Come avviare il libro paga per una piccola impresa, è una domanda che attraversa la mente di ogni imprenditore. Il libro paga è il processo di pagamento dei dipendenti di un'azienda, che include la registrazione delle ore lavorate, il calcolo della retribuzione e l'erogazione di fondi ai dipendenti tramite deposito diretto o assegno.
Le aziende devono, tuttavia, svolgere attività contabili al fine di registrare buste paga, ritenute fiscali, bonus, compensi per straordinari, malattia e ferie. Le aziende devono mettere da parte e registrare l'importo delle tasse Medicare, Social Security e disoccupazione che devono essere pagate al governo.
Molte aziende utilizzano il software del libro paga per tenere traccia dei propri dipendenti. Viene utilizzata un'API per inserire le ore del dipendente e la sua retribuzione viene elaborata e inviata ai loro conti bancari.
I servizi di libro paga sono esternalizzati da molte medie e grandi aziende per semplificare il processo. I datori di lavoro tengono traccia di quante ore lavora ciascun dipendente e lo segnalano al servizio paghe. L'importo lordo dovuto al dipendente è calcolato dal servizio buste paga in giorno di paga in base al numero di ore o settimane lavorate durante il periodo di paga e alla tariffa retributiva. Il servizio deduce le tasse e altre ritenute dai guadagni dei dipendenti prima di pagarle.
Tuttavia, questa guida su come avviare le buste paga per le piccole imprese nel 2023 ti aiuterà ad affrontare questo processo entusiasmante ma intimidatorio con maggiore sicurezza, permettendoti di assumere l'aiuto di cui hai bisogno alla fine.
Comprensione del libro paga
Il libro paga è il compenso che un'azienda deve ai propri dipendenti per un determinato periodo di tempo o in un giorno specifico. In genere è amministrato dai dipartimenti di contabilità o risorse umane di un'azienda. Il libro paga di una piccola azienda potrebbe essere gestito dal proprietario o da un associato.
L'elaborazione delle buste paga, i benefici per i dipendenti, l'assicurazione e le funzioni contabili come la ritenuta d'acconto vengono sempre più affidate a organizzazioni specializzate.
Gestire le paghe della tua azienda da solo è meno costoso, ma richiede tempo ed è soggetto a errori.
Se sei bravo con i numeri, potresti essere in grado di pagare tu stesso i tuoi dipendenti. Tuttavia, data la possibilità di errori di busta paga (e le multe che ne derivano), assicurati di essere completamente soddisfatto di ciò che devi fare prima di tuffarti.
Come avviare il libro paga
- Ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)
- Verifica se hai bisogno di ID statali/locali
- Imprenditore o dipendente indipendente
- Prenditi cura delle scartoffie dei dipendenti
- Decidi un periodo di paga
- Documenta attentamente i termini di compensazione dei dipendenti
- La scelta di un sistema di buste paga
- Gestione del libro paga
- Ottieni l'archiviazione
- Segnala le tasse sui salari
# 1. Ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)
È necessario ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) dall'IRS prima di assumere personale. L'EIN è anche noto come Employer Tax ID o Form SS-4. L'EIN è richiesto per la dichiarazione di tasse e altri documenti presso l'Internal Revenue Service. Inoltre, quando si inviano informazioni sui propri dipendenti a enti statali, è richiesto l'EIN. Puoi richiedere un EIN online o contattando direttamente l'Internal Revenue Service.
#2. Verifica se hai bisogno di ID statali/locali
Per gestire le tasse, alcuni governi statali e locali hanno bisogno che le imprese ottengano numeri di identificazione.
#3. Imprenditore o dipendente indipendente
Riconosci la differenza. Assicurati di capire la differenza tra un appaltatore indipendente e un dipendente. La distinzione tra i due non è sempre chiara in termini legali e ha un impatto sul modo in cui si trattengono le tasse sul reddito, si pagano le tasse di previdenza sociale e Medicare e si pagano le tasse sulla disoccupazione.
#4. Prenditi cura delle scartoffie dei dipendenti
Modulo W-4, ritenuta d'acconto federale sul reddito, è richiesto per i nuovi lavoratori. Il tuo dipendente deve compilare il modulo e restituirlo a te in modo che tu possa detrarre l'importo appropriato dell'imposta federale sul reddito dalla busta paga.
#5. Decidi un periodo di paga
Potresti avere un processo manuale in atto, ma l'impostazione di un periodo di pagamento (mensile o bimestrale) è occasionalmente dettato dalla legge statale, con i pagamenti bimestrali che sono i più comuni. Anche se il tuo dipendente non lavora per l'intero periodo, l'IRS ti obbliga a trattenere l'imposta sul reddito per quel periodo di tempo.
#6. Documenta attentamente i termini di compensazione dei dipendenti
Quando imposti il libro paga, pensa a come gestirai il tempo libero retribuito (che non è richiesto dalla legge ma è fornito dalla maggior parte delle aziende), come monitorerai le ore dei dipendenti, se e come pagherai nel tempo e altre considerazioni commerciali. Anche altri compensi dei dipendenti e spese aziendali, come i premi del piano sanitario e i pagamenti della pensione, devono essere prelevati dalle buste paga dei dipendenti e pagati alle organizzazioni competenti.
#7. La scelta di un sistema di buste paga
L'amministrazione delle buste paga richiede un alto livello di precisione e attenzione ai dettagli, quindi vale la pena condurre alcune ricerche per conoscere le tue possibilità. Inizia chiedendo ad altri imprenditori quale approccio utilizzino e se hanno suggerimenti per impostare e gestire le buste paga. Nella maggior parte dei casi, le opzioni di gestione delle buste paga sono interne o esternalizzate. Tu, in quanto datore di lavoro, sei responsabile della dichiarazione e del pagamento di tutte le imposte sui salari, indipendentemente dall'opzione scelta.
#8. Gestione del libro paga
Puoi iniziare a gestire il libro paga dopo aver raccolto tutti i tuoi documenti e le informazioni. Puoi inserire le informazioni da solo o darle al tuo commercialista, a seconda del sistema di buste paga che utilizzi.
#9. Ottieni la tenuta dei registri
I datori di lavoro sono tenuti dalla legislazione federale e statale a conservare determinati record per periodi di tempo specifici. I moduli W-4 (su cui i dipendenti specificano il loro status di ritenuta d'acconto) devono, ad esempio, essere conservati in archivio per tutti i dipendenti attivi e per tre anni dopo la dimissione di un dipendente. Devono essere conservati i W-2, le copie dei moduli fiscali depositati e le date e gli importi di tutti i depositi fiscali.
# 10. Segnala le tasse sui salari
Su base trimestrale o annuale, è necessario inviare più rapporti sulle imposte sui salari alle autorità competenti. Per ulteriori informazioni, visitare la Guida fiscale del datore di lavoro dell'IRS, che fornisce indicazioni chiare su tutti gli obblighi di dichiarazione dei redditi federali. Per i requisiti dettagliati di dichiarazione dei redditi per i datori di lavoro, contatta l'ufficio delle imposte del tuo stato.
Come avviare il libro paga per le piccole imprese
Ecco i passaggi su come avviare il libro paga per una piccola impresa:
Consulta il sito web del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti
La maggior parte delle aziende negli Stati Uniti è soggetta a regole specifiche. Per citarne alcuni, queste restrizioni includono la legge sul salario minimo, la legge sui congedi familiari e medici e le regole sugli straordinari.
Esamina l'area Argomenti del Sito web del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti per iniziare a impostare il libro paga della tua piccola impresa. Quindi, vai alla sezione FirstStep Poster Advisor delle leggi del DOL per capire quali poster dovrai esporre per rispettare i requisiti di occupazione federali.
Esamina il sito web del dipartimento del lavoro per il tuo stato.
Sebbene la legge federale sul lavoro sia regolata dal Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, ogni stato ha il proprio insieme di leggi sul lavoro. Quando imposti il libro paga per la tua piccola impresa, devi essere a conoscenza delle regole federali e statali.
Cosa succede se le informazioni sul sito Web del dipartimento del lavoro del tuo stato differiscono da quelle sul sito Web del dipartimento del lavoro degli Stati Uniti? In generale, la legge favorisce il dipendente, quindi dovresti seguire le linee guida che lo avvantaggiano maggiormente. Ad esempio, una volta che un dipendente lavora più di 40 ore settimanali, la legge federale impone il pagamento degli straordinari. Tuttavia, alcune giurisdizioni richiedono la retribuzione degli straordinari in base al numero di ore lavorate in una giornata.
In caso di dubbio, consulta il tuo commercialista o un avvocato del lavoro che abbia familiarità con le leggi del tuo stato. Questo non solo ti terrà fuori dai guai con la legge, ma assicurerà anche che i tuoi dipendenti siano trattati in modo equo, con il risultato di una forza lavoro più felice.
Determina il tuo programma di buste paga
Il libro paga viene solitamente svolto settimanalmente, bimestrale o semestrale nella maggior parte delle aziende. Scegli un programma di buste paga che funzioni meglio per te. Quando decidi con quale frequenza vuoi pagare il tuo personale, tieni a mente il flusso di cassa della tua azienda. Pagare i dipendenti in tempo è regolato da rigide restrizioni e, sebbene tu possa variare il tuo programma di buste paga, non dovresti farlo frequentemente.
Tieni presente che le leggi sul lavoro del tuo stato possono specificare la frequenza minima del tuo programma di buste paga, quindi ricontrolla il tuo rispetto ai requisiti sul sito web del dipartimento del lavoro del tuo stato.
Scrivi il tuo manuale del dipendente
È ora di scrivere il tuo manuale per i dipendenti ora che sai quali normative si applicano alle buste paga nel tuo stato. Non preoccuparti se la prospettiva di scrivere qualcosa ti mette a disagio. Puoi utilizzare una varietà di risorse Internet per aiutarti a sviluppare il tuo manuale per i dipendenti, oppure puoi assumere uno specialista delle risorse umane che lo faccia per te.
Dopo aver finito di scrivere il tuo manuale del dipendente, ti consiglio vivamente di farlo rivedere da un avvocato specializzato in diritto del lavoro nel tuo stato. Controlleranno due volte che il tuo manuale non includa materiale che possa essere interpretato come un contratto tra te e i tuoi dipendenti.
Prima di decidere come avviare il libro paga per una piccola impresa, assicurati anche di aver compreso correttamente le leggi relative alle questioni salariali e occupazionali nel tuo stato.
Richiedi il numero di identificazione del tuo datore di lavoro federale (FEIN o EIN).
Ai fini fiscali, molti proprietari individuali utilizzano il proprio numero di previdenza sociale. Tuttavia, è necessario utilizzare un numero di identificazione del datore di lavoro federale, a volte noto come FEIN o EIN, ai fini dell'occupazione. Il tuo EIN è il numero che utilizzerai su tutte le dichiarazioni e documenti fiscali aziendali una volta ottenuto. Di conseguenza, molti professionisti della contabilità consigliano vivamente agli imprenditori di ottenere un EIN il prima possibile dopo il lancio della loro azienda.
Ottenere un FEIN, se non ne hai già uno, è semplice. Puoi richiedere il tuo EIN online sul sito Web dell'IRS e riceverlo immediatamente.
Richiedi i tuoi conti di ritenuta d'acconto e di assicurazione contro la disoccupazione
Potresti essere obbligato a trattenere le tasse statali sul reddito e contribuire al fondo di assicurazione contro la disoccupazione del tuo stato, a seconda del tuo stato. Esistono anche normative locali sulle ritenute d'acconto in diversi stati.
Sui siti web della commissione fiscale e della commissione per la sicurezza della disoccupazione del tuo stato, puoi ottenere spesso informazioni sulla tua situazione lavorativa su come avviare le buste paga per una piccola impresa
Inserisci la tua busta paga e le date di scadenza della dichiarazione dei redditi nel tuo calendario
Devi assicurarti di rispettare tutte le scadenze ora che hai deciso il tuo piano salari e fatto domanda per i tuoi conti FEIN, ritenuta d'acconto e assicurazione contro la disoccupazione.
Inizia segnando il tuo calendario con le date del libro paga. Quindi, inserisci le date di scadenza per la dichiarazione dei redditi. Tieni presente che il pagamento delle tasse e la presentazione delle dichiarazioni di informazioni possono avere date di scadenza separate. Inoltre, le scadenze statali possono differire dalle scadenze federali.
Decidi chi gestirà il tuo libro paga
Gestirai le buste paga internamente o tramite un servizio di buste paga di terze parti? Entrambe le opzioni hanno pro e contro.
Quando gestisci le buste paga internamente, hai un po' più di margine di manovra in termini di quando puoi elaborare le buste paga. I fornitori di servizi di buste paga spesso richiedono da tre a cinque giorni di attesa e addebitano una tariffa urgente se non si inviano i dati sulle buste paga entro la loro scadenza. I fornitori di servizi di buste paga, d'altra parte, spesso si assumono la piena responsabilità della presentazione tempestiva di pagamenti e dichiarazioni fiscali, il che fa appello al piccolo imprenditore impegnato.
Assumi il tuo primo dipendente
Hai tutti i tuoi codici fiscali richiesti, hai capito il tuo programma di buste paga e hai impostato il tuo sistema di buste paga. Ora è il momento di assumere il tuo primo dipendente.
Raccogli alcune informazioni dal candidato perfetto una volta individuato e assunto in modo che possano essere impostati correttamente nel tuo sistema di buste paga.
Come fare il libro paga manualmente
Un sistema di gestione stipendi manuale richiede il completamento dell'intera procedura di gestione stipendi a mano. Puoi acquisire schede attività standard per la documentazione e chiedere al tuo personale di compilarle se scegli di gestire il tuo libro paga. Dopo aver finito i cartellini, puoi calcolare gli stipendi e le tasse corretti e quindi scrivere assegni ai tuoi dipendenti.
È importante ricordare che l'elaborazione manuale delle buste paga comporta molte procedure che possono richiedere più tempo del previsto. Ciò è particolarmente vero per le aziende che si collocano da qualche parte nel mezzo dello spettro delle piccole e medie dimensioni. Più personale hai, più è difficile gestire manualmente le buste paga.
Utilizzare i passaggi seguenti per imparare a gestire manualmente le buste paga se si desidera risparmiare denaro e mettere al lavoro il cervello.
- Raccogli i tuoi dati fiscali
- Chiedi ai tuoi dipendenti di compilare un modulo W-4
- Determinare un programma di buste paga
- Calcolare la retribuzione lorda e trattenere le imposte sul reddito
- Pagare le tasse sui salari
- Archivia e segnala il tuo libro paga
- Tenere registri salariali ben curati
Come avviare il libro paga per una piccola impresa: libro paga per un dipendente
Avrai bisogno dei seguenti elementi per pagare il tuo singolo dipendente, sia che tu lo faccia da solo o assumi un fornitore di servizi di buste paga:
- Numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)
- Numeri di identificazione fiscale statale e locale, se applicabile
- Numero di identificazione della disoccupazione statale
- Moduli I-9 e W-4 del dipendente
- Certificato di ritenuta d'acconto statale del dipendente
- Registri del Dipartimento del Lavoro
- Periodi di paga definiti
Come posso avviare il libro paga per le piccole imprese?
Ecco i passaggi su come avviare il libro paga per una piccola impresa
- Ottieni un EIN. …
- Scopri se devi avere ID statali o locali. …
- Conosci la differenza tra appaltatore indipendente e dipendente. …
- Completa le scartoffie dei dipendenti. …
- Seleziona un periodo di pagamento. …
- Scegli un sistema di buste paga per la tua piccola impresa. …
- Inizia a gestire il libro paga. …
- Segnala le tasse sui salari
Puoi occuparti delle buste paga da solo?
Il libro paga a mano è l'unica opzione di elaborazione del libro paga gratuita. Le commissioni di servizio sono addebitate dal software del libro paga, dai contabili e dai contabili. Se non hai i fondi per pagare un servizio di buste paga, puoi risparmiare denaro facendolo da solo.
Come si pagano i proprietari di piccole imprese?
La maggior parte degli imprenditori di piccole imprese si paga tramite l'estrazione del proprietario. I proprietari di LLC, imprese individuali e società di persone sono considerati lavoratori autonomi dall'IRS e, di conseguenza, non vengono compensati tramite salari normali. È qui che entra in gioco il pareggio del proprietario…. Società di persone, imprese individuali e società a responsabilità limitata.
Quanto costano i servizi di busta paga?
Come puoi vedere, una varietà di fattori influenza il costo totale dell'elaborazione delle buste paga. Sebbene la regola pratica di base sia che costerà all'incirca $ 150- $ 200 per dipendente all'anno, il costo complessivo sarà determinato dall'ambito della partecipazione del fornitore.
Conclusione
Non fa differenza quanti lavoratori hai. È fondamentale creare un sistema di buste paga che semplifichi la tua capacità di rimanere in cima alle responsabilità del tuo datore di lavoro. Inoltre, ti fa risparmiare tempo e ti protegge da costose sanzioni IRS
Raccomandiamo anche
- Software per buste paga per piccole imprese: i 5 migliori software per buste paga gratuiti
- Rapporto sui salari: Guida dettagliata al rapporto sui salari
- Vantaggi dell'automazione dei processi contabili per le aziende
- Software per buste paga: 10 migliori software per buste paga per le aziende
