Les agents de voyages d'affaires, souvent appelés assistants personnels dans l'industrie des voyages d'affaires, gèrent tous les aspects de la planification des voyages d'affaires, y compris l'organisation des itinéraires et la recherche de bonnes affaires sur les vols et l'hébergement. Avec l'essor des plateformes numériques de gestion des voyages, beaucoup remettent en question le rôle des agents de voyages d'affaires dans l'industrie.
Cet article explore les avantages d'utiliser leurs services, en abordant les questions de ce qu'est un agent de voyages d'affaires et comment ils s'intègrent dans le paysage des voyages d'affaires.
Qu'est-ce qu'une agence de voyages d'affaires ?
Une agence de voyages d'affaires se concentre sur la gestion et l'organisation de plans de voyage pour les entreprises, les organisations et les agences gouvernementales. Ils travaillent en étroite collaboration avec les clients pour comprendre leurs besoins et leurs préférences, en utilisant les relations de l'industrie pour obtenir les meilleures offres. Ils offrent des services d'assistance tels qu'une assistance d'urgence 24 heures sur 7, XNUMX jours sur XNUMX, une assurance voyage et des rapports de gestion.
En plus de réserver des voyages, les agences de voyages d'affaires peuvent également proposer la planification d'itinéraires, la gestion des dépenses et l'élaboration de politiques de voyage d'entreprise. En faisant appel à une agence de voyages d'affaires, les entreprises peuvent économiser du temps, de l'argent et des ressources tout en s'assurant que les employés voyagent en toute sécurité et efficacement à des fins professionnelles.
Que fait un agent de voyages d'affaires ?
Les agents de voyages d'affaires gèrent les préparatifs des voyages d'affaires, y compris la réservation des vols, de l'hébergement, des visas et de l'assistance au voyage. De plus, ils garantissent des voyages d'affaires rentables et sûrs, réduisent les frictions et garantissent la conformité aux politiques. Ils peuvent être individuels consultants ou faisant partie d'une agence de voyages d'affaires.
Les préparatifs de voyages d'affaires peuvent devenir difficiles s'ils ne sont pas gérés correctement. Par conséquent, ils peuvent rapidement faire face à des dépenses excessives et à des voyages désorganisés en raison des nombreux itinéraires, frais de voyage et exigences de voyage différents qui doivent être pris en compte.
Les agents de voyages d'affaires utilisent l'ensemble complet des exigences de voyage d'une entreprise pour concevoir des voyages d'affaires qui correspondent à leurs limites de dépenses. Les agents de voyages d'affaires peuvent être responsables de :
- Obtention de visas pour voyager
- Réservation de vols et d'autres moyens de transport, tels que la location de voitures,
- Veiller à ce que les devoirs de diligence soient exécutés
- Faire des horaires de voyage
- Faire des réservations d'hôtel
- Coordination avec le département des finances pour établir les procédures de frais de déplacement
- Accompagner ceux qui se déplacent pour le travail
Quels sont les 5 types d'agences de voyages ?
Examinons les six principales catégories d'agences de voyages et les méthodes qu'elles emploient pour rester vitales pour leur clientèle.
#1. Agence de voyage hors ligne :
La hausse des sans souci et Internet a transformé les agences de voyages hors ligne de charmantes en coûteuses par rapport aux agences de voyages en ligne. Une agence de voyages au détail, semblable à un détaillant, achète auprès de grossistes et vend des produits de voyage directement aux clients.
Par conséquent, ce modèle cible les clients qui recherchent de l'aide pour créer des itinéraires de voyage, trouver les meilleures offres, organiser le transport et l'hébergement, obtenir des remboursements et des annulations, et gérer l'assurance, les documents de voyage et la monnaie.
#2. Agence de voyage en ligne :
Les agences de voyages en ligne (OTA) sont populaires et prospères pour vendre des produits de voyage comme les billets d'avion, l'hébergement, la location de voitures et les forfaits vacances directement aux consommateurs. Grâce à leur expertise et à leurs connaissances, les OTA connectent les hôteliers, les compagnies aériennes, les fournisseurs et les voyageurs, en établissant des relations personnelles solides et en comprenant l'évolution des besoins.
De plus, leur expérience client personnalisée est la clé de leur succès, et les entreprises doivent reconnaître l'importance des expériences personnalisées pour les clients d'aujourd'hui.
#3. Agence de voyages en gros :
Les agences de voyages en gros, agissant en tant qu'intermédiaires entre les vendeurs et les détaillants, gèrent le canal complexe de distribution des voyages en achetant des produits auprès des compagnies aériennes, des hôteliers et des sociétés de transport et en les revendant aux agences de vente au détail.
De plus, ils se spécialisent dans la planification, l'organisation, la création et la commercialisation de voyages à forfait basés sur les préférences des voyageurs.
#4. Agence de voyages d'affaires :
Les sociétés de gestion de voyages (TMC) gèrent les voyages d'affaires pour les entreprises clientes, offrant des avantages par rapport aux agents de voyages en ligne (OTA) et aux méta-moteurs de recherche.
En outre, ils offrent une expertise dans les voyages d'affaires, la réservation rapide, les tarifs aériens et hôteliers réduits, l'assistance en voyage 24 heures sur 7, XNUMX jours sur XNUMX et la gestion de crise. Notez que cibler le public des entreprises et travailler avec leurs besoins spécifiques est crucial dans n'importe quelle industrie.
#5. Agence de voyages de loisirs :
Le tourisme de loisirs est une industrie en croissance rapide, avec des agences proposant des forfaits vacances personnalisés, des itinéraires, des hébergements et des visites guidées aux voyageurs cherchant à faire une pause dans leur vie trépidante.
De plus, ces agences doivent répondre aux besoins spécifiques de leurs clients, car les touristes de loisirs diffèrent des touristes d'affaires, nécessitant des services spécialisés et adaptés.
Quels sont les avantages des voyages d'affaires ?
Voici sept des principaux avantages de faire appel à une agence de voyages d'affaires pour gérer vos voyages d'affaires.
#1. Ils proposent des voyages à prix réduit :
Une agence de voyages d'affaires offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment des réductions sur les vols et l'hébergement. Comme ils réservent de grands volumes de vols et de chambres d'hôtel, ils peuvent obtenir de meilleurs tarifs de vol et des réductions.
De plus, les agences établies de longue date peuvent donner accès à des surclassements de vol et de chambre d'hôtel, à des salons VIP et à un transport terrestre de première classe.
#2. Ils économisent du temps et de l'argent :
Faire appel à une agence de voyages d'affaires présente des avantages évidents en termes d'économies de temps et d'argent. Ils pourraient vous trouver rapidement les meilleures offres grâce à leurs contacts dans l'industrie et à leurs connaissances.
Par conséquent, la majorité des entreprises sélectionnent des fournisseurs de voyages d'affaires qui se concentrent sur le service aux clients dans un secteur similaire. Ceci est très avantageux car les agences de voyages d'affaires qualifiées peuvent rationaliser votre plan de voyage, vous faisant gagner du temps et de l'argent.
#3. Ils offrent une assistance XNUMX heures sur XNUMX :
Un agent de voyages d'affaires est un contact d'urgence pour les voyageurs, fournissant une assistance avant, pendant ou après leur voyage, surtout s'ils ne parlent pas la langue locale. Ils peuvent également aider lors de bouleversements politiques ou météorologiques, assurant un voyage en douceur et sans stress.
De plus, leurs services assurent la résolution immédiate des problèmes, permettant aux employés de profiter de leurs voyages d'affaires.
#4. Ils fournissent des connaissances internes :
Les agences de voyages d'affaires peuvent vous donner des connaissances privilégiées qui ne sont généralement pas accessibles au public, car elles possèdent de nombreuses années d'expertise dans leur secteur. Leurs connaissances approfondies et leur accès privilégié les tiennent au courant des développements les plus récents concernant les changements de prix des vols.
De plus, leurs informations privilégiées permettent également de modifier votre itinéraire sans encourir de frais supplémentaires. Les itinéraires peuvent être modifiés par un agent de voyages d'affaires pour peu ou pas de frais supplémentaires, ce qui permet à votre entreprise d'économiser de l'argent.
#5. Ils respectent les politiques de voyage d'entreprise :
Toute entreprise, grande ou petite, qui envoie des travailleurs en voyage d'affaires doit imposer une politique de voyage d'entreprise pour s'assurer que tout le monde respecte les directives fondamentales. Des classes de vol spécifiques, des étoiles de voiture de location et des tarifs hôteliers sont tous couverts par ces réglementations.
Par conséquent, en conseillant le personnel sur toutes les options acceptables, un agent de voyages d'affaires contribue à l'application de cette politique. En travaillant avec une agence de voyages d'affaires, vous pouvez éviter de perdre du temps à surveiller le respect par le personnel des politiques de voyage de votre entreprise.
#6. Ils offrent un accès aux Ressources :
Les agents de voyages d'affaires offrent des ressources complètes pour un voyage d'affaires fluide, en utilisant des outils en ligne pour identifier les facteurs affectant le voyage. Ils peuvent imprimer des billets d'avion, informer les passagers des retards et assurer un chauffeur programmé.
De plus, grâce à leur accès étendu, ils peuvent éviter les accidents et réserver des vols alternatifs si les changements météorologiques entraînent des retards. Cela garantit la tranquillité d'esprit et une équipe de professionnels compétents pour gérer tous les problèmes.
#7. Ils utilisent les meilleurs systèmes de réservation de voyages :
Les agences de voyages d'affaires proposent des systèmes en ligne de premier ordre pour les réservations de voyage de bout en bout, éliminant ainsi les tracas des réservations individuelles. De plus, ils fournissent des plateformes et des outils de réservation fiables et cohérents comme des applications mobiles pour soumettre des plans de voyage et demander des modifications, et ils maintiennent une communication ouverte avec leurs agents. Cette technologie de pointe rationalise le processus, permettant une gestion efficace des itinéraires de déplacement des employés et un gain de temps.
Comment démarrer une entreprise de voyage prospère ?
Vous pouvez démarrer votre nouvelle entreprise du bon pied à l'aide de ces huit meilleures pratiques.
#1. Définissez votre créneau :
Des expériences dans le sport, les voyages ou la planification d'entreprise peuvent aider une agence de voyages en démarrage à réussir. Ceux qui connaissent les tenants et les aboutissants des voyages, les intérêts des clients et les meilleurs endroits où séjourner peuvent offrir une expérience mémorable qui attire des clients fidèles et gagne de la publicité de bouche à oreille. De plus, cela inclut des passe-temps comme le rafting, l'escalade, les sports, la planification de lune de miel et le travail pour de grandes entreprises.
Les autres niches de voyage incluent les suivantes :
- Vacances de lune de miel
- Voyage d'entreprise
- Circuits d'aventure
- Déplacements sportifs
- Voyage médical
- Mariages à destination
- Visites gourmandes
- Voyager avec les animaux de compagnie
- Voyage senior
- Voyage en famille
Vous pouvez structurer le reste de votre entreprise en commençant par vous concentrer sur votre créneau identifié. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez vous diversifier sur de nouveaux marchés ou embaucher des partenaires experts dans divers domaines.
#2. Faire des Recherches sur le marché actuel et les tendances :
Pour déterminer le créneau de votre agence de voyages, effectuez une étude de marché pour identifier les clients potentiels, la démographie du marché cible, les problèmes auxquels ils sont confrontés et la manière dont les clients les résolvent. De plus, analysez les concurrents existants, leurs modèles d'agence de voyage et leurs offres uniques.
Cela vous aidera à comprendre l'industrie, à fixer des objectifs réalisables et à recueillir des informations précieuses pour les investisseurs potentiels. Par conséquent, en répondant à ces questions, vous pouvez créer une compréhension globale de votre créneau, vous assurer que votre entreprise est un succès et répond aux besoins de votre public cible.
#3. Assurez-vous d'avoir les bons outils et les bonnes compétences :
Pour ouvrir une agence de voyage prospère, envisagez d'utiliser des technologies telles que les logiciels de réservation de voyages, les logiciels d'itinéraire, les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion de la relation client (CRM). Certaines solutions logicielles combinent diverses fonctions dans un seul package, comme Pipedrive. Pour garantir les compétences appropriées, envisagez d'obtenir des certifications d'agent de voyages et de rejoindre des associations d'agents de voyages.
Ces programmes de certification de pointe pour les agents de voyages peuvent aider votre entreprise à paraître crédible.
Le Travel Institute propose des certifications d'agent de voyages
- Associé de voyage certifié (CTA)
- Conseiller en voyages certifié (CTC)
- Cadre certifié de l'industrie du voyage (CTIE)
Certifications d'agent de voyage de la Cruise Lines International Association (CLIA)
- Conseiller de croisière certifié (CCC)
- Conseiller de croisière accrédité (ACC)
- Conseiller principal en croisière (MCC)
- Conseiller de croisière d'élite (ECC)
- Agent de voyage exécutif (TAE)
Autres certifications d'agent de voyages
- Professionnel mondial du voyage (GTP) certification par la Global Business Travel Association (GBTA)
- Conseiller en voyages vérifié® (VTA) certification par l'American Society of Travel Advisors (ASTA)
- Accréditation d'agent de voyage par l'Association internationale du transport aérien (IATA)
#4. Créer un budget :
Calculez les coûts de démarrage d'une agence de voyages, qui vont de 5,000 15,000 $ à XNUMX XNUMX $ pour une opération en ligne uniquement. Envisagez la création d'une entreprise essentielle, du matériel informatique, un logiciel d'agence de voyage, un site Web, des supports marketing, des espaces de bureau et du mobilier. Déterminez les composants nécessaires et estimez le budget total. De plus, créez un plan financier détaillé, y compris les options de financement si nécessaire.
#5. Créer un plan d'affaires et le nom de l'entreprise.
Un plan d'affaires est essentiel pour réussir dans l'industrie du voyage. Il comprend une analyse de marché, une prévision financière, le nombre d'employés et la rémunération. Pour commencer à formuler une vue d'ensemble, vous devez :
- Décidez si vous souhaitez exploiter une agence de voyages traditionnelle ou en ligne.
- Démarrez une agence de voyages à domicile uniquement en ligne avec des coûts de démarrage minimes.
- Choisissez entre une entreprise individuelle ou une société à responsabilité limitée (LLC) pour les propriétaires d'entreprise en démarrage.
- Envisagez d'embaucher un rédacteur de plan d'affaires de premier ordre pour obtenir des conseils d'expert.
- Développez un nom commercial qui véhicule votre vision et sert vos intérêts en ligne.
- Envisagez un nom de domaine correspondant et d'autres sociétés similaires.
Une fois le plan d'affaires et le nom finalisés, il est temps de le rendre officiel.
#6. Obtenir les licences et enregistrements nécessaires :
Le démarrage d'une entreprise de voyages nécessite deux principaux ensembles de documents : les licences et enregistrements commerciaux standard et les licences professionnelles d'agent de voyages. Les agents de voyages indépendants peuvent avoir besoin de leurs licences, tandis que le partenariat avec une agence hôte peut économiser sur les frais.
Les licences commerciales standard couvrent les exigences locales de la ville, du comté et de l'État, tandis que les licences d'agent de voyage varient selon la juridiction. La plupart des États et le gouvernement fédéral n'exigent pas de licences professionnelles pour les services de voyage, mais certains exigent des licences professionnelles.
#7. Créer une image de marque :
La marque d'une agence de voyages prospère représente son image, y compris son logo, sa palette de couleurs, son slogan et les valeurs de l'entreprise. C'est une combinaison de la stratégie de l'entreprise et de la perception des consommateurs. De plus, pour créer une image de marque humanisée, il est crucial d'humaniser les interactions avec les clients et de fournir une expérience personnelle et empathique.
De plus, les services de branding professionnels d'entrepreneurs experts en marketing peuvent aider à créer une image qui montre que l'agence se soucie des gens, pas seulement de l'argent, et la positionne pour surpasser ses concurrents.
#8. Faites la promotion de votre nouvelle entreprise :
Commencez à promouvoir votre nouvelle agence de voyages en utilisant les médias sociaux, le référencement, les communiqués de presse, les références, l'optimisation du site Web et les annonces de recherche payantes. De plus, envisagez d'embaucher un consultant en marketing pour créer des documents de haute qualité et trouver rapidement des clients potentiels. Si vous êtes un agent de voyages indépendant, envisagez de vous joindre à une agence d'accueil pour vous aider à lancer votre entreprise.
Meilleurs agents de voyages d'affaires 2023
Pour les entreprises de toutes tailles, voici les dix principales sociétés de gestion de voyages :
#1. Banque de voyage :
TravelBank fournit une solution complète pour la gestion des voyages d'affaires, y compris les notes de frais, la planification financière et la réservation. Les entreprises peuvent économiser de l'argent et du temps avec TravelBank tout en s'assurant que les membres de leur personnel effectuent un voyage en douceur et en toute sécurité.
#2. AMEX GBT :
AMEX GBT est un choix fantastique si vous recherchez un moyen rapide et fiable de gérer vos voyages d'affaires. De plus, leur méthode de communication lors des perturbations et des alertes de risque en fait une option fiable, et leurs tarifs pré-négociés peuvent vous aider à économiser de l'argent.
#3. Concurrence SAP :
SAP Concur est une approche globale pour les entreprises qui souhaitent gérer leurs frais de déplacement. De plus, il offre une grande variété de fonctionnalités, telles que la facturation, les notes de frais et les outils de réservation. Par conséquent, pour les entreprises qui cherchent à simplifier leurs procédures de voyage et à réduire leurs coûts, c'est la solution parfaite.
#4. CWT :
Entreprise vieille de 150 ans, CWT est présente dans 150 pays à travers le monde. Il offre une plateforme interentreprises fiable et conviviale pour les employés. De plus, les voyageurs peuvent réserver des chambres dans plus de 800,000 XNUMX établissements via leur application myCWT, disponible sur PC et appareils mobiles.
#5. Égencia :
Cet outil de gestion des voyages, Egenci, peut aider les entreprises à conserver une trace de leurs voyageurs et des informations liées aux voyages. Cela peut garantir à la fois la sécurité des voyageurs et un itinéraire de voyage fluide. En outre, Egencia fournit également des analyses et des rapports permettant aux entreprises d'évaluer l'efficacité de leurs voyageurs et d'identifier les domaines à améliorer.
#6. Voyage BCD :
BCD Travel fournit des solutions de gestion de voyages aux entreprises du monde entier, avec des bureaux dans 109 pays. De plus, leur ,software comprend trois plates-formes et API personnalisées pour une intégration facile, garantissant des solutions sur mesure pour les entreprises de toutes tailles.
#7. MC :
CTM est un bon choix si vous recherchez une solution de voyage complète pour votre entreprise. Ils offrent des ressources de réservation en ligne qui facilitent la recherche d'un hôtel et d'une voiture de location pour les voyages d'affaires. Par conséquent, votre voyage d'affaires peut être organisé rapidement et facilement avec CTM.
#8. TravelPerk :
TravelPerk peut répondre à tous vos besoins grâce à ses partenariats avec les entreprises les plus importantes du secteur et au plus grand catalogue d'options de voyage au monde. Par conséquent, oubliez de perdre des heures à chercher des vols, des hôtels et des locations de voitures ; laissez TravelPerk gérer toutes les démarches.
#9. Solution de voyage FCM :
FCM Travel Solution propose des offres exceptionnelles sur les voyages d'affaires avec plus de 650,000 XNUMX propriétés hôtelières et partenaires aériens. Leur suite FCM Connect comprend la réservation en ligne et la gestion des dépenses, simplifiant la planification et le suivi des voyages.
#dix. TripActions :
Avec l'aide des connexions partenaires fiables de TripActions et de la procédure de réservation simple, vous pouvez vous rendre où vous devez aller rapidement et facilement. De plus, l'équipe de support client de TripActions est toujours disponible pour vous aider si vous en avez besoin.
Quels sont les 4 types de voyages ?
#1. Voyage d'affaires:
Les déplacements professionnels constituent un déplacement spécifique à des fins professionnelles, représentant 30 % des déplacements internationaux. Il est essentiel dans le monde actuel de la communication instantanée et des médias sociaux. De plus, les principales raisons des voyages d'affaires incluent le réseautage, la démonstration de compétences en leadership, l'obtention d'exemples, le fait d'être personnel, la vérification des conditions, la participation à des réunions, la recherche dans le monde, la conclusion d'offres et l'offre d'incitations.
De plus, rencontrer les fournisseurs, les clients et les clients en personne est crucial pour obtenir des informations précieuses et améliorer l'expérience commerciale globale.
#2. Voyage d'agrément :
Les voyages d'agrément impliquent détente et plaisir personnels, tandis que les voyageurs d'affaires combinent voyages d'agrément et voyages d'affaires pour une expérience équilibrée. Le voyage de loisirs, qui est une combinaison d'affaires et de loisirs, brouille les frontières entre les voyages de loisirs et les voyages d'affaires, ce qui en fait une partie attractive des emplois des employés. De plus, les politiques de voyage de l'entreprise définissent des lignes directrices pour les extensions des employés, les vols de retour, les vacances, le temps libre et les dépenses. Ces directives établissent les attentes et offrent aux employés des opportunités de voyage intéressantes.
#3. Voyage d'aventure:
Le tourisme d'aventure est une industrie de niche qui implique une exploration risquée et un effort physique. Aux États-Unis, il s'est développé à mesure que les touristes recherchent des vacances hors du commun. Il englobe des activités comme l'alpinisme, le trekking, le saut à l'élastique, le VTT, le canoë, la plongée sous-marine, le rafting, le kayak, la tyrolienne, le parapente, la randonnée, l'exploration, le canyoning, le sandboard, la spéléologie et l'escalade.
De plus, l'intérêt pour les voyages d'aventure a augmenté en raison de l'accès à la technologie et aux sites Web de voyages indépendants. Malgré la participation des femmes, l'écart entre les sexes reste prononcé dans le tourisme sportif, mais les femmes ont actuellement un taux de réussite plus élevé dans les sports de compétition.
#4. Tourisme médical:
Le tourisme médical fait référence aux personnes voyageant à l'étranger pour obtenir des soins médicaux, souvent pour des services chirurgicaux, dentaires ou de fertilité. Il peut également inclure le tourisme de santé, qui se concentre sur les traitements médicaux et les services de santé.
De plus, le tourisme de santé englobe les voyages de prévention, de santé, de réadaptation et curatifs et est lié au tourisme de bien-être. Différentes agences médicales déterminent l'approbation des médicaments dans leur pays, et la motivation peut également être pour des services médicaux qui ne sont pas disponibles ou qui ne sont pas autorisés dans le pays d'origine.
Quels voyages d'affaires le plus?
Voici les catégories d'entreprises qui voyagent le plus :
- Commercial
- Acheteur au détail
- Event Planner
- Consultant
- Infirmière itinérante
- Travailleur humanitaire international,
- Fonctionnaire d'Etat
- Écrivain de voyage
- Guide touristique
- Agent de Voyage
- Hôtesse De L'Air
Tous ces emplois impliquent ou exigent des voyages d'affaires d'une manière ou d'une autre. Cependant, il est également important de noter que 55 % des voyageurs d'affaires occupent des postes de direction ou professionnels avec un salaire annuel d'au moins 120,000 XNUMX $.
Quelle est la différence entre un voyage d'affaires et un voyage d'affaires ?
Les voyages d'affaires désignent les voyages effectués à des fins professionnelles ou professionnelles, par opposition aux voyages d'agrément ou aux déplacements réguliers entre le domicile et le lieu de travail. C'est l'expression la plus courante pour les voyages impliquant des entreprises, tandis que les voyages d'affaires désignent des vacances prolongées pour les loisirs mais un travail pour compléter les revenus.
De plus, les voyages d'affaires sont un terme général désignant tous les déplacements à des fins professionnelles et ne se limitent pas à un seul déplacement. En général, les voyages d'affaires représentent une part importante des revenus d'une compagnie aérienne et le singulier ne peut pas être utilisé.
Qu'est-ce que le tourisme d'affaires ?
Le tourisme d'affaires consiste à voyager à des fins professionnelles, tant au niveau national qu'international, contribuant à la croissance économique mondiale et à l'échange de connaissances. De plus, il permet aux employés et aux cadres de rencontrer des partenaires, d'assister à des conférences et de participer à des retraites d'entreprise.
Cependant, le tourisme d'affaires n'est pas toujours lié au travail. En 2017, plus de 60 % des voyages d'affaires incluaient des activités de loisirs, comme rester plus longtemps, visiter des musées, des concerts ou découvrir la cuisine locale.
Comment organisez-vous vos voyages d'affaires ?
#1. Organisez votre voyage :
La planification des voyages d'affaires est cruciale, et se familiariser avec la politique de l'entreprise est essentiel. Réservez un voyage en avion, en train, en voiture de location ou en bateau, en tenant compte des trajets porte-à-porte, du coût et de la commodité.
De plus, visualisez le voyage, recherchez des entreprises et tenez compte des contraintes budgétaires. Notez qu'une préparation minutieuse, y compris le Wi-Fi et les heures de départ, augmente la confiance et la détente.
#2. Sélectionnez votre logement :
Les voyages d'affaires nécessitent de choisir les meilleurs hébergements pour vos besoins. Par conséquent, vous devriez :
- Réservez un hôtel à proximité pour un lieu de rencontre unique, en utilisant des cartes pour mesurer les distances et en tenant compte des routes et des réseaux de transport les plus fréquentés.
- Vérifiez les politiques hôtelières de votre entreprise pour les hôtels préférés et comparez les tarifs pour des types d'hébergement similaires.
- Choisissez une option à un prix raisonnable, car certaines entreprises peuvent avoir une limite de coût quotidien.
- Faites attention aux équipements tels que le Wi-Fi gratuit, le service d'étage 24 heures sur XNUMX et les prises de courant pour recharger les appareils.
- CBT Hotel Intel fournit aux voyageurs des critiques d'hôtels fiables, ce qui en fait un outil utile pour la planification de voyages d'affaires.
#3. Créer un itinéraire détaillé :
Votre itinéraire est le modèle d'un voyage d'affaires réussi, garantissant le contrôle de chaque détail, des horaires de transport aux noms des réunions. Prévoyez du temps supplémentaire pour la détente, les réunions et la circulation dense.
De plus, pensez à utiliser des outils comme l'application myCWT, qui synchronise votre itinéraire avec les calendriers de travail et le partage avec vos collègues. Cela contribue à la communication, à l'efficacité et à la sécurité lorsque vous voyagez vers des destinations inconnues.
#4. Faites des recherches sur votre destination :
La recherche d'une destination est cruciale pour éviter les risques inutiles et assurer une expérience confortable. Certaines villes sont connues pour les pickpockets, alors soyez prudent lorsque vous stockez des objets importants comme des téléphones. De plus, comprendre la situation politique actuelle et la culture de la destination peut être bénéfique.
Si vous voyagez dans une culture ou un pays différent, recherchez le comportement et les manières avant d'arriver pour éviter une offense ou une mauvaise interprétation. Par exemple, apprenez l'étiquette sur les pourboires, la distribution de cartes de visite et des phrases de base comme salutations et « merci » pour faire une bonne première impression.
#5. Préparez vos documents de voyage :
Pour garantir une expérience de voyage fluide, il est essentiel de se souvenir des documents de voyage vitaux comme un passeport valide, des billets de voyage et parfois un visa. Recherchez les exigences en matière de visa dès que possible, même si vous transitez par un pays. Certaines ambassades peuvent prendre des jours ou des semaines pour délivrer des visas. De plus, conservez en lieu sûr les pièces d'identité avec photo comme les passeports ou les permis de conduire pour vous assurer que votre nom correspond à celui qui figure sur le billet.
#6. Pensez à vos accessoires électroniques :
Assurez la productivité pendant votre voyage en apportant un ordinateur portable ou une tablette et en vous assurant d'avoir des chargeurs et des adaptateurs. Les emballer à l'aéroport peut faire gagner du temps et de l'argent, il est donc essentiel d'être préparé.
#7. Préparez votre réunion :
Planifier un voyage d'affaires implique de se concentrer sur vos objectifs et de les atteindre. Rassemblez des informations sur les personnes et les lieux que vous rencontrerez, comme le code vestimentaire, l'équipement et le format de présentation. Vérifiez si l'hôte dispose d'écrans et de câbles appropriés pour éviter les retards ou la confusion.
De plus, faites une bonne première impression en réservant du temps à la préparation, en effectuant des recherches approfondies et en suivant ces conseils de voyage d'affaires pour optimiser vos chances d'un voyage productif et agréable.
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Références:
