Le aziende monitorano e mantengono i propri inventari per avere una fornitura pronta di articoli per soddisfare le richieste dei propri clienti. Possono tenere traccia di queste materie prime e assicurarsi di avere scorte sufficienti per una produzione e una vendita efficaci utilizzando la contabilità dell'inventario. Capire come registrare queste risorse in un sistema contabile e garantire che soddisfino le esigenze dei consumatori può aiutare un'organizzazione a essere organizzata e produttiva.
Cos'è l'inventario?
Il termine inventario si riferisce sia alle materie prime utilizzate nella produzione sia ai prodotti finiti pronti per la vendita. L'inventario è uno dei beni più preziosi di un'azienda perché il turnover delle scorte è una delle principali fonti di produzione di entrate e conseguenti guadagni per gli azionisti dell'azienda. Materie prime, lavori in corso e prodotti finiti sono le tre forme di inventario. Nel bilancio di una società, questa è classificata come attività corrente.
Tipi di inventario
L'inventario è spesso suddiviso in tre categorie: materie prime, prodotti in corso di lavorazione e prodotti finiti. L'IRS definisce articoli e forniture come categorie di inventario extra.
Le materie prime sono materiali non trasformati che vengono utilizzati per realizzare un prodotto. Le materie prime includono, ad esempio:
- Alluminio e acciaio per la fabbricazione di automobili
- Farina per panifici che producono pane
- Petrolio greggio detenuto dalle raffinerie
Le rimanenze di prodotti in corso di lavorazione si riferiscono a prodotti parzialmente finiti in attesa di completamento e rivendita. L'inventario WIP viene spesso definito inventario del reparto di produzione. Un aereo parzialmente costruito o una barca parzialmente completata sono spesso considerati inventario in fase di lavorazione.
I prodotti finiti sono cose che hanno completato il processo di produzione e sono pronte per la vendita. I rivenditori a volte si riferiscono a questo inventario come merce. Esempi comuni di beni posseduti dai negozi includono abbigliamento, elettronica e automobili.
Che cos'è la gestione dell'inventario?
La gestione dell'inventario aiuta le aziende a determinare quale e quanta merce ordinare e a che ora. Tiene traccia della merce dall'acquisto alla vendita. La tecnica identifica e risponde alle tendenze per garantire che ci siano sempre scorte sufficienti per soddisfare gli ordini dei clienti e che un deficit sia adeguatamente annunciato.
L'inventario diventa reddito se viene venduto. L'inventario (sebbene rappresentato come un'attività in bilancio) vincola la liquidità prima di essere venduto. Di conseguenza, avere troppe azioni costa denaro e riduce il flusso di cassa.
Il turnover delle scorte è un indicatore di una buona gestione delle scorte. Il turnover delle scorte è una metrica contabile che rappresenta la frequenza con cui le azioni vengono vendute in un dato momento. Un'azienda non desidera più scorte che vendite. Una rotazione inadeguata delle scorte può comportare scorte esaurite o invendute.
Perché è importante la gestione dell'inventario?
La gestione dell'inventario è fondamentale per la salute di un'azienda poiché garantisce che raramente ci siano troppe o troppo poche merci a disposizione, riducendo il pericolo di esaurimento delle scorte e registrazioni errate.
Le società pubbliche richiedono il monitoraggio delle scorte per conformarsi ai requisiti della Securities and Exchange Commission (SEC) e alla legge Sarbanes-Oxley (SOX). Le aziende devono documentare le proprie pratiche di gestione per dimostrare la conformità.
Pro della gestione dell'inventario
La gestione dell'inventario ha due vantaggi principali: garantisce la possibilità di evadere gli ordini in entrata o aperti e aumenta i guadagni. La gestione dell'inventario comprende anche:
#1. Risparmia denaro
Comprendere le tendenze delle azioni implica sapere quanto e dove hai qualcosa in magazzino in modo da poter utilizzare meglio ciò che hai. Ciò ti consente anche di tenere meno scorte in ogni luogo (negozio, magazzino) perché puoi prelevare da qualsiasi luogo per soddisfare le richieste; tutto ciò riduce i costi di inventario e la quantità di prodotto che rimane invenduto prima che diventi obsoleto.
#2. Aumenta il flusso di cassa
Spendi soldi per merce che vendi quando usi una corretta gestione dell'inventario, quindi il denaro si muove sempre attraverso l'azienda.
# 3. Soddisfazione del cliente
Un aspetto nel coltivare clienti fedeli è garantire che ottengano le cose che desiderano senza dover aspettare.
Contro della gestione dell'inventario
I problemi chiave della gestione dell'inventario sono avere troppo inventario e non essere in grado di venderlo, non avere abbastanza inventario per soddisfare le richieste e non sapere quali cose hai nell'inventario e dove puoi trovarle. Altre sfide includono:
#1. Ottenere informazioni corrette sulle azioni
Non c'è modo di determinare quando rifornire le scorte o quali azioni vengono scambiate bene a meno che non si dispongano dei dettagli corretti delle scorte.
#2. Difetti di processo
Processi obsoleti o manuali potrebbero causare errori e operazioni ritardate.
#3. Variazione della domanda dei clienti
Le preferenze e le esigenze dei clienti cambiano continuamente. Come fai a sapere quando e perché le loro preferenze cambiano se il tuo sistema non è in grado di monitorare le tendenze?
#4. Fare buon uso dello spazio del magazzino
Se prodotti simili sono difficili da trovare, i dipendenti perdono tempo. Padroneggiare la gestione dell'inventario può aiutarti a superare questa difficoltà.
Che cos'è un sistema di gestione dell'inventario?
Un sistema di gestione dell'inventario (noto anche come sistema di inventario) è il processo di tracciamento delle merci lungo l'intera catena di fornitura, dall'acquisto alla produzione fino alle vendite finali. Regola il modo in cui la tua azienda affronta la gestione dell'inventario.
Perché hai bisogno di un sistema di gestione dell'inventario?
Qualsiasi azienda che gestisce scorte avrà bisogno di un sistema per tracciarle e controllarle accuratamente. Senza uno, lavorerai esclusivamente ad hoc e ti ritroverai rapidamente in situazioni in cui la tua azienda è in eccesso o in difetto.
I sistemi di inventario ti informano di quanti componenti o materiali avrai bisogno per realizzare o assemblare il tuo prodotto finale. Se non disponi di queste informazioni potresti ritrovarti con scorte in eccesso, erodendo i tuoi profitti o scorte inadeguate per soddisfare la domanda dei clienti.
Tuttavia, anche se avrai bisogno di un sistema di gestione dell'inventario, quello che sceglierai dipende totalmente da te. Esistono numerosi metodi tra cui scegliere, che vanno dagli approcci semplici alle soluzioni complete.
Sistemi di gestione dell'inventario periodico e perpetuo
Esistono due tipi di sistemi di gestione dell'inventario: sistemi periodici e sistemi perpetui. Esaminiamo la distinzione tra i due.
Cos'è l'inventario periodico?
L'inventario periodico è un metodo di gestione delle scorte interamente basato sull'inventario. Le aziende che utilizzano un approccio periodico contano le scorte regolarmente, ad esempio ogni 3-6 mesi, per garantire l'accuratezza delle scorte e verificare se i livelli delle scorte corrispondono ai dati di vendita.
Che cos'è l'inventario perpetuo?
L'inventario perpetuo è un sistema che tiene traccia dei livelli delle scorte mentre gli articoli vengono ricevuti, fabbricati, venduti o restituiti all'azienda. I sistemi di inventario continuo in genere forniscono i dati di inventario più aggiornati, con meno dipendenza dalle scorte per la precisione.
Tipi di sistemi di gestione dell'inventario perpetuo
Gestione dell'inventario con fogli di calcolo
Molte aziende seguono l'esempio di Carlos e iniziano a utilizzare Excel; può essere un ottimo strumento per gestire gli inventari su piccola scala. Tuttavia, ci sono alcuni inconvenienti a questo proposito. Quando si utilizzano fogli di calcolo, gli errori umani, ad esempio, possono rapidamente trasformarsi in costose difficoltà. Inoltre, flessibilità e precisione sono spesso difficili da ottenere.
I fogli di calcolo sono economici, semplici da configurare e adatti alle piccole imprese. Tuttavia, se il foglio di calcolo fallisce, anche il tuo sistema di gestione dell'inventario fallisce. E se la tua azienda cresce in complessità, diventerà rapidamente ingombrante.
Software di base per la gestione dell'inventario
Molti programmi basati su cloud dispongono di funzionalità di base per la gestione dell'inventario. Anche se non è così completo come un software di inventario dedicato, per molti è una progressione naturale dai fogli di calcolo. Tuttavia, potresti scoprire che i fogli di calcolo sono ancora necessari per soddisfare le tue esigenze specifiche.
Software dedicato per la gestione del magazzino
Il software di gestione delle scorte è progettato principalmente per assisterti nel monitoraggio e nel controllo delle scorte. Se il programma è basato su cloud, potrai combinarlo con altre applicazioni cloud (Unleashed, ad esempio, si integra con Xero, QuickBooks, Amazon, Shopify, Vend e centinaia di altre app) e accedere ai tuoi dati ovunque ti trovi , in ogni momento.
Sistemi di pianificazione delle risorse aziendali
Invece di acquistare vari componenti cloud che si interfacciano tra loro, la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) consente di acquistare un unico sistema che copre tutti gli aspetti della pianificazione aziendale. Ciò di solito comporta la selezione e l'installazione dei moduli richiesti, come la gestione dell'inventario.
Che cos'è la contabilità di inventario?
La contabilità dell'inventario è la valutazione dei prodotti inventariati che non sono ancora stati venduti ai clienti da un'azienda. L'inventario di un'azienda può includere articoli, materie prime e altre cose che acquista, produce e immagazzina per vendere ai propri consumatori. Le merci presenti nell'inventario fanno parte del patrimonio dell'organizzazione. In un rapporto di bilancio, le aziende includono le loro scorte come attività correnti ai prezzi ai quali sono state acquistate. Le aziende possono eliminare la voce dei costi dell'inventario dal conto dell'inventario e inserire voci nel costo delle merci vendute e nei conti delle entrate del prodotto una volta venduto. La capacità di un'azienda di guadagnare è solitamente correlata al suo inventario. Di conseguenza, deve essere monitorato e mantenuto in equilibrio.
Qual è l'importanza della contabilità di inventario?
La contabilità delle scorte è fondamentale per le aziende poiché le aiuta a determinare la loro situazione finanziaria. Una contabilità accurata dell'inventario può anche aiutare a migliorare il processo di produzione, facilitare le vendite dei prodotti e pianificare le spedizioni dei prodotti ai clienti. Molte aziende utilizzano software di contabilità dell'inventario e sistemi di tracciamento computerizzati, che rendono più semplice tenere il passo con i continui cambiamenti che si verificano con gli inventari quando le aziende aggiungono nuovi prodotti, vendono articoli esistenti ed eliminano articoli obsoleti.
L'eccesso di scorte può avere un impatto negativo sul flusso di cassa di un'azienda. Le spese di magazzinaggio e l'assicurazione per il magazzinaggio possono aumentare ulteriormente le spese della società. Se l'inventario non viene conservato presso la sede dell'azienda, potrebbero essere addebitate spese di trasporto. Tuttavia, se l'azienda dispone di scorte insufficienti, potrebbe non avere abbastanza beni per soddisfare la domanda dei clienti e di conseguenza potrebbe perdere vendite e clienti. Ciò implica che è necessario un approccio efficiente e conveniente alla valutazione delle scorte per aiutare un'azienda a migliorare la gestione delle scorte.
Quali sono i metodi di contabilità dell'inventario?
La maggior parte delle organizzazioni utilizza una delle quattro strategie per valutare il proprio inventario:
Identificazione specifica: questo sistema tiene traccia di ogni singolo articolo di inventario in base al tag RFID, al numero di serie o alla data della ricevuta timbrata dal momento in cui viene aggiunto all'inventario di un'azienda fino alla vendita. Le aziende in genere utilizzano questo metodo di valutazione per oggetti di alto valore, grandi e evidenti.
Primo entrato, primo uscito (FIFO): Questo metodo di valutazione presuppone che la prima cosa ricevuta nell'inventario aziendale sarà il primo articolo venduto. Le aziende lo utilizzano principalmente per tenere traccia di cibo, farmaci e altre forniture deperibili.
Ultimo entrato, primo uscito (LIFO): Questo metodo di valutazione prevede che una società venderà per primi gli articoli più recenti presenti nel suo inventario, seguiti dai prodotti più vecchi. Alle aziende non piace l’approccio LIFO poiché gli oggetti più vecchi nell’inventario hanno una minore probabilità di trovare acquirenti e possono utilizzarlo solo se si prevede che i prezzi degli articoli aumenteranno.
Costo medio ponderato: questa strategia viene utilizzata dalle aziende per valutare unità simili che possono essere difficili da distinguere e monitorare in termini di costi su base individuale. Il costo medio ponderato di ciascuna unità viene calcolato dividendo il costo totale dei prodotti in magazzino per il numero totale di unità.
Cosa dovrebbe includere la contabilità di inventario?
Ecco cosa incorpora la maggior parte delle aziende nella contabilità dell'inventario:
#1. Materie prime
Le materie prime sono i componenti necessari all'azienda per realizzare i propri prodotti. Un’azienda produttrice di cioccolato, ad esempio, può tenere un inventario delle materie prime che utilizza come ingredienti, come zucchero, cacao e burro. In alternativa, un’azienda petrolifera può elencare il petrolio greggio che acquista dalle sue fonti.
#2. Merci in corso di lavorazione
Un'azienda utilizza i suoi componenti e le materie prime per creare beni work-in-progress. Un'azienda di moda, ad esempio, può tenere abiti, scarpe e altri accessori parzialmente finiti nel proprio inventario dei prodotti in lavorazione. Ciò consente alle aziende di monitorare come vengono utilizzati i loro materiali e le attività che i professionisti non hanno ancora completato.
#3. Prodotti finiti
I prodotti finiti sono articoli pronti per la vendita ai clienti. Gli inventari delle sottosezioni dei beni completati includono l'inventario del trasporto, l'inventario buffer, l'inventario di anticipazione, l'inventario di disaccoppiamento e l'inventario del ciclo. Questi inventari aiutano le aziende a mantenere registri accurati degli articoli mentre li trasferiscono da un'azienda all'altra per la vendita.
#4. Merci MRO
I beni MRO sono forniture per la manutenzione, la riparazione e il funzionamento. Ciò potrebbe comprendere le attrezzature industriali, i computer e altri articoli di un'azienda necessari per il funzionamento. Queste risorse, tuttavia, non fanno parte degli articoli finiti che producono.
#5. Articoli di rivendita
I clienti possono restituire gli articoli in rivendita per una serie di motivi. Questi articoli sono in condizioni sufficientemente eccellenti per essere rivenduti, quindi la società può ancora trarne profitto. Questi sono distinti dagli articoli danneggiati o dai prodotti restituiti dai clienti che l'azienda non è in grado di rivendere.
Vantaggi della contabilità di inventario
- Consente alle aziende di sapere quali tipi di prodotti hanno in magazzino e quanti di ciascuno, oltre ad assegnare un valore esatto al proprio inventario.
- Consente alle aziende di esaminare quali prodotti vengono acquistati più frequentemente dai clienti e quali sono quelli venduti di più.
- Può aiutare le aziende a determinare il costo dei prodotti venduti e il costo dei beni invenduti alla conclusione di ogni anno fiscale. Possono quindi confrontare le cifre per vedere quanto è stata produttiva e di successo la loro azienda.
Quali sono i 4 principali tipi di inventario?
Materie prime, lavorazione in corso (WIP), prodotti finiti e manutenzione, riparazione e revisione (MRO) sono le quattro categorie di inventario più frequenti. Quando sai che tipo di inventario hai, puoi praticare un migliore controllo dell'inventario e una gestione più saggia dell'inventario.
Quali sono le funzioni dell'inventario?
L'inventario svolge diversi compiti importanti nella gestione della catena di fornitura, compreso lo stoccaggio dell'acquisto iniziale (materie prime o prodotti per la rivendita), solitamente nei magazzini fino al momento della produzione o della rivendita ai clienti.
L'inventario è una risorsa o una passività?
Le rimanenze sono classificate come attività in contabilità. È classificato come attività corrente in bilancio poiché le imprese spesso lo utilizzano, lo vendono o lo ricostituiscono in meno di un anno.
Qual è la differenza tra inventario e stock?
In sintesi, lo stock è la quantità di prodotti finiti disponibili per la vendita, mentre l'inventario include sia i prodotti finiti che i componenti utilizzati per realizzare un prodotto finito. In altre parole, tutto l’inventario è magazzino, ma non tutto lo stock è inventario.
Conclusione
L'inventario fornisce materiali alle aziende per mantenere le loro operazioni in funzione. Ciò copre tutte le materie prime utilizzate nella produzione di beni e servizi, nonché tutti i prodotti finali venduti ai consumatori sul mercato dalle imprese. La gestione delle scorte e la determinazione del tasso di turnover possono aiutare le aziende a capire quanto hanno successo e dove possono recuperare quando gli utili iniziano a prosciugarsi.
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Riferimenti
