La pianificazione delle e-mail può essere utile se ti ritrovi a lavorare al di fuori del normale orario d'ufficio o se stai inviando un'e-mail alla fine della giornata o della settimana lavorativa che non richiede attenzione immediata. Gmail semplifica questa operazione consentendoti di comporre un'e-mail e specificare la data e l'ora in cui desideri che venga inviata. Quindi, se devi apportare modifiche a un'email pianificata o cancellarla completamente, puoi farlo con pochi clic. E questo articolo spiega come programmare un'e-mail su Gmail e ogni informazione che dovresti sapere sul processo.
Perché vorresti programmare un'e-mail in Gmail?
Ecco alcuni scenari in cui può essere utile programmare un'email in Gmail:
Invii un'e-mail prima del previsto.
Potrebbero esserci momenti in cui hai del tempo libero al lavoro e desideri inviare un'e-mail ma non vuoi inviarla troppo presto. Puoi utilizzare questa funzione per scrivere un'e-mail in anticipo e programmarne l'invio in un secondo momento.
Stai inviando un'email in diversi fusi orari.
Potrebbero anche esserci momenti in cui invii un'e-mail a colleghi in un fuso orario diverso. Se desideri inviare loro un'e-mail in un momento a loro conveniente, puoi programmarlo per più tardi nella giornata.
Vuoi che la tua email venga inviata in un momento specifico.
Potresti voler inviare un'e-mail ai tuoi colleghi poco prima di una riunione, ad esempio, e utilizzare la funzione di pianificazione per inviare materiali importanti 15 minuti prima dell'inizio della riunione.
Stai inviando e-mail fuori orario.
Potresti anche trovarti a lavorare prima o dopo l'orario di lavoro tradizionale dell'azienda. Se desideri scrivere un'e-mail e inviarla a un'ora specifica, puoi programmarla per il giorno successivo durante il normale orario di lavoro.
Come si pianifica un'e-mail in Gmail?
Ecco sei passaggi per pianificare un'e-mail in Gmail:
#1. Avvia Gmail e accedi
Per iniziare, avvia Gmail nel tuo browser web e accedi con il tuo nome utente e password. Puoi farlo digitando l'URL di Gmail nel tuo motore di ricerca o cercando "Gmail" e facendo clic sul collegamento appropriato. Puoi accedere alla tua casella di posta e a tutte le altre funzioni pertinenti dopo aver effettuato l'accesso al tuo account Gmail.
#2. Seleziona "Scrivi un'e-mail" e digita il tuo messaggio
Seleziona il pulsante "Scrivi un'e-mail" vicino all'angolo in alto a sinistra dello schermo per aprire un'e-mail vuota. Il pulsante "Scrivi un'e-mail" è un'icona a forma di matita rossa. È fondamentale scrivere il messaggio e aggiungere un destinatario prima di programmare l'e-mail. Compila il campo "A" con i tuoi contatti e digita l'e-mail nella casella di testo bianca. Potresti anche voler includere una riga dell'oggetto per evidenziare l'argomento del tuo messaggio.
#3. Fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa
Dopo aver finito di scrivere l'e-mail, fai clic sulla freccia del menu a discesa accanto al pulsante "Invia" nell'angolo in basso a sinistra della finestra. La freccia è un piccolo triangolo bianco e il pulsante è blu. Per evitare di inviare l'e-mail troppo presto, prova a selezionare la freccia anziché il pulsante "Invia".
#4. Seleziona l'opzione "Programma invio".
Quando si fa clic su di essa, viene visualizzato un piccolo menu sopra la freccia a discesa. Seleziona l'opzione "Pianifica invio", che ha una freccia con sopra un orologio. Puoi scegliere un'ora e una data per inviare la tua email.
#5. Seleziona un'ora e una data
Facendo clic su "Pianifica invio" si apre una nuova finestra con diverse opzioni di pianificazione per la tua email. Le prime tre opzioni sono di inviare la tua e-mail la mattina seguente alle 8:1, il pomeriggio successivo alle 8:XNUMX o il lunedì successivo alle XNUMX:XNUMX Seleziona l'opzione "Scegli data e ora" nella parte inferiore della finestra per personalizzare l'ora e data in cui invii la tua email. Ciò consente di modificare la data e l'ora esatta utilizzando un calendario o modificandola manualmente nelle caselle di testo.
#6. Fare clic sul pulsante "Pianifica invio" per confermare
Puoi confermare la tua selezione dopo aver scelto l'orario di invio preferito. Se uno degli orari preimpostati funziona per te, facendo clic su uno di questi pulsanti pianificherai la tua email. Se modifichi l'ora e la data dell'invio, fai clic sul pulsante "Programma invio" nella parte inferiore della finestra per confermare la selezione. Puoi anche annullare l'e-mail pianificata facendo clic sul pulsante "Annulla".
Come visualizzare e modificare le email programmate
Di seguito sono riportati i passaggi che puoi eseguire per visualizzare o modificare le email pianificate:
#1. Fare clic sulla scheda "Pianificato" sulla barra degli strumenti,
Puoi visualizzare un'email che hai pianificato facendo clic sulla scheda "Pianificato". Si trova nel menu della barra degli strumenti sul lato sinistro dello schermo, appena sotto la sezione "Posta". Scegliendo questa opzione vengono visualizzate tutte le e-mail pianificate che hai attualmente, fino a un massimo di 100 e-mail pianificate.
#2. Seleziona l'e-mail che desideri modificare o modificare
Le e-mail pianificate vengono visualizzate in ordine cronologico inverso, quindi l'e-mail pianificata più di recente viene visualizzata nella parte superiore della pagina. Fare clic sull'e-mail che si desidera modificare o modificare. Assicurati di selezionare l'e-mail corretta in modo da poter modificare correttamente l'ora di invio.
#3. Seleziona l'opzione "Annulla invio".
Per modificare l'ora di invio, seleziona il pulsante "Annulla invio". Questa opzione è in testo blu sul lato destro dello schermo. Selezionando questa opzione, l'ora di invio originale viene rimossa. Da qui è possibile visualizzare e modificare il messaggio, nonché inviarlo immediatamente o in un secondo momento.
#4. Designare una nuova data e ora di invio
Puoi impostare una nuova ora e data di invio dopo aver rivisto e modificato la tua email. Seleziona un nuovo orario di invio selezionando il pulsante "Pianifica invio" dalla freccia a discesa. È fondamentale ricontrollare di aver scelto l'ora corretta e di aver apportato le modifiche necessarie.
Come programmare un'e-mail in Gmail sul desktop
Di seguito sono riportati i passaggi per pianificare un'e-mail in Gmail su un dispositivo desktop.
- Dopo aver finito di scrivere l'e-mail, fai clic sulla freccia blu verso il basso accanto al pulsante Invia. Non fare clic sul pulsante "Invia".
- Fai clic sul pulsante blu con la freccia rivolta verso il basso accanto al pulsante Invia per pianificare un'e-mail in Gmail sul desktop.
- Fai clic su Pianifica invio per pianificare un'e-mail in Gmail sul desktop.
- Scegli un orario preimpostato o fai clic su Per programmare manualmente, scegli una data e un orario.
- Fare clic su una data per selezionarla, quindi fare clic sull'ora per specificare quando inviare l'e-mail. Quindi seleziona "Programma invio".
La tua e-mail è stata ora pianificata. Puoi trovare il messaggio nella cartella "Programmati" prima dell'invio, dove puoi modificare i contenuti, riprogrammarlo per un orario diverso o annullare completamente l'invio.
Come programmare un'e-mail in Gmail su un dispositivo mobile
Di seguito sono riportati i passaggi per pianificare un'email in Gmail su un dispositivo mobile.
- Tocca il simbolo a tre punti accanto al pulsante Invia nell'app mobile Gmail per Android o iOS dopo aver finito di scrivere la tua email.
- Seleziona "Programma invio".
- Seleziona uno degli orari preimpostati per pianificare la tua e-mail oppure seleziona "Scegli data e ora" per selezionare manualmente un orario specifico.
- Scegli una data e un'ora, quindi tocca Pianifica invio.
Come con il metodo desktop, la tua e-mail verrà conservata nella cartella "Pianificata" fino a quando non verrà inviata automaticamente all'ora specificata. Fino ad allora, puoi modificare, riprogrammare, annullare o eliminare il messaggio.
Come programmare un'e-mail su Gmail con un iPhone o iPad
I passaggi seguenti mostrano come programmare un messaggio in Gmail per iOS:
- Apri Gmail sul tuo iPhone o iPad e componi un messaggio toccando il grande pulsante più nella parte inferiore dello schermo.
- Tocca i tre punti nell'angolo in alto a destra dello schermo.
- Dalle opzioni nella parte inferiore dello schermo, seleziona Pianifica invio.
- Tocca Scegli data e ora per selezionare la data e l'ora per l'invio dell'e-mail, quindi tocca Salva nell'angolo in alto a destra dell'overlay.
- L'e-mail è ora nella casella Programmati. Per modificarlo, apri il messaggio e seleziona Annulla invio, che lo sposterà nella cartella Bozze.
Puoi anche utilizzare il browser per programmare le email in Gmail. Per accedere alle stesse opzioni descritte in precedenza, è sufficiente fare clic sulla freccia accanto al pulsante Invia e selezionare Pianifica invio.
Come cancellare le email programmate
Per annullare le e-mail pianificate, segui semplicemente questi passaggi:
- Sulla barra degli strumenti, seleziona la scheda "Pianificato".
- Per annullare le e-mail pianificate, vai alla barra degli strumenti e seleziona la scheda "Pianificata", che si trova sul lato sinistro della pagina sotto il gruppo "Posta". Per visualizzare le e-mail programmate in precedenza, fai clic su di essa.
- Fare clic sull'e-mail che si desidera annullare. Se hai più email pianificate da rimuovere, puoi ripetere questo passaggio se necessario. Assicurati di fare clic sull'indirizzo email corretto per evitare di cancellare il messaggio sbagliato.
- Dopo aver selezionato l'e-mail corretta, fai clic sul pulsante "Annulla invio" sul lato destro dello schermo. Quando fai clic su questo pulsante, viene visualizzata la bozza dell'e-mail. L'e-mail può quindi essere inviata all'ora corrente premendo il pulsante "Invia", oppure può essere eliminata completamente facendo clic sull'icona del cestino nell'angolo in basso a destra della finestra. Per chiudere la bozza, fai clic sulla "X" nell'angolo in alto a destra dell'e-mail.
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Riferimenti
