L'elaborazione delle buste paga è un'attività complessa e dispendiosa in termini di tempo per manager e rappresentanti delle risorse umane. Tuttavia, le società di elaborazione delle buste paga possono ridurre la responsabilità manuale e il tempo impiegato. Questo articolo discute le società di elaborazione delle buste paga, i loro processi di lavoro e i vantaggi che offrono.
Cosa sono le società di elaborazione paghe?
Le società di elaborazione delle buste paga sono aziende o istituzioni di terze parti che aiutano nell'elaborazione delle buste paga. Semplificano diversi fattori relativi al pagamento tempestivo e accurato, tra cui:
- Orari e presenze dei dipendenti
- Compensazione per i lavoratori
- Tasse sui salari
- Informazioni sui depositi diretti
Le società di elaborazione delle buste paga nell'era moderna forniscono più dei normali metodi di pagamento. Servono come opzione di gestione delle buste paga a servizio completo per aziende di tutte le dimensioni e in tutti i settori. Una società di elaborazione paghe può aiutare con quanto segue:
- Monitoraggio della presenza dei lavoratori
- Raccolta di dati su paga e tempo
- Determinazione della retribuzione
- Monitoraggio del costo della compensazione dei lavoratori
- Mantenimento dei registri delle buste paga digitali
- Conformità delle buste paga alle leggi federali e statali
- Effettuare i calcoli delle imposte sui salari
- Compilazione e invio moduli fiscali dipendenti;
- Stabilire, modificare ed eseguire depositi diretti
- Integrazione in busta paga dei benefit di terzi
Inoltre, alcune società di elaborazione delle buste paga assistono i datori di lavoro con le loro esigenze di risorse umane. Tuttavia, l'obiettivo principale dell'utilizzo di un servizio di buste paga è assicurarsi che ogni dipendente riceva sempre il giusto importo in tempo.
Quali sono i processi di gestione stipendi?
L'elaborazione delle buste paga è il metodo utilizzato per pagare i lavoratori dopo un periodo di buste paga. Per garantire che la retribuzione sia calcolata, tracciata e distribuita accuratamente, nonché che vengano trattenuti gli importi appropriati per tasse, benefici del datore di lavoro e altre detrazioni, è necessario adottare diverse misure.
Inoltre, la gestionee l'amministrazione delle buste paga sono spesso gestite da un professionista specializzato in buste paga, sebbene possano anche rientrare nell'ambito delle risorse umane.
5 fasi dell'elaborazione delle buste paga
Il libro paga è un processo in più fasi che inizia prima del primo giorno di lavoro di un dipendente. Le azioni di base includono:
#1. Scegli un periodo di paga. Questa è la frequenza con cui pagherai il tuo personale. La maggior parte dei datori di lavoro decide di effettuare pagamenti su base settimanale, bisettimanale o mensile.
#2. Raccogli documenti fiscali e informazioni sui dipendenti. Il modulo W-4, un modulo di ritenuta fiscale statale e le informazioni sull'account sono tra questi documenti.
#3. Determina la retribuzione lorda. Al lordo delle imposte, un dipendente ha diritto alla retribuzione lorda.
#4. Calcola la retribuzione netta. I dipendenti riceveranno la loro retribuzione netta dopo aver detratto le tasse e qualsiasi altra detrazione dalla loro retribuzione lorda.
#5. Imposta un pagamento. Se stai elaborando manualmente le buste paga, taglierai gli assegni e li invierai insieme alle buste paga. Inizi un trasferimento se stai pagando tramite deposito diretto. Se utilizzi un servizio paghe come Gusto per gestire la tua busta paga, la piattaforma inizierà a pagarti secondo un ciclo di fatturazione prestabilito.
Paga le tasse e tieni traccia delle tue entrate. Infine, potrai tenere traccia di tutti i pagamenti delle buste paga e delle tasse e pagare le tasse federali e statali dovute.
Cosa fa una società di elaborazione paghe?
Le società di elaborazione delle buste paga semplificano il modo in cui elabori le buste paga. Eliminano le attività umili non necessarie che i calcoli manuali delle buste paga possono comportare e riducono lo stress per il dipendente in un'azienda che si occupa della gestione delle buste paga.
Tuttavia, senza un fornitore di servizi di buste paga, un dipendente potrebbe, ad esempio, essere tenuto a tenere traccia delle proprie ore lavorate e inviarle a un manager. Il manager deve quindi calcolare la busta paga del dipendente dopo aver inserito manualmente le ore nel computer. Con le società di elaborazione delle buste paga, il lavoratore timbrava le entrate e le uscite ogni giorno e il servizio calcolava la loro paga monitorando automaticamente le loro ore.
Come funzionano i servizi di busta paga?
Servizi di paghe sono in genere basati su Internet e forniscono ai dipendenti l'accesso a orari e presenze, elaborazione dei pagamenti e assistenza fiscale. Questi servizi tracciano automaticamente le ore dei dipendenti e consentono la revisione e la conferma delle ore lavorate.
Inoltre, calcolano la retribuzione, detraggono tasse, trattenute e detrazioni e pagano i dipendenti tramite deposito diretto o altre opzioni.
Quali competenze sono richieste per l'elaborazione delle buste paga?
- Possiede capacità sia interpersonali che di lavoro di gruppo.
- Accuratezza nella documentazione e meticolosità.
- Competenza nella gestione dei processi.
- Conoscenze finanziarie e contabili.
- Capacità di organizzazione e pianificazione.
- Analisi dei problemi e capacità di risolverli.
- Considerare i rischi e prendere decisioni.
- Competenza IT, in particolare nell'area del software paghe.
Le migliori società di elaborazione delle buste paga per le piccole imprese
I proprietari di piccole imprese hanno numerosi fornitori di servizi di buste paga tra cui scegliere, incluse le opzioni online, on-premise e gratuite. Ecco le prime 10 scelte:
#1. A pagamento:
OnPay è la scelta migliore per le piccole e medie imprese, poiché offre funzionalità specifiche del settore, corse illimitate delle buste paga, accessibilità mobile, deposito diretto, capacità di buste paga multistato, onboarding dei dipendenti e funzionalità self-service.
Inoltre, funziona su qualsiasi piattaforma e paga dipendenti e appaltatori, producendo W-2 e 1099 a fine anno. Il piano singolo costa $ 36 al mese più $ 4 per dipendente, comprese tutte le funzionalità e le opzioni di supporto.
#2. Pagamenti online QuickBooks
QuickBooks Online Payroll è un'applicazione software per le buste paga che si integra con QuickBooks Online Accounting e può essere utilizzata come strumento autonomo per le aziende con 15 o meno dipendenti. Offre facile onboarding, esecuzioni illimitate delle buste paga, capacità di deposito diretto, rendicontazione fiscale e un portale per i dipendenti.
Inoltre, i suoi piani Premium ed Elite offrono funzionalità per le risorse umane e funzionalità di monitoraggio del tempo. Il prezzo parte da $ 22.50 al mese, con uno sconto del 50% per i primi tre mesi e una commissione di $ 4 per dipendente.
# 3. libro paga patriota
Patriot Payroll è un'applicazione del libro paga progettata per le piccole imprese, che offre due piani con deposito diretto gratuito, un portale per i dipendenti e una configurazione del libro paga. Inoltre, include la dichiarazione dei redditi e la rimessa, le regole di accumulo dei permessi e i moduli facoltativi di rilevazione presenze e risorse umane. Il piano di base costa $ 10 al mese, mentre il servizio completo costa $ 30 al mese, con un supplemento di $ 4 per dipendente.
#4. Libro paga Gusto
Gusto è un software per le buste paga progettato per le piccole imprese, in particolare nel settore dell'ospitalità. Offre strumenti per tenere traccia dei livelli salariali e degli importi delle mance, assiste nella configurazione delle buste paga e semplifica i benefici per i dipendenti. L'applicazione è accessibile da qualsiasi dispositivo e offre l'onboarding dei dipendenti, la rendicontazione fiscale e la rimessa. Gusto offre quattro piani: Basic, Core, Complete e Concierge. Il piano Basic costa $ 19 al mese, mentre il piano Core costa $ 39 al mese, il Complete costa $ 39 al mese e il Concierge costa $ 149 al mese.
#5. Libro paga in salita:
Upwork Payroll offre un sistema di elaborazione dei pagamenti per le aziende per pagare i liberi professionisti utilizzando ACH, PayPal e bonifici bancari. Fornisce anche fatturazione e protezione dell'escrow per i liberi professionisti.
Inoltre, la piattaforma consente ai datori di lavoro di trovare e assumere liberi professionisti e professionisti a tempo pieno, tenere traccia delle pietre miliari del progetto, comunicare con i membri del team e gestire i file di progetto.
# 6. ADP:
ADP, fondata 70 anni fa, offre soluzioni di gestione del capitale umano ad aziende in 140 paesi. Con strumenti di analisi per buste paga, risorse umane e gestione del tempo, ADP semplifica l'onboarding, la formazione e la creazione di report. I proprietari di piccole imprese possono elaborare le buste paga, gestire le tasse e fornire rapporti periodici.
Inoltre, offre anche piani di compensazione dei lavoratori, supporto specialistico e avvisi di conformità. Funziona su piattaforme mobili e desktop, ma l'installazione può essere complicata.
#7. Software patriota:
Patriot Software è un software per le buste paga basato su cloud che semplifica l'impostazione delle buste paga e gestisce le tasse federali, statali e locali, i moduli W-2 e 1099. È dotato di monitoraggio del tempo e delle presenze, richieste PTO e report personalizzabili.
Inoltre, il software offre prezzi competitivi, funzionalità di contabilità di base e un'interfaccia intuitiva. La tariffa base non include i costi di configurazione.
#8. Busta paga:
Paychex fornisce servizi di buste paga, risorse umane e assicurazioni alle piccole e medie imprese dal 1971. Semplifica le buste paga, fa risparmiare tempo e garantisce il rispetto delle leggi fiscali.
Il processo di gestione stipendi automatizzato di Paychex gestisce la dichiarazione dei redditi e i pagamenti, mentre i dipendenti godono di piani flessibili di assicurazione sanitaria e 401(k). Inoltre, si integra con le bacheche di lavoro, consentendo la pubblicazione di offerte di lavoro, la pianificazione e il monitoraggio dell'analisi delle risorse umane. Ottimizza anche l'onboarding e i programmi di formazione dei dipendenti.
#9. Libro paga quadrato:
Square Payroll è un software per le buste paga delle piccole imprese che consente la personalizzazione dei programmi di pagamento, delle tariffe e della dichiarazione dei redditi. Include anche funzionalità come la segnalazione di nuove assunzioni, il monitoraggio delle assenze per malattia, il monitoraggio degli straordinari e l'importazione dei benefici.
Inoltre, il software si integra con Square POS, Team Management e applicazioni di tracciamento di terze parti, semplificando il processo di gestione stipendi. Square Payroll offre assicurazioni sanitarie personalizzabili e piani pensionistici ma non fornisce una prova gratuita.
#10. Libro paga dell'onda:
Wave Payroll è un servizio di gestione stipendi che semplifica i pagamenti di dipendenti e appaltatori e gestisce la dichiarazione dei redditi sui salari. Offre voci di diario automatiche, suddivisioni delle spese e monitoraggio dei tempi di congedo e dei ratei.
Inoltre, Wave Payroll viene aggiornato regolarmente, distingue gli appaltatori dai dipendenti e fornisce assistenza clienti prioritaria tramite live chat ed e-mail. Le aziende possono assumere un Wave Advisor per completare e presentare le loro tasse.
#11. Libro paga Xero:
Xero e Gusto offrono un servizio completo di buste paga in tutti gli stati degli Stati Uniti, consentendo ai dipendenti di impostare pagamenti automatici, gestire le tasse e accedere all'assistenza. L'interfaccia user-friendly consente una facile configurazione dell'account e un flusso di transazioni sicuro.
Inoltre, il software offre funzionalità complete per le buste paga e le risorse umane, tra cui la dichiarazione dei redditi e la conformità, a prezzi convenienti. Tuttavia, manca un numero di telefono di supporto.
#12. Zenefit:
Zenefits automatizza l'elaborazione delle buste paga, tiene traccia del tempo e delle presenze dei dipendenti e si integra con strumenti di monitoraggio del tempo come QuickBooks Time and Deputy. Aiuta le aziende a mantenere la conformità alle leggi sul lavoro, fornisce avvisi e aggiornamenti e offre strumenti di onboarding per controlli dei precedenti e manuali dei dipendenti.
Inoltre, le applicazioni mobili per Android e iOS consentono l'amministrazione self-service, ma i tempi di risposta del servizio clienti possono essere lenti.
#13. SicuroPayroll:
SurePayroll è una soluzione automatizzata per le buste paga per le piccole imprese con 10 o meno dipendenti. Offre deposito diretto, rapporti sui nuovi dipendenti, monitoraggio di orari e presenze, rapporti fiscali e rimesse. L'app mobile è disponibile per dispositivi iOS e Android.
Inoltre, offre un'opzione self-service per i dipendenti e si integra con applicazioni di terze parti. L'applicazione offre due piani: Self-Service (nessuna dichiarazione fiscale e archiviazione) e Servizio completo (tempo di elaborazione di due giorni, risorse HR, manifesti di conformità).
#14. compagno di libro paga:
Payroll Mate è un'applicazione per le buste paga economica progettata per le piccole imprese con meno di 75 dipendenti. È disponibile su sistemi operativi Windows e può essere ospitato su un server remoto. Inoltre, supporta più frequenze di pagamento, esecuzioni illimitate delle buste paga e buste paga multistato.
Inoltre, l'applicazione completa i moduli fiscali ma non gestisce il deposito o la rimessa. Sono disponibili una nuova procedura guidata per i dipendenti e una pagina di configurazione fiscale. Il deposito diretto è disponibile per $ 95 all'anno.
#15. Payroll4Free:
Payroll4Free è uno strumento gratuito di elaborazione delle buste paga per le piccole imprese con meno di 25 dipendenti. Offre funzionalità di deposito diretto e un'interfaccia a griglia per un più rapido inserimento dei dati. Sebbene l'interfaccia sia datata, gestisce la configurazione delle buste paga e offre un portale per i dipendenti.
Per le piccole imprese con budget limitati, Payroll4Free può essere un vero toccasana. Per la rendicontazione fiscale e la rimessa, Payroll4Free offre un servizio fiscale completo per $ 15 al mese.
#16. pagatore:
Paycor è una soluzione per le buste paga per le piccole e medie imprese con 10 dipendenti o meno. Offre funzionalità come deposito diretto, self-service dei dipendenti e pagamenti degli appaltatori. Paycor ha un'app mobile per dispositivi iOS e Android, rendicontazione fiscale completa e funzionalità di onboarding.
Inoltre, offre pacchetti Small Business e Mid-Market, con piani di buste paga Basic, Essential e Complete a partire da $ 99 al mese per 10 dipendenti. Per le aziende più grandi è richiesto un preventivo.
#17. Paychex flessibile:
Paychex Flex offre tre piani per le aziende: Paychex Go per 10 dipendenti, Paychex Select per 10-49 dipendenti e Paychex Enterprise per quelli più grandi. Questi piani forniscono rapporti sui nuovi assunti, supporto 24 ore su 7, 2 giorni su 1099, impiego automatizzato, verifica del reddito, carte di pagamento, buste paga, rendicontazione fiscale e rimessa. I piani più costosi offrono funzionalità aggiuntive come l'elaborazione W-XNUMX e XNUMX.
Chi è il più grande fornitore di buste paga?
Con oltre 65,000 dipendenti e un milione di clienti, ADP è il più grande fornitore di buste paga. Con oltre 50 concorrenti sul mercato, detengono in particolare la posizione di leadership della quota di mercato per il software di servizio paghe. Tuttavia, non tutti i clienti di ADP utilizzano la loro applicazione per le buste paga. Il dipartimento delle risorse umane offre una vasta gamma di servizi aggiuntivi.
Qual è la più grande azienda di elaborazione delle buste paga?
ADP è il più grande fornitore di buste paga, con oltre 70,000 dipendenti e un milione di clienti su LinkedIn. Con oltre 50 concorrenti sul mercato, detengono in particolare la posizione di leadership della quota di mercato per il software di servizio paghe.
Come ottengo i clienti del libro paga?
#1. Scopri i modi per differenziarti dalla concorrenza studiandoli. Indipendentemente dalle dimensioni della tua attività, dovresti sforzarti di offrire un servizio clienti più personalizzato.
Pertanto, trova dei modi per distinguerti, come la gestione delle buste paga per le aziende con dipendenti sindacalizzati o avere familiarità con il lavoro con i ristoranti in cui la complessità delle mance aumenta la complessità del processo di busta paga.
#2. Identifica i vantaggi dei servizi di buste paga, come stipendi puntuali, gestione delle tasse sui salari, riduzione dei costi e offerta di servizi di archiviazione per i record e i trasferimenti dei clienti. Questi servizi possono aumentare la fiducia dei dipendenti, ridurre i tempi di preparazione interna delle buste paga e ridurre i costi del software.
Inoltre, l'offerta di servizi di archiviazione alla fine dell'anno può migliorare ulteriormente i vantaggi dei servizi di buste paga.
#3. Una lettera di marketing diretto e una brochure che dettaglia i vantaggi dell'utilizzo del tuo servizio di buste paga possono essere utilizzate per presentare la tua attività al tuo mercato di riferimento. Inoltre, è importante indicare i servizi offerti, come la preparazione fiscale, l'elaborazione delle buste paga, le operazioni di deposito diretto e le ritenute fiscali. Infine, puoi ricontrollare una o due settimane dopo per continuare il processo di vendita.
#4. Stabilisci una postazione in una fiera aziendale e chiedi ai visitatori se richiedono l'elaborazione delle buste paga. Richiedi i loro dettagli di contatto per commercializzarli dopo lo spettacolo se hanno bisogno di quel tipo di assistenza o se la loro azienda è della dimensione giusta per te.
#5. Richiedi consigli da clienti soddisfatti. Se un'azienda conosce un altro cliente che è soddisfatto del tuo lavoro, è più probabile che ti assuma.
#6. Crea un sito Web che mostri aziende e servizi, inclusa la gestione delle buste paga, report personalizzati per 401 (k) e report di fine anno. Inoltre, includi testimonianze di clienti soddisfatti che mostrano un eccellente servizio clienti e affrontano le sfide del libro paga.
In che modo i fornitori di buste paga guadagnano?
Le società di gestione stipendi addebitano commissioni per frequenza di pagamento, in base alla frequenza dei pagamenti dei dipendenti. Hanno due principali Le vendite flussi: entrate transazionali e commissioni di servizio.
Inoltre, alcuni vendono anche buste paga e sistemi per le risorse umane, con commissioni di servizio per la consulenza o la gestione dei progetti. Queste commissioni possono essere per la conformità fiscale e normativa, nonché per questioni relative alle risorse umane.
Il business del libro paga è redditizio?
Se puoi addebitare più per un servizio di libro paga di quanto ti costa fornirlo, puoi chiamare il servizio redditizio. Riducendo al minimo il tempo e lo sforzo necessari per gestire le buste paga, il software cloud è utile in questa situazione. Tuttavia, ne risulteranno importanti ripercussioni perché i clienti anticiperanno che il loro commercialista fornirà servizi di gestione stipendi.
Come trovare società di elaborazione paghe vicino a me
Per trovare società di elaborazione buste paga vicino a te, puoi:
- Utilizza i motori di ricerca come Google per trovare aziende che offrono servizi di elaborazione delle buste paga nella tua zona.
- Chiedi consigli ad amici, familiari o colleghi.
- Controlla le directory come Yelp, le Pagine Gialle o Angie's List.
- Consultare le camere di commercio locali per consigli.
- Cerca recensioni, prezzi e servizi di queste aziende per determinare la soluzione migliore per le tue esigenze.
- Infine, puoi consultare le camere di commercio locali per un elenco di aziende consigliate.
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