Mentre ci sono molti obiettivi per le valutazioni delle prestazioni, uno dei suoi obiettivi più cruciali è consentire ai manager di fornire feedback ai membri del personale. Tuttavia, i commenti sulla revisione delle prestazioni devono essere preparati con cura, proprio come qualsiasi altro tipo di feedback, per garantire che i dipendenti comprendano questo consiglio cruciale e cosa devono fare per andare avanti.
I commenti efficaci sulla revisione delle prestazioni forniscono suggerimenti utili che i dipendenti possono utilizzare per svilupparsi e migliorare, riconoscendo anche le qualità e i successi dei dipendenti. Quindi, in questo articolo, discuteremo di come fare osservazioni di revisione delle prestazioni che siano più persuasive e stimolanti per i dipendenti desiderosi di indicazioni e feedback.
Che cos'è una revisione delle prestazioni di un dipendente?
Il lavoro di un dipendente entro un periodo di tempo specifico viene formalmente valutato in una revisione delle prestazioni, che a volte viene definita valutazione delle prestazioni o valutazione delle prestazioni. I manager esaminano le prestazioni complessive di un dipendente, individuano punti di forza e difetti, forniscono commenti e assistono nella definizione degli obiettivi durante una revisione delle prestazioni dei dipendenti.
Come Scrivere una Recensione di un Dipendente
Per effettuare una valutazione efficace dei dipendenti, attenersi alla seguente procedura:
#1. Esaminare la descrizione del lavoro per il dipendente
Ottieni una copia della descrizione del lavoro più recente per ciascun dipendente e ripassa le specifiche. Potresti aver modificato le tue aspettative dopo aver collaborato a stretto contatto con i membri del team a seconda delle normali prestazioni e abilità di ogni persona. Rileggere la descrizione del lavoro di ogni membro del team ti aiuterà a inquadrare la tua recensione alla luce dei loro doveri iniziali previsti.
Mentre leggi le descrizioni delle mansioni, prendi in considerazione il successo con cui i membri del tuo team svolgono i loro compiti e soddisfano le qualifiche per la posizione. Prendi nota delle cose che ogni membro del team esegue bene, le aree in cui possono migliorare e i momenti in cui vanno oltre. Fai le tue osservazioni di valutazione sulla base di queste note.
#2. Indica le aree di sviluppo
Trova le valutazioni dell'anno scorso se hai collaborato con un membro del team per più di un ciclo di revisione. Rileggili attentamente per rinfrescarti la memoria su come ogni membro del tuo team ha fatto in precedenza. Prendi nota dei problemi che dovevano risolvere e dei luoghi che pensavi potessero essere migliorati.
Prendi in considerazione la crescita dei membri del tuo team nel corso dell'anno. Sii il più descrittivo possibile quando evidenzi le aree in cui sono migliorate. Includere informazioni su eventuali nuove competenze, formazione o certificazioni ottenute dai membri del team nelle valutazioni dei dipendenti. Per scrivere una valutazione approfondita che tenga conto di tutti i miglioramenti, cerca di tenere a mente il valore dell'intero anno di lavoro.
#3. Esamina i punti deboli e i punti di forza
Fare un elenco dei punti di forza e delle carenze di ogni membro del team utilizzando valutazioni precedenti e descrizioni del lavoro è il passo successivo. Questa sezione delle note di valutazione dei dipendenti può trarre vantaggio dall'utilizzo di un framework SWOT, che sta per forza, debolezza, opportunità e minaccia.
Inizia pensando ai tuoi punti di forza, che includono le tue migliori qualità, risultati notevoli e aree di competenza. Successivamente, elenca i punti deboli dei membri del team, come le cose che impediscono loro di completare gli obiettivi. Terzo, pensa alle possibilità per la tua squadra di esibirsi al meglio. Infine, includi i pericoli che potrebbero avere un effetto negativo sulle loro prestazioni.
#4. Offrire obiettivi pratici
Le valutazioni dei dipendenti possono influenzare gli aumenti annuali e le prospettive di promozione oltre ad aiutare il tuo team a fare piani per il prossimo anno. Considera i modi per ispirare i membri del tuo team ad aumentare le loro prestazioni e sviluppare le loro carriere mentre componi le valutazioni dei dipendenti.
Per decidere quali obiettivi puoi stabilire per il prossimo anno, prendi in considerazione le descrizioni delle mansioni dei membri del tuo team, le loro prestazioni precedenti e il piano strategico della tua azienda. Offri suggerimenti per obiettivi raggiungibili che aiuteranno ogni persona, il tuo team nel suo insieme e la tua azienda nel suo insieme.
#5. Offrire consigli costruttivi
Ogni membro della tua squadra avrà probabilmente punti di forza e di debolezza. Durante le tue recensioni, fai uno sforzo per includere commenti incoraggianti. Quando identifichi un soggetto o un talento che manca a uno dei membri del tuo team, suggerisci una strategia che lo aiuterà ad avanzare. Puoi fornire ai membri del tuo team consigli utili pur producendo valutazioni imparziali delle loro prestazioni offrendo critiche costruttive.
#6. Incoraggia il feedback dei dipendenti
Dai ai membri del tuo team tutto il tempo per rispondere alle loro recensioni e offrire feedback sulle tue osservazioni, valutazioni e obiettivi. Più li coinvolgi nel processo di revisione, più è probabile che si sentano impegnati a stabilire obiettivi stimolanti e promuovere obiettivi importanti.
Cosa non scrivere nei commenti sulle recensioni delle prestazioni
Ci sono alcune tipiche trappole di recensione che dovresti evitare se desideri creare commenti di recensione penetranti che comunichino chiaramente il tuo significato. Ecco alcune cose da evitare:
#1. Non includere i dati demografici del personale
Le affermazioni che menzionano i dati demografici possono essere microaggressioni, non importa quanto siano ben intenzionate, e possono far sentire i tuoi dipendenti a disagio al lavoro. Quanto segue non dovrebbe mai essere menzionato in una revisione delle prestazioni:
- Età
- Sesso
- Gara
- Orientamento sessuale
- Nazionalità
- E l'affiliazione religiosa è un fattore
Invece di basare le tue critiche sull'età di un dipendente, ad esempio, se sei soddisfatto della sua prestazione complessiva nonostante sia ancora nelle prime fasi della sua carriera professionale, sottolinea i suoi risultati individuali. Dovresti sempre assicurarti che le tue osservazioni riflettano i pronomi propri dei membri del tuo staff.
#2. Evita di usare parole come "Sempre" e "Mai".
Quando forniscono feedback, i manager dovrebbero evitare di usare un linguaggio assoluto come "sempre" e "mai". Oltre ad essere raramente corrette, queste espressioni possono danneggiare il tuo rapporto con il membro del team e la credibilità del resto dei tuoi commenti sulla valutazione delle prestazioni. Invece, illustra il tuo punto con un linguaggio chiaro ed esempi illustrativi.
#3. Evita di utilizzare feedback da voci
Basa sempre i tuoi complimenti o le tue utili critiche sulle tue osservazioni, mai su voci o dicerie. Quando inizi una frase con "Ho sentito..." o "Un altro collega mi ha detto...", i tuoi dipendenti possono subito presumere che apprezzi l'opinione di qualcun altro rispetto alla propria. Di conseguenza, il rapporto e la fiducia dei dipendenti potrebbero risentirne. Invece, parla solo di argomenti a cui hai assistito o sperimentato personalmente.
#4. Ricorda di includere la forza lavoro
Trovare possibilità di crescita non dovrebbe essere responsabilità esclusiva del management. La partecipazione dei dipendenti a questo processo può aiutare a garantire il loro buy-in e aumentare la possibilità che utilizzino l'input e avanzino nelle loro posizioni. Invece di fornire semplicemente una soluzione prescrittiva, creare idee implica incoraggiare i membri del team a pensare alle proprie alternative.
#5. Astenersi dal soccombere al pregiudizio dell'attualità
Il bias di recency è la propensione delle persone a basare i propri giudizi su eventi attuali piuttosto che su eventi precedenti. Ciò potrebbe esagerare i risultati o i fallimenti più recenti di un lavoratore nelle autovalutazioni, nonché le critiche di colleghi e dirigenti, al momento della revisione.
Il bias di recency, ad esempio, può indurre un manager a ignorare le ottime prestazioni e i contributi di un dipendente di punta nei sei mesi precedenti a favore del recente ritardo della persona. Ciò può accadere, ad esempio, se il dipendente in questione è stato assente dalle riunioni del team per alcune settimane. Di conseguenza, potrebbero non essere più idonei per un aumento o una promozione.
Cosa scrivere nei commenti sulle revisioni delle prestazioni
#1. Trova un equilibrio con le tue critiche
La chiave per fornire un feedback è l'equilibrio. Se dai al tuo staff troppe critiche costruttive, potrebbero diventare difensive e meno ricettive ai tuoi consigli. L'opposto di incoraggiare i dipendenti è essere eccessivamente positivi senza menzionare le aree di sviluppo. La chiave per condurre dialoghi sullo sviluppo efficaci è fare attenzione a evidenziare sia le aree in cui il tuo dipendente ha successo sia quelle in cui ha spazio per crescere.
#2. Impiegare il paradigma di feedback SBITM (situazione-comportamento-impatto).
Il modello di feedback Situation-Behavior-Impact (SBI)TM, creato dal Center for Creative Leadership, è uno strumento utile per aiutarti a caratterizzare in modo esplicito ogni elemento del feedback che stai offrendo, assicurando che le tue osservazioni abbiano un significato per i membri del team :
- L'ambiente in cui è avvenuto l'incidente
- Il comportamento che è stato notato
- In che modo ciò ha influenzato una determinata persona, progetto o situazione
- Usa i verbi attivi.
Quando si valutano le prestazioni di un membro del team, i verbi di azione (parole come "risolvere", "stabilire" ed "eliminare") hanno un impatto significativo poiché descrivono in modo conciso il comportamento mostrato.
#3. Prestare attenzione al futuro
Ricorda a un dipendente che le sue aree di crescita non sono difetti ma piuttosto possibilità di crescita personale. Ad esempio, immaginiamo che un manager sia frustrato perché non riesce sempre a mettersi in contatto con un lavoratore perché impiega molto tempo a rispondere alle sue e-mail o ai messaggi Slack.
Come scrivere una revisione delle prestazioni dei dipendenti
È possibile implementare una soluzione di gestione delle prestazioni internamente o appaltare il lavoro a terzi, a seconda delle esigenze delle risorse umane.
Opzioni per la gestione delle prestazioni
Il software può essere personalizzato per soddisfare le dimensioni e la complessità dei requisiti delle risorse umane con l'aiuto di un sistema API aperto incluso in alcune soluzioni di gestione delle prestazioni. Ad esempio, Namely e BambooHR hanno un'API aperta che consente interazioni con altre applicazioni. (Per saperne di più, leggi la nostra recensione di BambooHR.)
Le seguenti funzionalità potrebbero essere disponibili nelle soluzioni di gestione delle prestazioni:
- Consenti ai manager e agli addetti alle risorse umane di definire e tenere traccia degli obiettivi.
- Crea recensioni personalizzate
- Chiedi automaticamente feedback a colleghi, dipendenti e supervisori durante il ciclo di valutazione.
- Fornisci una piattaforma in cui i dipendenti possono gestire da soli molte delle loro esigenze in materia di risorse umane.
Soluzioni PEO
Le aziende specializzate in organizzazioni professionali dei datori di lavoro (PEO) offrono alle piccole e medie imprese un'altra opzione per ottenere utili input dai dipendenti. Con i migliori servizi PEO, puoi esternalizzare i compiti delle risorse umane come le valutazioni delle prestazioni attraverso un accordo di co-impiego, che è un contratto legale in cui il fornitore si assume l'onere di completare le attività che gli sono state delegate.
I manager e il personale hanno accesso in tempo reale alle buste paga, al tempo e ai benefit tramite le app dell'azienda PEO. I PEO offrono anche una gamma completa di vantaggi per le risorse umane per i professionisti, inclusa l'adesione alle più recenti leggi sul lavoro.
Di seguito sono riportate alcune attività PEO di prim'ordine:
Insperità
Il nostro PEO n. 1 per la gestione del rischio è Insperity. Oltre ai suoi servizi PEO standard, ora fornisce elementi di gestione delle prestazioni. Per ulteriori informazioni, leggi la nostra recensione di Insperity.
L'ADP TotalSource
La nostra prima scelta tra i fornitori PEO per il servizio clienti è ADP TotalSource. Sono inoltre fornite opzioni per la gestione dei talenti e delle prestazioni. Per saperne di più, consulta la nostra recensione di ADP TotalSource.
Cosa devo includere nella valutazione delle prestazioni del mio dipendente?
Una revisione delle prestazioni è un riepilogo scritto dei contributi di una persona al posto di lavoro. I manager devono analizzare la produttività lavorativa di ciascun dipendente, le capacità e le competenze necessarie, la capacità di rispettare le scadenze, le capacità di lavoro di squadra e la cronologia delle presenze come parte di queste valutazioni.
Cosa devo scrivere nella mia revisione delle prestazioni dei dipendenti?
Una revisione delle prestazioni è un riepilogo scritto dei contributi di una persona al posto di lavoro. I manager devono analizzare la produttività lavorativa di ciascun dipendente, le capacità e le competenze necessarie, la capacità di rispettare le scadenze, le capacità di lavoro di squadra e la cronologia delle presenze come parte di queste valutazioni.
Qual è un esempio di revisione delle prestazioni?
Quest'anno, John si è comportato al di sopra delle aspettative nella sua posizione di lead graphic designer. È stata in grado di comunicare in modo efficace con il suo team e la clientela.
Come si scrive una buona recensione?
È fondamentale essere specifici, sinceri e obiettivi mentre si scrivono le recensioni. Includi le tue preferenze e tutti i problemi che hai avuto. Fornisci informazioni specifiche sulla tua esperienza che siano pertinenti perché sia le aziende che i potenziali clienti possono trarre vantaggio dalle tue conoscenze.
Quali sono le fasi di un processo di revisione delle prestazioni?
- Stabilisci obiettivi.
- Chiarisci le tue aspettative.
- Definire le metriche importanti per la valutazione delle prestazioni.
- I dipendenti dovrebbero essere informati in modo che possano prepararsi per la revisione.
- Imposta il tono per la valutazione.
- Chiedi al dipendente di fornire un'autovalutazione.
- Usa una critica valutativa che sia costruttiva.
In che modo i manager esaminano le prestazioni dei dipendenti?
Comunicazione, cooperazione, affidabilità, qualità del lavoro, risoluzione dei problemi e tempestività dovrebbero essere tutti discussi nelle revisioni delle prestazioni dei dipendenti. Fornire feedback coerenti e informali su base regolare. Sii sincero, discuti faccia a faccia, fornisci esempi pertinenti e concludi con una nota positiva quando conduci revisioni formali.
Quali sono i tre usi principali della revisione delle prestazioni dei dipendenti?
Le revisioni delle prestazioni hanno tre scopi principali:
- Fornire a ciascun dipendente un feedback adeguato sulle proprie prestazioni
- Servire come base per la modifica del comportamento o il cambiamento verso abitudini lavorative più produttive; E
- Fornisci ai manager informazioni con cui valutare potenziali futuri incarichi di lavoro.
Conclusione
Dirigenti e dipendenti possono trovare difficile l'intero processo di revisione delle prestazioni, in particolare se non esiste un quadro predeterminato per il discorso. Un modello di recensione assicura che tutti nella tua organizzazione interagiscano correttamente.
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Riferimenti
