Il software Payroll è un sistema che gestisce le buste paga servizi come le tasse sui salari, lo stipendio, i bonus di fine anno, le buste paga, i permessi retribuiti, la gestione dei benefici e l'organizzazione dei registri dei dipendenti. Diverse aziende esternalizzano il loro software per le buste paga, ma potresti decidere che farlo internamente sia l'ideale per la tua attività. Tuttavia, ci sono molte soluzioni software per le buste paga disponibili per aiutare con il processo.
Tuttavia, decidere quale sia la soluzione migliore per te potrebbe essere difficile. Abbiamo preparato questa guida per aiutarti a comprendere l'ambiente del fornitore e puoi anche scegliere tra i 10 migliori software di gestione stipendi.
Funzionalità del software per le buste paga
Questo tipo di soluzione mantiene una serie di informazioni legate alla retribuzione dei dipendenti e spesso include anche funzioni di gestione dei benefici. Comprende tutto ciò che è legato alla retribuzione (tipo e frequenza retributiva, premi, ritenute, pignoramenti, ecc.): ferie pagate e permessi, nonché prestazioni una tantum o ricorrenti come assicurazione sanitaria, assistenza scolastica, spese di trasloco, e piani pensionistici.
Durante la preparazione di una corsa, il sistema calcolerà le detrazioni sui salari come le tasse federali, le tasse municipali e le tasse statali (inclusa la previdenza sociale, l'assistenza sanitaria, la disoccupazione e anche l'assicurazione per l'invalidità). Quindi stamperanno assegni salariali o effettueranno depositi diretti ed esporteranno i dati direttamente nel software di contabilità o in un formato compatibile con l'importazione in un sistema contabile. Dovrebbe anche coprire la compensazione per il chilometraggio, il trasferimento di nuovi lavoratori e anche altre spese di viaggio, nonché eventuali spese aggiuntive sostenute dai dipendenti.
Infine, il software dovrebbe generare modulistica e rendiconto fiscale per il datore di lavoro, i dipendenti e gli appaltatori, come 940, 941, 944, 1099, W2, W3 e 1099-MISC.
Vantaggi del software per le buste paga
Se la tua azienda mantiene manualmente le informazioni e la produzione dei dipendenti Pagamentos, le soluzioni per le buste paga potrebbero farti risparmiare tempo, denaro e anche molti problemi riducendo i problemi di conformità.
# 1. Risparmia tempo.
Il vantaggio più evidente di una busta paga sistema di gestione è che fa risparmiare tempo, il che fa risparmiare denaro. Questi sistemi sono pensati per essere intuitivi, quindi la curva di apprendimento per impostare e iniziare a elaborare le buste paga è relativamente breve. Questi risparmi di tempo si sommano.
#2. Riduci il rischio aumentando la precisione.
Un sistema software per le buste paga può anche aiutare gli imprenditori a garantire che rimettano l'importo corretto delle tasse relative alla busta paga e a presentare i rapporti necessari in tempo. Quando si esegue il libro paga manualmente, anche un piccolo errore di calcolo, come un errore di moltiplicazione o arrotondamento, potrebbe avere gravi conseguenze. Queste soluzioni gestiranno per te i fascicoli e i rapporti fiscali e ti ricorderanno quando sono dovuti.
Stare al passo con le modifiche al codice fiscale è uno sforzo che richiede tempo. Il software Payroll terrà traccia di queste modifiche per te, quindi non è necessario.
#3. Produci rapporti.
Infine, i sistemi di gestione delle retribuzioni consentono di tenere traccia delle informazioni sulle retribuzioni nel tempo. Fornirà rapidamente rapporti preziosi per decisori interni, contabili e revisori dei conti. Quindi, un rapporto sui salari può includere dettagli sui costi trimestrali, rimesse fiscali annuali e partecipazione storica ai benefici per i dipendenti.
Che tipo di acquirente sei?
Il libro paga è spesso solo una componente dei requisiti software di un'azienda, anche se non è sempre così. Esistono numerosi gradi di acquirenti e le seguenti categorie ti aiuteranno a determinare il software che soddisferà meglio le tue esigenze:
# 1. Piccole imprese:
Un piccolo imprenditore che cerca di snellire le proprie operazioni sui salari desidererà un software per le buste paga con un prezzo base basso. Inoltre, al momento probabilmente stai facendo il tuo libro paga, quindi dovrai individuare il miglior software per il libro paga per la tua piccola impresa.
#2. Aziende di medie dimensioni:
Gli specialisti delle risorse umane presso organizzazioni di medie dimensioni o più grandi (oltre 50 dipendenti) beneficeranno di qualcosa di più delle semplici procedure di busta paga di base. In questa fase, l'onboarding, il pagamento diretto, la dichiarazione dei redditi e altre funzionalità come il monitoraggio delle presenze e il monitoraggio del tempo diventano più preziosi. Quindi, l'acquirente desidererà un sistema di gestione delle risorse umane più completo.
#3. Grandi imprese:
Questi acquirenti vogliono andare oltre il dipartimento delle risorse umane e anche in un pacchetto di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Ciò include l'elaborazione completa delle buste paga, la gestione dei talenti e possibilmente il sistema di gestione del capitale umano. Ciò consentirà una stretta integrazione tra le buste paga e altri processi delle risorse umane, nonché la contabilità e altri sistemi specifici del reparto.
Un altro fattore da considerare è il tipo di sistema operativo (OS) su cui verrà eseguito il software. Ad esempio, se utilizzi un Mac, potresti voler effettuare il check-in di prodotti progettati esclusivamente per l'interfaccia Mac. In alternativa, un numero crescente di prodotti è indipendente dal sistema operativo, il che significa che sono ottimizzati per funzionare in un browser web. Quindi, non dipendono da un sistema operativo specifico.
Quando si seleziona il software per le buste paga online, può essere presa in considerazione anche la disponibilità di un'app mobile. Non sarai in grado di gestire le tasse sui salari o di presentare le tasse, ma i dipendenti potranno richiedere permessi, aggiornare le informazioni personali come i numeri di telefono e apportare modifiche ad altre opzioni di gestione delle retribuzioni.
Le organizzazioni professionali dei datori di lavoro (PEO) e le organizzazioni di servizi amministrativi che desiderano tenere traccia dei servizi di libro paga per i propri dipendenti possono prendere in considerazione il software PEO.
Comprensione delle tendenze di mercato
Più software per le buste paga è ora disponibile su Internet. Software-as-a-Service (SaaS), un paradigma di distribuzione in cui il fornitore ospita il software sui propri server e i client accedono alla soluzione tramite un browser Web, sta diventando sempre più comune per le applicazioni di gestione stipendi. Poiché le normative fiscali cambiano regolarmente, qualsiasi software di gestione stipendi online acquistato dovrà essere aggiornato almeno una volta all'anno. Le soluzioni di buste paga online sono una soluzione fantastica a questa preoccupazione perché i fornitori aggiornano automaticamente il software con le modifiche legali, semplificando la conformità fiscale per te.
I portali dei dipendenti stanno diventando sempre più diffusi. In generale, il software per le risorse umane sta diventando sempre più incentrato sui dipendenti. I portali dei dipendenti stanno diventando sempre più ampiamente disponibili, sia come sistemi SaaS che on-premise. Cerca ulteriori funzionalità incentrate sui dipendenti, come la dichiarazione dei redditi self-service dei dipendenti, l'accesso ai dati sulle buste paga personali, i vantaggi personali, i dettagli bancari per il deposito diretto, le buste paga, i dati del foglio presenze e il controllo e la rendicontazione delle assenze.
Caratteristiche del software del libro paga
- Calcolo della retribuzione dei dipendenti
- Calcolo automatico delle ritenute
- Elaborazione assegni tramite deposito diretto
- Gli assegni vengono stampati per i dipendenti che non sono iscritti al deposito diretto.
- Creazione documenti fiscali
- Integrazione con fornitori di buste paga di terze parti
- Emissione di assegni su base sporadica o pagamenti a richiesta
- Tenere traccia della storia salariale di ogni dipendente
- Prendersi cura di piani di benefici
- Prendersi cura della pianificazione pensionistica
- Controllo e monitoraggio delle buste paga
- Adeguamenti e revisioni salariali per i dipendenti
- Il saldo delle buste paga e i dati di calcolo vengono aggiornati regolarmente.
- Self-service per i dipendenti
10 migliori recensioni gratuite di software per buste paga
# 1. BambooHR
Invece di dover dedicare ore ogni mese al trasferimento manuale dei dati e alla preoccupazione dell'accuratezza, BambooHR rende l'amministrazione delle buste paga semplice, rapida e senza stress. Gli aggiornamenti dei dati di BambooHR confluiscono immediatamente nel libro paga, eliminando praticamente l'immissione di dati duplicati. Inoltre, con il reporting completo sulle buste paga, un migliore servizio clienti e un servizio completo di dichiarazione dei redditi, risparmierai tempo e ansia nell'impostazione delle buste paga, liberandoti dalla possibilità di concentrarti su altri obiettivi vitali.
# 2. Paychex Flex
Paychex Flex è una soluzione all-in-one per buste paga e risorse umane che puoi espandere o adattare man mano che la tua organizzazione si espande. Usalo per gestire le buste paga e anche per integrare la tua amministrazione delle risorse umane, la pensione e la gestione assicurativa con un servizio su misura per le tue esigenze e la nostra conoscenza approfondita delle regole che possono influenzare la tua organizzazione. Quindi, per un periodo di tempo limitato, puoi ottenere tre mesi di elaborazione gratuita delle buste paga.
# 3. Gusto
Gusto è una piattaforma di persone online all'avanguardia che assiste le piccole imprese nella gestione del proprio personale. Gli strumenti e i servizi ti assistono nell'onboarding, nel pagamento, nell'assicurazione e nel coinvolgimento della tua forza lavoro in un'unica piattaforma integrata e intuitiva utilizzata da oltre 100,000 aziende moderne. Gusto rende la cura della tua forza lavoro un'esperienza piacevole, aiutandoti anche a gestire i tuoi profitti e a rimanere conforme. Non importa quanto intricato lo scenario, ti sentirai un professionista. Quindi, collabora con Gusto per costruire un luogo di lavoro in cui tutti prosperino.
# 4. Paylocity
La suite di prodotti completa di Paylocity offre ai professionisti una piattaforma unificata per prendere decisioni strategiche su vantaggi, risorse umane principali, buste paga, talenti e gestione della forza lavoro, il tutto sviluppando un ambiente di lavoro moderno e migliorando il coinvolgimento dei dipendenti. La piattaforma può essere accessibile 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana da qualsiasi luogo utilizzando l'applicazione mobile.
#5. pagatore
Con Paycor, puoi aiutare la tua azienda a migliorare la produttività, ridurre i problemi di conformità e anche ripristinare il tempo necessario per concentrarti sulla strategia aziendale. La soluzione all-in-one per le risorse umane e le buste paga di Paycors elimina la necessità del lavoro manuale. L'interfaccia intuitiva ti guida attraverso ogni fase del processo. Quindi ti consente di entrare e uscire rapidamente dal libro paga. Tutte le informazioni sul personale sono disponibili in un'unica posizione. Importa direttamente le ore dei dipendenti, visualizza i requisiti di cassa prima di archiviare le buste paga e gestisci i dettagli dei dipendenti.
#6. Increspatura
Rippling è il software per paghe e risorse umane con il punteggio più alto. Puoi inserire nuovi dipendenti in 90 secondi, elaborare le buste paga con un solo clic e anche pagare dipendenti o appaltatori da qualsiasi luogo. Inoltre, con Rippling, puoi gestire le lettere di offerta dei tuoi dipendenti, I-9, l'assicurazione sanitaria, i permessi e altro ancora interamente online e senza carta. Piattaforma all-in-one all'avanguardia.
#7. Sfumature di verde
Greenshades è una moderna soluzione di gestione stipendi unificata basata su cloud progettata per le aziende di medie dimensioni di oggi. La piattaforma Greenshades è adatta per l'integrazione interna a lungo termine perché è progettata per funzionare con tutte le versioni di Microsoft Dynamics (e anche altri ERP). Greenshades rende il libro paga più semplice che mai, con un potente self-service per i dipendenti, conformità proattiva e sincronizzazione dei dati senza interruzioni. Il supporto tecnico è incluso in tutti i piani senza costi aggiuntivi.
#8. Pay com
Paycom offre una tecnologia di gestione delle risorse umane e salari di facile utilizzo che migliora l'intero ciclo di vita dei dipendenti in un unico programma. Migliora le procedure, crea efficienza, aumenta la qualità dei dati e fornisce anche ai dipendenti il controllo sulle proprie informazioni sulle risorse umane attraverso un'app self-service, dall'onboarding e dalla registrazione dei benefit alla gestione dei talenti e altro ancora. Quindi, puoi goderti una facile elaborazione delle buste paga in qualsiasi momento, accesso ovunque e nessun reinserimento dei dati.
#9. SicuroPaghe
Small Business Payroll di SurePayroll è un servizio di libro paga online leader per le piccole imprese a livello nazionale. È un pluripremiato team di assistenza clienti con sede negli Stati Uniti che fornisce supporto personalizzato tramite telefono, e-mail e chat. Il software Small Business Payroll semplifica e garantisce il processo. Pertanto, consente di archiviare le buste paga in modo rapido e semplice da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Ottieni una prova gratuita di 2 mesi.
# 10. libro paga patriota
Patriot Software fornisce servizi di buste paga online per aiutarti a risparmiare tempo e denaro. È fatto per i proprietari di piccole imprese negli Stati Uniti con da 1 a 100 dipendenti. Inoltre, scegli la migliore soluzione di gestione stipendi per te: Basic Payroll ha una tariffa mensile di $ 10 più $ 4 per dipendente. Payroll a servizio completo: tariffa mensile di $ 30 più $ 4 per dipendente. Tu gestisci le buste paga, ma noi gestiamo le dichiarazioni dei redditi sui salari. Le buste paga possono essere depositate direttamente sul tuo conto bancario o stampate.
Come posso scegliere il software di gestione paghe giusto per la mia azienda?
La scelta del giusto software per le buste paga dipende da diversi fattori, tra cui le dimensioni della tua azienda, il budget e le funzionalità di cui hai bisogno. Considera i tuoi requisiti specifici e fai un elenco delle funzionalità di cui hai bisogno in un software per le buste paga. Leggi le recensioni dei prodotti e confronta le diverse opzioni per trovare il miglior software di buste paga adatto alle tue esigenze aziendali.
Che tipo di formazione e risorse sono disponibili per l'utilizzo del software paghe?
La maggior parte dei fornitori di software per le buste paga offre formazione e risorse, come tutorial, video e guide per l'utente per aiutare gli utenti a iniziare. Molti offrono anche un'assistenza clienti dedicata per rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere. Alcuni fornitori offrono anche formazione e webinar di persona.
Posso tenere traccia delle spese utilizzando il software del libro paga?
Dipende dal software del libro paga che scegli. Alcuni software per le buste paga includono anche funzionalità di monitoraggio delle spese che consentono di tenere traccia delle spese e dei rimborsi dei dipendenti.
In che modo il software del libro paga gestisce la gestione dei congedi e delle assenze dei dipendenti?
Il software del libro paga in genere include funzionalità che ti aiutano a gestire il congedo e l'assenza dei dipendenti. Puoi facilmente tenere traccia delle richieste di ferie dei dipendenti e approvarle o rifiutarle in base alle politiche della tua azienda. Alcuni software per le buste paga includono anche strumenti per tenere traccia delle assenze per malattia e delle ferie retribuite.
Posso integrare il software paghe con altri sistemi aziendali?
Sì, molti fornitori di software per le buste paga offrono integrazioni con altri sistemi aziendali, come software di contabilità e software di gestione delle risorse umane. L'integrazione del software del libro paga con altri sistemi aiuta a semplificare i processi aziendali e consente di risparmiare tempo e fatica.
Domande frequenti sul software per le buste paga
Il software per le buste paga è gratuito?
L'app mobile PayRoller, nonché i fogli presenze, i turni, la gestione delle ferie e l'app per i dipendenti sono completamente gratuiti. Si applicano commissioni per utilizzare l'app Web PayRoller, l'integrazione con Xero e anche per fornire super contributi attraverso il nostro super clearinghouse integrato.
Puoi fare il libro paga da solo?
I l'unica soluzione gratuita per l'elaborazione delle buste paga è quella di fare le buste paga a mano. Software per buste paga, contabili e contabili addebitano tutti una commissione di servizio. Tuttavia, non hai fondi extra da spendere per un servizio di buste paga, l'approccio fai-da-te può farti risparmiare denaro
Come faccio a impostare le buste paga per un dipendente?
Come fare il libro paga: 8 semplici passaggi
- Trova il numero di identificazione del tuo datore di lavoro. …
- Raccogli le informazioni fiscali dei dipendenti. …
- Scegli un programma di buste paga. …
- Calcola la retribuzione lorda. …
- Determinare detrazioni, indennità e altre ritenute. …
- Infine, calcola la retribuzione netta e paga i tuoi dipendenti.
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