gli svantaggi di ciascun software di reporting finanziario e coinvolgi i tuoi team in una consulenza per determinare la soluzione migliore per la tua azienda. Infine, per garantire un processo di rendicontazione finanziaria fluido e di successo, prenditi il tempo necessario per ascoltare e riflettere attentamente sulle informazioni.
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Riferimenti
