La contabilità senza scopo di lucro è una di queste attività che a molte persone non piace. Tuttavia, è importante per il buon funzionamento dell'organizzazione. Poiché l'intero processo di contabilità senza scopo di lucro può essere impegnativo e richiedere molto tempo, è possibile utilizzare il software o esternalizzare i servizi per creare tempo per altre attività importanti. Ti mostreremo alcuni esempi di software gratuito che puoi utilizzare, ma prima comprendiamo il concetto di contabilità senza scopo di lucro.
Che cos'è la contabilità senza scopo di lucro?
La contabilità senza scopo di lucro è il processo distinto mediante il quale le organizzazioni senza scopo di lucro pianificano, documentano e segnalano le loro attività finanziarie. Mentre le organizzazioni a scopo di lucro si occupano principalmente di realizzare un profitto, le organizzazioni senza scopo di lucro sono più interessate alla componente di responsabilità della contabilità. Aderiscono a un sistema di regolamenti e processi che li aiutano a rimanere responsabili nei confronti dei loro sostenitori e contributori.
Il resto di questo saggio affronterà i fondamenti e le migliori pratiche di contabilità di cui tutti i professionisti senza scopo di lucro dovrebbero essere a conoscenza. Comprendere i fondamenti ti consentirà di gestire e pianificare al meglio le tue iniziative al fine di massimizzare il valore delle tue risorse.
Cosa fa un commercialista senza scopo di lucro?
I contabili senza scopo di lucro assistono le organizzazioni nel garantire la salute e la stabilità finanziaria, nel mantenere gli standard dei dati finanziari e nel prendere decisioni basate sulle capacità di bilancio dell'organizzazione senza scopo di lucro.
In che modo la contabilità è diversa per le organizzazioni non profit?
Come detto in precedenza, la contabilità senza scopo di lucro si concentra sulla responsabilità finanziaria. I donatori della tua organizzazione non profit hanno il diritto di limitare i doni che fanno alla tua organizzazione e i finanziatori delle sovvenzioni vogliono assicurarsi che i loro soldi vengano spesi per le iniziative concordate. A causa di questi vincoli, devi assicurarti che i loro contributi vengano spesi in un modo approvato dai loro sostenitori. Di conseguenza, le organizzazioni non profit utilizzano uno stile di contabilità noto come contabilità dei fondi.
La contabilità dei fondi consente alle ONG di dividere il loro denaro in categorie distinte o "fondi" per mantenerli organizzati e garantire che i fondi vengano spesi solo per ciò per cui sono autorizzati.
Le organizzazioni non profit spesso dividono i loro fondi in categorie come:
- Fondi limitati: questi sono i soldi che la tua organizzazione deve spendere per progetti e attività specifici.
- Fondi temporaneamente limitati: questo denaro dovrebbe essere utilizzato per determinate iniziative e attività presso la tua organizzazione no profit fino a una data prestabilita. Diventano fondi illimitati dopo quel tempo.
- Fondi illimitati: questo è spesso indicato come il tuo fondo annuale. Può essere speso in qualsiasi area della tua organizzazione sia più critica.
Il vincolo di non distribuzione è un altro aspetto della contabilità senza scopo di lucro che aiuta le organizzazioni a essere responsabili delle proprie finanze. Questa è una componente importante della contabilità che aiuta le organizzazioni a definire se stesse. Le organizzazioni non profit, a differenza delle organizzazioni a scopo di lucro, non sono obbligate a disperdere i propri ricavi netti tra i leader dell'organizzazione.
Un'organizzazione governativa differisce anche nelle sue pratiche contabili di contratto di locazione. Negli ultimi anni le organizzazioni governative sono già passate attraverso lo strizzatore con l'introduzione di nuove regole contabili per i contratti di locazione. Ora, l'introduzione di GASB 96 significa che queste stesse organizzazioni devono affrontare un cambiamento molto simile con gran parte dei loro contratti software. GASB96 è stato introdotto ed è in vigore per gli anni fiscali che iniziano dopo il 15 giugno 2022. Quindi potresti già operare all'interno della guida che il GASB 96 impone. Vale la pena controllare le linee guida del contratto di locazione per assicurarsi di essere conformi.
Il miglior software di contabilità per le organizzazioni senza scopo di lucro
Le organizzazioni senza scopo di lucro operano spesso con un budget ridotto. Ogni denaro speso deve essere attentamente considerato e contabilizzato. Molte ONG si affidano a sistemi contabili interni perché non possono permettersi di assumere un contabile professionista. Se non hai i soldi per assumere un professionista, un software di contabilità gratuito può aiutarti a iniziare. (elcapitalino)
Quando cerchi un software di contabilità gratuito per la tua organizzazione senza scopo di lucro, valuta quali attività devi completare con il programma e se hai bisogno di report specifici. Ogni curriculum ha qualcosa di unico da offrire, quindi scegli quello che meglio soddisfa le tue esigenze.
Opzioni per il software di contabilità senza scopo di lucro gratuito
Ecco alcune delle migliori opzioni per il software di contabilità senza scopo di lucro gratuito:
# 1. Tesoriere senza scopo di lucro
Tesoriere senza scopo di lucro, come suggerisce il nome, è stato progettato per soddisfare le esigenze di piccole organizzazioni senza scopo di lucro come associazioni genitori-insegnanti, gruppi di proprietari di case, capitoli di associazioni professionali, club sportivi per bambini e altri. Questo programma è gratuito e semplice da usare, grazie alle sue opzioni integrate di reporting e budgeting. Ha lo scopo di semplificare la vita dei tesorieri volontari e degli altri membri del consiglio in termini di amministrazione finanziaria e monitoraggio, nonché tutte le esigenze contabili senza scopo di lucro.
#2. GNUCash
Questa applicazione software gratuita può essere vantaggiosa per piccoli gruppi senza scopo di lucro. È uno strumento open source con alcune funzionalità Quicken e alcune funzionalità di contabilità per piccole imprese. Questo software consente di creare una varietà di report, anche se potrebbe essere necessario esportare alcuni dati in Excel per completarli. Questo software è compatibile con i sistemi operativi Windows, Mac e Linux.
#3. Account Adminsoft
Questo programma è un sistema di contabilità in partita doppia completo che può anche gestire le buste paga, se necessario. Funzionerà su qualsiasi sistema basato su Windows e, in alcuni casi, su PC Mac o Linux.
#4. BS1
Il software BS1 è progettato per le piccole imprese e consente di creare file in diversi formati di valuta, consentendo di gestire la fatturazione o gli acquisti internazionali. Puoi anche fare i tuoi rendiconti finanziari. Se lo desideri, puoi pagare una tassa per personalizzare il tuo programma.
#5. Libro mastro pigro8
Questo strumento di contabilità gratuito è un programma di contabilità in partita doppia per utenti che hanno familiarità con le tecniche di contabilità. La tua azienda può anche tenere traccia di incassi e pagamenti automaticamente. Questa applicazione è compatibile anche con computer Windows, Linux e Mac.
#6. Ledger Lite
Il software di contabilità gratuito di Responsive Software funziona su piattaforme Windows. Questa applicazione shareware è un sistema di contabilità doppia che può essere ampliato man mano che la tua azienda cresce. Un vantaggio per le organizzazioni senza scopo di lucro è che i saldi dei conti possono essere calcolati in qualsiasi momento, anziché solo su base trimestrale o annuale.
# 7. ERP di contabilità frontale
Poiché si tratta di una soluzione open source per le piccole imprese, è una scelta eccellente per le organizzazioni senza scopo di lucro. Questo strumento consente di gestire conti bancari, contabilità generale e molti report. Questo strumento può essere utilizzato su Windows, Linux e Mac e ha accesso a più utenti.
# 8. ZipBook
La versione gratuita di ZipBooks può essere utile per le ONG che cercano un programma software per svolgere le responsabilità contabili di base. Fatturazione illimitata, elaborazione digitale dei pagamenti tramite Paypal o Square, report di base e gestione di fornitori e clienti sono tra le funzionalità del programma (come membri o donatori). Il programma può essere collegato a un unico conto bancario.
Perché le organizzazioni senza scopo di lucro hanno bisogno di software di contabilità?
La contabilità senza scopo di lucro differisce notevolmente dalla contabilità a scopo di lucro. Le organizzazioni non profit fanno affidamento su donazioni e sovvenzioni per il finanziamento. Pertanto, devono rispettare rigorosi requisiti di contabilità finanziaria. Devono essere conformi agli standard di rendicontazione FAS 116 (Contabilità dei contributi ricevuti e dei contributi versati) e FAS 117 (Rendiconti finanziari delle organizzazioni senza scopo di lucro).
Le organizzazioni non profit operano spesso con budget ridottissimi. Sebbene avere un contabile o un contabile specializzato, o più, nel personale sia l'ideale, non è sempre fattibile per le aziende giovani o in crescita. Il corretto software di contabilità può aiutare le organizzazioni senza scopo di lucro a soddisfare questi criteri anche se hanno una piccola forza lavoro, consentendo loro di raggiungere i propri obiettivi finanziari riducendo al minimo le spese.
Il programma può aiutare con le esigenze contabili speciali di un'organizzazione senza scopo di lucro, come soddisfare i requisiti di rendicontazione unici, monitorare le sovvenzioni, rendere disponibili informazioni finanziarie a donatori e parti interessate in modo tempestivo e preparare rapporti di bilancio.
Servizi di contabilità per organizzazioni senza scopo di lucro
Vuoi dedicare più tempo alla progettazione di programmi e alla comunicazione con i finanziatori e meno tempo a rintracciare le ricevute e discutere sui rapporti sulle buste paga?
L'esternalizzazione della contabilità ad agenzie di contabilità senza scopo di lucro può essere un ottimo modo per ridurre il carico. Un team di esperti contabili con esperienza senza scopo di lucro può aiutarti a liberare il tuo tempo fornendoti i dati esatti di cui hai bisogno per affrontare il tuo consiglio di amministrazione e i sostenitori con sicurezza.
Ecco sei modi in cui i servizi di contabilità senza scopo di lucro possono aiutare la tua organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi:
# 1. Libri pronti per la revisione
Hai bisogno di un sistema di contabilità efficiente per aiutarti a mantenere il tuo status di non profit, soddisfare le esigenze dei tuoi donatori e prepararti per gli audit. Tuttavia, mantenere i registri pronti per l'audit è difficile, specialmente con un dipartimento di contabilità part-time, volontario o a corto di personale.
L'esternalizzazione dei tuoi servizi di contabilità senza scopo di lucro garantisce che i tuoi conti siano sempre in ordine e soddisfino i criteri necessari. Quindi non devi correre o lavorare fino a tardi ogni volta che qualcuno chiede di vedere i tuoi libri.
Una maggiore responsabilità aiuterà ad aumentare la fiducia dei tuoi contributori dimostrando che stai gestendo i loro soldi in modo appropriato.
#2. Trova il tempo per concentrarti sulla tua missione
In qualità di membro di un team di beneficenza, la tua attenzione viene deviata in vari modi, tra cui raccolta fondi, gestione del team, iniziative per il personale e altro ancora. Con tutte queste responsabilità, il monitoraggio delle donazioni dei donatori dovrebbe essere l'ultima delle tue preoccupazioni.
Ad esempio, se stai cercando di aiutare con una crisi di senzatetto nella tua città, dovresti dedicare più tempo a creare relazioni con le persone nel tuo quartiere piuttosto che a fissare fogli di calcolo.
L'esternalizzazione della contabilità e della contabilità della tua organizzazione no profit può aiutarti a prosperare dandoti più tempo per svolgere il lavoro che ami. Se non sei impantanato da attività di contabilità come l'elaborazione delle fatture, l'organizzazione delle ricevute o il pagamento dei fornitori, sarai in grado di guidare il tuo personale e i tuoi volontari in modo più efficiente.
#3. Risparmia una notevole quantità di tempo ed energia
La contabilità senza scopo di lucro può essere difficile e richiedere molto tempo, soprattutto se non hai precedenti esperienze finanziarie senza scopo di lucro. La contabilità può consumare la tua passione e limitare la quantità di energia che devi dedicare alla causa se non la trovi stimolante.
Quando esternalizzi la tua contabilità a un'esperta società di contabilità senza scopo di lucro, i loro dipendenti gestiscono tutto per te, riducendo il tuo carico di lavoro. Allevia anche la preoccupazione di assumere, formare e mantenere il proprio personale di contabilità.
I servizi di contabilità senza scopo di lucro sono anche informati sui migliori software e scorciatoie per risparmiare tempo per aiutarti a semplificare le tue attività. Possono anche consigliare il software di contabilità corrente che consolida tutti i dati contabili in un'unica posizione. Di conseguenza, quando arriva il momento di produrre report o presentare le tasse, hai tutto a tua disposizione.
#4. Determina quanti soldi puoi spendere
Vuoi essere in grado di mettere a frutto i tuoi contributori e concedere finanziamenti per aiutare le tue iniziative a prosperare.
Tuttavia, per molte organizzazioni senza scopo di lucro, determinare la quantità delle tue donazioni da destinare ai programmi rispetto alla raccolta fondi o alle operazioni può essere difficile. A causa dei fondi e delle sovvenzioni limitati dal programma, è molto più difficile tenere traccia dei soldi che PUOI spendere.
Questo è quando un servizio di contabilità senza scopo di lucro può valere il suo peso in oro. Poiché la maggior parte delle aziende CPA generali non hanno le necessarie conoscenze del settore, mancano metodi consolidati per monitorare i fondi limitati dal programma o dalle sovvenzioni. Un servizio di contabilità senza scopo di lucro, d'altra parte, conoscerà le sfide specifiche che le organizzazioni come la tua devono affrontare quotidianamente.
#5. Ottieni rapporti affidabili (e leggibili).
Non sottovalutare mai l'importanza di rapporti finanziari senza scopo di lucro coerenti e riconoscibili. Può sembrare semplice, eppure...
La maggior parte delle organizzazioni di piccole e medie dimensioni (così come molte grandi) fatica a fornire rapporti finanziari accurati in tempo per soddisfare i propri membri del consiglio, finanziatori e revisori dei conti. E, spesso, i rapporti che ricevono differiscono di mese in mese in termini di presentazione, informazioni contenute e categorizzazione.
Una società di contabilità professionale senza scopo di lucro standardizzerà i tuoi record e classificherà in modo coerente le tue entrate e spese. Così riceverai ogni mese rapporti affidabili che potrai effettivamente leggere.
Ciò ti consente di infondere fiducia sia nel tuo team di monitoraggio che nei tuoi donatori. Ti permette anche di esprimere giudizi migliori più velocemente. In modo che tu possa progredire con il tuo obiettivo!
#6. Risparmia un sacco di soldi
Potresti non crederci, ma i servizi di contabilità senza scopo di lucro possono aiutare la tua organizzazione a risparmiare una notevole quantità di denaro.
I dipendenti sono costosi e gli stipendi contabili sono aumentati fino al 30% solo nell'ultimo anno. Inoltre, i contabili del personale sono inclini a rimanere intrappolati in vecchie abitudini che fanno sprecare tempo e denaro all'organizzazione.
I servizi di contabilità e contabilità possono essere molto più efficienti del tuo team interno, grazie a processi ottimizzati e tecnologia all'avanguardia!
Le organizzazioni non profit utilizzano la contabilità per cassa o per competenza?
Le organizzazioni senza scopo di lucro stabilite spesso preparano ed emettono rendiconti finanziari utilizzando il metodo della competenza, in contrapposizione al metodo dei contanti.
Le organizzazioni non profit utilizzano GAAP?
Le organizzazioni non profit non sono tenute a seguire i principi GAAP nei loro sforzi contabili 501c3, ma è una buona pratica farlo
La contabilità senza scopo di lucro è difficile?
Proprio come qualsiasi altra impresa, la contabilità senza scopo di lucro ha le sue sfide.
Quali sono i principali rendiconti finanziari che le organizzazioni non profit devono redigere?
Le organizzazioni non profit in genere devono preparare rendiconti finanziari come stato patrimoniale, conto economico, rendiconto dei flussi di cassa e rendiconto delle spese funzionali. Inoltre, alle organizzazioni non profit potrebbe essere richiesto di preparare un modulo 990 o 990-EZ per comunicare le proprie informazioni finanziarie all'IRS.
In che modo le organizzazioni non profit possono garantire la conformità alle normative in materia di contabilità e rendicontazione?
Le organizzazioni non profit possono garantire la conformità rimanendo informate delle leggi e dei regolamenti che si applicano a loro, come il modulo 990 dell'IRS. Possono anche ingaggiare contabili o revisori professionisti per rivedere i loro bilanci e garantire la conformità.
In che modo le organizzazioni non profit possono gestire le proprie finanze in modo efficace?
Le organizzazioni non profit possono gestire le proprie finanze in modo efficace creando un budget, rivedendo regolarmente i rendiconti finanziari e implementando controlli interni per prevenire frodi o errori. Dovrebbero inoltre garantire che i loro registri finanziari siano accurati, tempestivi e trasparenti.
In che modo le organizzazioni non profit possono utilizzare le proprie informazioni finanziarie per prendere decisioni strategiche?
Le organizzazioni non profit possono utilizzare le proprie informazioni finanziarie per prendere decisioni strategiche analizzando entrate e uscite, identificando tendenze e modelli e valutando i propri progressi verso il raggiungimento della propria missione. Possono anche utilizzare le informazioni finanziarie per identificare le aree di miglioramento e per prendere decisioni sulla raccolta fondi e lo sviluppo del programma.
Qual è la differenza tra fondi illimitati e limitati nella contabilità senza scopo di lucro?
I doni illimitati possono essere utilizzati per qualsiasi scopo, ma le donazioni limitate possono essere utilizzate solo per il motivo indicato dal donatore. I fondi vincolati devono essere monitorati separatamente dalle organizzazioni non profit, che devono anche garantire che vengano utilizzati esclusivamente a tale scopo.
In che modo il processo di raccolta fondi influisce sulla contabilità senza scopo di lucro?
La contabilità per le organizzazioni non profit può essere notevolmente influenzata dalla raccolta fondi. Le donazioni, gli impegni e altri contributi devono essere monitorati dalle organizzazioni non profit per assicurarsi che siano accuratamente rappresentati nei loro conti finanziari. Devono inoltre assicurarsi di rispettare tutte le leggi e le norme applicabili, inclusi gli obblighi di divulgazione, che riguardano la raccolta fondi.
Quali sono alcune sfide finanziarie comuni che le organizzazioni non profit devono affrontare?
Il denaro limitato, l'imprevedibilità dei finanziamenti, la concorrenza per le donazioni e la conformità alle normative sono alcuni dei principali problemi finanziari che le ONG devono affrontare. Le organizzazioni senza scopo di lucro potrebbero anche avere problemi con la gestione del flusso di cassa, le previsioni e il budget.
Riassumere
La contabilità senza scopo di lucro è un'area distinta della finanza. Comprendere i fondamenti della contabilità aiuterà la tua organizzazione non profit a comprendere meglio il proprio stato finanziario.
Se le tue attività di contabilità sono ancora di competenza dei tuoi dirigenti, prendi in considerazione l'esternalizzazione della tua contabilità a un'azienda. Aiuteranno a garantire che tutte le migliori pratiche e i controlli interni siano implementati, con conseguente miglioramento delle finanze.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra no profit e for profit?
Le organizzazioni non profit hanno un obiettivo sociale, mentre le organizzazioni a scopo di lucro tentano di fornire prodotti e servizi di valore ai consumatori generando allo stesso tempo entrate.
Le organizzazioni non profit possono vendere prodotti?
Le organizzazioni non profit possono indubbiamente guadagnare dalla vendita di prodotti se tali operazioni sono direttamente legate all'obiettivo dell'organizzazione.
Le organizzazioni non profit pagano le tasse?
No, le organizzazioni non profit non devono pagare le tasse sulle donazioni ricevute.
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Riferimenti
