La spina dorsale della tua azienda è l'inventario. È necessario tenere a portata di mano un inventario sufficiente per soddisfare la domanda dei clienti, ma non così tanto da far perdere il controllo ai costi di stoccaggio. In questa situazione, può essere utilizzato un sistema di inventario. Un sistema di inventario periodico o un sistema di inventario perpetuo può essere utilizzato dalle aziende che vendono beni. In questa guida, spiegheremo cos'è un sistema di inventario perpetuo, forniremo un esempio, ne discuteremo i vantaggi ed esamineremo la registrazione nel diario per i sistemi di inventario periodico e perpetuo per determinare se è la migliore pratica di gestione dell'inventario per la contabilità della tua piccola impresa.
Cos'è l'inventario perpetuo?
L'inventario perpetuo è una pratica contabile continua che registra le variazioni di inventario in tempo reale, eliminando la necessità di inventario fisico e garantendo che l'inventario del libro rifletta accuratamente lo stock effettivo. I dispositivi di input come i sistemi POS e gli scanner vengono utilizzati dai magazzini per registrare l'inventario perpetuo.
I metodi di inventario perpetuo stanno diventando sempre più popolari nei magazzini e nel settore della vendita al dettaglio. Le dichiarazioni in eccesso, note anche come inventario fantasma, e le sottovalutazioni dell'inventario mancanti possono essere ridotte al minimo con un inventario perpetuo. Le aziende che utilizzano un sistema di pianificazione del fabbisogno di materiale (MRP) per la produzione sono inoltre tenute a mantenere un inventario perpetuo.
Che cos'è un sistema di inventario perpetuo?
Un sistema di inventario perpetuo si basa su un metodo contabile noto come inventario perpetuo, che registra continuamente le variazioni di inventario in tempo reale con sistemi computerizzati di punti vendita, eliminando la necessità di controlli fisici dell'inventario.
All'interno di questo sistema, un'azienda non fa alcuno sforzo per mantenere registri di inventario dettagliati dei prodotti disponibili; piuttosto, gli acquisti di beni vengono registrati come un addebito al database dell'inventario. Un sistema di inventario perpetuo differisce da un sistema di inventario periodico, in cui un'azienda tiene registri di inventario attraverso conteggi fisici regolari.
Cos'è il sistema di inventario periodico?
Un metodo utilizzato dalle aziende per rendere conto dei propri prodotti è il sistema di inventario periodico, noto anche come sistema non continuo. Un inventario periodico non mantiene un conteggio continuo di beni, acquisti, vendite e dei costi ad essi associati in base a un periodo contabile specificato.
Tutti gli acquisti vengono registrati in un conto acquisti dal contabile della società, ed è così che funziona questo sistema. La società conta l'inventario fisico e il contabile trasferisce l'eventuale saldo residuo dagli acquisti al conto inventario. Il contabile apporta quindi le modifiche necessarie al conto dell'inventario per riflettere il costo dell'inventario finale.
Inoltre, il conteggio fisico delle merci è una caratteristica distintiva di un sistema periodico. Questo numero è fondamentale perché la società non tiene traccia delle transazioni univoche. Questo inventario avvia il processo di riconciliazione dei record, indipendentemente dal fatto che venga eseguito settimanalmente, mensilmente, trimestralmente o annualmente.
Comprensione dei sistemi di inventario perpetuo
Poiché consentono il monitoraggio immediato delle vendite dei singoli articoli e dei livelli di inventario, i sistemi di inventario perpetuo possono essere preferibili ai vecchi sistemi di inventario periodico. Tranne nei casi in cui si discosta dal conteggio dell'inventario fisico a causa di perdita, rottura o furto, un inventario perpetuo non deve essere regolato manualmente dai contabili dell'azienda.
Attraverso l'uso di scanner di codici a barre o altri record computerizzati dell'acquisizione, delle vendite e dei resi del prodotto nel momento in cui si verificano, il software di sistema aggiorna l'inventario in tempo reale. Un database perpetuo che viene costantemente aggiornato riceve queste informazioni.
Il sistema consente l'integrazione con altri reparti, come finanza e contabilità. Ciò aiuta a garantire la conformità alle normative fiscali e di altro tipo. I dipendenti possono fornire un servizio clienti più accurato in merito alla disponibilità di prodotti, parti di ricambio e altri componenti fisici utilizzando dati di inventario perpetui.
Sistema di inventario periodico e perpetuo
Un sistema perpetuo e periodico richiede strumenti e procedure diversi per il modo in cui i dipendenti documentano l'inventario, sebbene possano essere complementari. I dipendenti monitorano continuamente i prodotti in un sistema perpetuo. I dipendenti registrano i prodotti solo a intervalli prestabiliti in un sistema periodico.
Poiché ci sono più record per il software e per i dipendenti di cui tenere traccia, un sistema perpetuo è più complesso di un sistema periodico. Muller afferma: “I fondamenti sono gli stessi, indipendentemente dal tuo approccio, quando si considera il sistema che si desidera utilizzare. Se c'è una disconnessione all'interno del sistema di base, anche con il software più avanzato, stai semplicemente accelerando i tuoi errori.
Prenderesti decisioni di sistema in base alla natura dei tuoi prodotti, alla loro deperibilità e alla loro manipolazione fisica, incluso se fossero grandi o piccoli e quanto spazio occupassero. La natura del prodotto è determinata anche dal modo in cui la tua azienda lo riceve e lo immagazzina. “Alcune merci sono unitizzate: hanno piccole parti e sono divise in singoli contenitori”.
I sistemi perpetuo e periodico differiscono anche nei seguenti modi:
#1. Aggiornamento dei tuoi account:
In un sistema perpetuo, gli aggiornamenti al libro mastro dell'inventario e al libro mastro generale vengono effettuati con ogni transazione. Gli aggiornamenti alla contabilità generale in un sistema periodico si verificano solo quando è presente un conteggio fisico, non basato sulle transazioni.
#2. Calcolo del costo delle merci vendute (COGS):
In un sistema perpetuo, il sistema software mantiene un conteggio aggiornato delle transazioni, quindi è sempre in grado di fornire COGS. In un sistema di inventario periodico, COGS viene calcolato come somma forfettaria alla fine di un periodo contabile dopo aver effettuato un inventario fisico. Prima della fine del periodo contabile, non è possibile calcolare il COGS preciso.
#3. Registra transazioni:
Un sistema di inventario perpetuo richiede software perché potrebbero esserci migliaia di transazioni da tenere traccia. Tuttavia, il software non è necessario per un sistema periodico. Puoi monitorare manualmente il tuo inventario in un sistema di inventario periodico.
#4. Conteggio del ciclo:
Il conteggio del ciclo è il processo mediante il quale le aziende contano parti del loro inventario per completare un inventario completo in un ciclo di tempo. Non contano tutto il loro inventario in una volta, ma apportano piccoli aggiustamenti in base a ciò che contano. Le aziende utilizzano il conteggio dei cicli solo in un sistema perpetuo, noto anche come campionamento. A causa della loro incapacità di stabilire una linea di base, non utilizzano il conteggio ciclico in un sistema di inventario periodico.
#5. Tenere traccia degli acquisti:
Gli acquisti vengono registrati nel conto magazzino materie prime o nel conto merci in un sistema perpetuo. Gli acquisti vengono registrati nel conto cespiti degli acquisti in un sistema periodico senza che venga aggiunta alcuna informazione sul conteggio delle unità.
#6. Conduzione delle indagini:
Le transazioni sono disponibili a un livello molto dettagliato in un sistema perpetuo. Di conseguenza, puoi facilmente condurre indagini sugli errori relativi all'inventario. Poiché un sistema periodico aggrega i dati a un livello elevato, queste indagini sono più complicate. È difficile utilizzare questi dati per individuare errori di processo.
Anche se gli standard GAAP affermano che i sistemi perpetui o periodici sono appropriati per qualsiasi attività commerciale, ognuno è più adatto a organizzazioni di dimensioni diverse. Poiché i sistemi perpetui sono più sensibili al fattore tempo, sono generalmente più adatti alle aziende con volumi di vendita elevati o più punti vendita al dettaglio. I sistemi periodici possono ostacolare il processo decisionale in queste organizzazioni. I sistemi periodici sono più adatti per le aziende che non sperimentano aggiornamenti di inventario lenti.
Esempio di sistema di inventario perpetuo
L'uso di scanner di codici a barre wireless in un negozio di alimentari è l'esempio più comune di sistema di inventario perpetuo. Non appena una transazione viene scansionata sul sistema, viene immediatamente registrata. Le imprese possono facilmente calcolare le scorte attuali e necessarie in questo modo.
Registrazione nel diario per il sistema di inventario perpetuo
Probabilmente ti ritroverai a registrare le transazioni quando hai a che fare con la contabilità dell'inventario. Per eseguire la contabilità dell'inventario, avrai bisogno delle voci di giornale più comuni elencate di seguito.
- Acquisto di merce al costo: l'inventario viene addebitato e i conti da pagare vengono accreditati per riflettere l'acquisto di merce al costo.
- Pagamento PA: la registrazione prima nota utilizzata per effettuare il pagamento di una fattura.
- Condizioni di credito: produttori e grossisti in genere vendono merci a credito. Il conto o la fattura del venditore contiene queste condizioni di credito.
- Vendita di merci: quando un'azienda vende merci, devono essere effettuate due registrazioni di giornale: una per riconoscere la vendita e un'altra per registrare i costi delle merci vendute.
- Incasso di AR: viene registrato l'incasso in contanti dei crediti.
I vantaggi e gli svantaggi dell'inventario perpetuo
Rispetto ad altri metodi, l'inventario perpetuo consente un monitoraggio dell'inventario più in tempo reale. Il sistema, tuttavia, richiede una registrazione e un monitoraggio coerenti ed è più costoso da implementare rispetto ai metodi alternativi.
Di seguito sono riportati alcuni modi in cui l'inventario perpetuo può aiutarti a risparmiare denaro:
- Non è necessario chiudere regolarmente le strutture per condurre inventari fisici.
- I dati dei codici a barre scansionati aiutano nella previsione delle scorte.
- Puoi rendere conto di tutte le transazioni, dando ai tuoi prodotti una responsabilità completa.
Nonostante sia superiore, l'inventario perpetuo non è privo di difetti. Esistono ancora modi per perdere il controllo positivo dell'inventario anche se esiste un sistema di tracciamento del prodotto costante e automatico.
Gli svantaggi dell'utilizzo dell'inventario perpetuo includono quanto segue:
- Per mantenere sincronizzati i dati, è comunque necessario eseguire un inventario annuale.
- Ogni transazione deve essere inserita, il che richiede una registrazione e un monitoraggio più coerenti.
- Poiché richiedono software e formazione, i sistemi di inventario perpetuo sono più costosi da configurare rispetto ad altri metodi.
Quando utilizzare un sistema di inventario perpetuo
Quando un'azienda ha bisogno di sapere esattamente quante unità sono in magazzino in ogni momento, dovrebbe essere utilizzato un sistema di inventario perpetuo. Inoltre, quando ci sono numerosi tipi di prodotti in magazzino e un considerevole investimento di inventario, questo è particolarmente importante. Un'azienda non sarebbe in grado di comunicare con precisione ai propri clienti quando sarà in grado di evadere i loro ordini senza un sistema perpetuo.
È anche un sistema utile per le aziende in rapida crescita poiché queste organizzazioni devono mantenere uno stretto controllo sui loro investimenti in capitale circolante. Inoltre, qualsiasi azienda che si è impegnata a soddisfare rapidamente gli ordini dei clienti richiede una conoscenza approfondita dei propri saldi di inventario, che solo un sistema perpetuo può fornire.
Chi utilizza un sistema di inventario perpetuo?
I sistemi di inventario perpetui sono preferiti dalle grandi aziende con inventari massicci. Per le imprese emergenti e le piccole e medie imprese che cercano scalabilità, i sistemi di inventario perpetuo possono essere l'ideale.
I conteggi dei cicli richiesti per un sistema periodico sono difficili da eseguire per le grandi aziende.
Inoltre, un'azienda con più sedi di vendita al dettaglio può trovare più facile controllare l'inventario quando un database di prodotti viene aggiornato regolarmente. Ad esempio, un rivenditore di utensili potrebbe avere un cliente alla ricerca di un raro tipo di chiave inglese. Ha sei sedi nel quartiere. Dispone di informazioni in tempo reale su quali siti possono averne uno in magazzino utilizzando un sistema perpetuo, in modo che il cliente possa andare a prendere rapidamente la sua chiave inglese piuttosto che guidare da un negozio all'altro per cercarla.
Altre attività che richiedono un inventario perpetuo includono il drop shipping, in cui i produttori spediscono direttamente ai clienti, o il commercio e la distribuzione.
Come utilizzare un sistema di inventario perpetuo
Le aziende devono istituire un sistema in cui ogni pezzo di inventario viene inserito e detratto man mano che viene venduto per calcolare l'inventario. Terminali POS, scanner di codici a barre e software di inventario perpetuo devono essere utilizzati per aggiornare l'inventario stimato con ogni acquisto e vendita di prodotti.
Un sistema di inventario perpetuo non può sostituire un inventario fisico periodico perché stima le scorte disponibili. Un inventario fisico deve essere eseguito a un certo punto. Il conteggio del ciclo, o il conteggio fisico di una parte dell'inventario da utilizzare come riferimento per verificare l'accuratezza del sistema perpetuo, è comunemente utilizzato dalle aziende che utilizzano un sistema di inventario perpetuo. Un inventario fisico completo sarà completato nel tempo.
Metriche da prendere in considerazione quando si seleziona un sistema
Come avrai intuito dalla sezione precedente, ci sono argomenti a favore e contro l'inventario perpetuo. La fattibilità di ogni caso dipende da aspetti specifici della tua azienda:
#1. Inventario e volume delle transazioni
Quale di questi due approcci è il migliore per te è determinato principalmente dalla quantità di inventario che hai. Per la maggior parte delle organizzazioni con grandi scorte, i vantaggi di un sistema di inventario perpetuo superano gli svantaggi.
#2. Diversità di posizione
Se la tua azienda opera da più sedi, la gestione dell'inventario diventa estremamente difficile. Cambia frequentemente il suo inventario.
# 3. Budget
La tua situazione finanziaria è senza dubbio il fattore più visibile. Se puoi permetterti di investire nei costi iniziali di installazione di un sistema perpetuo, cioè.
L'infrastruttura necessaria per implementare con precisione questa strategia è sostanziale. Ha un prezzo che le piccole imprese potrebbero non essere in grado di permettersi.
Cos'è un sistema di inventario perpetuo con esempi?
L'inventario perpetuo è una pratica contabile continua che registra le variazioni di inventario in tempo reale, eliminando la necessità di inventario fisico e garantendo che l'inventario del libro rifletta accuratamente lo stock effettivo. I dispositivi di input come i sistemi POS e gli scanner vengono utilizzati dai magazzini per registrare l'inventario perpetuo.
Il sistema di inventario perpetuo utilizza LIFO o FIFO?
Sì, come FIFO (first-in, first-out), il metodo LIFO (last-in, first-out) può essere utilizzato sia nei sistemi di inventario perpetuo che nei sistemi di inventario periodico.
Quali sono due tipi di sistemi di inventario perpetuo?
- FIFO
- LIFO
- Costo medio ponderato
Come si chiama anche l'inventario perpetuo?
Sistema di inventario continuo
Un sistema di controllo dell'inventario che consente alle aziende di mantenere un account di inventario in tempo reale è noto come sistema di inventario perpetuo o sistema di inventario continuo.
Qual è lo scopo del sistema perpetuo?
Un sistema di inventario perpetuo è un programma per computer che stima continuamente il tuo inventario in base ai tuoi record elettronici piuttosto che a un inventario fisico.
Conclusione
Invece del vecchio sistema di inventario periodico con conteggio fisico, le aziende utilizzano sempre più un sistema di inventario perpetuo per tenere traccia dell'inventario. I sistemi permanenti sono costosi da implementare ma meno costosi e richiedono tempo nel lungo periodo.
Uno dei principali svantaggi dei sistemi perpetui è l'incapacità di rintracciare oggetti smarriti, danneggiati o rubati, nonostante i vantaggi di una stima delle scorte costantemente aggiornata e l'interconnettività dei sistemi contabili. Molte aziende contrastano ciò conducendo periodici conteggi parziali dell'inventario, che fungono da base per il sistema perpetuo e hanno lo scopo di fornire un inventario fisico completo entro la fine del periodo.
Articoli Correlati
- Piano di ammortamento, prestiti e calcoli
- Sistemi di contabilità: definizioni e guida al miglior software di contabilità
- SOFTWARE DI CONTABILITÀ PER PICCOLE IMPRESE: significato, miglior software e grado
- INVENTARIO TRACKER: significato, software gratuito e foglio
- SISTEMA DI MONITORAGGIO DELL'INVENTARIO: best practice
Riferimenti
