Il ciclo contabile comprende il processo di è possibile pagare per questi account. In altre parole, per comprendere appieno i passaggi del ciclo contabile è necessario prima comprendere il processo di contabilità fornitori.
Come proprietario di una piccola impresa, dovrai essere a conoscenza del ciclo della contabilità fornitori e capire come funziona il processo. Sì, alcune piccole imprese tendono a trascurarne l'importanza, ma ciò non la rende meno rilevante. Significa solo che devono ancora vedere il quadro più ampio.
Se possiedi una piccola impresa, potresti essere in grado di pagare le tue spese non appena arrivano. D'altra parte, se hai molte bollette da pagare, dovrai sicuramente metterle nella contabilità fornitori e pagarle in un secondo momento.
Ma allora cosa sono esattamente i debiti?
Bene, il nostro post su è possibile pagare per questi account copre già tutto ciò che dovresti sapere. Ma mentre questo post tratterà il processo di contabilità fornitori e come gestirlo, mi limiterò a scalfire la superficie.
Cosa sono i conti da pagare?
In parole povere, i debiti verso fornitori sono ciò che devi per i prodotti acquistati a credito. Fondamentalmente, l'importo che devi per prodotti e servizi va al saldo dei tuoi conti fornitori ogni volta che effettui un acquisto.
E poiché tutti questi prodotti e servizi sono stati acquistati a credito, con il saldo dovuto e pagabile entro un termine stabilito, viene fissata una penale o una penale per il ritardo, se il saldo non viene pagato entro il termine stabilito.
Inoltre, la contabilità fornitori è un conto passivo. In altre parole, qualsiasi aumento di questo conto viene registrato come un credito, con un corrispondente addebito su un conto spese in partita doppia.
Quando le fatture vengono pagate, il conto fornitori viene addebitato e il conto contanti viene accreditato.
Qual è la differenza tra debiti e debiti?
I conti attivi e passivi sono entrambi componenti critici del processo contabile. Come indicato in precedenza, i debiti sono debiti verso fornitori o prestatori di servizi per beni ricevuti o servizi forniti. Questo li rende passività.
I crediti (A/R) d'altra parte, sono i soldi che ti sono dovuti per beni o servizi che hai offerto a credito ai tuoi clienti. I saldi dei crediti sono considerati un'attività perché mostrano quanto denaro i tuoi clienti ti devono. Conoscere questo importo è utile quando si valuta il fatturato dei clienti per ottenere migliori informazioni sul business.
Quali sono le fasi della procedura di contabilità fornitori?
In generale, un solido piano dei conti, che ti consente di registrare le tue spese sul conto corretto, è la base di un processo completo di contabilità fornitori. Quando invii un assegno o un pagamento elettronico al venditore per l'importo dovuto entro la data di scadenza, il processo è completo.
Non dovresti avere problemi ad adattarti al processo di contabilità fornitori se sei abituato a gestire le tue bollette personali. Tuttavia, ci sono alcune cose che devi fare per preparare ed elaborare correttamente i conti da pagare.
Passaggio 1: crea il tuo piano dei conti
Una delle cose più importanti che dovrai compiere per avviare il processo di contabilità fornitori è creare un piano dei conti che funzioni per la tua attività. Tutte le tue transazioni contabili, compresi i conti da pagare, sono conservate nel tuo piano dei conti.
Sebbene la maggior parte dei programmi software di contabilità sia dotata di un piano dei conti predefinito, sarà necessario creare conti aggiuntivi per tenere traccia in modo efficace degli addebiti dei conti pagabili. Puoi anche utilizzare un software per fogli di calcolo come Microsoft Excel per creare il tuo piano dei conti.
Passaggio 2: stabilire le informazioni sul fornitore
Se stai appena iniziando, molto probabilmente dovrai impostare i tuoi fornitori. Sia che tu stia utilizzando un software per fogli di calcolo o un software di contabilità per gestire le transazioni contabili, dovrai tenere traccia delle informazioni sui fornitori.
Se stai utilizzando un software di contabilità, puoi inserire le informazioni sul fornitore direttamente nel programma. Ciò include anche la contabilità del fornitore o i termini di pagamento. Per la maggior parte, questi termini contabili si riferiscono alla quantità di tempo che hai per pagare la fattura al venditore o fornitore. Alcuni termini popolari includono Net 10, Net 30 e Net 60.
Ad esempio, se il tuo fornitore ti invia una fattura con termini di pagamento Net 30 e la fattura riporta la data 15 dicembre, devi effettuare il pagamento entro e non oltre il 14 gennaio per evitare di essere etichettato in ritardo.
Un altro periodo tipico di pagamento, soprattutto tra i fornitori, è 2/10 Net 30. Utilizzando la stessa data di fatturazione (15 dicembre), questo termine significa che puoi ottenere una riduzione del 2% sull'importo totale dovuto se paghi la fattura prima del 24 dicembre. Se non paghi entro il 24 dicembre, la fattura non deve protrarsi oltre il 14 gennaio al più tardi.
Nel frattempo, Dovuto al ricevimento è un'altra opzione di pagamento frequente. Fondamentalmente, se un venditore o un fornitore ti invia una fattura che dice "Ricevuta di scadenza", significa che il pagamento è dovuto immediatamente.
Passaggio 3: esame e immissione dei dettagli della fattura
Per lo più, tu o il tuo impiegato contabile dovreste controllare l'accuratezza di una fattura dopo averla ricevuta da un venditore o fornitore.
Se una fattura riguarda i prodotti ordinati, ricontrolla che tutti gli articoli specificati nella fattura siano arrivati. Se invece la fattura è relativa a servizi forniti, ricontrolla che i servizi siano stati erogati come indicato. È fondamentale completare questo passaggio per tutte le fatture che ricevi.
Successivamente, puoi iniziare a inserire le informazioni sulla fattura nei tuoi conti contabili o nell'applicazione software. Fondamentalmente, puoi approvare le fatture mentre le rivedi; se è una routine inserire tutti i conti pagabili per la tua azienda.
Ma se decidi di assumere un impiegato contabile, dovrai fornirgli alcune linee guida generali sull'approvazione delle fatture. Ciò include un limite di dollari su ciò che l'impiegato può approvare.
Un'altra opzione, tuttavia, è avere le fatture del codice dell'impiegato con i numeri di conto appropriati e quindi inviarle a te per l'approvazione. Questo metodo consente di visualizzare le fatture in entrata, garantendo l'accuratezza e prevenendo errori di pagamento.
Dopo questo passaggio, il tuo impiegato può iniziare a inserire le informazioni di pagamento. Alcune di queste informazioni includono; il numero della fattura, la data di scadenza e l'importo dovuto.
Passaggio 4: rivedere ed elaborare il pagamento per eventuali fatture dovute
La revisione dei conti da pagare ogni settimana per determinare quali pagamenti sono dovuti è l'approccio migliore. Aiuta a garantire che i tuoi fornitori ricevano i pagamenti in tempo. Fondamentalmente, dovrai valutare le date di scadenza per vedere quali fatture devi pagare. Ciò segue se stai utilizzando un sistema di contabilità manuale o un software di contabilità.
Per i pagamenti delle fatture, invece, hai una varietà di opzioni. Puoi scrivere assegni, elaborare assegni dal tuo software di contabilità, pagare i tuoi fornitori e fornitori con una carta di credito aziendale o utilizzare un meccanismo di pagamento elettronico.
Ma, attenzione, se usi un assegno per pagare i tuoi fornitori, dovresti sempre mettere una copia della fattura nella busta con l'assegno. Ti consigliamo inoltre di verificare che qualsiasi forma di rimessa includa il numero di fattura. Questo per garantire che il pagamento sia registrato correttamente.
D'altra parte, se paghi con carta di credito o qualsiasi forma di bonifico, devi avvisare il venditore.
Passaggio 5: ripetere la procedura una volta alla settimana
Puoi ridurre i tuoi sforzi alla fine del mese, prevenendo anche i ritardi di pagamento e le commissioni in ritardo creando ed eseguendo un ciclo settimanale di contabilità fornitori. L'elaborazione regolare delle fatture può aiutare con il flusso di cassa, anche se devi effettuare solo pochi pagamenti fornitore.
Come puoi gestire efficacemente il tuo processo di contabilità fornitori?
Il pagamento delle bollette è un aspetto necessario di qualsiasi attività commerciale, indipendentemente dalle sue dimensioni. E come sapete, le fatture dei ricavi sono gestite da un dipartimento Contabilità fornitori, che aiuta anche a elaborare i pagamenti.
Ma, cosa ancora più importante, l'implementazione di politiche aziendali e finanziarie per snellire un processo di contabilità fornitori può aiutare un'azienda a prepararsi per l'espansione futura, semplificando allo stesso tempo le fasi del processo di contabilità fornitori.
Ecco cinque suggerimenti per assisterti nella gestione dei tuoi debiti:
# 1. Semplifica i passaggi del processo di contabilità fornitori: sovraccarico della fattura
Puoi semplificare i passaggi del processo di contabilità fornitori riducendo il numero di esecuzioni di assegni a due volte al mese. E per esecuzioni di assegni, intendo il processo di stampa degli assegni per pagare le fatture e di inserirli nella contabilità generale.
Inoltre, le fatture devono essere salvate nei registri e approvate dai capi dipartimento appropriati prima di un controllo in modo che i pagamenti possano essere effettuati in tempo.
Inoltre, il reparto contabilità fornitori dovrebbe conoscere i massimali per ogni esecuzione di assegni. Ciò garantirà il pagamento delle bollette più importanti.
Un dipartimento con l'autorità di prendere decisioni aziendali e di pagamento sicure semplificherà il processo formulando giudizi come effettuare pagamenti parziali su saldi più grandi o differire i pagamenti a fornitori con una tolleranza maggiore per le date di scadenza.
#2. Procedure di sicurezza: ridurre le frodi sui conti fornitori
Contabilità fornitori è un'area ad alto rischio per le frodi aziendali. Un buon esempio è quando un dipendente disonesto crea un "venditore fittizio", la frode è comune. Fondamentalmente, quando un'azienda paga fatture per servizi che non sono mai stati forniti, essenzialmente paga il dipendente disonesto e perde denaro.
Tuttavia, procedure e regole possono aiutarti a proteggere la tua azienda e ridurre i rischi. Stabilire quindi un metodo per garantire che la persona che esegue i controlli non abbia anche la capacità di creare nuovi account fornitore. Inoltre, prima di creare un account fornitore, dovrebbe essere spiegato ai proprietari e l'account dovrebbe essere rivisto.
Nel frattempo, altri metodi che aiutano a ridurre le frodi includono;
- Permesso dei capi dipartimento
- Separazione dei ruoli e
- Controlli a campione
#3. Conferma le date di scadenza: i termini del fornitore potrebbero essere negoziabili
Nella maggior parte dei casi, le fatture specificheranno un termine di pagamento di 30 o 60 giorni. Un'azienda può negoziare condizioni per fatture in sospeso indipendentemente dai termini forniti. Fondamentalmente, un venditore concederebbe spesso sconti o condizioni speciali se un'azienda acquista regolarmente quantità significative.
Quindi, se un'azienda è in ritardo con un pagamento, è l'ideale se chiama il venditore per mantenere il rapporto in corso e vedere se c'è qualcosa che può essere fatto per il ritardo nel pagamento.
#4. Riduci l'impatto del CFO su verifica e firma
Un Chief Financial Officer (CFO) di solito firma l'assegno ma non mette insieme l'esecuzione dell'assegno. Quindi, prima di inviare le fatture al CFO per il pagamento, il reparto Contabilità fornitori deve eseguire l'invecchiamento, scegliere quali fatture pagare, assemblare le fatture, stampare gli assegni e verificare che tutte le fatture siano approvate.
D'altra parte, prima di firmare, il CFO confronta semplicemente gli importi della fattura con l'importo dell'assegno. Se un'azienda controlla il contante in modo più attivo, informa in anticipo la contabilità fornitori quale è il budget di esecuzione degli assegni in modo che possano determinare quali fornitori possono attendere fino alla successiva esecuzione dell'assegno e alla firma della fattura.
#5. Usa il software per completare facilmente pagamenti e processi
Il software di contabilità può aiutarti a esaminare più facilmente i tuoi conti da pagare e prevenire errori come importi imprecisi, numeri di controllo errati utilizzati per pagare i fornitori e pagamenti troppo presto o troppo tardi, consentendoti di archiviare, gestire e rivedere le fatture pagate e non pagate. Quindi tutto ciò che devi fare è inserire i termini di pagamento per ciascun fornitore, come Net 30 o Net 60, che il sistema può utilizzare come impostazione predefinita.
Inoltre, il software di contabilità può semplificare per la tua organizzazione la conduzione di rapporti obsoleti, offrendoti una migliore comprensione di ciò che è in cantiere.
Quali sono le 4 funzioni dei conti da pagare?
Calcolo, inserimento di transazioni commerciali, elaborazione di fatture e controllo dei dati finanziari per tenere registri.
Cos'è il ciclo completo AP?
Un'area che le aziende possono provare a migliorare è il processo di contabilità fornitori a ciclo completo. “Ciclo completo” non significa solo effettuare ordini e pagarli. Significa anche tutti i passaggi intermedi. Ciò include creare documenti, codificarli, confrontarli e altro ancora.
Che cos'è il processo di corrispondenza a 3 vie nei conti da pagare?
Prima che una fattura venga pagata, un processo chiamato "abbinamento a tre vie" assicura che le informazioni su un ordine d'acquisto, la fattura del fornitore e la ricevuta di consegna corrispondano tutte. In una corrispondenza bidirezionale vengono confrontati solo i dettagli della fattura del fornitore ei dettagli dell'ordine d'acquisto.
Quali sono i due tipi di conti da pagare?
I conti da pagare per un'impresa possono essere suddivisi in due tipi di stipendi e spese. I conti da pagare di solito si presentano sotto forma di fatture fornitore, ma possono anche essere cambiali, fatture o assegni.
Qual è la differenza tra P2P e AP?
La procedura dei conti da pagare è solo una componente del P2P. (procurare per pagare). Il P2P comprende l'intero ciclo di approvvigionamento e fatturazione, compresi i pagamenti dei fornitori. L'automazione AP velocizza questi processi e garantisce un maggiore livello di accuratezza in ogni fase del flusso di lavoro.
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