Una volta ho collaborato a lungo con i dirigenti senior per sviluppare un'e-mail che affrontasse il ritardo nella consegna. Quando abbiamo iniziato, avevamo molte idee su come affrontare il progetto e quale tono di voce avrebbe funzionato meglio per la nostra organizzazione. Ho iniziato a leggere e fare ricerche per trovare quella che pensavo sarebbe stata una strategia efficace per comunicare con il nostro pubblico target. Ho contattato esperti di comunicazione e siamo riusciti a costruire un piano strategico di comunicazione che abbiamo utilizzato nuovamente per tutte le nostre iniziative di marketing e comunicazione. Quindi in questo articolo ho messo insieme le indicazioni che ti aiuteranno a creare un piano di comunicazione perfetto per il successo della tua attività.
Cos'è un piano di comunicazione?
Un piano di comunicazione, spesso noto come strategia di comunicazione, è uno strumento che aiuta i team di marketing o di pubbliche relazioni a sincronizzare le proprie comunicazioni e creare messaggi coerenti. La strategia spesso specifica il piano per consegnare un messaggio a un pubblico target, oltre a identificare l'obiettivo, i compiti e i risultati commerciali attesi del messaggio.
I piani di comunicazione potrebbero coprire le comunicazioni interne o esterne, nonché la strategia di comunicazione per un progetto specifico. Spesso costituiscono il fulcro della strategia di marketing complessiva di un'organizzazione. L’implementazione di un piano di comunicazione può avere diversi vantaggi, tra cui:
- Chiarezza: Avere un piano di comunicazione può aiutare un'organizzazione a ottenere chiarezza su come interagire tra loro o con i clienti. Una maggiore chiarezza può consentire al personale di comunicare con clienti e consumatori in modo più efficace perché ha una migliore comprensione degli obiettivi essenziali di messaggistica e comunicazione.
- Comunicazioni guidate: È possibile utilizzare questa strategia per guidare le comunicazioni di marketing, ad esempio quando si introduce un nuovo prodotto. La strategia può definire il pubblico target, i temi chiave e altri fattori critici per una campagna di marketing di successo.
- Consistenza: Le tecniche di comunicazione possono aiutare un'organizzazione a mantenere la coerenza nelle comunicazioni interne ed esterne. Garantisce che entrambe le modalità di comunicazione trasmettano temi coerenti e unificati.
Punti chiave
- Un piano di comunicazione aiuta un'organizzazione a chiarire come interagire in modo efficace con le parti interessate sia interne che esterne, garantendo che tutto il personale abbia una comprensione completa dei messaggi chiave e degli obiettivi di comunicazione.
- Il piano funge da guida strategica, particolarmente utile durante iniziative come il lancio di prodotti o campagne di marketing, specificando il pubblico target, i messaggi chiave e altri elementi critici per il successo.
- Fornendo un approccio strutturato alla diffusione delle informazioni, un piano di comunicazione garantisce coerenza in tutte le forme di comunicazione, allineando i messaggi agli obiettivi dell'organizzazione e all'identità del marchio.
- Le organizzazioni con una strategia di comunicazione strutturata sperimentano un numero significativamente inferiore di malintesi, con rapporti che indicano una diminuzione del 70% dei problemi di comunicazione, il che è particolarmente vantaggioso durante campagne di marketing complesse.
- Piani di comunicazione efficaci dovrebbero includere dettagli sui tipi di comunicazione da utilizzare, l'identificazione del pubblico destinatario, la frequenza della comunicazione, i canali di diffusione e le procedure per la documentazione e l'archiviazione.
L'importanza del piano di comunicazione
Secondo Business News Daily, le organizzazioni con strategie di comunicazione definite segnalano una diminuzione del 70% dei problemi di comunicazione. Questo è un grande vantaggio, soprattutto quando si lavora con sofisticate campagne di marketing con numerosi elementi in movimento.
Le aziende richiedono una strategia di comunicazione per una serie di motivi:
- Aiutano a mantenere tutti sulla stessa pagina.
- Possono evitare o ridurre gli effetti di potenziali catastrofi.
- Possono aiutare ad aumentare la produttività e migliorare i flussi di lavoro.
- I piani di comunicazione sono importanti perché aiutano le aziende a operare più facilmente e con successo.
- A comunicazione di crisi Il piano può aiutare a prevenirne o ridurne l’impatto.
Componenti di un piano di comunicazione
- Un piano di comunicazione specifica chi dovrebbe ricevere informazioni specifiche, quando dovrebbero essere fornite e i canali utilizzati per trasmetterle.
- Un buon piano di comunicazione anticipa quali informazioni dovrebbero essere veicolate a determinati segmenti di pubblico.
- Il piano dovrebbe inoltre specificare chi ha l’autorizzazione a trasmettere informazioni riservate o sensibili, nonché come le informazioni dovrebbero essere divulgate: tramite e-mail, siti Web, rapporti stampati e/o presentazioni in riunioni virtuali o di persona.
- Il piano dovrebbe inoltre specificare quali metodi di comunicazione le parti interessate utilizzeranno per sollecitare il feedback, nonché come le comunicazioni verranno documentate e archiviate.
- Un piano di comunicazione generalmente include i seguenti elementi: tipi di comunicazione (ad esempio, annunci del sistema cercapersone, messaggi di testo automatizzati, avvisi e-mail, telefonate preregistrate, riunioni, social media), chi comunica quali informazioni a chi, frequenza della comunicazione e documentazione/ procedure di archiviazione.
- Infine, un piano di comunicazione dovrebbe essere adattato alle esigenze specifiche dell’azienda e delle persone coinvolte, nonché rivisto e aggiornato regolarmente per garantirne la pertinenza e l’efficacia.
Esempi di strategia di comunicazione
Rivedi questo esempio di piano di comunicazione per aiutarti a sviluppare e implementare la tua strategia.
Sistemi audio a vita
Ottobre 1, 2023
Strategia di comunicazione per la comunicazione interna
- Obiettivi:
- Condividi i messaggi del marchio tra i 125 dipendenti dell'organizzazione. Fornire un documento interno che i lavoratori possano utilizzare per regolare le loro discussioni con i consumatori.
- Incoraggia il personale a parlare con coraggio del messaggio del marchio per aumentare la reputazione dell'azienda.
- Destinatari:
- Il pubblico target è costituito da tutto il personale di 125 Lifetime Audio Systems, con particolare attenzione alle aree di vendita e di servizio clienti. Queste persone possiedono una conoscenza approfondita dei prodotti e dei clienti dell'azienda.
- Messaggi chiave:
- Lifetime Audio Systems si impegna per la soddisfazione del cliente al 100% offrendo prodotti di alta qualità.
- L'organizzazione si impegna a rispondere alle domande, richieste e problemi dei clienti entro 24 ore.
- L'organizzazione offre una varietà di scelte di piani di pagamento per aiutare i clienti a trovare modi economici per effettuare acquisti.
- Tattiche:
- Il reparto marketing desidera pubblicare ogni mese una newsletter interna per il personale. L'e-mail può contenere informazioni su vendite imminenti o nuovi prodotti che i dipendenti possono condividere con i clienti.
- Canali di comunicazione:
- Il primo giorno di ogni mese, il dipartimento marketing mira a consegnare la newsletter via email.
- Il team prevede inoltre di produrre un volantino di una pagina che enfatizzi le informazioni essenziali della newsletter per l'area pausa sul posto di lavoro.
Come scrivere un piano di comunicazione
Un piano di comunicazione è uno strumento prezioso, ma è anche piuttosto semplice da costruire. Puoi creare un piano di comunicazione in quattro passaggi.
#1. Determina le tue strategie di comunicazione
Il primo passo nello sviluppo di un piano di comunicazione è decidere dove comunicherà il tuo team e cosa. Ciò include quando utilizzare quali strumenti e quando comunicare in modo sincrono o asincrono. La comunicazione live e sincrona si riferisce alla comunicazione che avviene in tempo reale. La comunicazione asincrona avviene quando si trasmette un messaggio senza aspettarsi una risposta immediata. Tutti noi utilizziamo quotidianamente la comunicazione asincrona senza riconoscerla, in particolare quando inviamo e-mail.
Determina per cosa verrà utilizzato ciascuno strumento mentre progetti il tuo piano di comunicazione. Per esempio,
- È possibile utilizzare la posta elettronica per comunicare con le parti interessate esterne.
- Slack consente la comunicazione simultanea riguardante aggiornamenti quotidiani e domande veloci.
- Asana ti consente di comunicare in modo asincrono sul lavoro, come dettagli sulle attività, aggiornamenti sullo stato del progetto e documenti di progetto essenziali.
- Utilizza Zoom o Google Meet per qualsiasi riunione del team, come il brainstorming di progetto o l'autopsia.
#2. Allinearsi con la cadenza della comunicazione
Ora che sai dove comunicherai, devi anche determinare la frequenza con cui comunicherai. La cadenza della comunicazione è il tuo piano d'azione per tenere informati i diversi soggetti interessati sui dettagli del progetto.
Ad esempio, puoi scegliere di pianificare:
- Gli aggiornamenti settimanali sullo stato di avanzamento del progetto vengono distribuiti tramite Asana a tutte le parti interessate e agli sponsor del progetto.
- Riunioni mensili del team di progetto per sbloccare il lavoro e pianificare i passi futuri.
#3. Includere un piano per la gestione degli stakeholder
Ottenere il sostegno e il consenso delle parti interessate è spesso fondamentale per il successo di un progetto. Lo realizzerai alla riunione di inizio progetto, ma è anche fondamentale mantenere il supporto delle parti interessate durante tutto il progetto.
Mentre sviluppi il tuo piano di comunicazione, prenditi il tempo per descrivere quando e cosa comunicherai con ciascuna delle parti interessate del progetto. Alcune persone, come i membri essenziali del team di progetto, comunicheranno frequentemente sul progetto, forse anche quotidianamente. Potrebbe essere necessario avvisare gli altri soggetti interessati del progetto solo durante gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto o alla lettura finale.
Delineando come intendi gestire la comunicazione con le parti interessate, puoi garantire che vengano contattati al momento opportuno e sugli argomenti appropriati. La comunicazione che i clienti ricevono dovrebbe rispondere alle loro domande specifiche concentrandosi anche sui risultati aziendali e sugli effetti più ampi e di alto livello.
Dopo aver sviluppato il piano di comunicazione, è il momento di discuterlo con il team di progetto. Assicurati che il tuo piano di comunicazione sia facilmente accessibile nell'archivio centrale delle informazioni del tuo progetto. Ti consigliamo di utilizzare Asana per monitorare tutte le comunicazioni e le attività del progetto, permettendoti di discutere del lavoro mentre stai lavorando.
Se cambia qualcosa nel piano di comunicazione del tuo progetto, assicurati di aggiornarlo e comunicare le modifiche. Ciò garantisce che i membri del team abbiano sempre le informazioni più aggiornate.
Realizzare il modello del tuo piano di comunicazione: componenti di base
Esistono molti modelli di piani di comunicazione disponibili online, ma uno valido dovrebbe includere i seguenti elementi critici:
- Scopi e obiettivi della campagna: Stabilisci chiaramente i tuoi obiettivi di marketing. Si tratta di aumentare la notorietà del marchio, attirare più visitatori del sito Web o generare lead?
- Destinatari: Determina i tuoi personaggi di consumatore ideali, inclusi dati demografici, bisogni e stili di comunicazione.
- Messaggi e punti di discussione chiave: Crea messaggi coerenti che siano in sintonia con il tuo pubblico di destinazione.
- Canale di comunicazione: Delinea i canali di comunicazione che utilizzerai per raggiungere il tuo pubblico target (ad esempio, social media, email marketing, collaborazioni con influencer).
- Calendario dei contenuti: Stabilisci un programma per la creazione e la distribuzione di contenuti su diversi media.
- Ruoli e responsabilità del team: Assegna ruoli e compiti chiari in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
- Budget e risorse: Utilizza le risorse con saggezza per supportare la tua strategia di comunicazione.
- Stabilire indicatori chiave di prestazione (KPI) per monitorare il successo del tuo piano di comunicazione e identificare le aree di miglioramento.
Ricorda che un piano di comunicazione è un documento vivo. Man mano che la tua campagna di marketing procede, esaminala e modificala per riflettere nuovi dati e parametri di performance. Puoi consultare il nostro modello di piano di comunicazione gratuito di seguito.
Questo modello fornisce un approccio strutturato alla pianificazione e all'esecuzione di strategie di comunicazione efficaci, garantendo che tutte le parti interessate siano informate, coinvolte e allineate con gli obiettivi del progetto.
Esempi di piani di comunicazione
- Piano di comunicazione strategica.
- Piano di comunicazione del progetto
- Piano di comunicazione di marketing
- Piano di comunicazione aziendale
- Piano di comunicazione di crisi
Potrebbe essere difficile scrivere piani di comunicazione, ma uno efficace resisterà alla prova del tempo. I piani di comunicazione riportati di seguito includono un'analisi delle parti interessate a cui risponderesti, nonché protocolli su cosa dovrebbe essere incluso in tali comunicazioni.
#1. Piano di comunicazione strategica
Il piano di comunicazione di Bright Hub Project Management definisce come, quando e perché avviene la comunicazione all'interno dell'azienda.
Questo esempio è eccellente poiché descrive il modo in cui i manager della comunicazione scrivono piani di crisi, riconoscendo anche che l'impegnato marketer o il project manager possono occasionalmente assumere questo ruolo.
#2. Piano di comunicazione del progetto
Ecco un esempio del progetto di aggiornamento della fatturazione di Simplicable. Questo piano di comunicazione delinea tutti gli incontri e i documenti cruciali richiesti per il progetto. Come puoi vedere, comprende le parti necessarie come pubblico, obiettivi, formato e DRI.
#3. Piano di comunicazione di marketing
Un piano di comunicazione di marketing è vitale per interagire con il tuo mercato di riferimento, soprattutto quando introduci nuovi prodotti o progetti. Questo esempio di Smartsheet dimostra come pianificare piani di comunicazione di marketing per clienti, potenziali clienti, partner multimediali, stakeholder interni ed eventi.
#4. Piano di comunicazione aziendale
I piani di comunicazione aziendale descrivono il modo in cui le aziende comunicano sia internamente che esternamente. Questo esempio di Smartsheet mostra una tabella di marcia in nove passaggi con sezioni per una dichiarazione di intenti, un riepilogo esecutivo, un'analisi della situazione, messaggi chiave e altro ancora.
Conclusione
L'implementazione di un piano di comunicazione ben definito può garantire che le tue attività di marketing siano coerenti, mirate e misurabili. Incoraggia la collaborazione del team comunicando allo stesso tempo un messaggio chiaro e coerente al tuo pubblico.
Quindi, la prossima volta che pianifichi un'operazione di marketing, non ignorare l'importanza della comunicazione. Un piano di comunicazione ben realizzato può essere l’elemento nascosto che porta i tuoi sforzi di marketing dalla mediocrità al successo! Hai mai sperimentato in prima persona i vantaggi di un piano di comunicazione? Condividi le tue storie nella sezione commenti qui sotto!
- Coinvolgimento degli stakeholder: come pianificare una strategia di coinvolgimento efficace
- Gestione delle parti interessate: pianificazione e strategie
- CHI È UN ATTORE? Significato, tipi e importanza
- Mappatura delle parti interessate: guida allo strumento di mappatura per una gestione efficace delle parti interessate
- TEORIA DEGLI STAKEHOLDER: definizione, vantaggi e sfide
Riferimenti
