Quanto eri confuso quando ti sei imbattuto per la prima volta in un compito che prevedeva la stesura di una RFP per un'azienda? Avevi idea di cosa si trattasse o ne eri totalmente all'oscuro? O forse non ne scrivevi uno da un po'?
Qualunque sia il caso, sono qui per rimediare a questo con questa guida. Insieme, approfondiremo nello specifico cosa sia effettivamente una RFP, perché potresti averne bisogno e come crearne la prima oggi.
Ma prima, probabilmente dovresti sapere cosa significa RFP nel mondo degli affari.
Punti chiave
- Una richiesta di proposta (RFP) è sia il processo che la documentazione utilizzati per sollecitare offerte per potenziali soluzioni aziendali o IT richieste da un'impresa o da un ente governativo.
- Il documento RFP in genere delinea una dichiarazione dei requisiti (SOR) che devono essere soddisfatti dai potenziali intervistati che desiderano fare un'offerta per fornire le soluzioni richieste.
- Potrebbe coprire prodotti e/o servizi per soddisfare i requisiti specificati.
- Le RFP sono utilizzate dalla maggior parte delle agenzie governative e da molte aziende e organizzazioni private.
Cosa comporta una RFP nel mondo degli affari?
Una richiesta di proposta (RFP) è un documento commerciale che annuncia un progetto, lo descrive e sollecita offerte da appaltatori qualificati per completarlo. La maggior parte delle organizzazioni preferisce lanciare i propri progetti utilizzando le RFP e molti governi le utilizzano sempre.
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Quando si utilizza una RFP, l'entità che richiede le offerte è responsabile della valutazione della fattibilità delle offerte presentate, della salute finanziaria delle società offerenti e della capacità di ciascun offerente di intraprendere il progetto.
Le RFP vengono utilizzate per progetti complessi, che spesso richiedono diversi subappaltatori. Descrivono l'organizzazione che emette la RFP, l'ambito del progetto intrapreso e i criteri per la valutazione delle candidature. Descrivono inoltre il processo di offerta e i termini del contratto.
Le richieste includono una descrizione del lavoro che descrive i compiti che devono essere eseguiti dall'offerente vincitore e la tempistica per il completamento del lavoro.
Le RFP consigliano inoltre gli offerenti su come preparare le proposte, con indicazioni specifiche su come formattare e presentare le offerte. Generalmente includono istruzioni su quali informazioni l'offerente deve includere e il formato desiderato.
Cosa include una RFP?
Una RFP generalmente include informazioni sull'organizzazione emittente e sulle sue linee di business (LOB), una serie di specifiche che descrivono la soluzione ricercata e criteri di valutazione che rivelano come verranno classificate le proposte.
La RFP contiene in genere una sezione, a volte chiamata dichiarazione di lavoro (SOW), che definisce l'ambito del lavoro o l'ambito dei servizi da fornire. Questa sezione illustra i compiti che devono essere svolti dall'offerente vincitore e una tempistica per la fornitura dei risultati finali.
La richiesta di proposta include anche indicazioni per gli offerenti su come preparare una proposta. Questa sezione fornirà i dettagli sul formato della proposta, nonché le istruzioni su come costruire e organizzare la risposta alla RFP.
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La maggior parte delle RFP vengono emesse da agenzie governative e altre organizzazioni del settore pubblico. In genere sono tenuti ad aprire la concorrenza tra le società private e ad eliminare le distorsioni dal processo. Le agenzie vogliono assicurarsi di ottenere l'offerta più bassa e competitiva.
Tuttavia, qualsiasi organizzazione pubblica o privata può pubblicare una RFP per ottenere più offerte e una varietà di prospettive sul progetto.
Ad esempio, un'azienda che desidera modificare il proprio processo di reporting da un sistema cartaceo a uno informatico può inserire una RFP per hardware, software e un programma di formazione degli utenti per stabilire e integrare il nuovo sistema nell'azienda. Una procedura di gara competitiva può fornire loro una visione più approfondita delle alternative disponibili.
Quando si scrive una RFP e un SOW, è importante tenere conto dei processi organizzativi e delle migliori pratiche, per massimizzare l'efficacia.
Spiegare il processo di RFP
Il mio primo incontro con una RFP è stato quando ho dovuto presentare una proposta per un'offerta commerciale; Non ti annoierò con i dettagli. Ma la prima cosa che ho imparato è che la RFP deve essere redatta dall’azienda che richiede il lavoro. Ciò offre ai potenziali appaltatori un'idea migliore di ciò che la tua azienda sta cercando.
Una volta inviata la RFP, gli appaltatori o i fornitori possono esaminarla e presentare le loro migliori offerte per competere per il lavoro.
Ecco cosa ho incluso nella mia proposta:
- Un piano d'azione su come risolvere il problema
- Una cronologia di ciò che l’azienda dovrebbe aspettarsi
- Tutte le informazioni di base necessarie
- Quanto mi aspetto che costerà l'intero progetto
Ci sono stati anche alcuni casi in cui sono dovuto tornare e sottolineare componenti specifici della RFP che dovevano essere adattati in base alla mia esperienza nel settore.
A questo punto, puoi rivedere il loro feedback e creare una nuova RFP per adeguarsi alle modifiche, oppure puoi lasciare l'originale così com'è e tenerlo a mente mentre consideri le altre offerte presentate.
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Requisiti per la redazione di una RFP nel mondo degli affari
Una RFP deve descrivere e definire il progetto in modo sufficientemente dettagliato per attirare risposte valide.
In qualità di potenziale offerente, dovresti essere in grado di comprendere la natura dell'attività e gli obiettivi che desidera raggiungere con il progetto. Il progetto deve essere definito in modo sufficientemente dettagliato da consentirti di comprenderne chiaramente la portata e tutti i prodotti e servizi che devono essere forniti per realizzarlo.
Dovrà essere dettagliato anche il formato delle proposte attese. Sono necessarie risposte uniformi per confrontare e contrapporre le offerte.
Di seguito è allegata una lista di controllo che descrive in dettaglio il processo per creare la RFP perfetta:
Come scrivere una richiesta di offerta
Le RFP seguono un formato abbastanza rigido, sebbene tale formato possa variare a seconda delle agenzie e delle aziende che le preparano. Questo campione da RTI International nella Carolina del Nord mostra gli elementi di una tipica RFP che includono un'introduzione e un contesto, una descrizione dei risultati finali e informazioni sui criteri di selezione.
Fasi per ottenere le migliori offerte RFP
1. Valuta ciò di cui hai bisogno
Prima di redigere una RFP, dovrai fare un po' di preparazione per capire di cosa hai bisogno e cosa vorresti ottenere. Questo processo ti aiuterà a definire i tuoi obiettivi e l'ambito del progetto e a scoprire gli ostacoli.
Usa questo tempo per condurre ricerche sulla concorrenza e sul settore per valutare la tua posizione. Stai seguendo gli attuali standard e linee guida del settore? Il tuo prodotto è alla pari con quello che offre la concorrenza o ci sono caratteristiche che ti mancano che potrebbero aggiungere valore?
LEGGERE: Esempi di proposte di valore che hanno fatto la differenza (il progetto per il successo)
2. Elenca eventuali specifiche tecniche
Includere le specifiche tecniche in anticipo nella RFP consente ai fornitori di determinare se possono o meno fornire ciò di cui hai bisogno. Ciò protegge anche la tua attività perché nel caso in cui un fornitore accetti di poter soddisfare le tue specifiche inizialmente, ma non riesca a consegnare una volta assunto il progetto, puoi ritenerli responsabili delle specifiche elencate nella RFP.
3. Distribuire la RFP
Una volta scritta la RFP, è il momento di inviarla. Puoi pubblicarlo sul tuo sito web e magari anche creare una landing page specifica per esso. Sfrutta tutti i gruppi professionali legati al settore di cui sei membro e pubblicizzalo lì. Utilizzare la camera di commercio locale è anche un ottimo posto per pubblicizzare la tua RFP se preferisci lavorare con un fornitore locale.
4. Valuta le tue offerte
Una volta ricevute tutte le proposte, sarà quasi facile confrontarle ciascuna e determinare quale fornitore è la soluzione migliore per la tua azienda.
Fuori dalla pila di offerenti, ti consigliamo di restringere il campo a una manciata dei tuoi primi tre, cinque o 10 preferiti da considerare, a seconda di quanti ne ricevi o a cui sei interessato. Da qui, vorrai dedicare del tempo a vagliare ulteriormente i potenziali fornitori per determinare chi è davvero la soluzione ideale per il lavoro.
5. Seleziona il miglior fornitore per il lavoro
Alcune aziende potrebbero richiedere un'altra offerta migliore e definitiva ai propri fornitori principali dopo aver avviato questo processo di negoziazione. Questo per garantire che non solo ottengano la persona o l'azienda giusta per il lavoro, ma anche al giusto prezzo.
VEDERE: PROPOSTA DI OFFERTA: cos'è e come scriverne una
Anche se questo può sembrare un passaggio in più, potrebbe farti risparmiare denaro, tempo e mal di testa in futuro.
Che Non compiere A che fare con una RFP nel mondo degli affari
Se desideri trovare il fornitore giusto, è necessario che la tua RFP sia specifica. Fare solo domande “sì” o “no” non ti porterà da nessuna parte. Ecco perché devi creare domande specifiche che richiedono risposte ponderate. Poni domande aperte che richiedano loro di spiegare il loro processo di pensiero quando risolvono un problema.
Prova a usare frasi simili a queste:
- Puoi condividere un esempio di come hai risolto questo problema o uno simile per un'altra azienda? Hai incontrato ostacoli imprevisti? Cosa faresti uguale o diverso questa volta?
- Con la riprogettazione proposta, quanto tempo impiegherebbe una persona non esperta di tecnologia per completare il nuovo modulo di registrazione? Quanto tempo pensi che questo potrebbe far risparmiare?
Esempio di risposta a una RFP
Se hai emesso una RFP e stai raccogliendo risposte, potresti chiederti cosa dovresti cercare in risposte RFP efficaci. Di seguito è riportato un esempio di modello di una risposta RFP impressionante:
Esempio di risposta a una RFP
Ma questo ci porta anche a una grande domanda: è davvero necessaria una RFP nel mondo degli affari? Non puoi dedicare del tempo a recensire due o tre fornitori per conto tuo?
Come vedrai in seguito, quel percorso non è sicuramente nel tuo interesse.
Perché dovresti utilizzare una RFP nella tua azienda
Una RFP può essere emessa per diversi motivi.
In alcuni casi, la complessità di un progetto IT richiede una RFP formale. Puoi trarre vantaggio da più offerenti e prospettive quando cerchi una soluzione integrata che richiede un mix di tecnologie, fornitori e potenziali configurazioni. Supponiamo, ad esempio, che la tua azienda stia passando da un sistema cartaceo a un sistema informatico. In tal caso, potresti richiedere proposte per tutto l'hardware, il software e la formazione degli utenti necessari per stabilire e integrare il nuovo sistema nell'organizzazione.
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Un semplice aggiornamento hardware, al contrario, può comportare solo l'emissione di una richiesta di preventivo (RFQ) a un singolo fornitore.
Ad alcune entità, come le agenzie governative, potrebbe essere richiesto di emettere RFP per garantire una concorrenza completa e aperta.
Puoi anche pubblicare una RFP per stimolare la concorrenza e ridurre il costo di una soluzione. Detto questo, una proposta accettata perché più rispondente alle specifiche di una RFP potrebbe non essere sempre l'offerta con il prezzo più basso. Poiché molte aziende saranno in concorrenza con te per fare affari, è importante che i fornitori creino risposte vincenti alle RFP.
L'abilità con cui un cliente crea una RFP può dettare la qualità della risposta di un offerente e, quindi, il successo o il fallimento della soluzione IT risultante. Se i requisiti specificati sono troppo vaghi, un offerente potrebbe non raggiungere l'obiettivo quando progetta e implementa la soluzione. Requisiti eccessivamente dettagliati e restrittivi, tuttavia, limitano la creatività dell'offerente e soffocano l'innovazione.
Le aziende devono stabilire aspettative chiare con i fornitori per ricevere una risposta di qualità.
Puoi utilizzare una RFP per:
- Descrivere i dettagli e le aspettative del progetto: le parti interessate delineano i requisiti del progetto e includono dettagli per aiutare i potenziali offerenti e appaltatori a comprendere l'ambito del progetto e i criteri dell'azienda per la selezione di un fornitore.
- Richiedi offerte: una RFP dà il via al processo di sollecitazione o proposta. Rilasciando una RFP, le aziende sollecitano le proposte degli appaltatori. I documenti RFP sono prevalenti nel settore pubblico, con molte agenzie governative che utilizzano il processo di selezione RFP come metodo principale per trovare fornitori di servizi qualificati.
- Valutare più fornitori: Una volta che le aziende e i liberi professionisti inviano le loro proposte, l'azienda le esamina e sceglie il fornitore migliore per le proprie esigenze. L'azienda utilizza una RFP per avviare conversazioni con molti fornitori o offerenti diversi prima di selezionare un offerente vincitore, estendere un'offerta finale e firmare un contratto per il proprio progetto.
Cos'è una RFP nel marketing?
Nel marketing, una RFP viene spesso utilizzata per esternalizzare qualsiasi attività di marketing che potrebbe aiutare il tuo marchio ad aumentare la portata. Queste attività includono tutto ciò che riguarda il marketing che non puoi fare internamente.
Ad esempio, se lavori in una piccola startup, potresti creare una RFP per trovare un'azienda di comunicazione e marketing a servizio completo per creare un piano di marketing integrato per la tua attività. Se questo è il caso, nella tua richiesta di offerta spiegheresti che stai cercando un'azienda che ti aiuti ad "aumentare la presenza SEO" o "attrarre follower sui social media", ecc.
D'altro canto, se lavori per un'agenzia di marketing, ti consigliamo di tenere d'occhio le richieste di proposta nella tua zona relative ai servizi che offri. Ad esempio, se lavori per un'azienda di web design, ti consigliamo di cercare aziende che hanno creato richieste di offerta per servizi di web design.
VEDERE: Il ruolo del web design nel successo delle aziende moderne
Cos'è una RFP nelle vendite?
Nelle vendite, una RFP viene spesso creata quando un'azienda sta cercando di acquistare un prodotto o un servizio per soddisfare le proprie esigenze. Ad esempio, se un'azienda aziendale è alla ricerca di un nuovo software CRM, l'azienda potrebbe rilasciare una RFP che delinea ciò che sta cercando e ciò che spera di ottenere con il nuovo software CRM.
Per questo motivo, le RFP possono svolgere un ruolo fondamentale nel ciclo di vendita aziendale. Le aziende che emettono RFP sono spesso alla ricerca di aziende in grado di fornire loro supporto IT, sicurezza, onboarding, formazione e altri servizi aggiuntivi. Per chiudere questi account più grandi, è fondamentale che il tuo team di vendita sia preparato con un processo di risposta alla RFP e possa rispondere in modo efficiente a queste grandi aziende entro il tempo assegnato.
LEGGERE: Scegliere strategie di upselling e cross-selling per rafforzare il proprio approccio di vendita
RFI contro RFP
Una RFI (richiesta di informazioni) è una manifestazione di interesse successiva durante il processo di gara RFP. L'azienda richiede maggiori dettagli sulle capacità, sui risultati finali, sui servizi professionali, sulla funzionalità, sulla tempistica o su altre informazioni del fornitore di un appaltatore. Si differenzia da una RFP perché è indirizzata a un fornitore specifico (piuttosto che a una chiamata generale ai fornitori interessati).
Una RFI richiede dettagli particolari anziché informazioni generali.
RFQ e RFP
Una RFQ (una richiesta di preventivo o richiesta di preventivo) è un documento successivo nel processo RFP; l'azienda che ha emesso la RFP esprime interesse per la proposta dell'appaltatore e chiede un preventivo di spesa e la ripartizione dei propri servizi. Come risposta a una RFP, una RFQ si applica a un fornitore specifico nell'elenco ristretto (piuttosto che a una chiamata generale ai fornitori interessati).
Si concentra solo sul prezzo piuttosto che su altri dettagli del progetto.
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Che cos'è una RFP (richiesta di proposta): tutto ciò che devi sapere
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Riferimenti
