Ti sei mai trovato in una situazione in cui avevi bisogno di ricordare a qualcuno qualcosa di importante, ma non volevi sembrare invadente o impaziente? Certo che sì. Capire come e quando inviare un'e-mail di promemoria amichevole è un dilemma sociale che la maggior parte delle persone conosce fin troppo bene. L'equilibrio tra la necessità di fare le cose e la necessità di rispettare l'autonomia di qualcun altro può essere molto difficile da trovare.
Al di sopra 319 miliardi di email vengono inviati quotidianamente, mentre il tasso di apertura medio è 16.97% in tutti i settori. Ciò significa che miliardi di email vengono trascurate nelle caselle di posta di tutto il mondo. Allora cosa puoi fare per far sì che il tuo messaggio venga aperto senza essere invadente o spam?
Il dilemma dell’etichetta si risolve facilmente con un promemoria ben scritto. Sono messaggi che fanno capire il concetto senza creare rancore. Sono professionali ed efficaci, ma allo stesso tempo amichevoli e gentili.
Sapere come scrivere un'e-mail di promemoria amichevole è uno degli strumenti migliori per avvisare le persone su riunioni imminenti, pagamenti mancati, domande di lavoro, eventi importanti e altro ancora. E se fatto bene, un buon messaggio può essere un sollievo per i destinatari se si ottengono il tono e il tempismo giusti.
Punti chiave
- Le e-mail di promemoria amichevoli sono un ottimo modo per coinvolgere i tuoi abbonati e spingerli ad agire. Quando pianifichi di impostare e-mail di promemoria, ricorda sempre i seguenti suggerimenti e best practice:
- Mantieni i messaggi di promemoria e le e-mail brevi e nitidi;
- Crea righe di oggetto per e-mail di promemoria con arresto dello scorrimento che attirano immediatamente l'attenzione;
- Tieni sempre a mente il punto di vista del tuo pubblico quando scrivi un'e-mail di promemoria;
- Non essere mai invadente o minaccioso nelle email di promemoria
Cos'è un'e-mail di promemoria?
Le e-mail di promemoria vengono inviate per ricordare a qualcuno riunioni imminenti, appuntamenti, agende dimenticate o per dare seguito a conversazioni passate. Sono di due tipi, generalmente:
- E-mail che servono come riepilogo della chiamata o della riunione appena avvenuta con un follow-up sull'azione futura;
- I messaggi di promemoria vengono inviati per recuperare qualcosa che non è accaduto. Ad esempio, un follow-up per una scadenza non rispettata o nessuna risposta dopo l'e-mail/chiamata iniziale.
In questo articolo, ti mostrerò come creare email come questa, insieme ad esempi e modelli. Ma prima, impariamo quando è opportuno inviare un'e-mail di promemoria amichevole e come trovare il tempismo perfetto.
Quando dovresti inviare un'e-mail di promemoria?
Le e-mail di promemoria sono utili quando sta per succedere qualcosa di importante o quando qualcosa sarebbe dovuto succedere ma non è successo. Ecco alcune situazioni che potrebbero trarre vantaggio dall'invio di un promemoria:
- Scadenze lavorative non rispettate. Nessun lavoratore è un’isola nel mondo degli affari di oggi. Se una persona promette di completare un'attività entro un determinato giorno e ciò non avviene, interi progetti rimangono indietro. È meglio inviare un promemoria via email prima che passi troppo tempo.
- Prossimi eventi importanti. Alcuni eventi e scadenze sono troppo importanti per rischiare di mancarli. Per questi, puoi inviare un gentile promemoria in anticipo in modo che tutti rimangano sul pezzo.
- Comunicazione decaduta. La maggior parte delle persone si è trovata in una situazione in cui qualcuno ha promesso di fare qualcosa e di ricontattarsi, ma quel messaggio semplicemente non arriva. Un promemoria può aiutare a ristabilire il contatto e scoprire se il compito è appena passato di mente alla persona o se c'è qualcos'altro che puoi fare per aiutarla.
- Pagamenti tardivi. Il pagamento entro una scadenza rientra nell'etichetta aziendale standard. Le cose accadono ma hai ancora diritto ai tuoi soldi. Non sentirti in colpa per aver inviato un sollecito di pagamento se una scadenza è trascorsa e non hai ricevuto i fondi.
- Domande di lavoro o colloqui in sospeso. Se sei in corsa per un lavoro, un'e-mail di follow-up può aumentare le tue possibilità di successo. È importante non inondare il responsabile delle assunzioni di messaggi, ma un messaggio tempestivo può aiutarti a distinguerti.
- Problemi con i venditori. A volte sei tu a dover pagare, ma un venditore non ti ha inviato una fattura. In alternativa, forse hai ordinato qualcosa e non è arrivato. La tua attività dipende da quel prodotto o fattura, quindi puoi contattarci e verificare.
Come inviare un'e-mail di promemoria amichevole
Tutte le e-mail di promemoria amichevoli dovrebbero essere chiare, gentili e concise. Vuoi essere abbastanza educato da incoraggiare le persone ad agire, ma non così passivo da far sì che le persone ignorino il tuo messaggio.
I migliori promemoria via email hanno cinque elementi principali.
1. Oggetto
Un buon oggetto ti porterà lontano quando invii email di promemoria. Il destinatario dovrebbe sapere perché stai inviando un promemoria e sentirsi obbligato ad agire. L'idea principale è mantenere l'oggetto breve e aggiungere urgenza in modo che il destinatario sappia che è urgente.
2. Saluto
Un saluto dà il tono al corpo della tua email, quindi non saltarlo.
- Saluto casuale: Usa un saluto più informale come “Ciao, Daniele” or "Ehi, Jonathan."
- Saluto formale: Se la tua azienda utilizza un linguaggio più formale, inizia con "Ciao, Kate."
- Saluto speciale per eccezioni: Iniziando con "Caro" è generalmente troppo formale per un promemoria via e-mail amichevole, ma mantienilo se è il saluto predefinito della tua azienda.
3. contesto
Il corpo della tua email è il luogo in cui comunichi al destinatario il motivo per cui gli stai inviando un'email. Qui è dove fornisci il contesto relativo al progetto, alla scadenza, al pagamento, alla riunione o a qualunque situazione necessiti di una spinta. Includi nomi e date specifici se aiuta a chiarire il tuo messaggio e menziona una notizia recente sulla persona o sull'azienda.
Ecco alcuni esempi di come può apparire questa sezione:
- Con l'avvicinarsi della fine del mese (e del trimestre), vorremmo ricevere tutte le fatture il prima possibile.
- Sto ancora lavorando all'articolo, I migliori consigli per l'imprenditorialità per i nuovi fondatori, e mi piacerebbe includere i tuoi pensieri nel pezzo. Con il recente round di finanziamento e la crescita della società ABC, hai navigato così bene nell'ultimo anno.
- Ti contatto per ricordarti della prossima riunione di pianificazione dei contenuti del quarto trimestre prevista per martedì 4 giugno alle 2:2 EST. Non vedo l'ora di iniziare con il tuo rapporto di analisi.
- Mentre ti prepari per la presentazione, ricordati di inviare le diapositive che desideri includere entro la fine della giornata di lunedì 30 luglio. Funziona ancora per te?
4. Richiesta
Dopo aver preparato il terreno fornendo il contesto, è il momento di inserire il promemoria o la richiesta. Non essere troppo prolisso qui o potresti perdere l'attenzione del destinatario. Se desideri una risposta immediata, è utile racchiudere la tua richiesta in una domanda per incoraggiare le persone ad agire immediatamente.
- Si prega di inviare la fattura per tutti i lavori dal nostro contratto più recente a [email protected] e mandami in CC. Se avete domande, potete contattarmi al numero (333) 333-3333.
- Se desideri inviare un preventivo per l'articolo, condividi la tua risposta alla seguente domanda e spiega il ragionamento alla base. Che consiglio daresti ai nuovi imprenditori per aiutarli a gestire con successo le loro attività quest'anno?
5. Firma
Hai fatto il tuo punto principale e la tua richiesta, quindi è il momento di concludere con un'amichevole chiusura.
- Grazie per aver dedicato del tempo a risolvere questo problema.
- Grazie per aver dato la priorità a questo progetto.
- Apprezzo il tuo impegno mentre finiamo questa proposta.
- Aspetto tue notizie.
Ricordati di includere una chiusura che segua lo stesso tono del resto della tua email.
- Ti auguro il meglio
- Sinceramente
- Grazie ancora
- Saluti
- Grazie
Concludi l'e-mail con il tuo nome per un tono amichevole o con il tuo nome completo per un tono più formale. Se devi fornire ulteriore contesto, includi la qualifica professionale, il nome dell'azienda o le informazioni di contatto dopo il tuo nome.
Di seguito è allegato un modello contenente diversi esempi di email di promemoria amichevoli. Puoi usarli per contattare chiunque per vendite, networking, reclutamento o qualsiasi altra situazione.
Modelli di email di promemoria amichevoli
Quanto tempo dovresti aspettare prima di inviare un'e-mail di promemoria?
- Prossima scadenza. Varia in base al progetto. Concedi alle persone più tempo per un progetto complesso e un periodo di tempo più breve per un compito semplice.
- Prossimo evento. Da tre a 14 giorni prima dell'evento. Puoi inviare più promemoria prima dell'evento per creare entusiasmo e garantire che tutti abbiano ben chiaro i tempi e la programmazione.
- Prossimo incontro. Uno o due giorni prima. Concedi alle persone coinvolte nella riunione qualche giorno di tempo, poiché potrebbero avere degli elementi da preparare in anticipo.
- Pagamento scaduto o scadenza. Un giorno dopo la data di scadenza. Vuoi ricordare alle persone quando è una cosa importante e mostrare che stai aspettando che agiscano.
- Domanda di lavoro. The Muse consiglia di attendere da cinque a dieci giorni lavorativi prima di dare seguito. Se qualcuno ti ha consigliato per la posizione, chiedi informazioni prima di contattare il team delle risorse umane o il responsabile delle assunzioni. Potrebbe sembrare un tempo lungo, ma Indeed ha scoperto che il 10% riceve risposta dai datori di lavoro entro un paio di settimane dalla presentazione della domanda e solo il 44% risponde entro una settimana.
- Colloquio di lavoro. Se un colloquio è programmato qualche settimana dopo, è meglio presentarsi il giorno prima per assicurarsi che il tempo sia ancora valido per tutte le persone coinvolte. Se qualcuno dovrebbe contattarti dopo un colloquio di lavoro, i responsabili delle assunzioni suggeriscono di attendere fino alla scadenza concordata per inviare un'e-mail di promemoria. Ancora nessuna parola? Attendi dai cinque ai sette giorni prima di premere "invia".
Suggerimenti e trucchi per creare e-mail di promemoria amichevoli
Scrivere una buona email di promemoria significa promuovere continuamente il messaggio corretto piuttosto che limitarsi a ricordare al destinatario la tua esistenza. Le tue e-mail devono fornire valore e contesto, dimostrare e fornire ulteriori prove sul tuo prodotto/servizio e spiegare perché sarebbe vantaggioso.
Ecco alcuni suggerimenti e trucchi generali che devi conoscere per andare oltre nel tuo gioco di posta elettronica di follow-up:
- Non sembrare dispiaciuto. Assicurati che la tua email non contenga verbosità passiva come "Spero che sia il momento giusto" or «Sto solo controllando se hai avuto la possibilità di dare un'occhiata alla mia email precedente.' Quando invii un'e-mail di promemoria, assicurati di avere un messaggio prezioso da condividere;
- Invito all'azione chiaro. Fai sapere al destinatario cosa vuoi che faccia. Qualunque sia il tuo obiettivo, deve essere chiaramente definito in modo che la persona conosca il passo successivo. Se stai cercando di fissare un appuntamento, è vantaggioso fornire un collegamento dove può essere programmato: una volta che la prenotazione è andata a buon fine può seguire un'e-mail di conferma automatica della riunione;
- Sii educato. Possono esserci diversi motivi per cui le persone non ti rispondono. Potrebbero essere troppo occupati, dimenticarsene o perderlo la prima volta. Potrebbe anche essere che non siano interessati e ti abbiano fantasma. Qualunque sia il motivo, devi comunque rivolgerti ai tuoi destinatari con un tono educato e disponibile, cercando di capire i motivi della mancata risposta. Potrebbe volerci del tempo, quindi sii paziente.
Esempi di email di promemoria amichevoli
Esempio di email di promemoria generale
| A: Il tuo destinatario Da: tu Oggetto: follow-up sulla mia richiesta di timeline |
| Ciao Stanley, Spero che tu stia passando una buona giornata! Volevo seguire rapidamente la sequenza temporale delle proiezioni di questo trimestre. L'ultima volta che abbiamo parlato, credo che tu abbia detto che avresti avuto il piano d'azione per i prossimi mesi entro la fine della settimana. Detto questo, potresti inviarlo così posso condividerlo con il mio team? Fammi sapere se hai qualche domanda per me qui. Grazie, Jimmy |
Esempio di email di promemoria sulla rete
| A: Il tuo destinatario Da: tu Oggetto: Un caffè mentre sono in città? |
| Ciao Stanley, Mentre sono qui a Los Angeles, mi piacerebbe continuare la conversazione che abbiamo avuto alla conferenza lo scorso fine settimana! So che devi essere occupato, ma mi sono piaciute le nostre chiacchierate e mi piacerebbe incontrarci ancora una volta. Se sei nei paraggi, sono abbastanza flessibile da lavorare con il tuo programma mentre sono in città. Quali giorni e orari potrebbero andare bene per te questa settimana? Jimmy |
| A: Il tuo destinatario Da: tu Oggetto: Grazie per esserti connesso su LinkedIn! |
| Ehi Stanley, È stato fantastico connetterci con te su LinkedIn la scorsa settimana. Sono di nuovo in contatto con alcune risorse che ritengo potrebbero essere utili mentre la tua azienda cerca di far crescere il proprio programma di marketing. Modello del piano di marketing: utilizzalo per delineare la tua strategia di marketing quest'anno. Ebook sul marketing digitale: una guida introduttiva per le piccole imprese. Kit di pianificazione pubblicitaria: modelli e guida per una pubblicità più intelligente Se questo non è un buon momento per connetterci, mi piacerebbe che rimanessimo in contatto. Invia questo modulo in modo da poter essere il primo a conoscere i nostri aggiornamenti di marketing e di prodotto direttamente da me. Farò attenzione alla tua presentazione. Grazie! Jimmy |
E-mail di promemoria amichevoli: migliori pratiche
Ecco un elenco delle migliori pratiche da seguire quando si scrive un'e-mail di promemoria amichevole:
Scegli un oggetto chiaro
Una riga dell'oggetto dell'e-mail che chiarisca lo scopo del tuo messaggio aumenterà le possibilità che le persone aprano la tua e-mail. Se, ad esempio, stai ricordando a un cliente un evento, potresti voler includere il nome dell'evento nella riga dell'oggetto.
Inoltre, puoi incorporare parole e frasi potenti come "importante" o "risposta necessaria" per attirare l'attenzione del lettore e distinguerti in una casella di posta affollata.
Sii breve
La brevità è qualcosa da praticare in tutte le tue campagne di email marketing, ma soprattutto quando scrivi promemoria. Poche persone leggeranno il tuo promemoria se lo seppellirai in un muro di testo.
Al tuo contatto non importerà quanto siano importanti le informazioni se impiega più di un paio di minuti del loro tempo per leggerle, quindi arriva subito al punto.
Sii amichevole ma diretto
Dato che stai insinuando che il tuo cliente potrebbe aver dimenticato di fare qualcosa, è importante procedere con cautela e adottare un tono amichevole. Altrimenti rischi di offenderli o irritarli.
Tuttavia, non vuoi esagerare e apparire falso. Quando scrivi, ricorda che si tratta di una relazione tra acquirente e azienda e che il tuo obiettivo non è diventare amico del lettore.
Trova l'orario di invio corretto
Il tempismo potrebbe essere l’elemento più importante del successo dell’e-mail. Il tempo che aspetti per inviare un'e-mail di promemoria dipenderà in gran parte dalla situazione.
Ad esempio, un giorno dopo la data di scadenza è generalmente accettabile quando si inviano e-mail di promemoria del pagamento. Aspettare troppo a lungo prima di inviare il promemoria può anche ostacolare le tue possibilità di ricevere una risposta. Più passa il tempo, meno i tuoi clienti ricorderanno di avere qualcosa da completare.
Un'ottima soluzione per trovare la tempistica perfetta è eseguire il test A/B della data e dell'ora di consegna. Questo avviene quando invii due versioni di un promemoria a diversi segmenti di pubblico, variando un elemento alla volta, quindi analizzi i parametri di prestazione, come il tasso di apertura, per vedere quale versione risuona meglio.
Il momento perfetto per inviare un'e-mail efficace varia caso per caso, ad esempio all'inizio o alla fine della giornata lavorativa.
Includi un invito all'azione
Anche se il tuo scopo principale è ricordare qualcosa alle persone, c'è sempre spazio per feedback o coinvolgimento aggiuntivi.
L'aggiunta di un pulsante CTA all'interno della tua email o al momento della disconnessione aiuterà il lettore ad arrivare facilmente alla fine del problema.
Seguire più di una volta se necessario
Non importa se il tuo promemoria riguarda un pagamento mancante o il lancio di un prodotto, non aver paura di rispondere se ritieni che il tuo messaggio sia importante, utile e meritevole di lettura.
Combinata con un buon tempismo, una seconda email di follow-up potrebbe indurre i tuoi clienti ad agire e completare l'attività in questione, anche se questo ti dice che non sono più interessati all'acquisto o che non possono più organizzare un evento.
Usalo come opportunità di marketing
Quando possibile e nel contesto, aggiungi immagini o collegamenti ai prodotti in evidenza. Puoi anche promuovere le prossime offerte o offrire un incentivo per aderire ai tuoi canali di social media.
Quando aggiungi immagini, ricorda di assicurarti che abbiano le dimensioni corrette per tutti i provider di servizi di posta elettronica, come Gmail, Outlook e iCloud. Una scarsa esperienza visiva può allontanare i lettori dal tuo marchio e indirizzarli verso quello di un concorrente.
Riferimenti
