Cosa significa davvero automatizzare il processo di contabilità fornitori? Perché l'automazione del processo di contabilità fornitori sta guadagnando così tanto successo? Quali aspetti del processo di contabilità fornitori dovresti automatizzare? Bene, se resisti abbastanza a lungo troverai risposte precise a queste domande!!!
Panoramica
Il processo di contabilità fornitori deve affrontare numerosi ostacoli, tra cui approvazioni di pagamenti tempestivi, vincoli di budget, conformità alle politiche e mantenimento dei sistemi contabili aggiornati. L'elaborazione manuale di tutti questi elementi diventa sempre più noiosa e difficile da gestire quando le organizzazioni raggiungono il loro punto di saturazione. La mancata gestione efficace dei conti da pagare può avere un impatto significativo sui profitti di un'azienda. Inoltre, i CFO che non riescono a sviluppare un controllo adeguato sui propri conti fornitori rischiano di limitare significativamente la liquidità della propria azienda, lasciandoli con poco denaro a disposizione quando hanno poco tempo per sfruttare le possibilità.
L'automazione del processo di contabilità fornitori è un modo meraviglioso per risolvere questi problemi migliorando al contempo la produttività e la comunicazione dei dipendenti. In questo articolo, esamineremo tutto ciò che dovresti sapere sull'automazione del processo di contabilità fornitori. Ma prima di allora, diamo un'occhiata a cosa significa letteralmente automatizzare questo processo e ad alcuni colli di bottiglia nel processo manuale di contabilità fornitori per controllare meglio i tuoi conti fornitori.
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Cosa significa automatizzare il processo di contabilità fornitori?
Automazione contabilità fornitori è un mezzo per ridurre l'interazione umana nel processo di contabilità fornitori - o debiti commerciali - eliminando al contempo le operazioni soggette a errori. Ciò è possibile integrando il software di contabilità fornitori con una rete aziendale Internet che collega digitalmente i partner commerciali.
Qual è il processo di contabilità fornitori manuale?
I metodi manuali richiedono tempo e sono soggetti a costosi errori. Richiedono un'attenta attenzione ai dettagli e un aumento del volume potrebbe sovraccaricare un processo manuale di contabilità fornitori, causando problemi come; problemi di conformità, errori di corrispondenza delle fatture o errori durante le chiusure contabili di fine mese.
- Il processo di contabilità fornitori inizia quando il reparto finanziario riceve una fattura per qualsiasi prodotto o servizio fornito.
- Queste fatture vengono confrontate con i beni o servizi consegnati dopo che sono stati ricevuti.
- Il pagamento della fattura deve essere approvato una volta ricevuta la conferma dall'ufficio competente.
- Prima di elaborare il pagamento, il personale finanziario verifica che la fattura sia conforme agli standard finanziari e di altro tipo dell'azienda.
- Le fatture vengono quindi inserite manualmente in un sistema contabile, di cui una copia fisica viene conservata a fini di controllo.
Dopo che tutto quanto sopra è stato eseguito, il pagamento viene effettuato al venditore.
Se si verifica un semplice errore manuale in uno di questi processi, si verificheranno notevoli ritardi nel pagamento. Inoltre, le difficoltà continueranno a crescere e le relazioni con i fornitori si deterioreranno.
Qual è il processo di automazione della contabilità fornitori?
L'automazione della contabilità fornitori rende il processo molto più semplice, preciso ed efficiente. Riduce il ciclo di pagamento per le aziende, amministra le politiche finanziarie, automatizza i processi di approvazione e conserva i record in un archivio digitale, rendendo l'intero processo senza carta.
Quando la fattura arriva, il sistema confronta ogni riga con l'ordine di acquisto e riceve le informazioni per garantire che i beni ei servizi richiesti e ricevuti siano gli stessi. Il sistema invia quindi un avviso al reparto contabilità fornitori per la verifica.
Le e-mail automatiche vengono inviate per notificare alle persone l'approvazione in sospeso. Inoltre, gli ordini di acquisto, le fatture e le distinte di consegna verificate verranno automaticamente abbinate a tre vie, mantenendo aggiornati i tuoi sistemi contabili.
Automatizzare il processo di contabilità fornitori: come funziona?
Si è tentati di applicare l'automazione AP a ogni passaggio fattibile nel processo di contabilità fornitori. Tuttavia, registrerai più successi se valuti attentamente le tue esigenze. Ci sono sei aree chiave in cui l'automazione gioverebbe alla tua azienda.
# 1. Passa alla fatturazione elettronica
La ricezione della fattura fornitore o della richiesta di pagamento è il primo passaggio da considerare quando si automatizza il processo di contabilità fornitori. Questo è fondamentale perché un errore nell'elaborazione della fattura può devastare l'intero sistema. È anche piuttosto complesso perché non esiste alcuna regolamentazione globale su come acquisire le fatture. Possono arrivare in PDF, JPG, PNG, DOCX, e-mail, fax o persino fatture cartacee nella tua posta. Consolidare quelle numerose fatture con l'ordinamento e la scansione potrebbe richiedere molto tempo per il tuo personale
Quindi, il primo passo per automatizzare l'elaborazione delle fatture è passare interamente alla fatturazione elettronica. Collabora con i tuoi fornitori e clienti per automatizzare il pagamento di tutte le fatture. Questo non solo riduce il disordine di carta del tuo ufficio, ma rende anche molto più difficile "perdere" documenti cruciali.
Un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è un sistema che riconosce i caratteri utilizzando la luce. Questi programmi scansionano i documenti per identificare e raccogliere informazioni, oltre a creare copie modificabili.
Utilizzando un sistema di fatturazione OCR, puoi evidenziare elementi di dati importanti e classificare le spese.
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#2. Rendi le approvazioni il più semplici possibile
Poiché la responsabilità cambia, la procedura di approvazione della contabilità fornitori può creare grossi problemi e sezioni di errore se si rimuove l'automazione dall'immagine. Nonostante la natura scomoda del processo, l'approvazione è essenziale per controllare i costi e controllare i budget. L'ordine generale delle cose consiste nell'instradare la fattura di un fornitore alla parte interessata per l'approvazione prima del pagamento.
Bene, questo è totalmente realizzabile se e quando decidi di automatizzare il flusso di lavoro del processo di contabilità fornitori. Se arriva una nuova fattura di inventario, verrà inviata prima all'iniziatore dell'ordine di acquisto, quindi al capo dipartimento o al manager e infine al CFO o all'amministratore finanziario per l'approvazione finale. Ogni persona disporrà di dati chiari e di un flusso di lavoro di approvazione facile da completare, che verrà quindi passato immediatamente all'approvatore successivo. Non ci saranno scartoffie o tempo perso.
#3. Elimina l'immissione di dati
Fondamentalmente, l'immissione di dati è un aspetto importante del processo contabile poiché dà significato a molti altri dipartimenti mentre cercano tendenze e modi per aumentare i guadagni. L'immissione manuale dei dati, sebbene necessaria, è anche uno dei processi più dispendiosi in termini di tempo e soggetti a errori in qualsiasi azienda. L'automazione può svolgere un ruolo significativo.
Come affermato in precedenza, i sistemi OCR aiutano a catturare i dati. Puoi caricare tutte le altre procedure di contabilità fornitori inserendo i dati della fattura nel tuo sistema OCR. L'inserimento dei dati, a differenza degli altri passaggi del processo di contabilità fornitori, è un'attività che puoi automatizzare e che sarà utile anche dopo che la fattura è stata finalizzata. Puoi anche semplificare analisi o indagini future automatizzando la raccolta dei dati e salvandoli in un formato accessibile come un foglio di calcolo intelligente o un file CSV.
#4. Automatizza la corrispondenza e la verifica
Hai mai pagato una fattura solo per scoprire che ciò che hai ordinato, o ciò che hai ricevuto, non era esattamente quello che ti aspettavi? È abbastanza diffuso e anche piccole imprecisioni possono sommarsi. L'abbinamento e la conferma di ciascuna voce di conto fornitori assicura che ogni fattura sia corretta e che paghi solo per ciò che hai concordato.
Puoi trovare facilmente le anomalie nel totale delle merci, nell'importo del pagamento, nelle date di scadenza e nel prezzo per articolo automatizzando questa parte del processo di contabilità fornitori (abbinamento e verifica). L'abbinamento automatico delle fatture cercherà i numeri di fattura e ordine di acquisto utilizzando la tecnologia OCR, abbinando rapidamente i totali e supportando i dati per autenticare l'acquisto.
Indipendentemente dal fatto che abbini l'ordine di acquisto, i documenti di ricezione o qualsiasi altro numero di documenti giustificativi, l'automazione di questa procedura raccoglierà tutti i documenti di un acquisto in un'unica famiglia conveniente (e ti avviserà quando compaiono incongruenze).
#5. Automatizza le attività di codifica che consumano tempo
L'automazione della codifica e della classificazione, accanto all'immissione dei dati, ha maggiori probabilità di rendere felice il tuo team di contabilità. I debiti sono classificati utilizzando un sistema noto come codifica General Ledger (GL).
La codifica GL è un processo dispendioso in termini di tempo che aiuta nell'identificazione di un'ampia gamma di valori per ciascuna fattura, inclusi ma non limitati a:
- Venditore
- Categoria fattura
- Quantità
- Prefisso internazionale
- Linea di prodotto
- Dettagli del trasporto
- Magazzino
- Shirts Department
- Unità Affari
La quantità di codifica GL cresce esponenzialmente man mano che la tua azienda cresce e ricevi più fatture. È uno sforzo enorme per il tuo team di contabilità da eseguire manualmente e crea un'opportunità di errore che passerà senza preavviso.
Invece, utilizzando regole e identificazioni specifiche, questa codifica può essere automatizzata. È possibile applicare la codifica GL a ogni punto dati necessario poiché l'OCR elabora i dati di ciascuna fattura. Avrai tutto organizzato e pronto per l'uso quando arriva il momento di analizzare le spese o compilare i dati per le tasse.
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#6. Passa le transazioni ACH su Smart Card
Diversi gestori di AP sono riluttanti a trasferire la loro spesa AP su una carta perché temono che l'autocategorizzazione sia impossibile. Contrariamente a queste credenze, questo è possibile con alcune soluzioni là fuori. Inoltre, queste transazioni possono essere classificate automaticamente in base alla carta virtuale selezionata dal venditore.
D'altra parte, se paghi i fornitori tramite ACH, bonifico o assegno, i fondi vengono detratti dal tuo account non appena il pagamento è finalizzato. Con le smart card e il software di gestione delle spese, puoi creare carte virtuali che ti consentono di fluttuare i pagamenti, il che significa che i soldi non lasciano il tuo conto fino alla scadenza del pagamento, permettendoti di tenere i tuoi contanti a portata di mano più a lungo.
Ciò offre ai team finanziari un maggiore controllo sui pagamenti AP, migliora la flessibilità del flusso di cassa e semplifica la categorizzazione.
Perché dovresti automatizzare il processo di contabilità fornitori?
Considerando ogni passaggio scomodo nel processo di contabilità fornitori, è quasi chiaro perché automatizzarlo è importante. Ma in ogni caso, soppesiamo questi motivi.
Ovviamente, ci sono una serie di ragioni per cui automatizzare il processo di contabilità fornitori sarebbe vantaggioso per te, ma oggi ci concentreremo sui tre principali.
# 1. Risparmia tempo
Secondo un sondaggio di esperti, in media:
- Una nota spese richiede 20 minuti per essere completata.
- Un rapporto di spesa costa $ 58 da elaborare.
- Gli errori si trovano spesso nel 19% dei report.
- Ci vogliono 18 minuti e costa $ 52 per correggere un rapporto di spesa.
Ora puoi immaginare quanto tempo del tuo team viene speso in procedure manuali che potrebbero essere impiegate meglio per perseguire gli obiettivi della tua azienda.
#2. Riduci gli errori
Una semplice cifra trasposta può trasformare un addebito di $ 29.50 in $ 92.50. Certo, $ 63 potrebbero non sembrare molti, ma sono comunque soldi che l'azienda sta perdendo a causa di un errore umano. E le ricevute che sono state smarrite o stimate? O fatture che tardano ad essere presentate o approvate, esaurendo un budget futuro?
L'accozzaglia di procedure manuali invita sempre all'errore umano, che macina gli ingranaggi della tua operazione e ti costa tempo e denaro.
#3. Prevenire le frodi
I dipendenti riescono a farla franca per la maggior parte del tempo modificando o inventando prove. Secondo il ACFE, il 55 per cento dei truffatori nasconde i propri crimini fabbricando documenti falsi. Bastano pochi tasti o qualche white-out per creare note spese false o modificare quelle esistenti. Quindi, in pratica, i tuoi metodi AP obsoleti ti espongono a frodi e ti costano migliaia di dollari.
Cos'è un sistema di automazione AP?
L'automazione della contabilità fornitori, o automazione AP, è il processo mediante il quale le operazioni di contabilità fornitori vengono eseguite digitalmente utilizzando la tecnologia, invece che manualmente. Ha trasformato il modo in cui le aziende gestiscono e pagano le bollette.
Perché automatizziamo la contabilità fornitori?
Automatizzando una parte maggiore del processo, il costo per fattura può essere ridotto di molto. Molte fatture potrebbero essere elaborate e approvate con pochissimo aiuto da parte delle persone. Ciò ridurrebbe il costo di elaborazione di ciascun articolo di un importo che farebbe risparmiare denaro all'azienda.
Quali sono le 4 funzioni dei conti da pagare?
Calcolo, annotazione di transazioni commerciali, elaborazione di fatture e controllo di dati finanziari per tenere registri.
Quali sono i tre modi per automatizzare un processo?
Un processo può essere automatizzato in tre modi:
Automatizza le singole attività.
Automatizza una procedura completa.
automatizzare un processo utilizzando software e hardware, .
Qual è la differenza tra conti pagabili manuali e automatizzati?
- L'AP manuale richiede l'inserimento dei dati, la verifica delle informazioni valide e l'archiviazione dei documenti. Anche se eseguite con precisione, queste responsabilità aggiuntive richiedono molto tempo.
- AP automatizzato: con l'elaborazione automatizzata delle fatture, il personale AP non è più tenuto a gestire le fatture in entrata.
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