Un'impresa di pulizie è molto incentrata sul cliente. Ma questo non significa che ti concentri così tanto sulla felicità dei clienti da lasciare il sedere (si fa per dire) scoperto!
Poiché ti prendi cura delle esigenze dei tuoi clienti residenziali e commerciali, devi anche prenderti cura delle tue esigenze.
L'unico modo per farlo è assicurarsi che il contratto di pulizia che firmi con il cliente copra quanto più spazio possibile. Sia che tu stia andando per un lavoro di pulizia una tantum o regolarmente programmato, non iniziare senza un accordo legalmente vincolante.
Qui discutiamo le 8 cose che un contratto di pulizia dovrebbe includere. Sono:
1. I servizi che eseguirà la tua impresa di pulizie
Il contratto di pulizia deve definire chiaramente i compiti che dovresti fornire. Come un compagnia di pulizie, è necessario delineare l'ambito del lavoro, ovviamente, a seconda delle esigenze del cliente.
Includi tutti i servizi che offri per nome e in un linguaggio chiaro. In futuro, il cliente non potrà richiedere un servizio che non sia nell'accordo.
Alcuni dei lavori più comuni offerti da un servizio di pulizie includono:
- Lavando il pavimento
- Passare l'aspirapolvere
- Spolverare i mobili
- Svuotamento e rifodero dei cassonetti
- Lavaggio biancheria/bucato
- Pulizia dei bagni
- Pulizia dei vetri
Nell'elenco, includi quando e quanto spesso deve essere svolto un determinato compito. Dichiara tutto in termini chiari in modo che non ci sia spazio per interpretazioni errate. Ad esempio, la pulizia delle finestre può essere effettuata mensilmente; il lavaggio dell'atrio può essere settimanale mentre la rimozione dei cestini dei rifiuti può essere giornaliera.
2. Data e ora di ciascun servizio
La prima data da menzionare nell'accordo è quella della firma. Il secondo dovrebbe essere il primo giorno in cui offri i tuoi servizi di pulizia.
Il cliente dovrebbe fornire tempistiche chiare in cui è possibile svolgere i propri compiti. Le scadenze sono importanti in modo che i tuoi addetti alle pulizie e i dipendenti del cliente non siano sempre di intralcio reciproco.
Per la pulizia dei vetri, indicare in quali orari la si eseguirà. Indica l'ora in cui pulirai l'atrio.
Ricordati di includere la durata dei tuoi servizi. Se si tratta di un contratto annuale, dichiararlo e lasciare spazio alla rinegoziazione e al rinnovo.
Alcuni clienti preferiscono mantenere un file contratto aperto, ma con una clausola sulla fine della relazione. La durata del preavviso che dovrebbero dare.
Se si tratta di un lavoro di pulizia una tantum, includi la data, l'ora (ad esempio, tra le 9.00:XNUMX e mezzogiorno) e se il proprietario della casa o dell'azienda fornirà i prodotti per la pulizia, includi anche quello.
Se qualcosa riguarda le modifiche ai tempi, puoi aggiornare facilmente il contratto. La maggior parte dei clienti residenziali ha i propri orari di pulizia preferiti, che dovresti annotare nel contratto.
I clienti commerciali sono più flessibili riguardo ai tempi, ma è anche meglio annotare tutti questi dettagli nel contratto.
3. Luoghi di pulizia
Fai un elenco di tutti i luoghi, in tutti gli edifici e il tipo di servizio di pulizia che eseguirai lì.
I clienti commerciali che hanno filiali in tutto lo stato o in più stati a volte preferiscono centralizzare le loro soluzioni di pulizia.
Potrebbero preferire un fornitore di servizi di pulizia per tutte le loro esigenze di pulizia piuttosto che utilizzarne uno diverso per ciascuna delle loro filiali. Se questo è l'affare, annota i dettagli di ogni posizione.
Ove applicabile, includi tutti i dettagli delle aree a cui il cliente non vorrebbe che il tuo team di pulizia accedesse.
È importante suddividere chiaramente le attività, in modo da poter informare il tuo addetto alle pulizie in merito alle specifiche di ogni luogo.
La maggior parte dei clienti residenziali ha stanze a cui non vorrebbe che gli addetti alle pulizie accedessero. Ottieni queste informazioni nel contratto in modo da poter informare il tuo addetto alle pulizie.
4. Attrezzature e materiali per la pulizia
L'accordo deve specificare quali attrezzature e materiali/prodotti per la pulizia utilizzerai.
Se utilizzerai la tua attrezzatura e prodotti per la pulizia, specificalo e indica che non utilizzerai alcun materiale del cliente.
Se il cliente desidera che determinati prodotti per la pulizia vengano utilizzati nelle proprie proprietà, specificarlo nel contratto. Specificare se il cliente fornirà il materiale e come lo distribuirà.
Se ci sono aree che necessitano di pulizia con attrezzature specializzate, il contratto dovrebbe indicare chiaramente chi le fornisce.
5. Dati di pagamento
I dettagli di pagamento devono essere chiaramente indicati senza lasciare zone grigie. Ecco i dettagli più importanti:
Costo totale addebitato – Indica quanto denaro addebiti per i tuoi servizi. Se addebiti una tariffa oraria, settimanale, mensile o una tariffa fissa pagabile in un determinato momento, ad esempio due volte al mese, indicalo chiaramente nel contratto.
Acconti/acconti – Se addebiti un acconto, indica l'importo o la percentuale e dichiara che puoi iniziare a lavorare solo dopo il versamento dell'acconto.
Metodo di pagamento – Il contratto dovrebbe avere anche la modalità di pagamento e la regolarità del pagamento. Questo può essere qualcosa come il bonifico bancario ogni lunedì, il pagamento PayPal ogni settimana e così via.
Alcuni clienti preferiscono pagare tramite bonifico bancario e alcuni potrebbero persino voler pagare in contanti in loco. Se funziona per te, puoi includerlo. In caso contrario, il contratto dovrebbe avere il metodo di pagamento preferito.
6. Data e termini di risoluzione
L'accordo deve indicare quando inizia e quando finisce. Indica inoltre il preavviso che ciascuna delle parti deve dare se desidera recedere dal contratto.
Indica inoltre se il contratto può essere prorogato. Qualora si presenti la necessità di rescindere il contratto prima della scadenza del suo termine di decorrenza, specificare le modalità di comunicazione dello stesso – lettera, e-mail, telefonata e così via.
7. A chi rivolgersi in caso di necessità
Questa parte dell'accordo include i dettagli di contatto della persona che il cliente può contattare in caso di controversia.
Possono contattare questa persona se hanno bisogno di rescindere o prolungare l'accordo. A volte, se il cliente ha fornito i materiali per la pulizia e ha bisogno di modificare questa disposizione, può contattare la persona designata.
Assicurati che la persona di contatto che fornisci nell'accordo sappia tutto sull'attività di pulizia e sul contratto in corso. Se sei un impresa nazionale di pulizie, dovresti avere un rappresentante dell'assistenza clienti.
8. Eventuali deroghe e firme
A seconda del cliente che stai servendo, potrebbero esserci alcune esenzioni. Se il tuo cliente è una struttura medica, potresti non disporre dell'attrezzatura adeguata per la gestione dei rifiuti sanitari. Lo esenteresti dall'accordo.
Per sigillare l'accordo, entrambi dovete aggiungere le vostre firme all'accordo. È quindi possibile iniziare a lavorare subito dopo, alla data stabilita.
L'accordo è vincolante e nessuno dovrebbe violarlo senza passare attraverso le vie previste.
Conclusione
La firma di un accordo è il primo passo verso un rapporto di lavoro (si spera) lungo con il tuo cliente. È anche un passo importante quando lo sei avviare la tua attività di pulizia.
Questo contratto non deve necessariamente essere su carta. Può essere elettronico, se le leggi del tuo stato lo riconoscono.
Gli accordi elettronici sono facili da archiviare in varie posizioni e sono facili da modificare. Dopo aver apportato le modifiche, puoi inviare il documento al tuo cliente. Lo leggeranno, lo firmeranno elettronicamente e lo restituiranno.
Se sei agitato su come scrivere un contratto di pulizia, puoi farlo scarica i modelli online. Puoi personalizzarlo per soddisfare le tue esigenze in modo preciso, aggiungendo ulteriori dettagli e rimuovendone alcuni che non sono applicabili alla tua attività.
Infine, è necessario consultare un avvocato per completare il contratto. Vuoi essere sicuro che sia legalmente vincolante e applicabile.
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