Indipendentemente dal tuo ruolo, dalle dimensioni dei membri del team o dai compiti su cui stai lavorando, c'è la possibilità che tu pensi che non c'è mai un momento perfetto per prendersi una pausa dal lavoro, ma non lasciare che questo ti trattenga. Questo perché i datori di lavoro sono consapevoli e si aspettano che i propri dipendenti abbiano bisogno di una pausa dal lavoro, ma poiché raramente ci è stato insegnato come farlo, sembra impossibile. Tuttavia, è necessario adottare alcune misure sia per ottenere l'approvazione che per rimanere in buoni rapporti con i gestori delle risorse. In questo articolo, parleremo dei passaggi da eseguire quando si richiede un permesso con esempi per aiutarti durante l'utilizzo di un'e-mail. Continua a leggere per conoscere i passaggi per la creazione di un tempo di richiesta efficace della politica.
Che cos'è una richiesta di permesso?
Una richiesta di ferie è una richiesta scritta di approvazione da parte del proprio supervisore per prendersi uno o più giorni di ferie dal lavoro. Ci sono diversi motivi per cui potresti chiedere formalmente un giorno libero. Ad esempio, può essere per congedo medico, lutto, paternità o maternità, o per godersi un po' di tempo personale e una vacanza.
Inoltre, una richiesta di permesso può essere tempo libero retribuito (PTO) o permessi non retribuiti. Per il periodo di ferie retribuito, riceverai la tua busta paga mentre sei lontano dal lavoro, mentre per l'eccezionale, è una durata fuori dall'ufficio senza stipendio. Inoltre, le leggi provinciali sul lavoro a volte disciplinano l'ammissibilità dei dipendenti a un periodo minimo di ferie.
Come richiedere il permesso
La richiesta di ferie a volte sembra difficile, lasciandoti con preoccupazioni come se la tua richiesta verrà accolta o disapprovata. Ma con un po' di pianificazione e una corretta scelta delle parole, la tua richiesta sarà probabilmente approvata. Quindi, quando richiedi un permesso, segui questi passaggi per mantenere la tua professionalità e buona reputazione con i tuoi manager:
- Rivedi la politica PTO della tua azienda
- Rispettare il calendario aziendale
- Discuti la tua richiesta con il tuo manager
- Invia una richiesta formale
- Riconoscere la risposta
Inoltre, una volta completata la tua richiesta formale, l'azienda decide e ti informa se puoi prendere il congedo. Se il risultato è positivo, riconoscerlo è importante. Puoi scrivere un'e-mail di risposta, ringraziando il tuo manager per aver accolto la tua richiesta. Potresti anche richiedere chiarimenti e istruzioni su come rendere il processo più fluido per l'azienda.
Richiesta di politica di permesso
In qualità di manager, sei ritenuto responsabile dell'approvazione delle richieste di congedo dalle proprie mansioni lavorative. Pertanto, la stesura di un'efficace politica di richiesta di ferie aiuta i dipendenti a evitare confusione riguardo ai giorni in cui possono prendere le ferie e ad anticipare se riceveranno del tempo lontano dal lavoro nei giorni desiderati. È necessario creare una politica di richiesta di ferie che dettagli chiaramente il processo dell'organizzazione di approvazione dei giorni di ferie dei dipendenti.
Vale a dire, una politica di richiesta di ferie è una sezione all'interno del manuale del dipendente di un'organizzazione che copre le linee guida per i dipendenti che richiedono un congedo retribuito o non retribuito dal lavoro. Un'efficace politica di richiesta di ferie dovrebbe descrivere chiaramente le regole di un'azienda quando si tratta di richiedere ferie. Le informazioni generalmente incluse nelle comuni politiche di richiesta di permessi includono:
- Quanti giorni di permesso non retribuito o retribuito possono richiedere i dipendenti
- Con quale anticipo i dipendenti possono presentare richieste di permesso
- Eventuali date o istanze specifiche ai dipendenti non sono autorizzate a richiedere il permesso
- Il processo dell'organizzazione per decidere quali dipendenti ricevono il permesso quando ci sono più richieste
Come creare una politica di richiesta di permessi
Dovresti costruire una politica che sia in linea con le esigenze, gli obiettivi e le preferenze dell'azienda. Segui questi passaggi per creare un criterio di richiesta di ferie efficace:
#1. Scopri il programma più impegnativo dell'azienda
Uno dei motivi per cui le aziende implementano le politiche sui permessi è assicurarsi di non essere a corto di personale nei giorni di punta quando l'azienda è occupata. Ad esempio, le aziende di vendita al dettaglio potrebbero aver bisogno di dipendenti aggiuntivi per lavorare durante le festività natalizie quando più clienti acquistano regali per i propri cari. Ciò significa che le aziende avranno bisogno di più dipendenti per lavorare ore extra alla fine del trimestre per garantire il rispetto di determinate allocazioni.
#2. Sapere fino a che punto i dipendenti richiedono lo sconto
Dovresti specificare chiaramente con quanto anticipo consentirai ai dipendenti di chiedere di uscire. Ciò garantisce che i responsabili di reparto abbiano tempo sufficiente per pianificare l'assenza di un membro del team. Il numero indicato nella polizza può dipendere dalle esigenze dell'azienda, dalla responsabilità del dipendente e dal numero di giorni di riposo richiesti.
#3. Giorni di bozza e frequenza con cui i dipendenti si prendono del tempo libero
La politica dovrebbe anche indicare quanti giorni di ferie concederai ai dipendenti. Questo numero può variare in base a fattori come il dipartimento del dipendente o da quanto tempo ha lavorato per l'azienda. Ad esempio, alcuni membri del team che hanno lavorato con l'azienda per diversi anni potrebbero ottenere più giorni di ferie nel tempo. Specifica il numero esatto che puoi consentire a determinati dipendenti di decollare.
#4. Fornire indicazioni su come e dove inviare le richieste
Per garantire che tutte le richieste di ferie siano in un unico posto affinché i manager possano esaminarle e approvarle in modo efficiente, scrivere linee guida e passaggi chiari che i dipendenti devono seguire quando inviano le loro richieste. I luoghi in cui i dipendenti possono inviare richieste includono:
- App di pianificazione del tempo: scarica un orario app di pianificazione che i dipendenti possano utilizzare e indirizzarli su come accedervi e registrare le loro ore nel sistema. Potrebbe essere necessario fornire corsi di formazione su come utilizzare questo programma per garantire che i dipendenti richiedano correttamente le ferie.
- E-mail: indirizza i dipendenti a inviare le loro richieste di ferie in un'e-mail. La politica può indicare le informazioni che i dipendenti devono includere nel corpo dell'e-mail.
- Modulo digitale o cartaceo: crea un modulo di richiesta di ferie e distribuiscilo digitalmente o distribuiscilo fisicamente ai membri del team. I dipendenti possono inserire il loro nome, titolo di lavoro, reparto, date e orari in cui vorrebbero essere liberi e il motivo per cui richiedono un periodo di assenza dal lavoro. Quindi lasciare uno spazio sul modulo affinché i gestori possano approvare o rifiutare la richiesta e restituirlo a loro.
#5. Descrivi i tuoi metodi per le richieste di permesso prolungato
Potrebbero esserci esempi di un momento in cui molti dipendenti richiedono un congedo contemporaneamente. Per evitare di essere a corto di personale in questi giorni, dovresti disporre di un metodo chiaro per decidere chi dovrebbe ricevere il permesso. Avere un sistema stabilito e delineato nella politica per assicurare ai dipendenti che il tempo del processo di selezione sia gestito in modo equo.
#6. Organizzare le richieste dei dipendenti
Per garantire ai dipendenti che stai monitorando efficacemente i loro giorni di ferie e non stai riponendo in modo errato le loro richieste, dovresti stabilire un processo organizzato per dove queste richieste vengono archiviate e condividerlo nella politica. Alcuni luoghi in cui è possibile salvare e tenere traccia delle richieste dei dipendenti e dei giorni di permesso accettati includono:
- Foglio di calcolo: etichetta le colonne con i nomi dei dipendenti, le date delle richieste di ferie e gli stati di approvazione.
- App di gestione del tempo: utilizza un programma di gestione del tempo, che può organizzare automaticamente le richieste di ferie e le relative date e inviarle direttamente a te per l'approvazione.
- Cartella: salva le richieste dei dipendenti, le date e altre informazioni sui periodi di ferie in cartelle etichettate sul tuo computer per rivederle rapidamente e fare riferimento quando necessario.
E-mail di richiesta di permesso
Un'e-mail di richiesta di ferie è un'opportunità per chiedere al tuo datore di lavoro date specifiche di ferie dal lavoro. Pertanto, un'e-mail di richiesta efficace informa il tuo datore di lavoro dei tuoi piani per garantire che il tuo lavoro sia completato o coperto oltre a quando sarai assente e tornerai al lavoro. Puoi scrivere un'e-mail di richiesta chiara, concisa e informativa che promuova la comunicazione e la fiducia tra te e il tuo datore di lavoro.
Richiesta di permesso via e-mail: come scrivere
Sapere come scrivere un'e-mail di richiesta di un giorno di ferie è importante perché prendersi giorni di ferie dal lavoro è la chiave per una salute equilibrio tra lavoro e vita privata, se hai bisogno di occuparti delle parti non lavorative della tua vita o semplicemente hai bisogno di una pausa. Ecco i passaggi per scrivere un'e-mail di richiesta di ferie:
#1. Scrivi una breve riga dell'oggetto
Una buona regola empirica per le e-mail professionali, in generale, è che il destinatario dovrebbe essere in grado di comprendere il punto dell'e-mail prima di aprirla. Quindi, scrivi una breve riga che indichi lo scopo della tua email e le date in cui desideri decollare. Inoltre, considera anche di scrivere il tuo cognome nella riga dell'oggetto per assicurarti che il destinatario possa identificare rapidamente chi sta richiedendo un permesso e quando.
#2. Includi motivi per scrivere
Dopo aver salutato il destinatario, usa la prima riga della tua e-mail per dichiarare direttamente che stai scrivendo per richiedere un permesso. Puoi utilizzare una dichiarazione se hai già parlato con il tuo supervisore della tua richiesta.
#3. Aggiungi le date che stai richiedendo
Menziona quali date prevedi di decollare nella prima riga della tua e-mail o all'inizio del paragrafo. Assicurati che queste date corrispondano a quelle che hai incluso nella riga dell'oggetto. È anche importante indicare quanti giorni stai utilizzando se la tua azienda pratica una politica di permessi maturati.
#4. Menziona il motivo per cui ti stai prendendo una pausa (facoltativo)
Questa sezione è facoltativa se vuoi solo fare una breve pausa dal lavoro o una giornata personale. Tuttavia, se ci sono problemi personali o istanze giustificanti che richiedono la tua attenzione, indicarli può aiutare il tuo supervisore a decidere se approvare il tuo congedo. Questo passaggio può aiutare il tuo supervisore o datore di lavoro a decidere se approvare il tuo permesso.
#5. Discuti su come ti stai preparando
Assicurati di spiegare in anticipo come ti stai preparando per alleviare il peso della tua assenza dall'azienda. Questo aiuta a trasmettere il tuo senso di professionalità e aumenta le possibilità che la tua richiesta di ferie venga approvata. Dì loro che stai lavorando diligentemente per assicurarti che tutti i tuoi affari di lavoro siano completati prima di partire.
#6. Sii disponibile per domande
Termina la tua e-mail consentendo al tuo datore di lavoro o supervisore di contattarti per ulteriori informazioni e per confermare la decisione della tua richiesta. Questo elemento è una cortesia professionale che promuove anche una comunicazione chiara e aperta tra te e il tuo datore di lavoro.
Email di richiesta di permesso: esempi
Ecco alcuni esempi di e-mail di richiesta di ferie per aiutarti a iniziare:
Esempio 1.
Salve [nome del supervisore],
Voglio richiedere un permesso per [date] a causa di [motivo].
Il mio team non ha scadenze impegnative né lavora durante [date in cui richiedi una pausa]. Sarebbe accettabile se andassi in vacanza allora? Sarò lieto di discutere ulteriori dettagli con voi, se lo desiderate. Se avete domande, fatemelo sapere.
Grazie per il tuo tempo,
[Il tuo nome]Esempio 2.
Caro [nome],
Sto scrivendo una richiesta formale per avere [date] libere. Non mi sono preso giorni liberi dall'inizio dell'anno e sarò grato se questa volta sarà possibile. risolvere questo problema.
Ho già chiesto a Prisca se può occuparsi dei miei turni, e lei ha promesso di essere disponibile a farlo. È preparata e adatta a ogni compito che svolgo. Ho fiducia nella sua capacità di gestire questo.
Fammi sapere se hai domande o dubbi sulla mia richiesta. Sono più che felice di venire nel tuo ufficio per discuterne.
Grazie e ci sentiamo presto,
[Il tuo nome]esempio 3
Ciao (Nome),
Grazie per aver approvato in precedenza la mia richiesta di ferie. I miei piani sono cambiati e volevo sapere se potevo prolungare il mio congedo per un paio di giorni fino al (inserire la data).
Mi rendo conto che questo potrebbe cambiare i piani e sono disposto a fare tutto il possibile per farlo funzionare. Per favore fatemi sapere se volete discutere di questo.
Cordiali saluti,
(Il tuo nome)
Con quanto anticipo dovresti chiedere il permesso?
Assicurati di informare il tuo manager e il tuo team con almeno due o tre settimane di anticipo.
Come faccio a chiedere un permesso senza pagare?
- Un dipendente presenta una richiesta scritta di ferie non retribuite, entro il periodo di preavviso richiesto.
- Il manager o il supervisore si consulta con i responsabili delle risorse umane e/o dei dipartimenti.
- Il manager o le risorse umane approvano o rifiutano la richiesta.
Posso prendere un giorno libero dal lavoro per motivi personali?
Puoi utilizzare una giornata personale per vari motivi, come votare, partecipare a un appuntamento dal medico o gestire un'emergenza familiare.
Riferimenti
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