La gestion d'une association demande beaucoup de travail pour un poste souvent bénévole. En tant que responsable d'association, vous pouvez souvent vous sentir surchargé de tâches, notamment l'augmentation du nombre de membres, l'administration quotidienne, les communications avec les membres et la gestion du personnel. Malgré leurs efforts, de nombreuses associations atteignent rarement les résultats souhaités. En moyenne, 52 % des membres sont inactifs, selon certaines statistiques du rapport sur l'état de la gestion communautaire 2022. Seuls 11 % partagent activement, tandis que 7 % agissent et répondent. Bien qu'il y ait diverses causes à cela, ce ne sont que des symptômes d'un problème plus vaste : une mauvaise gestion de l'association. Étant donné que COVID-19 a obligé la plupart des opérations à être effectuées en ligne, les systèmes de gestion d'association peuvent vous aider en prenant en charge la gestion de votre association.
Que sont les systèmes de gestion d'association (AMS) ?
L'outil d'administration tout-en-un connu sous le nom d'AMS, ou systèmes de gestion d'association, comprend une plate-forme pour l'organisation d'événements, un constructeur de site Web d'organisation, une base de données de contacts en ligne, un système de communication (e-mail), etc.
Si vous gérez une association, AMS peut supprimer pratiquement tout votre travail administratif en :
- Traitez rapidement les dons, les frais et les paiements en ligne.
- Établir des systèmes de paiement et de rappel pour l'inscription aux événements en ligne.
- L'utilisation de factures, d'e-mails et de newsletters automatisés améliorera la communication avec les membres.
- Créez un site Web soigné et simple à créer où vous pouvez publier une section d'actualités, des annonces, des ressources, un répertoire des membres, un calendrier des événements, etc.
- Conservez une base de données de contacts à jour, consultable et complète.
- Créez rapidement et facilement des résumés d'adhésion, des analyses et des rapports financiers.
- En automatisant de nombreuses autres tâches administratives, votre entreprise peut économiser du temps et de l'argent.
Que rechercher dans les systèmes de gestion d'association
L'AMS qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise sera finalement la meilleure option.
Comparer les possibilités est assez simple ; Cependant, vous devez tenir compte des facteurs suivants pour identifier la meilleure option pour vous :
- Y a-t-il des frais de démarrage ? Quels sont les frais de prise en charge ? Frais de transaction supplémentaires ?
- Le système est-il simple à apprendre ?
- En combien de temps avez-vous besoin que le logiciel soit configuré ?
- De quelles fonctionnalités spécialisées auriez-vous besoin ?
- Avez-vous besoin d'une intégration avec d'autres plateformes, telles que WordPress ou QuickBooks ?
- Le système est-il sûr ?
Quelles sont les caractéristiques des systèmes de gestion d'association ?
Portez une attention particulière aux fonctionnalités suivantes lors de la sélection d'un logiciel de gestion d'association :
#1. Gestion des membres
Vous devriez pouvoir enregistrer, modifier et utiliser les informations sur vos membres dans la base de données de contacts de votre AMS.
Votre site Web doit immédiatement mettre à jour la base de données avec les nouvelles informations lorsque de nouveaux membres s'inscrivent.
Certains systèmes permettent aux membres d'accéder à un portail réservé aux membres sur votre site Web et de mettre à jour leurs informations, ce qui peut également être utile.
#2. Traitement et gestion des paiements
Vous devriez être en mesure de recevoir et de traiter des paiements tels que les cotisations d'adhésion, les contributions et les frais d'entrée aux événements à l'aide de votre AMS.
Il devrait être en mesure d'envoyer automatiquement des reçus et des rappels.
#3. Générateur de site Web
Vous devriez pouvoir créer et modifier votre site Web à l'aide du générateur de glisser-déposer inclus avec votre AMS.
De plus, votre site Web et votre base de données de contacts doivent fonctionner ensemble de manière transparente.
#4. Publicité par e-mail
Vous devriez pouvoir diviser vos listes en fonction d'attributs particuliers et envoyer des e-mails manuels et automatiques à vos membres (par exemple, membres expirés, expirant bientôt, participants à des événements, etc.)
#5. Gestion d'événements
Il devrait être possible pour vos membres de voir les événements futurs, de s'inscrire, d'acheter des billets et de recevoir des notifications avant et après l'événement.
#6. Comptabilité et finances
Vous devriez être en mesure de garder une trace de vos fonds reçus et projetés (cotisations des membres, cadeaux, etc.) et avoir une compréhension générale de la situation financière de votre entreprise.
#7. Rapports et analyses
Les rapports et les KPI qui sont cruciaux pour le développement de votre entreprise doivent être faciles à extraire (revenus, participants aux événements, nouveaux membres, etc.)
Personnifier le système de gestion des associationss
Les principales organisations axées sur leurs membres et axées sur leur mission reçoivent des logiciels d'entreprise et des solutions de services de Personnifier, leur permettant d'augmenter la valeur de leurs membres grâce à une technologie de pointe et aux meilleures pratiques de l'industrie.
Vous recherchez un partenaire engagé et compatissant pour vous accompagner dans votre développement ? Personify peut personnaliser, combiner et modifier ses solutions d'expérience communautaire pour s'adapter à vos demandes changeantes et promouvoir des liens plus forts au sein de votre quartier. Ils aiment écouter, et rien ne les rend plus heureux que de renforcer les liens qui sous-tendent votre succès.
Meilleurs systèmes de gestion d'association
#1. SauvageAbricot
Chaque jour, WildApricot aide des milliers d'associations à gérer leurs membres.
Une application mobile, un répertoire des membres, une section réservée aux membres, un système de paiement automatisé des membres et un créateur de site Web par glisser-déposer font partie des fonctionnalités. Grâce à l'API ouverte de WildApricot et à la connectivité WordPress et Quickbooks, vous pouvez adapter le programme pour répondre à vos demandes uniques.
- Le prix commence à 48 $/mois
- Plan de base gratuit
- Essai gratuit de la journée 30
#2. Commerce MC
Le logiciel tout-en-un de gestion des membres MC Trade de MemberClicks est conçu pour les associations professionnelles et les chambres de commerce. Il dispose de vastes bases de données de membres, de systèmes de comptabilité automatique et de rapports détaillés. Pour vous aider à tirer le meilleur parti de l'AMS, MemberClicks propose également une formation sur le système.
- Tarif disponible sur demande
- Démo disponible sur demande
#3. MC Professionnel
La solution idéale pour les associations professionnelles est MC Professional de MemberClicks. Ses fonctionnalités visent à attirer de nouveaux membres, à augmenter les taux de rétention des membres et à automatiser les activités de gestion des membres. De plus, c'est un choix fantastique pour les organisations qui organisent de nombreux événements.
- Tarif disponible sur demande
- Démo disponible sur demande
#4. Trois Soixante
ThreeSixty de Personify est l'un des principaux fournisseurs de solutions numériques pour les associations, les organismes de bienfaisance et les groupes de santé et de bien-être. Certaines des plus grandes associations aux États-Unis, telles que le YMCA, l'Association Alzheimer et l'Association nationale des directeurs d'écoles secondaires, les utilisent pour la gestion des associations.
- Tarif disponible sur demande
- Démo disponible sur demande
#5. 123Inscription
Le logiciel de gestion d'association de 123Signup possède de nombreuses fonctionnalités qui peuvent automatiser votre adhésion. Il est essentiel de suivre les finances, les inscriptions, les sondages, les dons et les crédits éducatifs de votre organisation.
- Frais d'installation de 299 $ + l'une des deux options :
- 49 $ à 189 $ par mois + 0.30 $ à 0.35 $ par membre
- 1.50 $ + 2 % par transaction
- Démo disponible sur demande
#6. Euclide ClearVantage
Avec plus de 25 modules pour l'adhésion, les événements, les produits/l'inventaire, les certificats, les documents, la collecte de fonds, les finances, etc., ClearVantage d'Euclid est un système complet d'administration d'association. Ils permettent de visualiser facilement une image complète de chaque membre, y compris leurs passe-temps, leur comportement passé, leurs achats, etc.
- Frais d'installation de 10,000 1,075 $, les forfaits commencent à XNUMX XNUMX $ par mois
- Démo disponible sur demande
#7. Exware
Exware est un programme d'administration d'association simple qui offre une tonne de fonctionnalités, telles que des offres d'emploi, des pages de dons avec des objectifs de campagne, des newsletters électroniques avec des statistiques disponibles, un module de petites annonces, etc.
- Tarif disponible sur demande
- Démo disponible sur demande
Entreprises de logiciels de gestion d'associations
Les sociétés de gestion d'associations (AMC) sont des organisations à but lucratif qui supervisent les associations pour soutenir leur expansion et leur succès. Les sociétés professionnelles, les associations professionnelles, les organisations à but non lucratif et les organisations philanthropiques peuvent gérer avec succès leurs opérations quotidiennes et promouvoir leurs objectifs à long terme grâce à leur expérience, leur main-d'œuvre et leurs ressources. Les AMC fournissent aux associations des niveaux élevés d'expertise et de responsabilité afin qu'elles puissent continuer à accroître la valeur et la pertinence de leur organisation auprès de leurs membres.
L'approche AMC permet d'adapter tous les services à certains objectifs. Les AMC utilisent des ressources partagées entre plusieurs clients de l'association pour augmenter les moyens et les capacités, y compris l'adhésion, le marketing, les finances et d'autres domaines, que votre organisation à but non lucratif recherche une gestion à service complet ou des services spécifiques, tels que la planification stratégique, le développement de l'adhésion, les communications et Suite.
Les organisations à but non lucratif peuvent grandement bénéficier des connaissances et de l'expérience des membres de l'Institut AMC. AMC Institute Grâce à des pratiques exemplaires éprouvées, les AMC offrent une richesse d'expertise en gestion d'association. Ils ont des compétences et des connaissances étendues et variées car ils supervisent plusieurs associations.
Les AMC sont un excellent choix pour administrer de nombreuses organisations caritatives car elles offrent à leurs clients une flexibilité, une agilité et des avantages financiers inégalés.
Travailler avec les AMC peut se faire principalement de deux manières :
#1. Service complet:
De nombreux AMC agissent en tant que siège social de l'organisation, fournissant un cadre expérimenté pour travailler avec une combinaison unique d'autres ressources du personnel AMC, gérant les opérations quotidiennes, soutenant les membres et servant de visage public de l'organisation, le tout avec des membres du personnel qui sont des experts dans les domaines critiques de la gestion et des opérations de l'association qui sont cruciaux pour le succès.
Le maintien d'un AMC peut entraîner une augmentation du pouvoir d'achat, une augmentation de la productivité des employés et une diminution des frais généraux, qui sont importants dans cette économie. Les AMC fournissent une gestion clé en main pour tous les domaines opérationnels, y compris les opérations quotidiennes, l'adhésion, le marketing et la création de politiques (y compris la dotation en personnel, l'espace de bureau, l'équipement, les contrats, les technologies et les services aux membres).
#2. Services externalisés :
Étant donné que les AMC offrent une évolutivité des services - des employés et des ressources où et quand ils en ont besoin - les entreprises préfèrent souvent une stratégie d'externalisation. Les membres du personnel d'AMC travaillent comme une extension du personnel pour aider à répondre aux besoins uniques d'un client car ils sont des experts dans les services de gestion d'association. AMC peut externaliser la gestion exécutive, administrative et financière, la planification stratégique, le développement des membres, les affaires publiques et le lobbying, l'éducation et le développement professionnel, la recherche statistique, la gestion des réunions et les services de marketing et de communication.
Bénéfices d'un Entreprises de logiciels de gestion d'associations
Les AMC offrent un large éventail d'avantages et de bénéfices, tels que :
Avantages opérationnels et de personnel :
- personnel et services personnalisés
- large éventail d'expérience
- Amélioration de l'affectation du personnel et des ressources Gestion quotidienne et continue du personnel
- Meilleures pratiques éprouvées en gestion et outils et ressources de premier ordre
Avantages financiers/commerciaux :
- gagne en efficacité grâce à l'utilisation de ressources partagées
- augmentation du pouvoir d'achat
- risque commercial réduit
Avantages à long terme :
- Une plus grande satisfaction des membres grâce au professionnalisme et à la réactivité du personnel Liberté des opérations quotidiennes pour que les conseils restent concentrés sur la mission et la stratégie
- Inclut des tactiques et des concepts de pointe
- Évolutivité pour permettre l'expansion ou la contraction future de l'organisation
Conclusion
L'AMS que vous choisissez aura un impact sur votre productivité, l'expérience des membres et l'expansion de votre organisation. Le budget, la taille prévue des membres et la volonté de payer les frais d'installation ou de transaction sont tous des facteurs importants à prendre en compte.
Vous pouvez également envisager de travailler avec une société de gestion d'association si vous disposez d'un budget important et préférez une approche plus passive.
Système de gestion des associations FAQ
Que fait le logiciel AMS ?
Un logiciel de gestion d'organisation, ou AMS en abrégé, est un outil de gestion complet qui comprend une plateforme d'organisation d'événements, un constructeur de site Web d'association, une base de données de contacts en ligne, des outils de communication (e-mail), etc.
Que sont les systèmes d'association ?
Les systèmes d'association sont des collections ou des faisceaux de fibres nerveuses qui relient de nombreuses parties d'une seule subdivision du système nerveux central, telles que les différentes régions du cortex cérébral ou les différents segments de la moelle épinière.
AMS est-il un système ERP ?
La plate-forme Microsoft Dynamics AX est la base de la solution logicielle de planification des ressources d'entreprise (ERP) connue sous le nom de Advanced Manufacturing Software (AMS).
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Bibliographie
