Il existe des outils logiciels de gestion qui vous aident à centraliser et à gérer automatiquement les réservations de voyage pour vos clients. Si vous recherchez cette catégorie de logiciels pour la première fois, cet article couvre tout ce que vous devez savoir sur les fonctionnalités clés, les options des fournisseurs et le marché dans son ensemble. Restez à l'écoute car nous répertorions les meilleurs outils de gestion des voyages d'affaires.
Outils logiciels de gestion des voyages
Un outil de gestion des voyages est un logiciel qui permet aux utilisateurs de planifier, d'acheter et de suivre leurs dépenses de voyage. Les entreprises utilisent ce logiciel pour rationaliser les décisions d'achat, centraliser les données sur les dépenses de voyage des employés et gérer les budgets de voyage d'entreprise. Au lieu d'employer des agents individuels ou d'envoyer des reçus auto-achetés à un logiciel de gestion des dépenses, les outils de gestion des voyages offrent aux utilisateurs une plate-forme pour planifier et déclarer automatiquement leurs achats de voyages.
Les outils de gestion des voyages favorisent la visibilité entre les managers et les employés concernant les déplacements de l'entreprise, ainsi que permettent aux comptables et aux managers de réaliser des rapports et de rémunérer les employés. Il garantit également que les déplacements professionnels des collaborateurs sont conformes à la politique de l'entreprise.
De quels outils de gestion des voyages les entreprises ont-elles besoin ?
Le logiciel de gestion des voyages est devenu une ressource essentielle pour les entreprises modernes. Cela est dû à la nature trépidante de l'environnement des affaires, à la mondialisation et à la nécessité de voyager. Bien que la communication à distance soit possible, de nombreux scénarios nécessitent des réunions en face à face pour développer des relations d'affaires. Par conséquent, les entreprises doivent occasionnellement envoyer des représentants d'entreprise en voyage d'affaires. C'est là que les outils de gestion des voyages peuvent aider. Les entreprises peuvent choisir parmi une variété de solutions de gestion des voyages en fonction de leurs besoins spécifiques, ce qui peut rationaliser et améliorer l'ensemble de l'expérience de voyage d'entreprise.
Il existe plusieurs types d'outils de gestion des voyages, chacun avec un ensemble unique de fonctionnalités. Voici les types d'outils de gestion de voyages les plus courants :
#1. Outils de gestion des voyages d'affaires
Les outils de gestion des voyages d'affaires offrent aux entreprises une plate-forme complète pour gérer les voyages d'affaires de leurs employés. Ces applications intègrent souvent la réservation de voyages, la gestion des itinéraires et la surveillance de la conformité aux politiques dans un seul tableau de bord consolidé.
#2. Outils de planification et de gestion
Les solutions de planification et de gestion des voyages d'affaires sont conçues pour aider les entreprises à planifier et à gérer les voyages d'affaires de leurs employés. La réservation de voyages, la gestion des itinéraires, l'accès hors ligne et la synchronisation automatique des itinéraires avec d'autres applications sont des aspects communs de ces produits.
#3. Outils de gestion des dépenses
Les solutions de gestion des dépenses sont destinées à aider les particuliers et les entreprises à suivre, organiser et gérer toutes leurs dépenses liées aux voyages. La numérisation des factures, les rapports de dépenses automatisés et l'interaction avec les logiciels de comptabilité sont des aspects communs de ces outils.
#4. Outils de gestion d'itinéraire
Un logiciel de gestion d'itinéraire de voyage permet aux clients de consolider et d'organiser leurs projets de vacances en un seul endroit, ce qui facilite la gestion et le suivi de tous leurs préparatifs de voyage. Ces applications et sites Web collectent souvent des informations sur les voyages à partir de confirmations par e-mail ou de sites de réservation et produisent un itinéraire principal qui peut être consulté via une application ou un site Web.
Ce qu'il faut rechercher lors de la vérification des outils de gestion des voyages d'affaires
Les outils de gestion des voyages qui couvrent tout, de l'administration des données des voyageurs à la réservation, en passant par l'élaboration de politiques, la facturation automatique et bien plus encore, sont sans aucun doute la meilleure solution sur le marché. Cependant, ils diffèrent considérablement en termes d'utilité et de réduction des coûts qu'ils peuvent apporter aux organisations, l'accès à des biens à bas prix étant le principal facteur de motivation.
Voici une liste de contrôle de ce qu'il faut rechercher lors de l'évaluation d'un logiciel de gestion des voyages d'affaires :
- Fonction d'auto-réservation.
- Assistance gratuite XNUMXh/XNUMX
- Inventaire de voyage.
- Un outil qui peut évoluer et s'adapter à l'avenir.
- L'assistance voyage est disponible 24 heures sur XNUMX, sept jours sur sept, par téléphone, chat et e-mail.
- Il n'y a pas de frais supplémentaires pour l'assistance voyage.
- Consolidation des factures
- Rapport sur les dépenses de voyage
Meilleurs outils de gestion des voyages d'affaires
La plupart des logiciels de réservation de voyages d'affaires permettent aux employés de réserver des vols, des véhicules et des hôtels à partir d'une seule interface. Voici quelques outils populaires de gestion des voyages d'affaires.
#1. Dépenses
Ce système de gestion des déplacements et des dépenses (TMS) hébergé dans le cloud aide les entreprises à gérer les cycles de vie des rapports de dépenses, les factures et les remboursements T&E. Les employés peuvent utiliser les capacités de reconnaissance d'images d'Expensya pour extraire les montants, les dates et les informations sur les commerçants à partir de leurs reçus de voyage et de divertissement.
#2. Circule
L'application de gestion des dépenses proposée par Circula aide les entreprises à gérer efficacement les indemnités journalières, les dépenses en espèces, les frais de déplacement et les débours liés aux vacances. En plus de ses fonctionnalités de gestion des voyages, qui incluent des règles d'allocation de fonds, des cartes de crédit d'entreprise et des audits de conformité automatisés, la solution inclut les avantages sociaux parmi ses fonctionnalités.
#sept. Airbnb
Airbnb for Work garantit de simplifier le processus de réservation et de gestion des voyages pour votre entreprise en donnant accès à des listes locales et mondiales adaptées aux voyages d'affaires à court et à long terme. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un TMS dédié, la solution offre certaines des mêmes fonctionnalités que celles offertes par les TMS dédiés, notamment le suivi des dépenses, les méthodes de paiement partagées et les réservations.
#4. Actions de voyage
TripActions est en mesure d'aider les entreprises à automatiser leurs voyages d'affaires en offrant des options de création de rapports, de gestion des réservations et de génération de factures. En plus du flux de travail d'approbation, d'autres fonctionnalités incluent les rapports de dépenses, les rappels, la planification des vacances et l'accès mobile. TripActions permet aux équipes d'envoyer des invitations de voyage aux invités ainsi qu'aux candidats aux postes vacants. Un tableau de bord vous donne également la possibilité de surveiller vos dépenses et votre budget annuels.
#5. Banque de voyage
TravelBank est un programme de suivi des dépenses et de gestion des voyages d'affaires qui combine ces deux fonctions en une seule plateforme. Sa conception conviviale, ses remboursements rapides des dépenses et son programme de récompenses de voyage aident tous les organisations à établir et à mettre en pratique des politiques de coût et de voyage. L'outil TravelBank est disponible dans les formats mobile et de bureau.
#6. VoyagePerk
TravelPerk atténue le stress associé aux voyages d'affaires en offrant aux clients le plus grand assortiment d'options de réservation à travers le monde à des prix abordables. Il fournit un service client XNUMX heures sur XNUMX et, grâce à son programme FlexiPerk, vous pouvez obtenir un remboursement pour tout voyage que vous effectuez.
#7. Concurrence SAP
SAP Concur est le système intégré le plus largement utilisé pour gérer les frais de déplacement, les factures professionnelles et les autres coûts associés dans le monde. Avec SAP Concur, les employés disposent d'une application très appréciée pour les aider tout au long de leur parcours, et des approbations de factures automatisées sont également fournies. L'intégration de données en temps quasi réel et l'utilisation de l'intelligence artificielle pour évaluer l'exactitude des transactions commerciales peuvent aider les entreprises à prévenir les déficits budgétaires.
#8. Fyle
Fyle promet d'aider les employés à respecter la politique T&E de votre entreprise, tout en fournissant aux équipes financières un logiciel de gestion des cartes de crédit et de gestion des reçus pour les aider à garder le contrôle des dépenses totales T&E. Un suivi du kilométrage, la possibilité de diviser les dépenses des employés, les indemnités journalières et les rapports de voyage sont quelques-unes des fonctionnalités supplémentaires incluses dans les capacités de gestion des voyages de Fyle.
#9. Embarquer
Emburse élimine le besoin de processus manuels laborieux, améliore la gestion et la visibilité des dépenses et offre une assistance gratuite. Le logiciel Certify Expense comprend un flux de travail de demande de dépenses et d'émission de cartes qui est intégré, ainsi qu'un enregistrement de reçus mobiles et des outils d'audit intégrés.
#dix. Dépenses
Spendesk est une solution de gestion des dépenses qui assiste les entreprises dans la réservation de voyages d'affaires, le suivi des dépenses des employés et l'automatisation des notes de frais. Cet outil de gestion des voyages permet aux utilisateurs de demander l'approbation de la direction et de réserver en toute sécurité sur n'importe quel site Web, tout comme les autres outils de gestion des voyages de la liste.
#11. Égencia
Egencia est un TMS qui offre des fonctionnalités de reporting des dépenses, d'accès administrateur, d'application mobile pour plus de commodité et de facturation client. En outre, Egencia propose des informations sur les paramètres de politique de voyage au niveau national pour les pays touchés par l'épidémie.
#12. Rydoo
Rydoo donne à ses utilisateurs la possibilité de surveiller et de gérer leurs dépenses en temps réel et depuis n'importe quel endroit dans le monde. Le logiciel est compatible avec une variété d'applications comptables, notamment Oracle, Xero et Quickbooks. Des intégrations avec Uber et Lyft sont également disponibles sur cette plate-forme, ce qui simplifie considérablement la planification du transport vers et depuis l'aéroport pour les membres du personnel.
#13. Dépense Zoho
Les clients peuvent gérer tous les aspects des voyages d'affaires de leurs employés avec l'aide de Zoho Expense, qui fait partie du vaste portefeuille de logiciels de Zoho. De plus, la solution de dépenses Zoho donne à ses utilisateurs la possibilité de créer des itinéraires de voyage complets, de réserver des vols et des hôtels, et de configurer des autorisations de pré-voyage et des profils de voyageurs.
#14. Pairsoft
En fournissant un moteur de réservation qui montre le contenu du voyage à votre personnel, Pairsoft facilite la gestion des préparatifs de voyage. Il combine la politique de voyage d'une entreprise pour négocier avec les compagnies aériennes, les hôtels et les agences de location de véhicules, et il synchronise toutes les informations de voyage avec la solution de dépenses fournie par l'outil.
#15. Dépenser
La possibilité d'entamer une conversation avec un concierge, puis de réserver des arrangements de voyage tels que des vols, des hôtels et des voitures est l'un des aspects les plus utiles d'Expensify. La solution de gestion des voyages fournie par Expensify comprend un certain nombre de fonctionnalités utiles aux voyageurs d'affaires à l'ère du COVID. Ces caractéristiques comprennent des services de risque de voyage, des avis médicaux et des transports d'urgence. Tenez compte du fait que la solution permet aux employés de réserver avec la compagnie aérienne, l'hôtel et le programme de fidélisation de leur choix, ce qui peut avoir des répercussions sur le montant total dépensé en voyages et divertissements.
Comment fonctionne un système de gestion des voyages ?
Un système de gestion des voyages d'affaires rationalise les réservations en rassemblant tous les choix d'hôtels et de billets sur une seule plateforme. De plus, le système fournit une interface utilisateur facile à utiliser qui permet aux voyageurs d'affaires de tout réserver sur une seule plateforme plutôt que de naviguer sur plusieurs sites Web, ce qui permet de gagner du temps.
Quels sont les quatre C de la gestion des voyages d'affaires ?
Les quatre C de la gestion d'entreprise
- Culture.
- Collaboration.
- Coût.
- directeurs financiers.
Quelles sont les étapes de la gestion de la gestion des voyages d'affaires ?
Si votre organisation gère des voyages d'affaires fréquents, les cinq actions énumérées ci-dessous aideront à rationaliser le processus et à minimiser les problèmes.
- Sélectionnez un outil de gestion des voyages d'affaires.
- Créez des politiques pour les déplacements de vos employés.
- Fournir une assistance à votre équipe.
- Élaborez un plan de gestion financière.
- Simplifiez la procédure d'approbation.
Quels sont les objectifs de la politique voyages ?
L'objectif des politiques de voyage est d'offrir des politiques et des procédures claires conformes aux normes nationales et fédérales, de promouvoir des voyages sûrs, de permettre des dépenses de voyage raisonnables et gérables tout en conservant les contrôles et la responsabilité essentiels, et de s'assurer que tous ces les objectifs sont atteints.
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Bibliographie
