Il tempo speso per la contabilità è tempo che può essere speso meglio per la raccolta di fondi, la difesa e la formazione di partnership per un'organizzazione no profit. Ma la contabilità e la contabilità sono ancora essenziali per il successo di qualsiasi organizzazione. Sebbene tu possa essere un eroe per la causa della tua organizzazione, tu e i tuoi dipendenti potreste essere zero e uno quando si tratta di capire come gestire correttamente le finanze di un'organizzazione no profit. In generale, le organizzazioni senza scopo di lucro utilizzano le stesse attività di contabilità e concetti di contabilità delle imprese a scopo di lucro quando si tratta di registrare, tracciare e analizzare le transazioni finanziarie. Questo articolo ti dice di più su ciò che devi capire sulla contabilità per le organizzazioni senza scopo di lucro.
Che cos'è la contabilità per un non profit?
La contabilità per un'organizzazione no profit comporta l'inserimento, la categorizzazione e l'organizzazione dei dati finanziari con l'obiettivo di creare registrazioni finanziarie accurate.
Al fine di mantenere il proprio status di esenzione fiscale presso l'Internal Revenue Service (IRS) e seguire i GAAP, un'organizzazione no profit è tenuta a conservare registri finanziari dettagliati e accurati. Per raggiungere questo obiettivo, è essenziale una registrazione precisa.
Cosa fa un contabile per un'organizzazione no profit?
Gli obiettivi principali della contabilità senza scopo di lucro sono la responsabilità e la trasparenza, e questi possono essere raggiunti solo attraverso la registrazione meticolosa e tempestiva di tutte le spese, i ricavi e le transazioni finanziarie. I doveri di un contabile nelle organizzazioni senza scopo di lucro includono principalmente quanto segue:
- Prenditi cura delle ricevute in entrata e conservale in modo sicuro.
- Eseguire l'immissione di dati per mantenere una contabilità generale accurata.
- Tieni un registro delle tue entrate e uscite.
- Per tenere traccia e registrare trasferimenti e depositi di denaro
- Distribuire entrate e costi ai conti designati.
Come tieni i libri per una piccola organizzazione no profit?
È pratica comune per un'organizzazione no profit eleggere un tesoriere o un chief financial officer che è responsabile della supervisione di tutte le questioni finanziarie come la contabilità. Inoltre, un tesoriere competente richiede risorse particolari. Fare acquisti in contanti e tenere i registri in una scatola da scarpe non lo taglierà. Ecco dei semplici modi per tenere i libri contabili per una piccola organizzazione no profit.
# 1. Crea un piano finanziario
Gli obiettivi di un'organizzazione senza scopo di lucro sono distinti da quelli delle imprese a scopo di lucro, ma è comunque necessario un budget operativo. Un budget operativo è una previsione finanziaria delle spese e delle entrate previste per l'azienda ed è spesso preparata su base settimanale o annuale.
A seconda della sua missione, il budget operativo di un'organizzazione no profit apparirà diverso da quello di un'altra. Qui è dove l'esperienza aziendale potrebbe essere utile. La previsione di costi e ricavi è un processo complesso che richiede una preparazione approfondita, ma può essere espresso in poche parole, rendendo l'esperienza diretta inestimabile.
Inoltre, i responsabili di organizzazioni senza scopo di lucro che desiderano imparare la contabilità o hanno bisogno di assistenza con la contabilità possono farlo. Potrebbe essere necessario un contabile a tempo pieno o part-time, a seconda delle competenze già presenti nel personale. Possono assistervi nella selezione e nell'acquisizione di Intuit, fornire formazione ai vostri dipendenti sul suo utilizzo o gestire autonomamente tutte le vostre esigenze contabili.
#2. Crea un nuovo conto bancario
Non utilizzare il tuo conto bancario personale come mezzo principale di un'organizzazione no profit per ricevere, detenere o erogare fondi. Mantieni un conto corrente separato per i soldi della tua organizzazione no profit. Informarsi con il proprio istituto finanziario in merito a eventuali conti correnti aziendali senza scopo di lucro che potrebbero fornire.
#3. Nominare un Chief Financial Officer o un Tesoriere.
È fondamentale scegliere un tesoriere interno o un funzionario finanziario che abbia esperienza con la contabilità senza scopo di lucro. Come bonus aggiuntivo, avere esperienza con software di contabilità come QuickBooks rende meno difficile tenere sotto controllo cose come ordini di acquisto, regali in natura, dichiarazioni di attività, ecc.
#4. Riconciliare i conti
Dopo aver stabilito un sistema di contabilità e un conto bancario, ti consigliamo di verificare l'accuratezza dei dati in ciascuno. Puoi farlo con l'assistenza della riconciliazione bancaria.
Basta confrontare ogni transazione sul tuo estratto conto con la voce corrispondente nei tuoi libri e hai completato una riconciliazione bancaria. Per tenere sotto controllo il flusso di cassa, identificare potenziali frodi e individuare errori contabili, è importante eseguire una riconciliazione bancaria almeno una volta al mese.
#5. Avviare l'utilizzo degli ordini di acquisto
Le politiche di spesa delle organizzazioni non profit sono estremamente limitate. Richiedono un processo snello che garantisca che gli ordini vengano effettuati, i costi siano calcolati accuratamente e le esigenze siano soddisfatte in modo tempestivo.
Un ordine di acquisto è uno strumento utile per far sì che ciò accada. Inoltre, per garantire che tu e il tuo fornitore siate sempre sulla stessa pagina, è prassi comune inviare un ordine di acquisto dall'acquirente al venditore per confermare uno specifico acquisto di prodotti o servizi. Se il tuo fornitore lo firma, hai un contratto legalmente vincolante che specifica gli articoli che hai richiesto, il prezzo che hai pagato e la data in cui il tuo fornitore si è impegnato a consegnarli.
Che tipo di contabilità utilizzano le organizzazioni non profit?
La responsabilità nella gestione finanziaria è una componente chiave della contabilità e della contabilità senza scopo di lucro. I donatori della tua organizzazione no profit hanno la possibilità di porre condizioni sui loro contributi e i fornitori di sovvenzioni vorranno verificare che il denaro sia stato utilizzato per ciò che era destinato. Inoltre, è tua responsabilità aderire a questi vincoli e spendere i soldi dei donatori in un modo che ottenga la loro approvazione. Questo è il motivo per cui le organizzazioni non profit utilizzano la contabilità dei fondi.
Per tenere traccia delle donazioni e garantire che il denaro venga speso esattamente dove previsto, le organizzazioni non profit possono utilizzare un sistema chiamato contabilità dei fondi.
Quale Quickbooks è il migliore per il non profit?
Le varianti senza scopo di lucro dei prodotti QuickBooks, tra cui il monitoraggio dei contributi, la contabilità, la fatturazione e altre attività contabili, sono disponibili come parte di QuickBooks for Nonprofits, una linea di software di contabilità per organizzazioni senza scopo di lucro di piccole e medie dimensioni. Inoltre, le edizioni QuickBooks Nonprofit e Standard sono disponibili con forti sconti tramite TechSoup, il che le rende una scelta eccellente per le ONG a corto di risorse finanziarie. In questa valutazione, "QuickBooks for Nonprofits" farà riferimento a QuickBooks Premier for Charities and Other Organizations.
Quando si tratta di software completo, le organizzazioni non profit più grandi non dovrebbero cercare oltre QuickBooks Enterprise Nonprofit. Che si tratti di QuickBooks Premier, QuickBooks Premier Plus o una delle versioni online, questi prodotti sono ideali per organizzazioni di beneficenza di piccole e medie dimensioni.
Contabilità per le organizzazioni senza scopo di lucro
Contabilità in cambio dello status di esenzione fiscale, le organizzazioni senza scopo di lucro devono essere gestite dall'IRS dal loro consiglio senza scopo di lucro o dai membri votanti. Le organizzazioni senza scopo di lucro hanno anche accettato una sostanziale trasparenza finanziaria. Lo statuto fiscale IRS che concede uno stato di esenzione fiscale senza scopo di lucro ha un impatto sui dettagli di conservazione dei registri finanziari. Un metodo che un'organizzazione no profit può dimostrare il proprio impegno verso il proprio obiettivo di beneficenza è l'uso corretto delle risorse, come evidenziato dai documenti finanziari dell'organizzazione.
Inoltre, il Financial Accounting Standards Board (FASB) e l'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) hanno prodotto standard contabili per tutte le organizzazioni private che possono essere utilizzati nella contabilità senza scopo di lucro. Esistono due organizzazioni che forniscono GAAP (principi contabili generalmente accettati) per le organizzazioni non profit.
Come registro le donazioni per scopi non a scopo di lucro?
Le organizzazioni senza scopo di lucro devono affrontare una serie di ostacoli finanziari, contabili e contabili. Molte persone e aziende forniscono donazioni in natura o non monetarie per aiutare le organizzazioni non profit ad aumentare le proprie risorse di cassa.
Inoltre, un dono di beni o servizi anziché denaro è noto come contributo in natura. Le donazioni di tempo, impegno e altre risorse sono tutti esempi di donazioni in natura. Le organizzazioni non profit possono accettare donazioni in natura di prodotti e servizi per promuovere la loro missione. Inoltre, il fatto di considerare o meno alcune donazioni in natura come contributi di beneficenza può essere regolato da questi criteri cruciali.
Quindi, per registrare le donazioni senza scopo di lucro, creare un nuovo conto entrate, ma utilizzare il conto spese esistente per i costi associati alla transazione.
In che modo le organizzazioni non profit ottengono i rendiconti finanziari?
Le organizzazioni senza scopo di lucro utilizzano una varietà di fonti quando cercano di prendere decisioni finanziarie solide per il futuro. Tutti hanno una funzione unica e possono far luce su diversi aspetti della tua attività. Un rendiconto finanziario (noto anche come bilancio senza scopo di lucro) fornisce la maggior parte delle informazioni sulla salute finanziaria dell'organizzazione nel suo insieme.
È possibile che il contabile o il personale contabile della tua organizzazione senza scopo di lucro ne abbia già compilato uno. È ora di andare avanti se non l'hai già fatto. Questo può dirti se la tua organizzazione senza scopo di lucro ha le risorse per intraprendere nuovi progetti finanziari ed espandere le sue operazioni. Inoltre, può funzionare come un sistema di allerta precoce per le crisi finanziarie.
Un bilancio o un rendiconto finanziario è essenzialmente un report istantaneo che mostra lo stato finanziario della tua organizzazione senza scopo di lucro. Avere questo unico documento ti consente di tenere facilmente traccia delle attività, delle passività e delle attività nette della tua organizzazione. Inoltre, è importante ricordare che se la tua azienda utilizza la contabilità per competenza anziché la contabilità di cassa, questo rapporto sarà più accurato e utile.
Posso utilizzare il mio conto bancario personale per un'organizzazione no profit?
Non accettare mai donazioni, immagazzinare fondi o pagare donazioni dal tuo conto bancario personale. Utilizza un conto bancario specifico per i soldi della tua organizzazione non profit. Per scoprire se la tua banca fornisce alle organizzazioni senza scopo di lucro conti correnti aziendali, puoi chiedere.
Vantaggi della contabilità per il non profit
L'enorme quantità di scartoffie contabili sta strangolando le tue organizzazioni no profit? La contabilità può richiedere molto tempo ed energia dal lavoro effettivo di gestione di un'organizzazione no profit, che generalmente è il suo obiettivo principale. Se sei tu, allora è essenziale conoscere i vantaggi che la contabilità senza scopo di lucro può portare alla tua giornata lavorativa.
Se allevi i dipendenti dal dover creare budget e scrivere report, avranno più tempo a disposizione. Ecco alcuni dei vantaggi.
# 1. Sicurezza
Molte persone non si preoccupano di proteggere i propri account da utenti malintenzionati all'interno dell'azienda o dal mondo esterno. Qualsiasi organizzazione senza scopo di lucro deve affrontare un rischio reale derivante da attacchi dannosi e furto di informazioni.
Tuttavia, la tua organizzazione probabilmente dispone già di un team IT in grado di tenere d'occhio qualsiasi attività insolita sulla rete. I servizi di contabilità hanno l'ulteriore vantaggio di garantire la riservatezza dei dati finanziari sensibili. Se il personale contabile nota discrepanze o cambiamenti, può controllare il quadro generale per capire cosa sta succedendo.
Servizi di contabilità dedicati limitano l'accesso del personale alle finanze. La maggior parte delle ONG può scegliere di rendere le proprie finanze pubbliche o private. La contabilità può promuovere la trasparenza e gestire l'accesso.
#2. Conformità alle normative vigenti
Il Financial Accounting Standards Board è responsabile della definizione di principi contabili universalmente accettati. Cose del genere possono cambiare rapidamente. Gli errori di contabilità possono essere piuttosto costosi se trascurati.
Se la tua organizzazione non profit ha un team di contabilità interno, non dovrai preoccuparti di tenere il passo con questi cambiamenti. Saranno a conoscenza di eventuali aggiornamenti sui problemi FASB come professionisti.
#3. Accesso alla trasparenza finanziaria attraverso i servizi di contabilità per le organizzazioni non profit
Nel processo di gestione delle finanze di un'organizzazione no profit, può esserci un notevole ritardo tra le transazioni e la registrazione dei fondi in un libro mastro. Una o due volte al mese può verificarsi una transazione, ma potrebbe essere necessario del tempo prima che venga visualizzata nei tuoi archivi.
La registrazione tempestiva delle transazioni è un altro vantaggio dell'utilizzo dei servizi di contabilità senza scopo di lucro per le organizzazioni. Di conseguenza, il bilancio è semplificato e reso più aperto e pubblico se eseguito in tempo reale. Inoltre, leggi CONTABILITÀ NON PROFIT: I migliori servizi e software
#4. Esperienza finanziaria
Forse c'è già qualcuno che lavora per te che ha qualche esperienza di contabilità o istruzione formale. D'altra parte, questo non è il caso della stragrande maggioranza delle organizzazioni di beneficenza più piccole. Ciò lascia il campo della contabilità ampiamente aperto ai principianti.
Professionisti di alto livello potrebbero anche servire come membri del consiglio. I contabili sono spesso impiegati per gestire questa funzione. Per prendere decisioni finanziarie sane, è utile avere accesso a una contabilità finanziaria professionale.
Le organizzazioni non profit pagano le spese?
Come le aziende a scopo di lucro, le organizzazioni senza scopo di lucro adottano spesso un programma di rimborso per coprire i costi del personale legati alle loro missioni. L'Internal Revenue Service (IRS) afferma che un dipendente senza scopo di lucro ha diritto a un risarcimento per le spese sostenute personalmente che sono direttamente per l'organizzazione.
Come si chiamano le entrate in un'organizzazione no profit?
Le entrate guadagnate sono ciò che le organizzazioni senza scopo di lucro addebitano per questi servizi. Tali entrate devono essere dichiarate separatamente dalle donazioni e dai proventi delle attività di raccolta fondi. Se un'organizzazione senza scopo di lucro riceve una quantità eccessiva di determinati tipi di reddito da lavoro, è possibile chiedersi se l'organizzazione sia veramente senza scopo di lucro.
In che modo la contabilità senza scopo di lucro è diversa?
La responsabilità è un obiettivo per le organizzazioni non profit. Le organizzazioni a scopo di lucro (come suggerisce il nome) concentrano la loro attenzione e le loro risorse sulla realizzazione di un profitto. Desiderano guadagnare molti soldi. Le organizzazioni senza scopo di lucro, d'altra parte, utilizzano un sistema di contabilità dei fondi che mette la responsabilità prima del profitto.
Il no profit è denaro contante o competenza?
Poiché abbina entrate e spese nello stesso periodo di tempo, la contabilità per competenza è il sistema contabile più accurato. Una BASE CASH viene utilizzata dalla maggior parte delle organizzazioni molto piccole perché è più semplice da capire e richiede meno conoscenze contabili.
Le organizzazioni non profit hanno bisogno di un bilancio?
Quando si richiede l'esenzione fiscale federale e si presentano le dichiarazioni dei redditi, le organizzazioni non profit sono tenute a fornire un estratto conto. I bilanci senza scopo di lucro rivelano la liquidità della tua organizzazione e la quantità di denaro disponibile. Può essere un ottimo approccio per monitorare l'evoluzione della situazione finanziaria della tua azienda nel tempo.
Chi gestisce le finanze in un'organizzazione no profit?
Il consiglio di amministrazione di un'organizzazione no profit benevola ha il dovere fiduciario di verificare che i beni vengano utilizzati per promuovere l'obiettivo filantropico dell'organizzazione no profit e siano in linea con le intenzioni dei donatori. L'adozione di politiche finanziarie da parte del consiglio di amministrazione è una tecnica per garantire una buona gestione finanziaria.
Conclusione
La contabilità senza scopo di lucro è un sottoinsieme distinto di organizzazioni finanziarie. Imparare i fondamenti della contabilità aiuterà qualsiasi organizzazione no profit a comprendere meglio il proprio stato finanziario. Se la contabilità è ancora di competenza dei tuoi dirigenti, potresti voler prendere in considerazione l'assunzione di un'azienda esterna che se ne occupi per te. Aiuteranno nell'attuazione delle migliori pratiche e dei controlli interni, portando a una gestione finanziaria più prudente.
Contabilità per le domande frequenti senza scopo di lucro
Qual è l'obiettivo principale della tenuta dei registri in un'organizzazione no profit?
Per aiutarti a generare rendiconti finanziari che possono essere utili quando hai a che fare con banche, creditori, donatori e organizzazioni di finanziamento, è importante tenere traccia delle tue entrate e spese, nonché delle tue attività e passività.
Per quanto tempo le organizzazioni non profit dovrebbero conservare i registri?
Le organizzazioni senza scopo di lucro devono conservare tutti i registri per la durata della prescrizione applicabile.
Perché le organizzazioni senza scopo di lucro devono tenere libri contabili adeguati?
In primo luogo, sono responsabili nei confronti dei membri e dei donatori e, in secondo luogo, la legge impone loro di tenere buoni libri contabili in modo che il governo possa controllare le sovvenzioni. Inoltre, una buona contabilità riduce le frodi e le appropriazioni indebite.
Messaggi simili
- In che modo le organizzazioni non profit guadagnano? Migliori pratiche 2022 (aggiornato)
- Software di gestione delle sovvenzioni: le 10 migliori opzioni per le organizzazioni non profit
- SERVIZI DI CONTABILITÀ PER LE PICCOLE IMPRESE: I migliori per le piccole imprese nel 2022
- I migliori 10+ SISTEMI DI CONTABILITÀ PER LE PICCOLE IMPRESE per il 2022
Riferimento
