Quando un'azienda acquista prodotti e servizi a credito da un fornitore o creditore che devono essere rimborsati rapidamente, la voce contabile è nota come Contabilità fornitori (AP). In un bilancio, è elencato come passività correnti. Un dipartimento AP di un'azienda è incaricato di effettuare i pagamenti dovuti dall'azienda a fornitori e altri creditori. In questo articolo imparerai tutto sui conti da pagare, inclusi i loro esempi, il loro processo, cosa sono in un bilancio e un buon confronto tra AP e crediti. Iniziamo.
Cosa sono i conti fornitori (AP)?
I conti da pagare (AP) sono un debito a breve termine e una passività di bilancio in cui una società deve denaro ai suoi venditori/fornitori che hanno fornito alla società beni o servizi a credito. AP è anche noto come il dipartimento incaricato della gestione delle fatture o fatture dei fornitori e della registrazione dei debiti a breve termine nella contabilità generale (GL). Prima di fornire il pagamento ai propri fornitori, il dipartimento AP verificava le fatture rispetto agli ordini (di acquisto) e si assicurava che i prodotti o i servizi fossero stati ricevuti.
Cosa fa la contabilità fornitori?
Il ruolo del dipartimento AP è quello di offrire un supporto finanziario, amministrativo e amministrativo a un'organizzazione: questo team è incaricato di supervisionare l'intero processo di contabilità fornitori. Questa è una funzione vitale nel reparto contabilità dell'azienda e comporta la codifica, l'approvazione, il pagamento e la riconciliazione delle fatture dei fornitori.
La responsabilità di ciascun membro del team di contabilità fornitori contribuisce al miglioramento del processo di pagamento e garantisce che i pagamenti vengano effettuati solo su fatture e fatture legittime e accurate. Uno staff qualificato e ben gestito può far risparmiare alla tua azienda una notevole quantità di tempo e denaro nel processo AP.
Con le funzionalità di automazione, i team AP possono selezionare rapidamente quando pagare le fatture (per evitare penali in ritardo o sfruttare i risparmi sui pagamenti anticipati) e come pagarle (tramite assegno cartaceo, ACH o tramite carte virtuali in cui si guadagnano rimborsi in denaro) . Di conseguenza, le organizzazioni acquisiscono un maggiore controllo sulla liquidità in uscita e possono persino modificare l'AP da centro di costo a centro di profitto.
Qual è il processo di contabilità fornitori?
Prima di effettuare un pagamento fornitore, il dipartimento AP completerà una serie di procedure. A causa dell'entità e del volume delle transazioni in un dato momento, è necessario stabilire delle linee guida.
La procedura prevede i seguenti passaggi:
# 1. Ricezione del conto
Se i prodotti sono stati acquistati, la fattura aiuta a determinare la quantità ricevuta. Durante questo periodo è possibile determinare anche l'autenticità della banconota.
#2. Controlla i dettagli della bolletta
Verificare che la fattura includa il nome del fornitore, l'autorizzazione, la data e le specifiche che sono state controllate e corrispondano all'ordine d'acquisto.
#3. Aggiornamento dei record una volta ricevuta la fattura
I conti nel libro mastro devono essere aggiornati in base alle fatture ricevute e spesso è richiesta una voce di spesa. Con la gerarchia di approvazione legata al valore della fattura, in questa fase potrebbe essere richiesta l'approvazione manageriale.
#4. Effettuare il pagamento tempestivo
Tutti i pagamenti delle fatture devono essere eseguiti prima o alla data di scadenza concordata tra un venditore e un'azienda acquirente. La documentazione necessaria deve essere preparata e controllata. Le informazioni registrate sull'assegno, i dati del conto bancario del venditore, i buoni di pagamento, la fattura originale e l'ordine di acquisto devono essere rivisti. In questo momento potrebbe anche essere necessaria un'approvazione manageriale.
I controlli interni dovrebbero essere inclusi nel processo di contabilità fornitori per garantire la sicurezza dei contanti e dei beni di un'azienda.
- Prevenire il pagamento di una fattura fraudolenta
- Evita di pagare una fattura inesatta
- Evita di pagare due volte una fattura fornitore
- Accertarsi che tutte le fatture fornitore siano contabilizzate
Esempi di conti fornitori
AP include la fatturazione business-to-business. La tua azienda deve pagare un'altra azienda per gli articoli o i servizi che offre. Questi sono diversi esempi che coinvolgono conti da pagare, includono:
#1. Impresa di pulizie
I servizi di pulizia sono uno degli esempi di conti da pagare. AP potrebbe essere visto quando l'azienda A impiega l'azienda B per soddisfare le sue esigenze di pulizia. In questo caso, l'azienda A deve pagare regolarmente l'azienda B in cambio di servizi di pulizia tempestivi e affidabili.
#2. Divise del personale
Questo è uno degli esempi di conti da pagare è quando un'azienda contrae un'altra azienda per realizzare le divise dei suoi dipendenti. Questo è un esempio di spesa aziendale ricorrente o in corso. Ulteriori ordini saranno richiesti a causa del turnover del personale e delle divise perse o danneggiate. Quando l'azienda B riceve un nuovo ordine, fattura l'azienda A e il reparto contabilità clienti della società A gestisce il pagamento.
#3. Forniture per ufficio
Per garantire di non rimanere mai senza scorte cruciali, molte aziende acquistano all'ingrosso e impostano acquisti ricorrenti in base alla frequenza di utilizzo. Per garantire una produttività effettiva, questi imprenditori hanno spesso pagamenti in sospeso ai loro fornitori di forniture per ufficio.
#4. Sanificazione
Molte aziende assumono altre aziende per portare via i loro rifiuti e materiali riciclabili. Questi servizi sono generalmente forniti su base settimanale. Questo è anche uno dei buoni esempi di conti da pagare.
Cosa sono i conti da pagare e da ricevere?
Conti attivi (AR) e conti passivi (AP) sono fondamentalmente diametralmente opposti. I conti da pagare sono i fondi dovuti ai fornitori, mentre i conti da ricevere sono fondi dovuti alla società, generalmente dai consumatori. Quando una società effettua una transazione di credito con un'altra, una registrerà una voce ad AP sui propri libri contabili, mentre l'altra registrerà una voce nei conti da ricevere.
Conti attivi e passivi: qual è la differenza?
- Classificazione
- Indennità compensative
- Audit
I metodi contabili per i conti attivi e passivi sono molto simili. Il contrasto essenziale è che i conti attivi si riferiscono al denaro che dovrebbe entrare nell'organizzazione, mentre i conti passivi si riferiscono al denaro che presto lascerà l'azienda. Ulteriori distinzioni tra conti attivi e passivi sono le seguenti:
#1. Classificazione
AP è un conto corrente che riporta denaro che dovrebbe entrare presto nell'organizzazione. I conti attivi sono un tipo di conto corrente passivo che descrive il denaro che sta per lasciare l'azienda.
#2. Indennità compensative
I crediti verso clienti, ma non gli AP, possono avere un importo corrente noto come indennità di compensazione. Le indennità di compensazione sono progettate per tenere conto della possibilità che alcune somme da ricevere non vengano mai pagate. I contabili si riferiscono a questi come "conti dubbi". Un'indennità di compensazione è la quantità di denaro che l'azienda rischia di perdere se i conti discutibili non pagano le loro fatture. La società subirà una perdita, che avrà un impatto sulla sua linea di fondo totale.
Ragionieri e contabili non possono costruire indennità di compensazione per AP. Se la società crea un'indennità di compensazione per i debiti che (la società) deve, ciò implica che la società non intende pagare i suoi conti. Questo comportamento viola diversi principi contabili ampiamente accettati (GAAP) che regolano la finanza aziendale.
#3. Audit
I revisori esaminano sia i conti da pagare che quelli da ricevere per garantire trasparenza e onestà, ma cercano cose diverse in ogni libro mastro.
- Durante la revisione dei conti clienti, assicurano che ogni voce del libro mastro corrisponda a fatture reali. Cercano anche conti e fatture discutibili che difficilmente verranno pagati. Controllano se i contabili di un'azienda stanno gonfiando il valore netto dell'azienda segnalando entrate future che non saranno mai realizzate. Se i clienti di un'azienda non sembrano disposti a pagare le loro fatture, la loro somma deve essere trasferita dai crediti verso le spese correnti. I revisori certificano inoltre che tutti gli AP sono correttamente elencati dalla società.
- I revisori cercano il contrario quando controllano AP: le aziende potrebbero esagerare il loro patrimonio netto cancellando le fatture da AP. Ciò nasconde effettivamente gli obblighi noti degli azionisti, dei creditori e dei potenziali investitori della società.
Perché automatizzare la contabilità fornitori?
Ogni azienda riceve fatture e paga i fornitori. Tuttavia, l'elaborazione manuale di queste fatture e il pagamento dei pagamenti richiede molto tempo ed è molto costoso. Il costo tipico dell'elaborazione manuale di una fattura è di $ 12-15, con ulteriori $ 5 per il pagamento tramite assegno cartaceo. L'AP manuale può anche mettere a dura prova la visibilità e le risorse operative, oltre a stressare il team di contabilità.
Le organizzazioni possono ristrutturare i propri reparti AP utilizzando l'automazione AP per alleviare le inefficienze associate alle procedure manuali e ridurre i costi fissi e non fino all'80%. L'automazione AP automatizza il processo di contabilità fornitori, dalla riscossione delle fatture all'esecuzione dei pagamenti, e mantiene i dati aggiornati e pronti per l'uso.
L'automazione AP automatizza il processo di contabilità fornitori, dalla riscossione delle fatture all'esecuzione dei pagamenti, e mantiene i dati aggiornati e pronti per l'uso. Il tuo processo di contabilità fornitori diventa più veloce, più facile e più sicuro con soluzioni di automazione AP come MineralTree, facendo risparmiare alla tua azienda due risorse fondamentali: denaro e tempo.
L'abilità di cui hai bisogno per esaminare quando intervisti AP
Sebbene AP sia principalmente un lavoro numerico, richiede anche forti capacità di comunicazione. I più grandi lavoratori AP sono abili nel gestire sia i dati che una varietà di interazioni umane, sia all'interno che all'esterno della tua azienda. Lavorano non solo con i principali responsabili dell'approvazione nei vari dipartimenti, ma anche con altri che contribuiscono con informazioni critiche al processo e gestiscono le relazioni critiche con i fornitori.
Assumere la persona giusta con capacità comunicative e conoscenze contabili, oltre a formarla per operare efficacemente all'interno della tua organizzazione, può richiedere una notevole quantità di tempo al tuo team AP già sovraccarico.
Conti fornitori vs. debiti commerciali
Sebbene i termini “conti passivi” e “debiti commerciali” siano talvolta usati in modo intercambiabile, si riferiscono a situazioni simili ma leggermente diverse. I debiti commerciali sono i fondi dovuti da un'azienda ai suoi fornitori per le merci relative all'inventario, come forniture o materiali aziendali. AP comprende tutte le passività a breve termine della società.
Ad esempio, se un ristorante deve dei soldi a un'azienda di alimenti o bevande, tali cose fanno parte dell'inventario e quindi dei debiti commerciali. AP include passività verso altre società, come la società che pulisce le divise del personale del ristorante. Ognuna di queste categorie fa parte della più ampia categoria AP e molte aziende le raggruppano insieme.
Quali sono i due tipi di conti da pagare?
Gli AP sono conti che trattano debiti contratti ma non ancora pagati. Stipendi e costi sono le due categorie di AP aziendali. L'AP è spesso sotto forma di fatture fornitore, sebbene possano comprendere anche cambiali, fatture e assegni.
Quali sono le 4 funzioni dei conti da pagare?
- Gestisci e dai la priorità alle fatture pagabili.
- Le fatture devono essere codificate.
- Correggi eventuali errori.
- Esaminare le dichiarazioni del venditore.
Che cos'è il processo di contabilità fornitori nell'intervista?
Prima di completare un pagamento, è necessario abbinare la fattura, confrontare l'ordine di acquisto e ricevere un report per autenticare i dettagli della transazione.
Come mi preparo per un'intervista sui conti da pagare?
Ecco alcune strategie per mantenere la calma durante il colloquio AP:
- Mantieni la calma.
- Richiedi chiarimenti.
- Non essere un fannullone.
- Dacci un senso.
- Prenditi il tuo tempo.
- Fare domande.
Chi gestisce la contabilità fornitori?
Sulla base dei controlli interni di un'azienda, un reparto AP può gestire ordini di acquisto pre-approvati o AP può verificare gli acquisti dopo che sono stati effettuati. Il dipartimento AP prepara anche rapporti di analisi dell'invecchiamento di fine mese, che informano la direzione su quanto l'azienda deve.
Quali sono le competenze chiave per la contabilità fornitori?
Alcune delle abilità importanti richieste per una posizione AP includono: Buone capacità di inserimento dati sono richieste per le note spese. Competenza Microsoft Excel. I principi contabili e i processi AP devono essere compresi.
Come vengono registrati i conti da pagare in un bilancio?
I conti da pagare sono inclusi nel bilancio di un'impresa e, poiché si tratta di una passività, il denaro dovuto ai creditori è elencato tra le "passività correnti". Le passività correnti sono spesso passività a breve termine con scadenza inferiore a 90 giorni.
La contabilità fornitori è una passività o una spesa?
Gli AP sono passività perché rappresentano denaro dovuto a uno o più creditori. I conti da pagare compaiono nel bilancio di una società, ma le spese compaiono nel conto economico.
Dove trovo i conti fornitori di una società?
I conti da pagare compaiono nel bilancio di una società e sono classificati come passività correnti perché rappresentano denaro dovuto ad altri.
Conclusione
AP sono le passività sostenute da un'impresa durante le sue operazioni che sono ancora dovute e devono essere pagate nel prossimo futuro. Di conseguenza, il debito è classificato come un'obbligazione corrente in bilancio. Le fatture del fornitore, le spese legali, i pagamenti dell'appaltatore e così via sono esempi di elementi tipici della contabilità fornitori.
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Riferimenti
