Un time sheet o timesheet è uno strumento reale o virtuale che ti permette di registrare e tenere traccia del tempo che passi a lavorare. In qualità di datore di lavoro, sarai in grado di sapere esattamente quante ore ha lavorato ogni persona. Vuoi sapere cosa possono fare le schede attività per la tua azienda? Questa guida è qui per dirti tutto ciò che devi sapere su una scheda attività o scheda attività incluso un modello gratuito e su come un dipendente può utilizzare la calcolatrice. Iniziamo!
Che cos'è una scheda attività?
Un foglio presenze o una scheda presenze tiene traccia di quanto tempo un dipendente dedica alle attività. Le schede attività sono a libro paga tecnica utilizzata dalla direzione, dalle risorse umane e dalla contabilità per registrare il tempo e pagare i dipendenti in base all'evidenza delle ore totali lavorate. Le carte del tempo o gli orologi del tempo sono le associazioni più comuni.
Le schede attività si sono anche dimostrate preziose nella gestione dei progetti per consentire alle aziende di monitorare il loro tempo e mantenere i progetti nei tempi previsti. Possono anche essere utilizzati come strumento di gestione per tenere traccia delle spese, pianificare la capacità e stimare la disponibilità del team.
Che aspetto ha una scheda attività?
Un foglio presenze standard o un foglio presenze, su carta o nel software, utilizza una griglia per disporre il tempo trascorso al giorno su attività e/o progetti specifici.
Le schede attività in genere contengono le seguenti informazioni:
- Nome dell'impiegato
- Periodo di paga
- Data lavorata
- Ore lavorate ogni giorno
- Ore totali lavorate ogni settimana
È possibile, tuttavia, richiedere ai dipendenti di inserire informazioni aggiuntive come il numero di identificazione (se pertinente), la tariffa oraria, le ore di straordinario, le pause pranzo, il chilometraggio, il tempo libero e così via. Inoltre, può essere vantaggioso avere dipendenti, in particolare consulenti e appaltatori, che dividono la loro settimana lavorativa per attività e progetto.
Perché dovrei chiedere ai miei dipendenti di utilizzare le schede attività?
Una scheda attività o un foglio presenze presenta i seguenti vantaggi:
#1. L'elaborazione delle buste paga è semplificata
Quando hai un gran numero di dipendenti, può essere difficile ricordare quante ore ciascuno ha lavorato alla settimana. Inoltre, se paghi un dipendente per meno tempo di quello che ha lavorato, potresti sembrare che stai rubando guadagni. Poiché i fogli presenze rendono prontamente disponibile il numero completo di ore lavorate dai dipendenti, riducono numerosi problemi di elaborazione delle buste paga.
#2. Pratiche interne trasparenti
Richiedendo a tutti i dipendenti di utilizzare un foglio presenze o un foglio presenze, puoi rispondere a un reclamo comune dei dipendenti secondo cui alcuni membri del team lavorano meno e sono pagati di più. Il tuo team saprà che tutti stanno seguendo le stesse linee guida e che le loro ore vengono monitorate se utilizzi il software di rilevazione presenze.
#3. Fatturazione clienti trasparente
Se fatturi i tuoi clienti a ore, c'è sempre la possibilità che uno di loro contesti l'importo complessivo che hai addebitato. Puoi utilizzare la tua scheda attività per dimostrare che hai lavorato per la quantità di tempo per cui stai pagando il cliente. Il pagamento dovrebbe quindi essere dietro l'angolo (si spera).
#4. Migliore gestione dei progetti
Le schede attività aiutano a tenere traccia e gestire i progetti in due aree principali. Uno, le schede attività mostrano quanto tempo richiedono vari lavori, che puoi quindi includere in iniziative future. In secondo luogo, un foglio presenze mostra quale dipendente impiega meno tempo per completare un lavoro di alta qualità. Di conseguenza, sai quale personale assegnare ai tuoi compiti più importanti.
#5. Efficienza sul posto di lavoro
Puoi aumentare la velocità e l'efficienza delle tue operazioni identificando il tuo personale più produttivo. Potresti anche risparmiare denaro perché i lavoratori più veloci possono assumere più lavori.
Applicazioni delle schede attività
Una scheda attività può essere utile in una varietà di situazioni, tra cui:
#1. Elaborazione buste paga
I datori di lavoro utilizzano le schede attività per tenere traccia delle ore di lavoro, delle ferie, dei ratei e delle modifiche per l'elaborazione delle buste paga. I datori di lavoro possono anche utilizzare il software di monitoraggio del tempo per creare un flusso di lavoro tracciabile per l'approvazione delle buste paga. La causa più comune di problemi con le buste paga è l'inserimento errato dei dati. I sistemi software di monitoraggio del tempo riducono gli errori di immissione dei dati, consentendo alla procedura di gestione stipendi di funzionare senza intoppi.
# 2. Controllo di gestione
Le schede attività sono uno strumento estremamente utile nella contabilità direzionale. Aiutano i manager a registrare gli orari di inizio e di fine delle attività. Ciò è utile quando i manager devono sapere quali lavori richiedono più tempo e identificare le aree che causano ritardi nel lavoro.
Industrie basate sui servizi:
#1. Schede attività dello studio legale
È fondamentale per gli studi legali tenere registri accurati delle ore dei clienti e dei servizi che forniscono ai propri clienti. Gli studi legali possono utilizzare le schede attività per tenere traccia delle fatture in base alle ore di servizio del cliente.
#2. Timesheet per i liberi professionisti
Per gli imprenditori indipendenti, il tempo è denaro. Poiché molti freelance fanno pagare i clienti a ore, misurare correttamente il tempo è fondamentale. Conoscere la quantità di tempo speso per i progetti diventa difficile per le persone che lavorano in un'area separata dai loro clienti. Un libero professionista può monitorare con precisione il tempo trascorso e condividere i record con i clienti utilizzando un sistema di monitoraggio del tempo. Ciò consente ai clienti di capire dove stanno andando i loro soldi e fornisce ai liberi professionisti registrazioni precise.
#3. Timesheet per ragionieri
I profitti delle società di contabilità sono determinati dall'efficienza con cui i loro dipendenti utilizzano il loro tempo con i clienti. L'elevato utilizzo e la fatturabilità si traducono in grandi ricavi. Le società di contabilità possono utilizzare schede attività e software di monitoraggio del tempo per tenere traccia sia delle loro fatture che del loro tempo. La scelta del software adeguato è quindi una questione vitale per le società di contabilità.
Modello foglio presenze
Quando si stabilisce una scheda attività o un foglio presenze nella propria azienda, iniziare con un modello molto probabilmente produrrà i migliori risultati. Di seguito sono forniti due modelli di foglio presenze Microsoft:
Il primo modello di foglio presenze è una semplice scheda attività che mostra gli orari di inizio, fine e pausa pranzo del dipendente per ogni data di lavoro. Riceverai anche una ripartizione delle ore totali lavorate in ore normali e straordinarie, oltre a un promemoria di quante ore compongono la settimana lavorativa della tua azienda. Nella parte superiore vengono visualizzati i nomi dell'utente e del dipendente.
Il secondo modello di foglio presenze è destinato agli imprenditori che fanno pagare i propri clienti a ore. Questa scheda attività settimanale include un codice cliente, un codice progetto e le ore lavorate fatturabili oltre al nome, all'indirizzo e alla firma della tua azienda. Se il tuo staff lavora su molte attività fatturabili ogni giorno, potrebbe aggiungere ulteriori righe. Molte soluzioni software di rilevamento presenze consentono di creare schede attività personalizzate.
Calcolatore orario gratuito
Un calcolatore di fogli presenze gratuito può dirti quante ore ha lavorato il tuo staff. È davvero così semplice? Devi pagare un dipendente per il tempo lavorato, il che richiede l'uso di un calcolatore gratuito per calcolare le sue ore su un foglio presenze. Questo ti aiuta nella definizione del budget e nel pagamento del tuo personale.
Leggi anche: TIME SHEET: come funziona, modello e differenza
Un calcolatore di fogli presenze gratuito può aiutare la tua organizzazione garantendo che i dipendenti siano compensati per le ore lavorate. Un calcolatore del foglio presenze gratuito aiuta anche a ridurre gli errori su quando un dipendente ha iniziato e terminato il proprio lavoro. I calcoli manuali delle schede attività possono avere effetti negativi su molte organizzazioni.
I lavoratori potrebbero commettere errori anche quando hanno le migliori intenzioni di completare le loro schede attività. Ecco quanto facilmente un'azienda può perdere denaro a causa di un singolo pezzo di carta o di un semplice foglio di calcolo. L'orario di lavoro del personale sarà errato senza una registrazione accurata e ne pagherai il prezzo.
Devo usare un metodo di cronometraggio specifico?
È possibile utilizzare qualsiasi metodo di cronometraggio desiderato purché registri accuratamente le informazioni richieste dal Dipartimento del lavoro.
I datori di lavoro in genere utilizzano uno dei due approcci per tenere traccia del tempo:
#1. Scheda attività
Un foglio presenze registra il numero di ore lavorate da un dipendente al giorno e alla settimana. Sono spesso più flessibili degli orologi orari, rendendoli più facili da cambiare se un dipendente commette un errore. Sono, tuttavia, meno precisi degli orologi orari perché il dipendente deve compilare manualmente ogni foglio presenze.
#2. Orologi del tempo
Gli orologi segnatempo registrano l'ora esatta in cui il dipendente entra e esce (ovvero inizia e smette di lavorare). Quando un dipendente esce, la maggior parte degli orologi orari calcola automaticamente il numero di ore lavorate. Se vuoi tenere traccia di quando i dipendenti lavorano e si prendono delle pause, questa può essere un'ottima soluzione. Potrebbe essere più difficile correggere i problemi se, ad esempio, un dipendente dimentica di timbrare l'entrata e l'uscita.
Suggerimenti per l'utilizzo delle schede attività
Le schede attività possono essere uno strumento eccellente per tenere traccia delle ore dei dipendenti e aderire alle normative FLSA. Se non hai mai utilizzato le schede attività nella tua attività, ecco alcuni suggerimenti per iniziare:
- Esamina ogni scheda attività prima di approvarla. Se una scheda attività è errata, restituirla al dipendente in modo che possano essere apportate le modifiche necessarie.
- Ogni ciclo di pagamento richiede ai dipendenti di inviare le schede attività entro lo stesso giorno. Sebbene non sia possibile trattenere la retribuzione se un dipendente non invia una scheda attività, stabilire questa regola può aiutare a creare l'abitudine e assicurarsi di tenere registri solidi.
- Richiedere ai dipendenti di registrare tutto il tempo lavorato, inclusa la formazione, i viaggi di lavoro e il tempo trascorso fuori dall'ufficio. Ad esempio, se una persona controlla la posta elettronica aziendale al di fuori della normale giornata lavorativa, dovrebbe tenere traccia del tempo.
- Tienine traccia. Per mantenere i tuoi record coerenti e organizzati, utilizza lo stesso tipo di scheda attività per ogni tipo di dipendente.
- Se possibile, utilizzare il software. Le schede attività digitali possono aiutarti a risparmiare tempo sulle responsabilità amministrative, mantenere uniforme ogni scheda attività e semplificare la ricerca delle informazioni. Inoltre, i dipendenti non sono tenuti a tenere traccia di un pezzo di carta fisico o fornire una verifica del proprio lavoro.
Che cos'è il software della scheda attività?
Il software Timesheet viene utilizzato per tenere traccia delle ore di lavoro del team e per semplificare il processo di gestione stipendi. Anche il software moderno si è evoluto per includere funzionalità che tengono traccia del tempo necessario per eseguire ogni attività e assistere i manager nel mantenere il progetto in carreggiata.
In realtà, il software della scheda attività può monitorare e tracciare praticamente ogni aspetto della gestione del tempo in un progetto. Oltre a registrare semplicemente la quantità di tempo che un team dedica a un'attività, il software può anche tenere traccia della pianificazione, delle risorse e di altre variabili relative all'esecuzione dell'attività.
Schede attività tradizionali rispetto al software per schede attività online
Le schede attività sono necessarie per tenere traccia delle ore del team, ma vale la pena investire in un software per schede attività online o può essere sufficiente un tradizionale foglio di calcolo per il monitoraggio del tempo? Considera le seguenti distinzioni:
#1. Personalizzabile
Un vantaggio dell'utilizzo di un timesheet online rispetto ai metodi tradizionali come i time log sheet e le time card è che puoi personalizzarli per soddisfare la struttura della tua azienda. Non tutte le aziende sono uguali; operano in diversi settori e hanno requisiti unici per l'elaborazione delle buste paga.
# 2. Segnalazione
Il problema con il modello di scheda attività cartacea, così come le schede attività elettroniche create in Excel o Fogli Google, è che sono isole di dati. Sono funzionali, ma non vanno oltre i requisiti minimi di una scheda attività. Al contrario, una scheda attività online fornisce un archivio centrale a cui è possibile accedere per generare report che forniscono ai manager informazioni dettagliate su come stanno operando i loro team, nonché informazioni per tenere traccia dei tempi del progetto.
# 3. Sicurezza
Il possesso di un software di scheda attività online consente di bloccarlo elettronicamente, impedendo a chiunque di modificare le informazioni contenute all'interno. Una volta che la direzione ha approvato una scheda attività del dipendente, può proteggerla per garantire che ciò che viene ricevuto in busta paga corrisponda a ciò che ha osservato. Nessuno può entrare e falsificare le cifre.
#4. Accesso semplice
Le schede attività stampate devono essere emesse fisicamente e le copie digitali devono essere inviate elettronicamente. Un software di scheda attività online, invece, è disponibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Se gestisci team che lavorano in luoghi e fusi orari diversi, possono accedere alla loro scheda attività per aggiornarli senza dover aspettare che tu glielo consegni.
Come posso creare il mio Time Sheet?
Avrai bisogno delle seguenti informazioni per creare la tua scheda attività:
- La data di
- Il lavoro o il turno
- Gli orari in cui timbrano (prima e dopo pranzo)
- Gli orari in cui timbrano (prima e dopo pranzo)
- Il loro numero totale di ore
- Sommano il numero di ore di straordinario
- Il loro numero totale di ore di malattia
Quali sono 3 tipi di schede attività?
Esistono tre tipi di schede attività:
- Schede orarie giornaliere.
- Schede orarie settimanali.
- Timesheet bisettimanali.
Che cos'è un foglio presenze per l'orario di lavoro?
Una scheda attività è un modo per tenere traccia della quantità di tempo che le persone trascorrono lavorando: questo approccio include la compilazione degli orari di inizio e fine per i dipendenti, nonché i progetti e le attività su cui hanno lavorato, generalmente su carta.
Le schede attività sono necessarie?
Le schede attività sono una componente essenziale del libro paga, della fatturazione ai clienti e del libro paga per il personale remoto. Le schede attività fungono da base legale per garantire che i dipendenti ricevano retribuzione, benefici e tempo libero adeguati.
Posso usare Excel per la scheda attività?
Certamente puoi. Questo modello di foglio presenze di Excel ti consente di registrare le tue ore per ogni giorno della settimana, inclusi straordinari, malattia, ferie e ferie. Il modello contiene algoritmi per il calcolo del numero di ore lavorate e dell'importo da pagare in base alla tua tariffa oraria.
Come si crea una scheda attività in Word?
Utilizzando Microsoft. Avvia semplicemente il software e segui attentamente i passaggi fino a raggiungere i tuoi obiettivi.
Chi è responsabile delle schede attività?
Gli imprenditori. Il datore di lavoro è tenuto dal Fair Labor Standards Act (FLSA) a tenere un registro delle ore lavorate dai dipendenti e, sebbene molte aziende si affidino all'assistenza dei dipendenti tramite una scheda attività o un orologio, il datore di lavoro è il responsabile ultimo.
Come si mantiene un foglio presenze?
Puoi gestire la tua scheda attività trasmettendo il valore del monitoraggio del tempo ai membri del tuo team, incoraggiando il personale a compilare schede attività su base giornaliera, utilizzando l'automazione e creando stime di lavoro.
Qual è un altro nome per Time Sheet?
I fogli presenze sono noti anche come tabella, elenco, elenco, orario, conteggio e appendice.
Conclusione
Se sei preoccupato di implementare le schede attività nella tua organizzazione, tieni presente che non devono essere difficili. La maggior parte dei software di schede attività include istruzioni o video didattici per aiutarti ad aggiungere voci di tempo e gestire tutto ciò di cui hai bisogno. Al giorno d'oggi, nell'era del telelavoro, è fondamentale passare dalle schede attività cartacee a quelle digitali.
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Riferimenti
