Se vuoi libro paga, hai molte cose da controllare dalla tua lista di cose da fare. Possono essere necessari molti passaggi per pagare i dipendenti, dalla raccolta delle schede attività alla distribuzione delle buste paga. Tuttavia, una volta che hai pagato i tuoi dipendenti, la tua lista di controllo delle buste paga non è ancora completa. È inoltre necessario archiviare i rapporti sulle retribuzioni sia certificati, trimestrali o annuali. Continua a leggere per sapere cos'è un rapporto sui salari e quali moduli devi presentare.
Che cos'è un rapporto sui salari?
L'IRS e la maggior parte degli stati richiedono alle aziende di presentare una relazione trimestrale e annuale sui salari esclusivamente a fini fiscali. Quando si richiede un prestito aziendale, il prestatore quasi certamente richiederà un rapporto sulle buste paga che dettaglia la retribuzione dei dipendenti. Dipendenti, così come il Legge sugli standard del lavoro equo (FLSA), si aspettano che tu fornisca rapporti sulle buste paga individuali, noti come buste paga, con ogni busta paga.
I rapporti sulle buste paga sono documenti che contengono un riepilogo dei dati sulle buste paga, i rapporti sulle buste paga di vario tipo aiutano i proprietari di aziende, gli istituti di credito e i governi nell'analisi dei costi delle buste paga.
Le soluzioni software per le buste paga forniscono una varietà di rapporti sulle buste paga, incluso il rapporto annuale che può essere generato al volo. Diamo un'occhiata ad alcuni dei rapporti sui salari più comuni che incontrerai come proprietario di una piccola impresa. Il rapporto sulle retribuzioni può essere effettuato settimanalmente, bisettimanale, mensile, trimestrale o annuale. La scelta dipende esclusivamente dalle dimensioni della tua attività.
Tipi di rapporto sui salari
Quanti diversi tipi di rapporti sulle buste paga esistono? Per parafrasare il personaggio di Lindsay Lohan in Mean Girls, "il confine non esiste".
Quella che segue è una classificazione di base dei tipi più comuni di report sui salari.
# 1. Resoconti salariali per l'intera azienda
Un registro delle buste paga fornisce una panoramica delle spese per le buste paga di un datore di lavoro. Scompone compensi, detrazioni e tasse nelle loro componenti più basilari. È il rapporto da consultare se vuoi sapere quante ore hanno lavorato tutti i tuoi dipendenti nell'ultimo periodo di paga o quanto la tua azienda ha pagato le tasse della Federal Insurance Contributions Act (FICA) nel trimestre precedente.
Poiché i registri delle buste paga includono così tante informazioni, è dubbio che tu voglia condividerle tutte con una terza parte, come un prestatore. Prima di distribuire informazioni personali sui tuoi dipendenti al di fuori delle tue quattro mura, oscurale.
I rapporti sulle retribuzioni a livello aziendale non vengono richiamati allo stesso modo da tutte le soluzioni di gestione delle retribuzioni. Il diario delle buste paga è un termine colloquiale per il registro delle buste paga.
#2. Report personalizzati per i singoli dipendenti
Le buste paga, spesso note come registri dei guadagni dei dipendenti, includono gli stipendi, le tasse e le detrazioni dei singoli dipendenti. Le buste paga, al contrario di un registro delle buste paga, rivelano le retribuzioni di ciascun dipendente una per una, offrendoti una prospettiva più dettagliata delle attività di busta paga della tua azienda.
I dipendenti devono avere accesso alle loro buste paga ai sensi della FLSA. Aiutano i dipendenti a capire come vengono calcolate le loro buste paga e sono spesso utilizzate per dimostrare il reddito quando si richiedono contratti di locazione e prestiti.
#3. Schede presenze per i dipendenti
I rapporti sull'orario dei dipendenti vengono utilizzati dai proprietari di piccole imprese per determinare quante ore hanno lavorato il loro personale in un determinato periodo. A seconda del rapporto che crei, può includere informazioni su ciò che la persona ha fatto mentre era in servizio.
Quando si valuta il libro paga della produttività dei dipendenti analitica, i titolari delle aziende manifatturiere dovrebbero consultare i rapporti sull'orario dei dipendenti. Quando confronti l'orario di lavoro dei tuoi dipendenti con il numero di prodotti finiti prodotti durante lo stesso periodo di tempo, puoi vedere quanto erano produttivi.
#4. Rapporti sui fabbisogni di cassa
Un rapporto sui requisiti di cassa informa gli imprenditori della quantità di denaro necessaria per completare il libro paga. Descrive come vengono allocati i fondi tra deposito diretto, tasse e altre detrazioni. Il controllo di questo rapporto dovrebbe far parte delle pratiche di gestione delle buste paga.
#5. Dichiarazioni sui salari
I rapporti sull'imposta sui salari sono rapporti annuali e trimestrali sui salari che gli imprenditori inviano ai governi federale, statale e locale per trasmettere le passività salariali e la retribuzione dei dipendenti.
Di seguito sono riportati i rapporti fiscali sui salari federali più comuni:
- Modulo 940: un rapporto annuale sui salari per l'imposta sulla legge federale sulla disoccupazione (FUTA).
- Il modulo 941 è un rapporto trimestrale sui salari per la FICA e la ritenuta d'acconto federale sull'imposta sul reddito.
- Il modulo W-2: un rapporto annuale sulle retribuzioni per la retribuzione dei dipendenti e la ritenuta d'acconto.
C'è quasi certamente uno stato equivalente a ogni rapporto fiscale federale sui salari. Verificare con l'ufficio delle imposte statale per assicurarsi di non aver perso un rapporto trimestrale sulle buste paga statali.
#6. Rapporti sui salari sul programma di protezione degli stipendi (PPP)
Per beneficiare di prestiti PPP condonati, le piccole imprese devono soddisfare determinati criteri. I sistemi software del libro paga possono fornire rapporti PPP che includono tutte le informazioni necessarie per richiedere il prestito PPP e il condono.
I rapporti PPP aiutano gli imprenditori nel calcolo degli importi del prestito analizzando i dati sugli stipendi del 2019 o del 2020. Quando arriva il momento di richiedere la remissione del debito, il software per le buste paga genererà un altro rapporto che descrive in dettaglio quanto hai speso per le buste paga nel periodo coperto dal prestito di 8 o 24 settimane .
#7. Rapporti sui salari certificati
Gli appaltatori e i subappaltatori che lavorano su progetti di costruzione del governo sono tenuti a produrre rapporti sui salari certificati settimanalmente. La maggior parte dei governi ha sviluppato moduli vuoti che puoi compilare e firmare. WH-347 è il modulo per i rapporti sui salari certificati federali.
Quando si completano i rapporti sulle buste paga certificati a livello federale, seguire attentamente i requisiti del Dipartimento del lavoro. Poiché la conformità al reporting sulle buste paga è fondamentale in questo caso, chiedi l'assistenza di un contabile la prima volta che ti viene chiesto di produrre un rapporto sulle buste paga certificato.
Cosa includere in un rapporto sui salari
Queste tre informazioni ti aiuteranno a migliorare i tuoi rapporti sui salari.
# 1. Confronti di dati
Quando c'è qualcosa con cui confrontare i dati, diventa più significativo. Considera la possibilità di confrontare i tuoi dati con i dati dello stesso periodo dell'anno precedente o del periodo precedente.
Se hai mai esaminato i conti finanziari controllati di una società pubblica, vedrai almeno due anni di dati impilati uno sopra l'altro. Il confronto aiuta i potenziali investitori a determinare se la posizione finanziaria dell'azienda sta migliorando, peggiorando o rimanendo stabile.
I dati comparabili sono utili anche per esaminare le spese del personale. Quando c'è una linea di base da confrontare con le nuove informazioni, ad esempio, è più probabile che identifichi problemi di busta paga.
#2. Dati per l'intero anno
Gli imprenditori attenti al budget - e tutti gli imprenditori dovrebbero esserlo - dovrebbero includere statistiche e rapporti annuali nei loro moduli di busta paga.
Molte aziende, ad esempio, generano rapporti trimestrali sui salari a livello aziendale per tenere traccia delle spese per il personale. Avrò bisogno di sapere quanto ho speso per la busta paga da gennaio se sto preparando una relazione sulla busta paga del terzo trimestre. In questo modo, potrò vedere se ce la farò a dicembre senza far saltare il mio budget aziendale.
#3. Periodi di paga coperti
Rendi espliciti i periodi di pagamento che stai segnalando all'inizio di ogni modulo di busta paga. Invece di "Rapporto trimestrale sulle retribuzioni", rinomina il rapporto sul registro delle retribuzioni "Rapporto sulle retribuzioni del primo trimestre 1".
Come produrre un rapporto sui salari
I rapporti sui salari sono disponibili in numerose forme e dimensioni. Ecco come strutturare la tua busta paga, qualunque essa possa sembrare.
# 1. Determina le informazioni richieste.
Inizia identificando i dati che devono essere condivisi con una terza parte o analizzati internamente. Quando si segnala a terzi, non si desidera sempre includere più informazioni di quelle richieste.
Supponiamo che tu stia cercando un prestito aziendale e devi fornire un rapporto sulle retribuzioni che dettaglia i costi del personale per i quattro trimestri precedenti. Non vorresti presentare un registro completo delle buste paga perché includerebbe i nomi dei dipendenti, i contributi ai piani pensionistici e una sfilza di altre informazioni estranee. Faresti meglio con un breve rapporto che dettaglia i guadagni dei dipendenti, le tasse del datore di lavoro e i benefici accessori forniti dal datore di lavoro.
#2. Seleziona un intervallo di tempo
A meno che tu non stia utilizzando i moduli IRS per creare un rapporto sulle imposte sui salari, puoi determinare il periodo di riferimento.
Ad esempio, potrebbe essere preferibile generare 12 rapporti mensili sui salari per il tuo prestatore piuttosto che quattro rapporti trimestrali. Ti fornisce un modo più guida per spiegare le oscillazioni dei costi del personale.
#3. Inserisci le informazioni sul libro paga
Ora che è il momento di produrre il rapporto sui salari, lascia che ti presenti Microsoft Excel, il migliore amico di ogni contabile. Esamina i modelli di Excel disponibili su Internet per qualcosa che assomigli vagamente a ciò che stai tentando di creare, quindi adattalo in base alle tue esigenze.
Dopo aver creato il tuo modello, inserisci i dati dal tuo sistema di gestione stipendi. Se stai inserendo i dati manualmente, fai attenzione a non commettere un errore di trasposizione.
#4. Esamina i risultati
Una volta che hai finito di scrivere il rapporto, ripassalo di nuovo per errori e per vedere quali approfondimenti puoi ricavare. I tuoi costi del personale erano maggiori o inferiori del previsto? Come mai?
Se stai scrivendo un rapporto per una terza parte, considera quale storia presenta il rapporto. Se un prestatore o un investitore ti pone una domanda approfondita sui documenti finanziari della tua azienda, vuoi essere un esperto.
Come posso presentare la mia relazione sulle buste paga al governo?
I metodi per l'invio dei dati sui salari al governo variano in base alla giurisdizione e al tipo di rapporto. È possibile che tu debba compilare documenti relativi alle tasse federali e statali, nonché alla disoccupazione e alla compensazione dei lavoratori. Questi moduli possono essere inviati online, direttamente al governo o tramite un servizio di dichiarazione dei redditi. Se desideri presentare la tua relazione sulle buste paga in tempo e in modo accurato, dovresti parlare con un contabile o uno specialista delle buste paga.
Come posso assicurarmi che il mio rapporto sulle buste paga sia accurato?
Per garantire che il tuo rapporto sulle buste paga sia accurato, è importante tenere registri accurati delle ore lavorate dei dipendenti, straordinari, congedi per malattia e altri tipi di congedo. Dovresti anche rivedere regolarmente i tuoi rapporti sulle buste paga e confrontarli con i tuoi record sulle buste paga per identificare eventuali discrepanze. Inoltre, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di un software di gestione stipendi per automatizzare il processo di gestione stipendi e ridurre il rischio di errori.
Che cos'è un rapporto di riepilogo delle buste paga?
Lo scopo di un rapporto di riepilogo delle retribuzioni è fornire una panoramica dei costi totali delle retribuzioni per un determinato periodo di tempo. Puoi aspettarti di vedere dettagli come il numero totale del personale, l'importo totale delle imposte sui salari, l'importo totale dei benefici pagati e l'importo totale dei salari e degli stipendi pagati. È prassi comune per le aziende utilizzare il rapporto di riepilogo delle buste paga per tenere sotto controllo i costi delle buste paga, apportare le modifiche necessarie e compilare rendiconti finanziari.
Qual è la differenza tra un rapporto sulle buste paga e un modulo W-2?
Salari, stipendi, benefici e tasse sono solo alcuni dei componenti che compongono quelli che sono noti collettivamente come costi del libro paga, e tutti possono essere trovati in un rapporto chiamato stub del libro paga. Tuttavia, alla fine dell'anno, i dipendenti riceveranno un modulo W-2 dai loro datori di lavoro. Il modulo W-2 di un dipendente specifica non solo l'importo delle tasse federali, statali e locali trattenute, ma anche l'importo dei pagamenti di previdenza sociale e Medicare.
Che cos'è un rapporto sulla riconciliazione delle buste paga?
Il conto del libro paga nella contabilità generale della società può essere riconciliato con i record del libro paga tramite un rapporto di riconciliazione del libro paga. In caso di discrepanze tra i registri delle buste paga e la contabilità generale, questo rapporto può essere utilizzato per trovarle e correggerle. Se vuoi assicurarti che i registri delle buste paga e i rendiconti finanziari siano corretti, devi utilizzare il rapporto di riconciliazione delle buste paga.
Sommario
I rapporti sulle buste paga aiutano gli imprenditori a comprendere meglio i costi retributivi dei dipendenti delle loro aziende. C'è molto da imparare dalla scomposizione delle spese per le buste paga in vari modi, quindi non trascurare il processo analitico quando si preparano i rapporti sulle buste paga.
Domande frequenti sul rapporto sui salari
Cosa dovrebbe essere incluso in un rapporto sulle buste paga?
Un buon libro paga è un documento che i datori di lavoro utilizzano per verificare le proprie passività fiscali o effettuare controlli incrociati sui dati finanziari. Può includere tali informazioni come aliquote salariali, ore lavorate, straordinari maturati, tasse trattenute dai salari, contributi fiscali del datore di lavoro, saldi ferie e altro.
Come faccio a fare un rapporto sulle buste paga?
Creare un resoconto riepilogativo delle buste paga
- Vai al menu Rapporti.
- Trova la sezione Paghe, quindi Riepilogo paghe.
- Imposta un intervallo di date dal menu a discesa.
- Seleziona un singolo dipendente o un gruppo di dipendenti.
- Infine, seleziona Esegui rapporto.
Quali rapporti sulle buste paga devono essere pagati annualmente?
Relazioni annuali sulle buste paga. Moduli fiscali utilizzati per segnalare le tasse di disoccupazione, il reddito W-2 e i pagamenti a contraenti indipendenti vengono presentati annualmente. Questi sono dovuti nel primo trimestre dell'anno successivo
