Che tu sia un privato o un imprenditore che gestisce un'impresa, non puoi essere sempre pronto a rispondere al telefono quando squilla. E lo squillerà, sia da clienti esistenti che da potenziali clienti in cerca di un accordo commerciale. Questo è il motivo per cui è necessario impostare i saluti della segreteria telefonica sulla tua linea aziendale, per fungere da proxy che interagisce con i clienti quando chiamano.
I saluti della segreteria telefonica sono vitali per la tua strategia di comunicazione. Possono aumentare il coinvolgimento con i tuoi clienti, creare rapporti e lasciare una buona prima impressione quando non sei disponibile a rispondere al telefono. Con loro, puoi trasformare la frustrazione che provano i tuoi clienti quando sentono la tua mancanza in gioia con un saluto vocale interessante e di alto valore. Puoi spiegare brevemente perché non puoi rispondere alla chiamata e cosa dovrebbero fare dopo.
Tuttavia, esiste una marcata differenza tra conoscere l'importanza dei saluti della segreteria telefonica e conoscere il messaggio giusto da lasciare. Se sbagli o lo scarti del tutto, rischi di danneggiare i tuoi rapporti commerciali in tua assenza.
Ma con le parole giuste potrai fidelizzare i tuoi clienti anche senza essere presente.
Principali takeaways
- Un buon messaggio di saluto in segreteria è breve e professionale.
- Fa sapere alle persone che le ricontatterai e invita i chiamanti a continuare a interagire con un invito all'azione.
- Un saluto professionale alla segreteria telefonica non solo può indurre i clienti a lasciare un messaggio, ma può anche aprire la strada a una migliore esperienza del servizio clienti.
Che cos'è un messaggio di saluto professionale per la segreteria telefonica?
Un saluto professionale della segreteria telefonica è una registrazione che informa clienti, colleghi e partner commerciali che non sei disponibile a ricevere le loro chiamate. È una parte essenziale di qualsiasi strategia di comunicazione aziendale efficace, soprattutto se ti occupi di vendite. Ti aiuta a ottenere affari da potenziali clienti e clienti anche quando non puoi parlare con loro immediatamente.
Dire ai clienti che sei felice di richiamarli se forniscono il loro nome, numero e messaggio li incoraggia a fidarsi di te e della tua professionalità e competenza.
Un messaggio vocale professionale dovrebbe lasciare un'impressione positiva fin dall'inizio. Un saluto ben realizzato può aiutarti a costruire un rapporto con i clienti offrendo loro un servizio clienti elevato. Allo stesso tempo, stabilisce un senso di professionalità e fiducia nella tua azienda.
Anche se in quel momento non puoi parlare con chi ti chiama, la tua segreteria telefonica può fare un'enorme differenza.
Cosa dire in un messaggio di saluto in segreteria
Ecco cosa dovresti dire in un messaggio di saluto professionale in segreteria:
- Un saluto
- Il tuo nome
- La tua azienda
- Una semplice spiegazione per la chiamata persa (ad esempio, sei lontano dal telefono o sei in vacanza)
- Una stima approssimativa di quando tornerai dalla persona
- Una persona alternativa a cui rivolgersi (se sei fuori ufficio)
- Una modalità di comunicazione alternativa (se preferisci email o SMS)
- Un invito all'azione come "Lascia un messaggio" o "Inviami un'e-mail a [email protected]"
Questa è la struttura semplice di un saluto di posta vocale. Nel complesso, il tuo saluto dovrebbe essere professionale, ma la formulazione può variare a seconda della situazione.
Suggerimenti per creare un messaggio di saluto professionale per la segreteria telefonica
Un saluto professionale alla segreteria telefonica è come la tua finestra per compensare la tua assenza per rispondere alla domanda del tuo cliente. Mostra il giusto spirito di vendita e di servizio al cliente. Ecco perché il saluto professionale della segreteria telefonica deve essere incorniciato in modo appropriato.
Per aiutarti, ho elencato alcuni suggerimenti per i saluti della segreteria telefonica aziendale:
- È importante verificare innanzitutto l'interesse del cliente a contattarti. Questo può essere fatto iniziando con un "Grazie per averci contattato" ed esprimendo ulteriormente rammarico per aver causato loro l'inconveniente.
- Mantenerlo breve e semplice funziona meglio quando si fornisce assistenza ai clienti. In caso di assistenza già in ritardo, un lungo saluto professionale in segreteria non aiuta affatto. Idealmente, nel servizio clienti, un messaggio vocale professionale di saluto che gli utenti ascolteranno e a cui risponderanno dovrebbe durare circa 10-30 secondi.
- Se il cliente desidera maggiori informazioni, puoi sempre offrire opzioni nei saluti professionali della segreteria telefonica, come la prossima disponibilità del tuo rappresentante.
- Per rispondere alle preoccupazioni del cliente, dovresti assicurarti che il tuo messaggio di saluto professionale richieda il maggior numero di dettagli possibile quando registra il messaggio vocale. I dettagli dovrebbero includere anche un orario adeguato per contattare il cliente.
Ulteriori suggerimenti per i saluti della segreteria
Dovresti anche considerare questi suggerimenti per creare un buon saluto per la segreteria telefonica:
- Sii specifico. Includi dettagli precisi nel tuo messaggio vocale per creare un'impressione positiva e aiutare chi chiama a capire cosa aspettarsi da te. Ad esempio, potresti includere il fuso orario, l'orario di lavoro o gli orari migliori per parlare al telefono.
- Crea saluti temporanei. Registra nuovi saluti da utilizzare temporaneamente, ad esempio se sei in vacanza o in congedo parentale. Includi quando prevedi di tornare al lavoro e chi possono contattare nel frattempo. Ciò aiuta a creare una buona esperienza di comunicazione per i clienti e previene le lacune.
- Guida con le tue informazioni. Inizia il messaggio con il tuo nome per confermare al chiamante che ha chiamato la persona giusta. Successivamente chiedi le informazioni necessarie per effettuare una chiamata di ritorno, come il numero di telefono e l'orario di lavoro.
- Mantienilo professionale. Evita di usare l'umorismo o di essere troppo informale nel tuo saluto. Sebbene sia importante creare un messaggio educato, raccontare barzellette nel saluto può creare un'impressione sbagliata, apparire poco professionale o offendere chi chiama.
- Metti in pratica il tuo messaggio. Prova a lasciare il tuo saluto in orari diversi, registra e ascolta le versioni. Questo può aiutarti a sentirti a tuo agio con un tono più naturale e a identificare modi per migliorare il tuo messaggio per creare un ottimo messaggio di saluto vocale.
- Ricorda chi sta ascoltando. Pensa a chi è il tuo pubblico quando registri il tuo messaggio di posta vocale e usalo per influenzare ciò che dici nel messaggio e come lo dici. Anche se dipende dal tuo lavoro, è probabile che colleghi, manager, potenziali clienti e altro possano sentire il tuo saluto, quindi è essenziale che sia appropriato per tutte le persone.
- Usa una sceneggiatura. Prepara uno script o uno schema di tutte le informazioni necessarie che desideri includere nel tuo messaggio. Usalo come guida per registrare il tuo saluto, assicurandoti di non perdere nessun punto essenziale.
Modelli di saluti della segreteria telefonica
Di seguito è allegato un modello di 20 suggerimenti che ti aiuteranno a lasciare un messaggio vocale o un saluto di vendita utile, breve e utilizzabile. Anche se le parole in ciascuna area dovrebbero servire al tuo scopo, ti consiglio di modificare il testo per adattarlo meglio alla tua consegna e alla tua attività.
Alcune parole in ciascun modello sono tra parentesi; compila questi segnaposto con le informazioni tue e della tua organizzazione per lasciare il messaggio migliore.
Ricordati di tenere aperto il documento durante le chiamate di vendita se hai bisogno di lasciare un messaggio vocale.
Modelli di posta vocale BusinessYield
Esempi di messaggi di posta vocale
Ho raccolto alcuni dei migliori saluti di posta vocale che puoi utilizzare praticamente per qualsiasi situazione ti imbatterai. Ecco alcuni esempi da rivedere:
Saluti della segreteria
- Esempio di breve messaggio di saluto vocale: Ciao, questo è [il tuo nome]. Sono impegnato in una chiamata o sono lontano dalla scrivania. Per favore lascia il tuo nome, numero e un breve messaggio e ti ricontatterò. Grazie.
- Esempio di saluto della segreteria telefonica di lavoro: Ciao, hai raggiunto [il tuo nome] presso [la tua azienda]. Al momento non sono disponibile, probabilmente sto aiutando [tipo di azienda] a ottenere [X risultati, ad esempio "raddoppiare i contatti in 60 giorni", "assumere gli ingegneri migliori e più brillanti", "convertire il 40% di clienti in più"].
- Esempio di messaggio di saluto della segreteria aziendale: Ciao, hai raggiunto [azienda X]. Non possiamo rispondere alla tua chiamata in questo momento, ma lascia il tuo nome, le informazioni di contatto e il motivo della chiamata e uno dei membri del nostro team ti contatterà entro 24 ore.
- Esempio di messaggio di saluto divertente in segreteria: Questo è Spongebob Squarepants. Ok, in realtà è [il tuo nome]. Ti ricontatterò non appena avrò finito di preparare i Krabby Patties, probabilmente al massimo domani. Buona giornata.
- Esempio di saluto della segreteria telefonica per le festività: Ciao, hai raggiunto [il tuo nome, l'ufficio della società X]. Il team è attualmente fuori ufficio, ma torneremo il [data] pieni di buon cibo e ansiosi di parlare con te.
- Esempio di saluto della segreteria telefonica per le vacanze: Ciao, hai raggiunto [il tuo nome]. Sono assente dal [data] al [data]. Se hai bisogno di aiuto con [X] prima di allora, contatta [nome] al [numero di telefono].
Saluti professionali della segreteria telefonica del cellulare
Se utilizzi un numero di cellulare separato per motivi di lavoro, è fondamentale impostare un messaggio vocale di saluto professionale, soprattutto quando sei fuori servizio. Dai un'occhiata ad alcuni esempi di messaggi di segreteria professionali per accogliere i clienti sul tuo cellulare aziendale:
- “Ciao, hai raggiunto (il tuo nome) da (dipartimento) a (nome dell'azienda). Mi dispiace tanto. Non posso rispondere alla tua chiamata in questo momento. Per favore lascia il tuo nome, numero di contatto e lo scopo della chiamata in modo che possa risponderti. Se è troppo urgente, mandami un messaggio a questo numero per una risposta più rapida”
- “Ciao, sei arrivato (il tuo nome) da (nome dell'azienda). Sto servendo un cliente in questo momento. Se potessi lasciare il tuo nome, i dettagli di contatto e il messaggio, mi assicurerò di risponderti."
- “Ciao, hai ricevuto la segreteria telefonica di (il tuo nome) da (nome dell'azienda). Sono impegnato in un'altra chiamata o in riunione in questo momento. Per favore condividi i tuoi dati e il motivo della chiamata. Ti richiamerò il prima possibile. Grazie!"
Divertenti saluti in segreteria
Un avvertimento prima di utilizzare un messaggio vocale divertente per un messaggio vocale professionale: usalo solo finché non offende il tuo personaggio target e corrisponde alla voce del tuo marchio. I saluti divertenti della segreteria sono pensati per essere spensierati e divertenti e vengono spesso utilizzati per conferire personalità al saluto della segreteria.
Ecco alcuni esempi spiritosi e divertenti di messaggi vocali professionali che potresti utilizzare:
- "Houston abbiamo un problema! Non posso rispondere alla tua chiamata in questo momento. Per favore lascia il tuo nome, contatto e il motivo della chiamata. Ti ricontatterò presto!
- “Ciao, hai raggiunto (il tuo nome). Sto avendo una giornata molto impegnativa. Ma non preoccuparti. Ti troverò e ucciderò-! Ops, scusa, volevo chiamarti. Per favore lascia i tuoi dati e il tuo messaggio!”
- “Ciao, hai raggiunto (il tuo nome). Non sono alla mia scrivania in questo momento. Per favore lascia il tuo nome e il tuo messaggio. Vai avanti, rendimi felice la giornata. Dimmi cosa vuoi dire E non dimenticare di passare una buona giornata!”
- EHI! È (il tuo nome). Voglio sentire una barzelletta? Bussa, bussa! Chi è là? Non io, quindi lascia un messaggio e ti ricontatterò il prima possibile!”
Saluti della segreteria telefonica per l'assistenza clienti
Il reparto di assistenza clienti è solitamente il primo e unico punto di contatto per molte aziende. Ciò rende necessario registrare un saluto VM professionale e adeguato sfruttando esempi di messaggi di testo professionali per il reparto di assistenza clienti.
I saluti professionali della segreteria telefonica per l'assistenza clienti rappresentano un'opportunità per fornire un'esperienza professionale e utile al chiamante, anche se non è possibile rispondere alla chiamata.
Ecco alcuni esempi di messaggi di posta vocale professionali per accogliere i clienti che arrivano con le loro domande:
- “Salve, hai contattato il dipartimento del servizio clienti presso (nome dell'azienda). Non possiamo rispondere alla tua chiamata in questo momento. Nel frattempo, lascia il tuo nome, numero di contatto e le fasce orarie preferite durante le quali possiamo risponderti.
- “Salve, questo è il dipartimento di assistenza clienti di (nome dell'azienda). Siamo lieti di aiutarti con la tua domanda, ma non posso rispondere alla tua chiamata adesso. Si prega di lasciare il proprio nome, numero di contatto e lo scopo della chiamata. Sarà nostra cura richiamarti il prima possibile."
Saluti della segreteria telefonica fuori sede
Quando si è temporaneamente non disponibili dal punto di connessione per un periodo di tempo predefinito, è buona norma registrare un saluto professionale della VM Fuori sede.
Nel messaggio di saluto della segreteria fuori sede, è importante essere chiari e concisi e fornire al chiamante un modo per raggiungere qualcun altro in caso di emergenza o questione urgente. Questo è per chi ti contatta, sia colleghi che clienti compresi.
Per aiutarti, ecco alcuni esempi di messaggi di posta vocale professionali per quando sei OOO:
- “Ciao, hai raggiunto (il tuo nome). Sarò fuori ufficio fino al (data e ora). Per favore lasciatemi un messaggio e vi richiamerò al mio ritorno. Grazie per aver chiamato."
- “Ciao, hai raggiunto la casella vocale di (il tuo nome). Tieni presente che puoi ignorare questo messaggio in qualsiasi momento premendo 0. Sono fuori ufficio in ferie fino al (data). Se hai bisogno di assistenza immediata, premi 1 per far reindirizzare la chiamata dall'addetto alla reception."
Saluti in segreteria per vacanze/vacanze lavorative
Se sarai fuori ufficio durante le vacanze, dovresti avvisare i tuoi clienti. Inoltre, puoi sfruttare questa opportunità per augurare gli auguri di vacanza ai clienti.
Un messaggio di saluto vocale per vacanza/lavoro è un modo per far sapere al chiamante che non sei disponibile e fornire tutte le informazioni o istruzioni necessarie.
Ecco alcuni esempi di messaggi vocali professionali per i saluti delle vacanze:
- “Ciao, grazie per aver chiamato (nome dell'azienda). Il nostro ufficio è chiuso da (festività/festività) fino al (data). Lascia il tuo nome e un messaggio e ti ricontatteremo non appena saremo disponibili. Buone vacanze)!"
- "Ciao, hai raggiunto (nome dell'azienda). Siamo chiusi dal (data) al (data) per festeggiamenti (festivi). Lascia il tuo nome e un messaggio così potremo ricontattarti il prima possibile. Se è troppo urgente, puoi inviare un messaggio a (nome del membro del team) al numero (numero). Grazie e buona settimana!"
- “Grazie per aver chiamato (nome dell'azienda). Non siamo disponibili a rispondere alla tua chiamata in questo momento. Ma vogliamo parlare con te. Per favore lascia il tuo nome, numero di contatto, indirizzo email e messaggio. Ti ricontatteremo non appena riapriremo."
Messaggio vocale di contatto alternativo
“Ehi, questo è [il tuo nome]. Se chiami per [motivo X], per favore [contatta così e così] o [vai al nostro sito web, inviami un'e-mail]. Per tutte le altre richieste, lascia il tuo nome e un breve messaggio e ti richiamerò entro [uno, due, tre] giorni lavorativi."
Ricevere chiamate continue per conto di un'altra persona o per richieste di routine può essere un'enorme perdita di tempo. Con questo script di posta vocale puoi fornire alternative al chiamante, soprattutto se ricevi chiamate per un motivo comune di cui non sei responsabile.
Esempio di casella vocale con opzione e-mail
“Ciao, hai raggiunto [nome] presso [azienda]. Se hai bisogno di una risposta rapida, inviami un'e-mail a [inserire l'indirizzo e-mail] e ti contatterò entro EOD domani. Se non è urgente lasciami un messaggio con il tuo nome e numero. Vi auguro una buona giornata."
Preferisci essere contattato via email? Rendilo chiaro nel tuo memo vocale in modo che gli ascoltatori ti raggiungano invece tramite la tua email. Questo particolare script di posta vocale rende la posta elettronica ancora più desiderabile, implicando che si tratta di una modalità di comunicazione più veloce.
Esempio di messaggio vocale sui risultati delle vendite
“Ciao, hai raggiunto [il tuo nome] presso [la tua azienda]. Al momento non sono disponibile, probabilmente sto aiutando [tipo di azienda] a ottenere [X risultati, ad esempio "raddoppiare i contatti in 60 giorni", "assumere gli ingegneri migliori e più brillanti", "convertire il 40% di clienti in più".] Lascia il tuo nome e numero e discuteremo di come la tua azienda può ottenere risultati simili.
Se sei un venditore, puoi continuare il processo di consolidamento dei lead tramite la segreteria telefonica. In questo script di posta vocale, hai la possibilità di includere una breve descrizione di ciò che aiuti a fare i clienti, in modo che i chiamanti non dimentichino la tua proposta di valore. E anche se non si tratta di un potenziale cliente, può aiutare chi ha sbagliato a capire se ha contattato la persona giusta.
Ultima parola sui saluti della segreteria telefonica
I saluti professionali della segreteria telefonica svolgono il ruolo di un assistente automatico, soprattutto quando non c'è nessuno a rispondere all'enorme volume di chiamate. A seconda della situazione, della voce del tuo marchio e dell'ICP, desideri inquadrare i saluti della segreteria telefonica che coinvolgano i clienti.
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Riferimenti
