È normale sentirsi nervosi prima di un colloquio, ma è utile avere un'idea di cosa aspettarsi. Quando ti prepari per un colloquio, è importante prepararti con alcune domande comuni del colloquio. Queste domande aiutano a conoscere meglio le proprie esigenze e competenze. Qualche tempo fa, ricordo che un intervistatore mi chiese di parlare di un progetto difficile che avevo gestito durante un lavoro di marketing colloquio.
Senza balbettare, ho dimostrato di essere pieno di tatto e di saper risolvere i problemi parlando di una campagna difficile che ho gestito. Sono riuscito a raggiungere il successo perché mi sono preparato in anticipo. Pertanto, è importante fare una buona impressione sui potenziali datori di lavoro preparandosi per le domande comuni del colloquio e fornendo risposte dettagliate.
Qui fornirò alcune domande e risposte su domande di intervista comportamentali, situazionali e basate sulle competenze per un assistente esecutivo.
Punti chiave
- Ogni azienda ha le sue domande di intervista uniche, ma è importante enfatizzare i risultati e gli esempi specifici precedenti quando si risponde alle domande dell'intervista per gli assistenti esecutivi.
- Le domande del colloquio comportamentale si concentrano sul comportamento precedente di qualcuno che fa domanda per la posizione di assistente esecutivo.
- I datori di lavoro pongono intenzionalmente domande sul colloquio situazionale per valutare come il candidato per il ruolo gestisce gli scenari di vita reale sul posto di lavoro o come ha gestito situazioni simili nel suo lavoro passato
- Le domande del colloquio basato sulle competenze per gli assistenti esecutivi vengono utilizzate per esaminare come hai gestito un compito difficile e altri aspetti del tuo lavoro passato.
- Il metodo STAR è un ottimo modo per preparare risposte a domande di colloquio situazionali e basate sulle competenze per gli assistenti esecutivi.
Domande di intervista per l'assistente esecutivo
Un assistente esecutivo in genere assiste i dirigenti chiave dell'azienda nella supervisione delle attività amministrative e può anche formare il personale d'ufficio. Il ruolo di un assistente esecutivo comprende rispondere a telefonate ed e-mail, ricevere messaggi, indirizzare le chiamate alle parti appropriate e qualsiasi altra attività amministrativa che aiuti il dirigente a svolgere il proprio lavoro in modo efficace.
Ogni azienda potrebbe avere domande di colloquio uniche riguardanti qualifiche, requisiti e dirigente per cui devi lavorare. Tuttavia, suggerirei che sia importante rispondere alle domande dell'intervista enfatizzando risultati ed esempi specifici.
Ho avuto un'esperienza particolare quando lavoravo con il team delle risorse umane di Chloetech. Stavamo reclutando per la posizione di assistente esecutivo. Durante il colloquio, ho posto alcune domande comportamentali a un candidato, il signor Thomas. Gli ho chiesto come avrebbe gestito un carico di lavoro difficile e come gestire priorità contrastanti. Ha risposto alla domanda con un esempio illuminante di come è riuscito a gestire più progetti con scadenze concorrenti. La sua risposta dimostra che comprende l’importanza di enfatizzare risultati specifici.
Ha affrontato la situazione discutendo il loro approccio alla definizione delle priorità, che prevede l'uso efficace del calendario digitale strumenti di gestione delle attività per rimanere organizzato e rispettare le scadenze. Questa risposta ha dimostrato le capacità del candidato nella risoluzione dei problemi, che sono le qualità vitali di cui ha bisogno un assistente esecutivo.
Esempi di domande di intervista per l'assistente esecutivo
Di seguito sono riportate alcune domande frequenti che potresti incontrare durante un colloquio con l'assistente esecutivo che ti aiuteranno a impressionare il tuo datore di lavoro, insieme ad alcuni suggerimenti su come rispondere.
- Perché vuoi essere un assistente esecutivo?
- Come assegni la priorità alle attività nella tua tipica giornata lavorativa come assistente esecutivo?
- Come valuteresti le tue capacità informatiche?
- Come gestisci le persone stimolanti al lavoro?
- Hai già supervisionato altri membri del personale dell'ufficio?
- Come gestisci lo stress e la pressione?
- Fammi un esempio di quando hai dovuto lavorare con un team per risolvere un problema per un dirigente.
- Come anticipare le esigenze di un dirigente?
#1. Perché vuoi diventare un assistente esecutivo?
Questa è una domanda comune che aiuterà il datore di lavoro a conoscere le tue vere motivazioni per candidarti alla posizione di assistente esecutivo durante i colloqui. Cercheranno anche di scoprire se stai facendo domanda per un lavoro temporaneo o se vuoi renderlo un lavoro permanente. Tuttavia, avendo assistito a diversi colloqui con gli assistenti esecutivi durante la mia ricerca, ti consiglierò di presentare informazioni concrete e dettagliate sui tuoi obiettivi di carriera e sui fattori che hanno influenzato la tua decisione di diventare un assistente esecutivo.
esempio 1
Ho deciso di candidarmi per questo ruolo perché sono convinto di essere altamente qualificato nell'organizzazione di eventi, nell'aiutare le persone bisognose e nel lavorare con gli altri. Inoltre, sono consapevole del compito impegnativo di lavorare ogni giorno come assistente esecutivo. Non vedo l'ora di utilizzare le mie capacità in modo efficace assistendo uno dei vostri dirigenti.
#2. Come dai priorità alle tue attività lavorative?
Essere un assistente esecutivo richiede che tu sia eccezionalmente organizzato e pianifichi le tue giornate. Il tuo potenziale datore di lavoro è interessato a osservare il processo per determinare se è perfetto o meno per le sue esigenze. Quando ti prepari per un colloquio per una posizione di assistente esecutivo, ti suggerisco di determinare e dare priorità ad alcune pratiche che hai utilizzato efficacemente in passato o nel presente e che ti aiuteranno a organizzare e stabilire le priorità per la posizione per la quale ti stai candidando.
esempio 2
Posso adattarmi rapidamente a nuovi compiti o iniziative quando si presentano. UNanche, Ho potuto utilizzare un calendario digitale e un elenco di cose da fare per organizzare il mio lavoro e stabilire più volte le priorità. Ho anche valutato le mie scadenze e ho dato la priorità al completamento dei compiti più importanti o difficili in passato.
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Domanda di intervista comportamentale per l'assistente esecutivo
Le domande del colloquio comportamentale si concentrano sul comportamento precedente di qualcuno che fa domanda per la posizione di assistente esecutivo. Queste domande danno all'intervistatore un'anteprima del potenziale di un candidato e di quale sarà la sua prestazione una volta assunto. Ancora una volta, ho fornito alcune domande tipiche di un'intervista comportamentale per un assistente esecutivo.
#1. Puoi fornire un esempio di come hai gestito priorità contrastanti?
È una responsabilità comune per gli assistenti esecutivi gestire più attività contemporaneamente. L'intervistatore vuole conoscere le tue capacità di gestione del tempo e di definizione delle priorità quando ti vengono presentate diverse scadenze al lavoro. Ti consiglio di fornire un esempio di come sei riuscito a completare un compito noioso in tempo nonostante i tuoi impegni.
#2. Come gestite le informazioni riservate?
Nell'ambiente di lavoro di un assistente esecutivo, discussioni e documenti riservati sono cose molto comuni che si verificano mentre si lavora in questo ruolo. L'intervistatore vorrebbe sapere come gestirai informazioni così sensibili come assistente esecutivo. Ti suggerisco di fornire un esempio di dove ti è stato assegnato il compito di gestire informazione sensibile e documenti e come sei riuscito a tenerli al sicuro.
A proposito di ambiente di lavoro, consulta il nostro articolo su L'ambiente di lavoro ideale
#3. Come gestisci le personalità difficili?
Gli assistenti esecutivi hanno a che fare con dirigenti, clienti, fornitori e dignitari di alto rango e probabilmente devono affrontare persone difficili sul lavoro. Quando vieni intervistato con questa domanda, l'intervistatore ti chiede di rispondere a situazioni difficili e di mantenere un atteggiamento positivo e calmo. Ecco il mio suggerimento: fornisci un esempio di un cliente difficile che hai gestito e i passaggi che hai intrapreso per raggiungerlo.
#4. Puoi fornire un esempio di un progetto che hai gestito dall'inizio alla fine?
È molto comune che un assistente esecutivo sia responsabile di un progetto dall'inizio alla fine. Quando ti vengono poste domande di questo tipo, l'interesse dell'intervistatore è conoscere le tue capacità nella gestione di progetti, nella risoluzione di problemi, nella comunicazione e altre abilità. Ti consiglio di parlare di un progetto che hai gestito in passato e dei passi che hai intrapreso per garantirne il successo.
#5. Come rimani organizzato e gestisci il tuo carico di lavoro?
In qualità di assistente esecutivo, hai la responsabilità di organizzare e programmare riunioni, oltre ad altri compiti amministrativi. L'intervistatore sarà interessato alla tua capacità di organizzare e gestire le attività in modo efficiente. Ti viene richiesto di fornire un esempio di come eri responsabile di molti compiti e delle tecniche che hai utilizzato per risolverli.
Elenco di controllo BusinessYield su come rispondere alle domande del colloquio comportamentale per gli assistenti esecutivi
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Domande situazionali per il colloquio con l'assistente esecutivo
Le domande di un colloquio situazionale per una posizione di assistente esecutivo sono fatte intenzionalmente per valutare come gestirai gli scenari di vita reale sul posto di lavoro o come hai gestito situazioni simili nel tuo lavoro passato. Fare domanda per un ruolo di assistente esecutivo richiede la preparazione a rispondere a molte domande che potrebbero essere situazionali.
Per poter rispondere a queste domande con punti ben ponderati, consiglio di utilizzare l'approccio STAR (situazione, compito, azione, risultato). Questa strategia ti aiuta a rispondere logicamente alle domande dell'intervista affermando un problema e spiegando come lo hai superato. Ecco un esempio che include la mia esperienza per aiutarti ad applicare il metodo Star quando rispondi alle domande di un colloquio situazionale per una posizione di assistente esecutivo.
Esempio
Ricordo di essere stato attento durante un colloquio per assistenti esecutivi presso un'azienda in cui lavoravo. Ho prestato attenzione a una candidata, Susan, che è stata successivamente assunta. Le è stato chiesto come avrebbe gestito le priorità concorrenti. Ha raccontato una situazione in cui ha supportato più dirigenti con scadenze contrastanti. Susan ha descritto il suo compito come organizzare il carico di lavoro e stabilire le priorità. Per quanto riguarda la sua azione, ha spiegato come utilizza strumenti di gestione del tempo come gli elenchi di cose da fare nel calendario per comunicare in modo proattivo con i dirigenti per chiarire le loro aspettative e negoziare le scadenze. Alla fine, il risultato descrive come ha gestito con successo il suo carico di lavoro rispettando le scadenze e mantenendo una comunicazione efficace con i dirigenti.
Domande comuni sull'intervista situazionale
- Descrivi come sei riuscito a gestire un cliente difficile.
- Cosa hai fatto quando hai assunto un ruolo di leadership per il quale non eri formato?
- Cosa hai fatto quando ti sei trovato di fronte a una decisione impegnativa senza avere molte informazioni?
- Condividi un momento in cui hai dovuto gestire lo stress per rispettare una scadenza difficile.
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Domande basate sulle competenze per il colloquio con l'assistente esecutivo
Le domande del colloquio basato sulle competenze per gli assistenti esecutivi vengono utilizzate per esaminare come hai gestito un compito difficile e altri aspetti del tuo lavoro passato. I datori di lavoro utilizzeranno queste domande per trovare informazioni in alcune aree in cui hai applicato le tue capacità e azioni nel tuo passato posto di lavoro. Durante la ricerca su questo argomento, ho assistito a un colloquio in cui ho osservato che un candidato come assistente esecutivo ha risposto a una delle domande basate sulle competenze.
L'intervistatore gli chiede di condividere la sua esperienza nella gestione di un compito difficile. La sua risposta su quanto sia riuscito a rimanere concentrato e a lavorare per lunghe ore nonostante il breve preavviso, pur essendo in grado di rispettare le scadenze, ha aiutato l'intervistatore a identificare le sue capacità di organizzazione e gestione del tempo.
Le domande più comuni basate sulle competenze per l'assistente esecutivo
Preparati sempre per domande basate sulle competenze quando ti prepari per un colloquio da assistente esecutivo. È necessario acquisire familiarità con le domande ed esercitarsi con le risposte. Mettere in pratica le tue risposte ti renderà più sicuro quando queste domande arriveranno a te. Inoltre, le risposte appropriate aiutano il candidato ad eccellere nei colloqui. Di seguito sono riportate alcune domande del colloquio basato sulle competenze per gli assistenti esecutivi.
- Quando hai completato un compito impegnativo come parte di una squadra e come?
- Fornisci un esempio di quando hai contribuito positivamente alla tua squadra
- Hai mai avuto a che fare con segnalazioni negative da parte di un datore di lavoro o di un collega di lavoro? Come hai gestito la cosa?
- Hai già gestito una grave crisi? Come hai gestito la cosa?
- Sei mai stato nella posizione di prendere grandi decisioni per la tua squadra? Quale risultato?
- Fai un esempio di quando hai dovuto cambiare programma all'ultimo minuto. E qual è stato il risultato?
- Hai mai gestito un conflitto con successo nel tuo lavoro precedente?
- Qual è stato il tuo più grande fallimento?
- Quale dirai che è il tuo più grande successo sul posto di lavoro?
Come rispondere a domande basate sulle competenze per l'assistente esecutivo
Quando ti candidi per la posizione di assistente esecutivo, è probabile che durante il colloquio sperimenterai l'uso di domande basate sulle competenze. È importante sapere come affrontare queste domande perché è facile andare fuori tema quando si forniscono molti dettagli. Raccomando il metodo STAR come un ottimo modo per preparare risposte a domande basate sulle competenze. Questo metodo ti consente di descrivere esempi efficaci e chiari che mostrano le tue capacità e abilità.
Ho applicato il metodo STAR quando in passato sono stato intervistato per il posto di assistente esecutivo presso Glitech Inc. Ho mostrato le mie capacità e abilità descrivendo come ho gestito situazioni difficili nel mio precedente posto di lavoro. Per una migliore comprensione, utilizzerò questo evento a Glitech per spiegare come utilizzare il metodo STAR per rispondere alle domande del colloquio basato sulle competenze per gli assistenti esecutivi.
# 1. Situazione
Qui è dove descrivi il contesto della situazione che hai vissuto. Ti suggerisco di mantenere la risposta breve perché alcuni intervistatori vogliono solo conoscere il tuo processo e i tuoi risultati. Utilizzerò la domanda seguente per condividere la mia esperienza personale durante un colloquio presso Glitech per aiutarti a comprendere le domande basate sulle competenze utilizzando STAR (situazione, compito, azione, risultato).
Domanda: quando hai completato un compito impegnativo come parte di una squadra e come?
Qualche tempo fa, mentre lavoravo come assistente esecutivo presso Top Premier Inc., ho avuto un'esperienza difficile che richiedeva pianificazione strategica e solide capacità di comunicazione. Ciò era dovuto a un'importante ristrutturazione che ha portato ad un aumento del carico di lavoro e obiettivi contrastanti tra i membri del team . Per gestire tutto, ho mantenuto l'efficacia operativa nel mio ruolo e ho gestito compiti importanti prima della scadenza.
#2. Compito
Qui discuterai del tuo compito nella situazione, che include gli obiettivi che avevi per la situazione. Inoltre, ti consiglierò di rendere le tue risposte concise e di fornire un contesto per il resto.
Ho riorganizzato il flusso di lavoro del team esecutivo, che era il mio compito principale, e ho dato priorità ai compiti in base alla loro importanza e al modo in cui influenzano gli obiettivi dell'azienda. Il mio obiettivo era migliorare la collaborazione, semplificare le operazioni e prevenire interruzioni durante la fase di ristrutturazione. Inoltre, ho la responsabilità di mantenere canali di comunicazione aperti con i membri del team per consentire loro di affrontare eventuali problemi o sfide incontrati durante il periodo di transizione
#3. Azione
Spiega all'intervistatore come hai gestito la situazione. Spiega cosa hai fatto e come lo hai fatto in dettaglio. Inoltre, fornisci esempi delle azioni che hai intrapreso e indica le ragioni che l'hanno resa la scelta migliore.
Ho gestito la situazione eseguendo una valutazione approfondita del flusso di lavoro esistente per individuare le aree che necessitavano di attenzione immediata. Successivamente, ho collaborato con i membri del team per creare un flusso di lavoro rivisto che stabilisse la priorità delle attività in base alla loro importanza e scadenza. Per assicurarsi che tutti siano d’accordo con il nuovo flusso di lavoro è necessario riallocare le risorse, delegare le attività in modo efficiente e implementare nuovi protocolli di comunicazione. Ho intrapreso un'azione specifica per introdurre un'app di gestione dei progetti che consentisse ai membri del team di monitorare le proprie attività, scadenze e progressi in tempo reale.
Sicuramente, ciò ha promosso un maggiore lavoro di squadra e una maggiore trasparenza e responsabilità tra i membri del team.
#4. Risultato
Questo è il risultato o l'esito delle scelte che hai fatto. Sii specifico quando presenti esempi di come hai influenzato le tue iniziative come assistente esecutivo. Infine, puoi condividere ciò che hai imparato svolgendo l'attività e come ha sviluppato il tuo ruolo di assistente esecutivo.
Il flusso di lavoro esecutivo è migliorato in base ai risultati delle azioni utilizzate. Successivamente, ciò ha portato a un aumento del 20% della produttività e a una riduzione del 15% dei tempi di recupero per i progetti chiave. Di conseguenza, la fase di ristrutturazione è stata completata prima della scadenza e il team è passato facilmente al nuovo flusso di lavoro. In effetti, ciò ha fatto crescere il morale del team, che si è sentito più coinvolto e autorizzato a contribuire al successo dell’azienda.
Da questa esperienza di colloquio ho imparato quanto sia importante essere proattivi nella pianificazione, come comunicare chiaramente e come essere flessibili durante la gestione di situazioni difficili nel proprio ruolo di assistente esecutivo. Inoltre, ha sottolineato quanto siano importanti la cooperazione e il lavoro di squadra per raggiungere obiettivi comuni.
Conclusione
Infine, le domande poste durante il colloquio per la posizione di assistente esecutivo possono differire. Inoltre, queste domande aiutano a valutare diversi aspetti delle competenze del candidato. Ogni azienda ha la propria serie di domande, ma la maggior parte si concentrerà sui risultati passati e sugli esempi chiave della storia di successo del candidato nel suo lavoro precedente.
Pertanto, le domande del colloquio comportamentale tendono a concentrarsi sul comportamento del candidato, che prevede le sue prestazioni future, mentre le domande situazionali valutano anche il modo in cui gestisce le sfide della vita reale. Inoltre, il metodo star (situazione, compito, azione, risultato) è un approccio efficace che aiuta i candidati a strutturare le loro risposte quando rispondono alle domande del colloquio basato sulle competenze per gli assistenti esecutivi. Aiuta a mostrare le qualifiche del candidato e l'idoneità al ruolo di assistente esecutivo.
Quali sono i 3 punti di forza principali per l'assistente esecutivo?
I seguenti sono i tre principali punti di forza di un assistente esecutivo:
- Organizzazione
- Comunicazione
- Gestione del tempo
Qual è il metodo Star per il colloquio con l'assistente esecutivo?
Il metodo stella ti aiuta a capire come gestire una situazione specifica che si verifica comunemente quando lavori come assistente esecutivo. Il metodo stellare, in breve, significa
- Situazione
- Task
- Action
- Risultato
Qual è il tuo punto debole come assistente esecutivo?
Il punto debole di un assistente esecutivo è che potrebbe avere difficoltà a delegare i compiti.
Cosa cerca un CEO in un assistente esecutivo?
- L'amministratore delegato cerca competenze innovative in un assistente esecutivo.
- Intraprendenza
- Un pensatore indipendente
- Un buon decisore
- Capacità di pensare e lavorare sotto pressione e ottenere alla fine buoni risultati.
Riferimenti
- LEADERSHIP SITUAZIONALE: Modelli e Qualità
- Domande per il colloquio telefonico: suggerimenti su come trovare il miglior candidato per il lavoro con un semplice colloquio telefonico
- TEORIE SULLA LEADERSHIP: Ciò che ogni leader deve sapere
- BUON MANAGER: come essere un buon manager
- CHE COS'È UN DIRIGENTE ACCOUNT? Mansioni, stipendio e lavoro Di più
