Un sistema di inventario periodico è una tecnica per valutare l'inventario per le esigenze di rendicontazione finanziaria che prevede il conteggio fisico dell'inventario in orari prestabiliti. Utilizzando l'inventario periodico come tecnica contabile, il costo delle merci vendute (COGS) viene calcolato prendendo un inventario all'inizio di ogni periodo, aggiungendo nuovi acquisti di inventario durante il periodo e sottraendo l'inventario finale. Le aziende che lo utilizzano, che spesso sono piccole imprese, scoprono che è sia più semplice da implementare che più conveniente. In questo articolo impareremo i sistemi di inventario perpetuo e periodico, la contabilità del sistema periodico e un esempio di sistema di inventario periodico.
Sistema di inventario periodico
Una procedura di valutazione delle scorte contabili nota come inventario periodico viene eseguita a intervalli prestabiliti. Alla fine del trimestre, le aziende contano fisicamente i propri prodotti e utilizzano i dati per bilanciare la contabilità generale. I fondi rimanenti vengono quindi applicati all'inizio del nuovo periodo.
Le procedure contabili differiscono da un sistema di revisione perpetua nell'ambito di un sistema di inventario di revisione periodica. Per determinare l'importo per il normale inventario alla fine dell'anno, la società conta fisicamente il proprio stock. Le organizzazioni utilizzano le stime per le pietre miliari di metà anno come i report mensili e trimestrali. Quando una società di contabilità acquisisce articoli da rivendere, l'inventario del conto di contabilità generale non viene aggiornato. Invece, addebitano gli acquisti effettuati sul conto temporaneo. Ogni anno, un conto temporaneo ha un saldo pari a zero. Alla fine dell'anno, il ragioniere trasferisce la somma su un altro conto.
Le aziende apportano le modifiche necessarie dopo aver effettuato acquisti di prodotti su un conto di contabilità generale. Poiché il saldo nel conto associato di un conto di contropartita è compensato e viene visualizzato nel rendiconto finanziario, deve essere l'opposto della contabilità generale. Gli sconti sugli acquisti, i resi sugli acquisti e i conti di indennità sono alcuni esempi di conti di contropartita. Questi conti possono essere combinati per produrre acquisti netti.
Le aziende mantengono le spese di consegna in un conto diverso dal conto inventario principale in un sistema di controllo periodico dell'inventario. Tengono traccia delle spese di consegna associate ai conti di carico o trasporto per l'inventario in entrata. Le spese in questo conto alla fine aumentano il valore dei loro beni. Le voci nel diario apparirebbero come segue:
Sistema di inventario perpetuo e periodico
Per tenere traccia della quantità di inventario disponibile, esistono due diversi sistemi: periodico e perpetuo. Il sistema perpetuo è il più complesso dei due, ma richiede molta più registrazione per essere mantenuto. Mentre il sistema perpetuo monitora continuamente i saldi di inventario, il sistema periodico esegue periodicamente un conteggio fisico dell'inventario per calcolare il saldo di inventario finale e il costo delle merci vendute.
Confronto tra sistemi di inventario periodico e perpetuo
Di seguito sono riportate alcune ulteriori distinzioni tra i due sistemi:
#1. Conti
Man mano che avvengono transazioni che coinvolgono l'inventario, il libro mastro generale, o libro mastro dell'inventario, viene continuamente aggiornato con il sistema perpetuo. Tuttavia, il conto del costo del venduto non viene inserito affatto in un sistema di inventario periodico fino a dopo un conteggio fisico, che viene quindi utilizzato per calcolare il costo del venduto.
#2. Reti di computer
Un sistema di inventario perpetuo non può avere i suoi record mantenuti manualmente perché potrebbero esserci migliaia di transazioni a livello di unità durante ogni periodo contabile. D'altra parte, per inventari molto piccoli, la semplicità di un sistema di inventario periodico consente l'uso della registrazione manuale.
#3. Spese per oggetti venduti
Man mano che viene effettuata ogni vendita, il conto del costo delle merci vendute viene continuamente aggiornato con il sistema perpetuo. Il costo delle merci vendute viene invece calcolato in un'unica soluzione dopo il periodo contabile nell'ambito del sistema di inventario periodico aggiungendo tutti gli acquisti all'inventario iniziale e deducendo l'inventario finale. In quest'ultimo scenario, ciò significa che ottenere dati accurati sul costo del venduto prima della fine del periodo contabile può essere difficile.
#4. Conteggio periodo
Poiché il conteggio ciclico si basa su conteggi di inventario affidabili che possono essere ottenuti in tempo reale come riferimento, il conteggio ciclico non può essere utilizzato con un sistema di inventario periodico.
#5. Acquisti
A seconda del tipo di transazione, gli acquisti di inventario nel sistema perpetuo vengono registrati nel conto inventario materie prime o nel conto merci e viene inoltre effettuata una registrazione del conteggio delle unità nel record individuale conservato per ciascun articolo di inventario. Sebbene non esistano singoli record di inventario a cui è possibile aggiungere informazioni sul conteggio delle unità in un sistema di inventario periodico, tutti gli acquisti vengono registrati in un conto cespiti di acquisto.
#6. Indagini sulle transazioni
Poiché le informazioni sono aggregate a un livello molto elevato, è quasi impossibile rintracciare attraverso i registri contabili in un sistema di inventario periodico per accertare perché si è verificato un errore di inventario di qualsiasi tipo. Tuttavia, in un sistema di inventario perpetuo, quando ogni transazione è dettagliata fino al livello di singola unità, tali indagini sono notevolmente più semplici.
Come dimostra l'elenco di cui sopra, il sistema di inventario perpetuo supera il metodo di inventario periodico. La situazione principale in cui un sistema periodico può essere giustificato è quando l'inventario è estremamente ridotto ed è possibile valutarlo visivamente senza avere la necessità urgente di registri di inventario più estesi. Poiché i dipendenti del magazzino possono registrare involontariamente le transazioni di inventario in modo improprio in un sistema perpetuo se non sono adeguatamente addestrati al suo utilizzo, il sistema periodico può anche essere efficace in determinate situazioni.
Esempio di sistema di inventario periodico
Vediamo un esempio di sistema di inventario periodico per cercare di comprendere la procedura.
Poiché $100 sono stati aggiunti al conto magazzino dopo ogni periodo, il conto magazzino iniziale del periodo corrente in questo esempio di un sistema di inventario periodico era di $1,000. Il conto inventario sarà quindi ora di $ 1,100. Lo possederai. "Il prezzo delle merci che sono in vendita."
Costo degli articoli in vendita = 1000 + 100 = $ 1100
Secondo i nostri libri, abbiamo il "Costo dei beni disponibili per la vendita" finale. Tuttavia, la società non è ancora sicura di quanti beni siano stati venduti durante quel periodo. La tua organizzazione ispezionerà fisicamente l'inventario alla fine del periodo. Supponiamo che ci siano 1,050 unità nell'inventario finale. L'inventario finale controllato fisicamente è di $ 1,050 perché ogni unità costa $ 1. Dobbiamo trasferire $ 50 dal conto dell'inventario al "Costo delle merci vendute" per bilanciare la differenza tra il conteggio dell'inventario fisico e i conti dell'inventario nei libri.
Contabilità periodica del sistema
Il sistema di inventario periodico contabile implica più del semplice conteggio e monitoraggio dei livelli di inventario; comporta anche la documentazione dell'intero sistema come registrazione a giornale in modo che possa essere visualizzato nei libri contabili.
Immaginiamo che possiedi un negozio al dettaglio in cui hai praticamente sempre bisogno di acquistare merce per eseguire le tue operazioni quotidiane. Supponiamo che la tua azienda utilizzi il sistema di inventario periodico per determinare il "costo delle merci vendute". La tua azienda ora ha bisogno di 10 unità di inventario da $ 1 al pezzo in un dato giorno, che ha pagato in contanti durante il periodo contabile corrente. L'acquisto è costato 10 dollari in totale. Naturalmente, alcune di quelle scorte potrebbero trasformarsi in "prodotti finiti" ed essere vendute nel corso del periodo, ma il tuo commercialista non dovrebbe preoccuparsene. Verrà invece generato regolarmente un "conto acquisti", un "asset", per ogni articolo dell'inventario acquistato. Questo account ospita ogni acquisizione di inventario.
Sotto il sistema di inventario periodico
Con il sistema di inventario periodico, un'azienda non tiene traccia delle variazioni dei livelli di inventario durante il periodo contabile. Invece, conta regolarmente fisicamente il suo inventario in periodi predeterminati come mensili, trimestrali o annuali. L'azienda utilizza questi conteggi fisici per determinare il costo delle merci vendute e l'inventario finale del periodo.
Il sistema di inventario periodico presenta le seguenti caratteristiche salienti:
#1. Acquisti:
L'azienda non registra immediatamente il costo di ciascun articolo venduto né modifica il saldo dell'inventario dopo l'acquisto di un inventario. Per tenere traccia del costo complessivo degli articoli acquistati durante tutto il periodo, viene effettuato un addebito sul conto acquisti.
#2. Costo delle merci vendute (COGS)
L'azienda conta fisicamente il suo inventario dopo il periodo contabile. Dopo aver dedotto l'inventario iniziale dal totale degli acquisti e contabilizzato l'inventario finale, viene determinato il costo delle merci vendute.
L'inventario iniziale con meno acquisti e l'inventario finale equivalgono a COGS.
#3. Registrazione
La società non aggiorna il conto inventario ad ogni acquisto o vendita con il sistema periodico. Modifica esclusivamente il saldo dell'inventario in base al conteggio fisico dopo il mese. Di conseguenza, il conto inventario potrebbe non riflettere accuratamente il saldo inventario corrente.
#4. Presentazione del Conto Economico
Il costo delle cose vendute è esposto separatamente nel conto economico nell'ambito del sistema di inventario periodico. Le note a piè di pagina del bilancio possono contenere informazioni sulle rimanenze iniziali e finali anche se non sono esplicitamente esposte nel conto economico.
Caratteristiche di un sistema di inventario periodico
Le seguenti sono caratteristiche di un sistema di inventario periodico:
#1. Conteggio fisico
In questo sistema, i vari livelli dello stock, come le forniture iniziali, i progetti in corso e le merci finite, vengono fisicamente conteggiati per registrarli nei libri.
#2. Nessun tracciamento immediato
Poiché non viene impiegato alcun software o tecnologia automatizzata, c'è un ritardo tra due sessioni di conteggio perché non c'è tracciamento in tempo reale durante la procedura. Non sono disponibili informazioni aggiornate e accurate sul livello delle scorte durante questo periodo.
#3. Calcolo del costo delle merci vendute (COGS)
Il COGS viene determinato periodicamente in ciascun caso durante questo processo.
#4. Processo difficile
Il metodo di conteggio fisico rende il sistema di inventario periodico contabile complesso, difficile e forse opaco. La cattiva gestione e le discrepanze potrebbero produrre informazioni e dati falsi.
#5. Approccio basato sul business
Va detto che non tutti i tipi di attività possono utilizzare questo approccio. Le piccole imprese che utilizzano un determinato tipo di merce fissa come materia prima o che richiedono in particolare il conteggio periodico delle scorte per gli utenti interni possono gestirlo in modo efficiente.
Pertanto, le suddette funzionalità del sistema di inventario periodico sono quelle che alcune aziende utilizzano per creare un sistema efficace e aperto.
Passi Per Il Sistema Di Inventario Periodico
Il sistema di inventario periodico prevede le seguenti fasi:
In questo approccio, l'inizio e la fine vengono conteggiati fisicamente durante un periodo specifico.
Per calcolare il "costo dei beni disponibili per la vendita", l'azienda terrà conto anche di tutti gli acquisti effettuati per l'inventario durante quel periodo.
L'inventario iniziale più gli acquisti è uguale al costo delle merci pronte per la vendita.
Di conseguenza, il costo dei beni venduti durante tale periodo sarà:
Inventario finale: il costo dei beni disponibili per la vendita è uguale al costo dei beni venduti.
Per aumentare l'efficienza del sistema, la società dovrebbe aderire al suddetto metodo passo-passo di questa forma di gestione delle scorte.
Vantaggi
L'approccio dell'inventario periodico ha i suoi vantaggi. Esaminiamole più nel dettaglio nei seguenti punti:
- Era necessaria una forza lavoro più piccola perché non era necessario il conteggio fisico tra i periodi. Di conseguenza, è meno costoso perché non è richiesto un accompagnatore. Durante quel periodo, un team si occuperà delle scorte, facendo risparmiare all'azienda tempo e denaro.
- I controlli fisici si verificano solo alla fine del trimestre, quindi il lavoro regolare non ne risente. A quel punto, senza interferire con la routine quotidiana, conterà il reparto di competenza per il quale è assegnato un organico distinto.
- La quantità è affidabile nel confermare la contabilità di fine periodo poiché viene ispezionata fisicamente alla fine del periodo.
- Non è necessario controllare lo stato di "Lavori in corso" o "Materie prime" tra un periodo e l'altro. Poiché le informazioni raccolte dopo il conteggio vengono utilizzate per tenere traccia dei vari livelli di stock, comprese le materie prime, i lavori in corso e i prodotti finiti, vengono eseguite automaticamente durante il conteggio.
Svantaggi
Prima di adottare il processo, è importante essere consapevoli di varie restrizioni oltre ai vantaggi del sistema di inventario periodico. Questi sono quello che sono:
- Nel frattempo, non offrirà alcun dato relativo al costo della merce venduta.
- Potrebbe essere necessaria una modifica importante alla fine perché ci sono poche informazioni tra i periodi.
- La frode è una possibilità altamente probabile.
- Questo approccio non è appropriato per le grandi imprese.
Perché dovresti usare un sistema di inventario periodico?
Le aziende più piccole con scorte di magazzino modeste sono più adatte per un sistema di inventario periodico. È semplice eseguire un conteggio dell'inventario fisico per tali attività. Allo stesso modo, è molto più semplice stimare il costo delle merci vendute in periodi di tempo predeterminati.
Perché è meglio un sistema di inventario periodico?
Il metodo dell'inventario periodico ha il vantaggio di eliminare l'obbligo di contabilizzazione separata delle rimanenze di materie prime, prodotti in corso di lavorazione e prodotti finiti. L'unica cosa che si nota sono gli acquisti.
Quale è meglio, perpetuo o periodico?
In generale, il sistema perpetuo supera il sistema di inventario periodico. È così che si tratta di un approccio pratico che richiede poco o nessun lavoro grazie al software utilizzato dalle aziende. La tecnologia del punto vendita utilizza i codici a barre per tracciare le cose dallo scaffale al registratore di cassa.
Sommario
Comprendere il tuo stock è essenziale per il successo poiché una corretta gestione dell'inventario può creare o distruggere un'azienda. Mentre le piccole imprese e le organizzazioni con pochi articoli di inventario possono cavarsela con il metodo periodico, le organizzazioni più grandi dovranno passare a un sistema di inventario permanente. Indipendentemente dal metodo di controllo dell'inventario selezionato, i decisori richiedono l'attrezzatura adeguata per gestire con successo il proprio inventario.
Utilizza le funzionalità per la pianificazione della domanda e la pianificazione dei requisiti di distribuzione per raggiungere l'equilibrio ideale tra domanda e offerta in tutta l'azienda.
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Riferimenti
