Non c'è bisogno di farsi prendere dal panico se il pensiero di gestire le buste paga per la tua attività ti sopraffà. Esistono diverse risorse per aiutare coloro che sono interessati a imparare come gestire i libri paga Quickbooks da soli manualmente. Quella che segue è una spiegazione dettagliata di ciascuna procedura, insieme ad alcuni consigli su quale potrebbe essere più vantaggiosa per la tua azienda. Tieni presente che le informazioni qui presentate sono puramente informative. Si prega di cercare l'aiuto di un esperto se avete bisogno di assistenza.
Come elaborare autonomamente le buste paga
La configurazione è più o meno la stessa indipendentemente da come scegli di gestire le buste paga. Per iniziare, devi divulgare informazioni sulla tua attività e sui suoi dipendenti alle autorità federali e locali. Anche la creazione di un programma di buste paga e la determinazione dei vantaggi da offrire sono fondamentali, così come l'acquisizione di un'assicurazione contro gli indennizzi dei lavoratori e l'apertura di un conto bancario per le buste paga.
Passo 1. Ottenere un EIN.
Gli individui sono identificabili dal loro numero di previdenza sociale agli occhi del governo. Per le aziende, questo è noto come numero di identificazione del lavoro (EIN) o numero di identificazione fiscale federale. Per presentare le imposte sui salari, la tua azienda ne avrà bisogno. È gratuito ottenere un EIN e può essere effettuato online o per posta utilizzando il modulo SS-4, Application for Employer Identification Number. Una volta approvato, è permanente e non può essere revocato.
Passo 2. Ottieni il tuo numero di identificazione aziendale locale o statale.
Anche gli stati e i comuni che riscuotono le imposte sul reddito richiedono alle imprese di avere un numero di identificazione. Il processo per ottenerne uno è diverso, quindi verifica con l'organizzazione competente nella tua zona per le specifiche. In generale, dovresti prima ottenere un EIN federale perché alcuni stati potrebbero utilizzare lo stesso numero per identificare la tua attività.
Inoltre, molti stati richiedono un numero di identificazione della disoccupazione statale diverso dal numero dell'imposta sul reddito dello stato. Questo numero verrà utilizzato per presentare le tasse statali di disoccupazione per conto dei tuoi dipendenti.
Se la tua azienda si trova nel New Mexico, Washington o nel Wyoming, avrai bisogno di un numero di identificazione separato per richiedere l'assicurazione per la compensazione dei lavoratori.
Passaggio n. 3. Raccogliere la documentazione dei dipendenti
Dopo aver definito i dettagli della tua attività, i tuoi dipendenti dovranno compilare alcuni documenti per le agenzie governative. La maggior parte di questi documenti viene normalmente completata il primo giorno di lavoro per una nuova assunzione:
Modulo di verifica dell'idoneità all'impiego I-9
Il modulo I-9 viene utilizzato negli Stati Uniti per verificare l'identificazione e il permesso di lavoro delle persone impiegate per lavoro.
Certificato di ritenuta d'acconto del dipendente (modulo W-4)
Ogni dipendente deve presentare un modulo W-4 per stabilire quanta imposta federale sul reddito dovrebbe essere trattenuta dal proprio stipendio. Ha vari passaggi per inserire informazioni personali e stato di deposito, più lavori o coniugi che lavorano, persone a carico rivendicate e altre revisioni, se necessario.
Certificati di ritenuta d'acconto statale
Nella maggior parte delle aree, è necessario trattenere le imposte sul reddito statali e federali dai salari dei dipendenti. A tal fine, i tuoi dipendenti dovranno presentare un certificato di ritenuta d'acconto statale o il modulo IRS W-4. Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming non hanno una tassa sul salario.
Oltre a completare i documenti governativi, i tuoi dipendenti devono fornirti i loro indirizzi di casa e numeri di previdenza sociale in modo che tu possa preparare e consegnare il loro modulo annuale W-2, stipendio e dichiarazione dei redditi. E, se fornisci vantaggi, avrai bisogno delle loro scelte per effettuare le opportune detrazioni sui salari.
Passaggio n. 4. Seleziona i periodi di pagamento
Quando si tratta di orari delle buste paga, le possibilità più popolari sono settimanali, bisettimanali, semestrali e mensili. Tuttavia, potresti non avere il controllo completo perché alcune giurisdizioni richiedono frequenze salariali diverse per diversi tipi di dipendenti, datori di lavoro o circostanze.
Ad esempio, le imprese del settore manifatturiero o quelle coperte da un contratto collettivo di lavoro possono richiedere un programma di pagamento più frequente rispetto alla clausola di giurisdizione generale. Questi regolamenti di solito specificano quanto velocemente i dipendenti devono essere pagati dopo la conclusione del mese di paga.
Tieni presente che più frequentemente gestisci le buste paga, maggiori saranno le spese di contabilità e di elaborazione che dovrai sostenere. Impegnarsi per un equilibrio tra convenienza e convenienza rispettando le restrizioni giurisdizionali.
Salario settimanale
La paga settimanale si adatta alle posizioni di lavoro manuale con bassi guadagni ed è comune nei settori manifatturiero, edile e della ristorazione. Questi lavoratori devono essere pagati più frequentemente per far fronte alle loro spese di sostentamento.
Salario bisettimanale
Poiché gli straordinari vengono generalmente addebitati in base alla settimana lavorativa, questo metodo di retribuzione può essere il migliore per i lavoratori orari. Il personale al dettaglio viene occasionalmente retribuito in questo modo.
Stipendio bimestrale
I dipendenti stipendiati scelgono spesso una retribuzione semestrale poiché è coerente e prevedibile in termini di flusso di cassa. Questo modello retributivo è utilizzato in molte aree, tra cui la finanza e l'assistenza sanitaria.
Stipendio mensile
La retribuzione mensile è l'opzione di busta paga meno costosa perché viene elaborata meno frequentemente ed è generalmente riservata ai dirigenti con redditi elevati.
Passaggio n. 5. Ottieni un'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro.
L'indennizzo dei lavoratori è un programma regolamentato dallo stato che rimborsa ai dipendenti le cure mediche, la riabilitazione e una parte della retribuzione persa se si ammalano o si infortunano sul lavoro. Inoltre, le persone a carico possono avere diritto a benefici se un dipendente muore a causa di un infortunio sul lavoro.
Anche se hai un solo dipendente, devi avere un'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro in varie parti del paese. Le polizze possono essere ottenute da assicuratori privati, dallo stato o da entrambi.
La compensazione dei lavoratori non viene ritirata dal libro paga, ma è necessario presentare rapporti con il proprio stato se viene presentata una richiesta.
Passaggio n. 6. Fornire ai dipendenti benefit facoltativi.
Vantaggi come l'assicurazione sanitaria, le cure dentistiche, l'assicurazione sulla vita e i programmi pensionistici possono rendere la tua attività attraente per i dipendenti. I dipendenti di solito contribuiscono con una quota del costo, che viene detratta dalla loro paga. Quanto è determinato dal tipo di piani offerti e dal grado di copertura selezionato dall'individuo? Alcuni benefici, come quelli forniti nell'ambito di un piano mensa che soddisfa i requisiti e i regolamenti specifici della sezione 125 del Codice delle entrate interne, possono essere forniti al lordo delle imposte. Altri, come i piani pensionistici Roth IRA, vengono detratti al netto delle imposte.
Passaggio n. 7. Crea un conto bancario per le buste paga.
Molte aziende scelgono di aprire un conto bancario separato dal proprio conto aziendale esclusivamente ai fini delle buste paga. Se lo fai, utilizza questo account per pagare il personale e soddisfare i requisiti fiscali. Sarai in grado di tenere registri più accurati delle tue transazioni sui salari come risultato di ciò.
Come fare il libro paga con Quickbooks per le piccole imprese
Dopo aver impostato le buste paga, le operazioni bancarie e il monitoraggio del tempo dei dipendenti QuickBooks per le piccole imprese, gestire il libro paga è un gioco da ragazzi. Segui le istruzioni riportate di seguito per condurre e pagare i tuoi dipendenti prima del successivo periodo di paga.
#1. Vai a Payroll in Quickbooks
Per iniziare, fai clic su "Dipendenti" nella parte superiore sinistra dello schermo, quindi su "Centro paghe" e infine su "Paga dipendenti". L'avvio di QuickBooks Desktop Pro per la prima volta dovrebbe portarti a questa schermata di benvenuto.
#2. Scegli il tipo di libro paga da eseguire
Prima di poter iniziare a inserire le informazioni sulla tua busta paga, dovrai scegliere se condurre una busta paga non programmata o una busta paga pianificata, come illustrato nell'immagine seguente. Quando inizi un'attività non pianificata, verrai indirizzato direttamente alla schermata descritta nel passaggio 3.
Dovrai assegnare determinati lavoratori a una pianificazione prima di poter andare al passaggio 3 e iniziare a elaborare manualmente una busta paga pianificata. Per accedere a questa funzione, fare clic sul collegamento "Dipendenti" situato nell'angolo in alto a sinistra dell'immagine. Per assegnare un dipendente a un determinato piano di pagamento, fai clic sul suo nome, quindi seleziona la pagina "Informazioni sul libro paga" e infine il menu a discesa "Pianificazione del libro paga".
#3. Immettere le informazioni sul libro paga
Inizia inserendo la fine del periodo di paga e la data di controllo, quindi inserisci eventuali informazioni aggiuntive sulla busta paga che devono essere inserite. I dipendenti possono essere pagati da qualsiasi conto bancario specificato (QB ti mostrerà il saldo del conto esistente). Decidi se utilizzare QuickBooks per stampare assegni o scriverli a mano.
Selezionare quali dipendenti saranno pagati e rivedere le loro ore lavorate per garantire l'accuratezza è fondamentale quando si inseriscono i dati. Finché a ciascun dipendente è stato assegnato un periodo di busta paga specifico, puoi sceglierne quanti ne desideri. Quando sei pronto, seleziona "Continua".
#4. Rivedi e crea buste paga
Il passaggio successivo consiste nel ricontrollare l'accuratezza dei dati. In alto a sinistra, sotto "Informazioni sulle buste paga", QuickBooks indicherà in dettaglio quante buste paga verranno distribuite. Retribuzione lorda, imposte, detrazioni, retribuzione netta, contributi fiscali del datore di lavoro, ore lavorate e fondi depositati verranno sommati per il periodo di paga.
#5. Conferma libro paga
Congratulazioni! Congratulazioni! Il libro paga è stato elaborato in QuickBooks Desktop Pro. Inoltre, qui verrà visualizzato il numero di buste paga elaborate, stampabili e depositabili.
Gli assegni possono essere stampati da qui, possono essere inviati per l'elaborazione del deposito diretto, dopodiché è possibile stampare le buste paga. Consulta i centri assistenza QuickBooks Payroll o contatta l'assistenza QuickBooks Payroll se hai bisogno di assistenza.
Come fare il libro paga manualmente per le piccole imprese
I datori di lavoro detraggono manualmente le imposte sui salari, che includono tasse federali, statali e locali, dalle buste paga dei dipendenti. L'imposta sul reddito, depositabile Sicurezza socialee Medicare ne fanno tutti parte. Inoltre, la conoscenza delle attuali aliquote fiscali è essenziale per determinare con precisione i propri obblighi fiscali. Nel 2020, ad esempio, l'aliquota della previdenza sociale sarà del 6.2% e l'aliquota dell'imposta Medicare sarà dell'1.45%. Ogni anno verrà stabilita una nuova serie di percentuali.
Effettuare depositi tempestivi è un metodo infallibile per mantenere i contenuti della tua forza lavoro. Assicurati che i tuoi calcoli siano completi in tempo per pagare tutti i tuoi dipendenti alla stessa data, sia che tu voglia farlo tramite deposito diretto o stampando e distribuendo assegni cartacei.
Il deposito diretto è il modo più diffuso di pagamento dei dipendenti, ma richiede a ciascun lavoratore di fornire le informazioni sul proprio conto e accettare depositi diretti. Dovresti anche verificare con il tuo istituto finanziario per conoscere le loro linee guida per i depositi effettuati direttamente sul tuo conto.
Durante l'elaborazione manuale delle buste paga, la maggior parte delle persone utilizza un foglio di calcolo per tenere traccia della retribuzione lorda, della retribuzione netta e delle detrazioni dei propri dipendenti. Ciò facilita l'accurata tenuta dei registri e facilita l'audit pre-pagamento.
Che cos'è un processo di gestione stipendi?
Elaborazione del libro paga comporta l'erogazione di compensi monetari ai lavoratori. Devono essere determinati i salari totali, devono essere effettuate detrazioni, le imposte sui salari devono essere archiviate e il pagamento deve essere distribuito manualmente. Sebbene sia possibile eseguire queste attività manualmente, farlo attraverso un sistema automatizzato probabilmente comporterebbe una maggiore precisione ed efficienza, oltre a garantire la conformità a determinate regole.
È difficile imparare come si fa il libro paga?
Completare il tuo libro paga per la prima volta potrebbe essere un compito molto intimidatorio. Inoltre, ci sono molte cose che potrebbero andare storte e se commetti un errore potrebbe avere gravi conseguenze per te, i tuoi dipendenti e persino con l'Internal Revenue Service (IRS). Ricade pesantemente sulle tue spalle per supervisionare la corretta distribuzione dei fondi.
Quale software per le buste paga è il migliore?
Gusto è l'opzione migliore in tutto il mondo grazie alla sua struttura dei prezzi ben ponderata, che include tre livelli per le piccole e medie imprese che necessitano di buste paga oltre ad alcuni servizi per le risorse umane (HR). I servizi di buste paga automatizzati inclusi in ogni piano sono completi e possono soddisfare manualmente le esigenze di un'ampia varietà di aziende.
Analogamente ad altri sistemi, Gusto ti dà la possibilità di pagare il tuo personale tramite deposito diretto o assegni cartacei. Tiene sotto controllo e archivia le tue tasse per te a livello federale, statale e locale. Ciò che distingue Gusto è che migliora i suoi piani quando si passa a livelli superiori.
Invece di eliminare il deposito diretto per il piano più economico, Gusto in realtà lo rende più conveniente quanto più costoso è il tuo piano. Ad esempio, il tempo di compensazione del deposito diretto per il piano più economico è fino a quattro giorni, ma il tempo di compensazione del deposito diretto per il piano più costoso è di un solo giorno.
Lavorare nel libro paga è stressante?
Lo stress dell'elaborazione delle buste paga è reale. Alcune delle cause dello stress includono il dover rispettare le scadenze delle buste paga e i costi significativi associati agli errori. Libro paga Qualcuno potrebbe non fare pressioni costantemente gli impiegati potrebbero non essere costantemente sotto pressione per il tempo, ma devono comunque affrontare situazioni stressanti.
Dal momento che il libro paga influisce sugli stipendi di tutti, il solo pensarci può essere snervante. Per finire, il libro paga è notoriamente lungo e complicato processo di business.
È anche un grosso problema capire come utilizzare un sistema. Ci sono molte parti in movimento e se commetti un errore, potrebbe avere gravi conseguenze per te, la tua azienda e i tuoi dipendenti, per non parlare della possibilità di incorrere in multe da parte dell'Agenzia delle Entrate.
Qual è la formula per il calcolo del libro paga?
Determina il loro stipendio in base alla loro tariffa oraria e alla frequenza del periodo di paga. La matematica è questa per un lavoratore a tempo pieno pagato ogni due settimane a $ 11 l'ora: 40 ore moltiplicate per 2 settimane equivalgono a 80 ore, che, moltiplicate per $ 11 l'ora, equivalgono a $ 880. (retribuzione ordinaria lorda).
Errori comuni sui salari
L'automazione del libro paga è la tecnica più efficace per ridurre gli errori del libro paga. Nel frattempo, puoi risparmiare tempo e denaro evitando i seguenti tipici errori di gestione stipendi:
#1. Stato di dipendente classificato erroneamente
I lavoratori che vengono classificati erroneamente come appaltatori indipendenti quando in realtà sono dipendenti possono essere soggetti a sanzioni.
#2. Record di buste paga con errori
Il periodo di tempo per cui è necessario conservare i dati sui salari è stabilito sia dal governo federale che da quello statale. Prima di distruggere la documentazione, capisci cosa ci si aspetta dalla tua azienda.
#3. Pagamenti fiscali in ritardo
Per evitare invii in ritardo, utilizzare un calendario delle buste paga per tenere traccia delle date di pagamento e stabilire promemoria delle scadenze fiscali.
#4. Garnishments che sono stati trattati in modo improprio
Potresti incorrere in una multa se non deduci i pignoramenti o li trattieni in modo errato.
#5. Reddito imponibile sottodichiarato
Se fornisci opzioni su azioni o sconti per i dipendenti, devi informare il governo.
#6. Furto in busta paga
Per evitare truffe di phishing sulle buste paga, gli aggiornamenti ai conti bancari dei dipendenti e ai moduli W-4 devono essere effettuati di persona anziché tramite e-mail.
Domande frequenti
Il libro paga è difficile da imparare?
Potrebbe essere incredibilmente intimidatorio imparare a gestire il libro paga da solo. Se commetti un errore, potrebbe avere gravi conseguenze per te, i tuoi dipendenti e persino l'Internal Revenue Service (IRS).
Cos'è il libro paga in Excel?
Le formule del libro paga in Excel semplificano il processo di determinazione dei valori ricorrenti come ore lavorate, ritenute fiscali e retribuzione delle ferie.
Quali sono le attività chiave del libro paga?
Il compito dell'ufficiale del libro paga è capire quanto viene pagato ogni dipendente, mantenere aggiornati i nostri database interni e assicurarsi che i pagamenti vengano effettuati in tempo.
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