Fondamentalmente acquisisci una conoscenza di prima mano delle finanze di un'azienda imparando i processi contabili e la terminologia pertinenti. Gli otto passaggi del processo del ciclo contabile sono discussi in questo articolo, nonché come differiscono da un ciclo di budget.
Che cos'è il ciclo contabile e come funziona?
Il ciclo contabile è il processo completo di documentazione ed elaborazione di tutte le transazioni finanziarie di una società, dal momento in cui si verificano a quando compaiono nei rendiconti finanziari e infine alla chiusura dei conti. Una delle principali responsabilità di un contabile è tenere traccia dell'intero ciclo contabile dall'inizio alla fine. In altre parole, finché un'azienda è in attività, il ciclo si ripete ogni anno fiscale.
Nel corso di un intero ciclo contabile, tutti i conti, le prime note, i conti T, i debiti e gli accrediti e le registrazioni di rettifica sono componenti principali.
La difficoltà di equilibrio
L'obiettivo del ciclo contabile è garantire che tutti i fondi in entrata e in uscita da un'azienda siano adeguatamente contabilizzati. Questo è il motivo per cui l'equilibrio è così importante.
Tuttavia, gli errori nella registrazione delle voci sono comuni. Ciò si traduce spesso in una imprecisione bilancio di prova che dovresti modificare per riflettere i debiti e i crediti. Le seguenti sono le cause più frequenti di uno squilibrio del conto:
- Dimenticando di completare una transazione
- Commettere un errore durante la registrazione di una transazione sull'account sbagliato
- Scegliere di registrare una transazione come addebito piuttosto che come credito, o viceversa
- Messaggi identici
- Errata affissione della somma
Come funziona il ciclo contabile
Il ciclo contabile è un insieme di procedure che assicurano che i rendiconti finanziari siano accurati e coerenti. Gli errori matematici sono stati ridotti grazie a sistemi di contabilità computerizzata e un processo di ciclo contabile coerente. La maggior parte dei software di contabilità oggi automatizza completamente il ciclo contabile, con conseguente riduzione dello sforzo umano e degli errori derivanti dall'elaborazione manuale.
Ma anche con il software, l'elaborazione manuale è la base per l'automazione. Quindi, eseguiamo questi passaggi uno dopo l'altro
# 1. Identifica e compila le transazioni
Compila tutti i dati che hai su ogni transazione avvenuta entro il periodo di tempo. Idealmente, tu o il tuo contabile dovreste farlo per tutto il mese piuttosto che aspettare fino alla fine del mese per affrettarsi per le ricevute.
Tuttavia, è importante ricordare che il momento in cui si registrano entrate e costi è determinato dal tipo di contabilità che si utilizza. Se utilizzi la contabilità di cassa, ti consigliamo di tenere traccia di ogni volta che il denaro è passato di mano durante il periodo. Le transazioni finanziarie vengono rilevate solo quando sono sostenute se si utilizza la contabilità per competenza.
#2. Registra le transazioni
La registrazione di una transazione comporta l'annotazione della transazione nei taccuini o nei giornali di registrazione richiesti. Il termine "contabilità" deriva da questi giornali, o "libri". Ogni transazione dovrebbe essere documentata come un credito e un debito in giornali separati, secondo la contabilità in partita doppia.
Il resto ora accadrà più o meno automaticamente fintanto che classificherai la transazione nel tuo software di contabilità.
#3. Pubblica sul libro mastro generale
Il libro mastro è un'altra reliquia del passato. Nella contabilità generale è stato mantenuto un elenco principale di tutte le transazioni. Questo sarebbe l'oggetto da salvare se scoppiasse un incendio nel tuo back office. Aggiungeresti una transazione alla contabilità generale dopo averla inserita nei giornali di registrazione appropriati.
La contabilità generale ora esiste sullo sfondo del ciclo contabile, grazie alle meraviglie di Internet e dell'automazione. È passato dall'essere un libro tangibile all'essere parte del cloud e i contabili non devono più toccarlo.
#4. Calcola il saldo di prova non rettificato
Le prime tre fasi del ciclo contabile possono (e dovrebbero) essere completate in qualsiasi momento durante l'esercizio. Dopo che il periodo è concluso e tutte le transazioni sono state identificate, documentate e riportate nella contabilità generale, il passaggio successivo consiste nel calcolare il saldo di prova non rettificato.
La creazione di un bilancio di verifica non rettificato è simile a un doppio controllo del tuo lavoro. E poiché ogni transazione viene registrata sia come debito che come credito, lo scopo di questo passaggio è assicurarsi che i saldi complessivi di debito e credito siano uguali. In caso contrario, qualcosa è stato trascurato o classificato in modo errato.
Spesso, è comune trovare stranezze a questo punto. Può essere respinto da fatture che ti aspettavi di essere pagate ma non lo sono state. Inoltre, anche i pagamenti che ti aspettavi (ma non hai ricevuto) dai tuoi fornitori possono causare problemi.
Un saldo di prova non rettificato, d'altra parte, mostra semplicemente tutti i tuoi debiti e crediti in una tabella. Se non si sommano allo stesso numero, utilizza questa tabella per iniziare a esaminare il motivo.
#5. Regola le voci del diario
Questo passaggio si limita a correggere eventuali anomalie emerse nella fase precedente. Per cominciare, devi determinare perché i debiti e i crediti non sono sincronizzati. Quindi crei voci nel diario per correggerle.
#6. Crea un nuovo bilancio di prova
Dopo le voci del diario, utilizza un saldo di prova rettificato per ricontrollare il tuo lavoro un'ultima volta. Il saldo di prova non rettificato, le voci rettificate e i saldi rettificati sono tutti mostrati in questa tabella. È l'ultimo passaggio prima di preparare il bilancio, quindi assicurati che tutto sia corretto.
#7. Rendiconti finanziari da creare
I rendiconti finanziari sono il risultato più importante che otterrai dal ciclo contabile. Il conto economico ed bilancio sono registrazioni esatte degli eventi nella tua azienda durante il ciclo contabile precedente.
Sono record cruciali per chiunque al di fuori della tua azienda debba confrontarli con altri (investitori, finanziatori, ecc.), Ma sono anche abbastanza utili per gli imprenditori.
Ma oltre ad avere questi documenti finanziari, è anche importante che tu sappia leggerli e comprenderli. Può aiutarti a tenere traccia delle finanze della tua azienda e pianificare l'espansione futura.
#8. Completa gli spazi vuoti con le voci di chiusura.
La chiusura delle registrazioni e la preparazione della tua attività per il prossimo ciclo contabile sono le fasi finali del ciclo contabile. Ciò comporta la conversione di conti transitori come entrate e spese in conti permanenti come gli utili non distribuiti.
Una volta completato questo passaggio finale, puoi riavviare il processo.
Tecnologia e ciclo contabile
Abbiamo spiegato come i progressi tecnologici abbiano relegato in secondo piano alcune porzioni del ciclo contabile. Per dirla in altro modo, mentre quelle attività sono ancora in corso in una certa misura, la contabilità computerizzata le ha rese meno rilevanti per contabili e imprenditori che non hanno bisogno di intraprendere azioni dirette per completarle.
Il ciclo contabile oggi sembrerebbe un po' diverso se lo guardassimo attraverso gli occhi di un contabile. La contabilità generale, ad esempio, non esiste più nella sua forma originale, quindi non è necessario registrarvi le transazioni.
Il concetto di alterare i bilanci di prova è ora anche nella sua forma più semplice. Il software di contabilità può aiutare a scoprire le deviazioni e invitare gli utenti a riconciliarle senza produrre saldi di prova espliciti, sebbene la procedura sia per lo più la stessa.
Tuttavia, il ciclo contabile illustra le leggi e le pratiche che tutte le aziende devono seguire per avere cifre corrette, quindi è fondamentale comprendere tutti i passaggi, compresi quelli che si svolgono dietro le quinte.
Ma in ogni caso, le fasi del ciclo contabile stanno diventando molto meno manuali e significativamente più veloci man mano che tecnologia e contabilità continuano a combinarsi.
Date di inizio e fine del ciclo contabile
Un periodo contabile inizia e termina con il ciclo contabile. I periodi contabili variano e dipendono da una varietà di criteri; tuttavia, la durata annuale è la più prevalente.
Inoltre, a fine anno vengono presentati anche i bilanci, obbligatori per regolamento. Di conseguenza, il loro ciclo contabile ruota attorno alle scadenze di rendicontazione.
Ciclo di budget e ciclo di contabilità
Il ciclo contabile differisce dal ciclo di bilancio in termini di tempistica e concentrazione. Il ciclo di bilancio valuta gli obiettivi e le aspirazioni di un'azienda al fine di anticipare le transazioni future, mentre il ciclo di contabilità raccoglie e riassume le transazioni aziendali passate.
Un altro modo per distinguere questi termini è pensare al ciclo contabile come a un processo che consente a un'azienda di condividere i propri documenti finanziari con stakeholder esterni, mentre il ciclo di budget è un processo utilizzato internamente dai funzionari dell'azienda per determinare i costi associati alle attività future dell'azienda .
Infine, il ciclo contabile aiuta nella produzione di dati per i consumatori esterni, mentre il ciclo di budget è utilizzato principalmente per la gestione interna.
Quali sono i 5 cicli contabili?
Il ciclo contabile è definito dalle seguenti fasi:
- transazioni finanziarie,
- voci di diario
- registrazione nel libro mastro,
- periodo di bilancio di prova,
- periodo di rendicontazione con rendicontazione finanziaria e revisione contabile.
Quali sono le 10 fasi del ciclo contabile?
L'ordine delle dieci fasi del ciclo contabile
- Analizzare le transazioni.
- Registra transazioni.
- Le transazioni devono essere registrate.
- Creare un bilancio di verifica non rettificato
- Creare voci di rettifica.
- Preparare il bilancio di verifica rettificato
- Creare i rendiconti finanziari.
- Fai le tue voci di chiusura.
Cosa sono i quattro cicli contabili?
- Identificare e analizzare le transazioni.
- Registrare le transazioni in un diario.
- Registrare le informazioni del giornale di registrazione in un libro mastro.
- Preparare un bilancio di verifica non rettificato sono i primi quattro passaggi del ciclo contabile. Iniziamo presentando i passaggi e il loro corrispondente
Cos'è il saldo contabile?
Un saldo contabile è il saldo di un conto corrente all'inizio di un determinato giorno. Dopo che tutti i crediti, i prelievi e gli interessi derivanti dalle attività di un dato giorno sono stati presi in considerazione, i saldi contabili vengono determinati alla fine di ogni giorno lavorativo. Un saldo contabile non è la stessa cosa di un saldo accessibile.
Quali sono i 4 tipi di contabilità?
- Contabilità pubblica.
- Contabilità del governo.
- Contabilità aziendale.
- Contabilità forense.
- BILANCIO DI PROVA: cos'è il bilancio di prova e come funziona?
- PROCESSO CONTABILE: Comprendere gli 8 passaggi del ciclo contabile
- PROCESSO DEI PAGAMENTI: come gestire il processo in modo efficace
- SOCIETÀ CONTABILI PUBBLICHE: L'elenco definitivo nel 2023
- Panoramica e guida del software di contabilità PeachTree 2023 (aggiornato!)
