Software per buste paga per piccole imprese: i 5 migliori software per buste paga gratuiti

Software per salari è un sistema utilizzato da risorse umane (HR) o professionisti del libro paga per gestire l'intero ciclo di vita delle attività del libro paga dall'inizio alla fine. Ecco alcune delle caratteristiche, dei vantaggi e dei fattori più significativi del software per le buste paga da considerare quando si seleziona il miglior software per le buste paga per la tua piccola impresa. Inoltre, abbiamo una recensione di 5 software di gestione stipendi gratuiti per le piccole imprese.

Definizione del software del libro paga

Qualsiasi esperto delle risorse umane o delle buste paga ti dirà che l'elaborazione delle buste paga implica più del semplice calcolo degli stipendi. Ogni mese vengono svolti un susseguirsi di compiti ripetitivi, che vanno dall'iscrizione dei dipendenti nel libro paga dell'azienda alla garanzia di un'assoluta conformità e al mantenimento registri delle buste paga fino all'uscita. Il software Payroll consente ai professionisti di tenere facilmente traccia di tutte queste attività da un'unica posizione.

L'importanza del software per le buste paga per la tua piccola impresa

L'elaborazione e la gestione delle buste paga implicano un'ampia gamma di azioni per proteggere il bene più prezioso di un'azienda: le persone. Diventa complesso, dispendioso in termini di tempo e talvolta errato se eseguito manualmente, utilizzando un sistema antiquato o tramite un foglio di calcolo. Il software dedicato per le buste paga aiuta gli specialisti delle buste paga a snellire altri compiti relativi alle buste paga, consentendo alle risorse umane e ai proprietari di piccole imprese di liberare tempo per progetti aziendali critici.

# 1. Automazione delle buste paga

Quando fai il libro paga manualmente, lasci la porta aperta per errori non intenzionali che possono essere molto costosi. Il software Payroll può automatizzare attività sia complesse che semplici, consentendoti di gestire meglio le buste paga nella tua azienda. Un buon software per le buste paga mantiene il processo ordinato, semplice ed efficiente, dalla preparazione delle buste paga fino alla chiusura del periodo di paga nelle tue attività.

#2. Tenere traccia delle spese per il personale

Il libro paga è una spesa ricorrente per qualsiasi azienda. Man mano che la tua azienda si espande, le tue spese per il personale aumentano e hai bisogno di una visione totale di uno dei contributi più significativi al tuo conto profitti e perdite mese dopo mese. Il software Payroll può fornire tutti questi rapporti, dai registri degli stipendi dei dipendenti agli statuti agli esborsi dei bonus, consentendoti di tenere traccia delle spese fino all'ultima rupia.

#3. Rendere le tasse meno onerose

Abbiamo assistito a casi in cui le aziende sono state multate per non aver versato le tasse. Il software Payroll ti assiste nell'adattamento alle nuove leggi fiscali, nella selezione degli statuti che si applicheranno alla tua organizzazione, nel controllo dei contributi PF e altro ancora. A volte, differenziare l'imposta sui salari dall'imposta sul reddito può essere noioso, puoi saperne di più tramite questo post sul blog. Con questo, la tua azienda può essere certa di effettuare sempre detrazioni fiscali accurate.

#4. Integrazione con pertinenti applicazioni aziendali

Ogni mese, i dipendenti delle buste paga lavorano con diversi team per ottenere input per l'elaborazione delle buste paga. La procedura è complessa e dispendiosa in termini di tempo e, con un'azienda in crescita, diventerà solo più difficile. Le integrazioni sicure ti consentono di accedere ai dati di molti team in un'unica posizione. Il software per le buste paga, strettamente connesso con le piattaforme di contabilità e risorse umane, consente di consolidare tre dipartimenti distinti ma critici sotto lo stesso tetto.

#5. Mantieni i tuoi dati sulle buste paga al sicuro

Il sistema di gestione stipendi ospita informazioni riservate sui dipendenti come stipendi, tasse, conti bancari e così via. Il software per le buste paga con controlli di accesso dettagliati può migliorare l'integrità dei dati sulle buste paga. È possibile distinguere tra le numerose responsabilità che ogni dipartimento svolge e prevenire accessi indesiderati. Collabora in sicurezza con il personale, mostra la stessa interfaccia, ma limita il personale del libro paga solo a ciò che deve vedere in base al proprio lavoro.

Funzionalità del software per le buste paga per le piccole imprese

# 1. Onboarding semplificato dei dipendenti

Ogni giorno, come professionista delle risorse umane, sei inondato di scartoffie. Il tuo software per le buste paga aziendali dovrebbe consentirti di iscrivere rapidamente le persone nel libro paga, fornendoti informazioni complete sul profilo dei dipendenti in un unico punto. Ciò può includere informazioni generali, dati sugli stipendi, informazioni su tasse e pagamenti e così via.

#2. Gli stipendi dei dipendenti possono essere personalizzati.

La gerarchia della tua organizzazione può spaziare dai massimi dirigenti agli stagisti. Un software di gestione stipendi aggiornato ti consentirà di personalizzare guadagni, indennità, detrazioni, rimborsi e flessibilità piani di benefici alle politiche della tua azienda.

#3. Il libro paga viene eseguito con un solo clic

Quando sei pronto per eseguire la tua busta paga, il software dovrebbe eseguire una serie di attività relative alle buste paga con un solo clic. Ciò significa che il calcolo dello stipendio dovrebbe essere automatizzato, le tasse dovrebbero essere calcolate seguendo la più recente legislazione fiscale. Inoltre, le buste paga, gli stipendi e le registrazioni contabili delle buste paga dovrebbero essere gestite automaticamente.

#4. Pagamento dello stipendio effettuato online

Pagare gli stipendi nei tempi previsti è fondamentale per qualsiasi azienda. Il software per le buste paga che dispone di collegamenti attivi con banche affidabili può assisterti con trasferimenti salariali insicuri e puntuali per tutti i tuoi dipendenti. Alcuni software ti consentono persino di inviare anticipatamente gli stipendi a dipendenti scelti oltre ai tuoi normali cicli di retribuzione, consentendoti di rispondere alle mutevoli situazioni dei dipendenti.

#5. Self-service per i dipendenti

Questa è ora una necessità per il software per le buste paga perché questi portali sono intrinsecamente digitali, consentendoti di risparmiare una notevole quantità di tempo. I dipendenti possono utilizzare i portali self-service per recuperare le loro buste paga e fogli di lavoro fiscali, presentare dichiarazioni e prove di investimento, richiedere rimborsi e ricevere promemoria di scadenza in tempo reale.

#6. Gestione permessi e presenze

Il tuo software per le buste paga dovrebbe consentirti di gestire comodamente i dati sulle ferie e le presenze dei tuoi dipendenti nella tua organizzazione aziendale. Può essere tramite connessioni con HRMS o attraverso la possibilità di accettare input su fogli di calcolo sui dati di ferie e presenze. Il tuo personale addetto al libro paga può completare il proprio compito più rapidamente recuperando automaticamente i dati sulle ferie da un sistema HRMS.

#7. Dichiarazioni fiscali preformattate

Affinché la tua azienda disponga di un registro di conformità fiscale pulito, il tuo software per le buste paga deve fornire automaticamente rapporti su tutti gli statuti essenziali (PF, ESI, LWF, PT). Questi rapporti fiscali preformattati possono aiutarti a completare il procedura di dichiarazione dei redditi rapidamente, risparmiando una notevole quantità di tempo nell'organizzazione dei documenti. È molto meglio se puoi condividere i rapporti con i tuoi revisori.

Fattori da considerare quando si seleziona il software Payroll per le proprie aziende.

La scelta del miglior sistema di buste paga è un investimento fondamentale per ogni azienda, non importa quanto grande o piccola sia. Un sistema complicato e inefficiente farà perdere tempo e denaro. Ecco alcune delle variabili più importanti da considerare durante la selezione del software per le buste paga.

# 1. Periodo di prova gratuito

Dovresti essere in grado di testare le acque con una versione di prova gratuita completa del software di buste paga che scegli per le tue attività. Prima di prendere una decisione, dovresti immediatamente aggiungere alcuni dipendenti, costruire alcune strutture salariali, impostare un programma di pagamento ed eseguire una corsa di pagamento di prova.

#2. Semplice da usare

Poiché i professionisti delle risorse umane hanno già poco tempo, la curva di apprendimento per il software per le buste paga dovrebbe essere la più bassa possibile. Un'interfaccia utente ordinata, indicazioni contestuali sulle funzioni e un'esperienza utente semplice assicurano che sarai in grado di navigare rapidamente nel software di gestione stipendi nelle tue attività.

#3. scalabile

Quando consideri il software per le buste paga per la tua azienda, tieni a mente il lungo termine. Non puoi continuare a passare da un fornitore all'altro ogni mese o anno. A seconda del volume di dati, lo sforzo di migrazione è elevato e richiede molto tempo. Il software del libro paga che utilizzi dovrebbe essere in linea con il tuo obiettivo di crescita e dovrebbe essere in grado di adattarsi a te.

#4. Accessibile

Scegli un software per le buste paga basato su cloud per la tua azienda che ti consenta di accedere alle informazioni da casa o in viaggio utilizzando solo una connessione Internet, un browser Web e un dispositivo adatto come un telefono cellulare o un tablet. Ciò ti consente di accedere ai tuoi dati da qualsiasi luogo in qualsiasi momento. I dipendenti possono seguire i tuoi annunci e accedere alle loro buste paga sulle versioni mobili di strumenti basati su cloud anche quando non sono in ufficio.

#5. Sicuro

Il libro paga comporta il mantenimento di alcune delle informazioni più sensibili dei tuoi dipendenti, come informazioni personali, informazioni bancarie, dati salariali e numeri di conto personale (PAN). Scegli un fornitore noto che prende sul serio la sicurezza per proteggere i dati dei tuoi dipendenti. Il fornitore deve essere conforme agli standard di sicurezza internazionali, incluso un certificato di sicurezza ISO/IEC 27001, in modo da poter essere certi che aderiscono ai processi di livello superiore.

# 6. Supporto

Questo è un gioco da ragazzi. Ti occupi tu busta paga ogni mese e l'equipaggio di supporto dovrebbe essere in grado di assisterti quando ne hai bisogno. Avvicinati al venditore e scopri se ha un buon sistema di supporto in atto. Esamina quanto è semplice contattarli, tramite e-mail, chat o telefonate, e seleziona i fornitori noti per la fornitura di assistenza eccezionale.

5 migliori software gratuiti per le buste paga per le piccole imprese

# 1. BambooHR

Invece di passare ore ogni mese a trasferire manualmente i dati e preoccuparsi della precisione, BambooHR rende l'amministrazione delle buste paga semplice, rapida e senza stress. Gli aggiornamenti dei dati di BambooHR confluiscono immediatamente nel libro paga, eliminando praticamente la duplicazione dei dati. Inoltre, con report completi sulle buste paga, un servizio clienti eccezionale e una dichiarazione dei redditi a servizio completo, risparmierai tempo e ansia sulla configurazione delle buste paga, permettendoti di concentrarti su altre attività vitali.

# 2. Paychex Flex

Paychex Flex è un software all-in-one per buste paga e risorse umane che puoi espandere o adattare man mano che la tua attività si espande. Usalo per gestire il libro paga e integrare la tua amministrazione delle risorse umane, la pensione e la gestione assicurativa con un servizio su misura per le tue esigenze e la nostra conoscenza approfondita delle regole che possono influenzare la tua organizzazione. Per un periodo di tempo limitato, ricevi tre mesi di elaborazione gratuita del software per le buste paga.

# 3. Gusto

Gusto è un software di gestione delle persone online all'avanguardia che assiste le piccole imprese nella gestione del proprio personale. I nostri strumenti e servizi ti aiutano a inserire, pagare, assicurare e coinvolgere la tua forza lavoro su un'unica piattaforma integrata e di facile utilizzo utilizzata da oltre 100,000 aziende moderne. Gusto rende la cura della tua forza lavoro un'esperienza piacevole, aiutandoti anche a gestire i tuoi profitti e a rimanere conforme. Non importa quanto sia intricato lo scenario, ti sentirai un professionista. Collabora con Gusto per creare un luogo di lavoro in cui tutti possano prosperare.

#4. SicuroPaghe

Small Business Payroll di SurePayroll è un software di gestione stipendi online leader per le piccole imprese a livello nazionale. Un pluripremiato team di assistenza clienti con sede negli Stati Uniti fornisce supporto personalizzato tramite telefono, e-mail e chat. Small Business Payroll snellisce e garantisce il processo, consentendo di archiviare le buste paga in modo rapido e semplice da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Ottieni una prova gratuita di 2 mesi.

#5. Software per paghe Patriot

Patriot Software fornisce servizi di buste paga online per aiutarti a risparmiare tempo e denaro nella tua attività. Realizzato per i proprietari di piccole imprese negli Stati Uniti con un numero di dipendenti compreso tra 1 e 100. Scegli l'opzione di libro paga più adatta a te: Libro paga di base: un canone mensile di $ 10 più $ 4 per ogni dipendente aggiuntivo. Libro paga a servizio completo: tariffa mensile di $ 30 più $ 4 per dipendente. Le buste paga possono essere depositate direttamente sul tuo conto bancario o stampate.

Ci sono limitazioni all'utilizzo del software per le buste paga per le piccole imprese?

Potrebbe esserci un limite al numero di dipendenti che possono essere elaborati dal software del libro paga progettato per le piccole imprese, poche opportunità di personalizzazione e mancanza di solide opzioni di reportistica.

Qual è il processo per passare dalla gestione stipendi manuale all'utilizzo del software per la gestione stipendi?

Quando si passa dall'elaborazione manuale delle buste paga all'utilizzo del software per le buste paga, è importante considerare tutti i passaggi necessari per apportare la modifica, come il confronto delle varie opzioni, la creazione di un account, l'inserimento delle informazioni sui dipendenti, il test del software e infine l'elaborazione delle buste paga .

Cosa devo considerare quando scelgo una soluzione software paghe?

Pensa a cose come quanti dipendenti hai, che tipo di elaborazione delle buste paga hai bisogno, se il software è compatibile o meno con il tuo software di contabilità, quanto costerà e quanto bene ti supportano dopo la vendita quando selezioni una soluzione per le buste paga .

Come posso iniziare a utilizzare il software del libro paga per la mia piccola impresa?

Ricerca le opzioni disponibili, confronta funzionalità e prezzi, registra un account e imposta le informazioni sui dipendenti e le preferenze di elaborazione delle buste paga per iniziare con il software per le buste paga per la tua piccola impresa.

Quali sono i requisiti di compatibilità per l'utilizzo del software paghe?

Il software del libro paga che utilizzi determinerà i requisiti di sistema per eseguirlo. L'accesso a Internet, un sistema operativo adatto e un browser Web adatto sono tutti esempi di prerequisiti tipici.

Software Payroll per le domande frequenti sulle piccole imprese

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