Les outils de gestion des voyages peuvent vous aider à mieux comprendre les besoins de vos clients, ce qui peut être utilisé pour créer et visualiser des stratégies promotionnelles adaptées à leurs besoins. Vous pouvez comparer un système de gestion de voyage à l'unité centrale de traitement (CPU) de votre ordinateur. Parce qu'il s'agit d'un système si important, vous voudrez vous assurer que vous utilisez la bonne plateforme pour les déplacements de votre entreprise. Dans cet article, vous découvrirez les meilleurs outils gratuits que vous pouvez utiliser lorsque vous recherchez un logiciel de gestion de voyages.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de voyage ?
Un système de gestion des voyages (TMS) est une plate-forme logicielle complète qui facilite la gestion de tous les aspects de l'industrie du voyage, des prestataires de services aux réservations, en passant par le suivi des prix, l'analyse des stocks, etc.
Ce logiciel gratuit de gestion des voyages peut inclure tous les types de voyages, tels que les hôtels, les voitures, les bus, les trains et les avions, ainsi que les voyages organisés individuels ou en groupe. Les entreprises utilisent ces outils pour rationaliser les décisions d'achat, centraliser les notes de frais de déplacement des employés et gérer les budgets de gestion des voyages d'entreprise. Le système de gestion des voyages permet aux utilisateurs de réserver et de déclarer des achats de voyage sans utiliser d'agents ni soumettre de reçus achetés eux-mêmes.
De plus, ce logiciel améliore la visibilité entre les managers et les employés en ce qui concerne les voyages d'affaires et permet aux comptables et aux managers de générer des rapports et de rembourser les employés. Il s'assure également que les déplacements professionnels des employés sont conformes à la politique de l'entreprise. Bien que les produits de cette catégorie intègrent ou incluent fréquemment des fonctionnalités de gestion des dépenses et de suivi du kilométrage, le logiciel gratuit de gestion des voyages se concentre uniquement sur la déclaration des dépenses de voyage.
Quel est le rôle des services de gestion des voyages ?
En plus des réservations de vols et d'hôtels, le TMC proposera l'affrètement d'avions, les salons d'aéroport, le stationnement et les transferts, les demandes de lits d'hôtel, la location de voitures, les chauffeurs, le change, les voyages de groupe, les remboursements d'hôtels, les assurances, les voyages de loisirs, les voyages maritimes, les repas demandes, rencontres et accueils, obtention de passeports et de visas, billets de train, services de roadshow et recherche de lieux. Chaque réservation est effectuée conformément à la politique de voyage de l'entreprise, qui s'appuie sur une base de données de profils de voyageurs et d'employés.
Parmi les autres services de gestion fréquemment fournis figurent les rapports SIG, la gestion des comptes, la gestion des risques, la gestion des coûts/dépenses, le suivi/la sécurité des voyageurs et le respect des politiques de voyage. De nombreux TMC proposent désormais des outils d'auto-réservation en ligne, permettant aux organisations d'effectuer leurs propres réservations de vols et d'hôtels. En outre, les TMC élaborent fréquemment des tarifs préférentiels et des programmes de récompenses pour les membres avec les fournisseurs et les vendeurs.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel gratuit de gestion des voyages ?
Le logiciel gratuit de gestion de voyages possède les fonctionnalités suivantes :
- Réservations d'hôtels et de compagnies aériennes
- Réalisation d'itinéraires maîtres
- Gestion des horaires individuels
- Coordination des plannings des membres de l'équipe
- Reporting et suivi des frais de déplacement
- Paiement et déclaration des impôts
- Synchronisation du calendrier pour les projets de voyage
- Stockage des documents de voyage
- Assistance en cas d'annulation de vol
- Mises à jour de l'état de la destination
- Sécurité et sûreté des voyageurs
- Gestion des politiques voyages
- Application pour appareils mobiles.
- Rappels et alertes pour les voyageurs
- Mises à jour des prévisions météorologiques
Les avantages d'utiliser un système de gestion des voyages
- Vous pouvez attribuer automatiquement des pistes aux membres de l'équipe.
- À l'aide d'une intégration de téléphonie tierce, vous pouvez connecter votre système CRM à votre système téléphonique existant.
- Vous avez la possibilité de marquer les prospects entrants comme "Chaud", "Chaud" ou "Froid". Cela vous aidera à vous concentrer sur la conversion des leads les plus chauds en premier.
- Si vous avez des panneaux d'affichage, vous pouvez les connecter à votre e-mail pour collecter les appels et les e-mails.
- Lorsqu'un lead est généré, un compte client est automatiquement créé, et si le lead est déjà existant, l'ancien compte est mis à jour.
- Vous pouvez également suivre les mentions de votre entreprise sur les réseaux sociaux grâce à une intégration facile de l'API.
- À partir d'un emplacement pratique, vous pouvez suivre le nombre de prospects générés par chaque source. Vous pouvez également identifier les méthodes d'acquisition les plus fructueuses utilisées pour le lead. Les appels téléphoniques et les e-mails provenant de vos panneaux d'affichage peuvent être envoyés directement dans votre boîte de réception.
- Les outils de gestion des voyages vous permettent de trier les prospects à partir de formulaires de site Web, de fenêtres contextuelles, de médias sociaux et de chats en direct sans utiliser plusieurs feuilles de calcul. Regardez vos prospects arriver dans votre boîte de réception centrale.
Pourquoi un système de gestion des voyages est-il important ?
Un bon système de gestion des voyages centralise les données de voyage et la prise de décision et s'intègre à d'autres composants de l'entreprise, améliorant ainsi les opérations.
Comment fonctionnent les agences de gestion de voyages ?
Cela implique généralement de définir une politique de voyage, de communiquer avec les fournisseurs, de faire des réservations et d'aider au suivi et à la gestion des frais et dépenses de voyage. Ils sont responsables de la gestion des préparatifs de voyage d'un client.
Quels sont les piliers de la gestion des voyages ?
En raison des nombreuses pièces mobiles et des considérations qui rendent un voyage sûr, les outils de gestion des déplacements peuvent être complexes. Ces quatre piliers sont essentiels pour rendre un voyage d'affaires enrichissant et réussi, malgré les difficultés qui peuvent survenir.
#1. Sécurité des employés
La sécurité des employés pendant les voyages d'affaires est une priorité absolue pour la plupart des entreprises, quel que soit le secteur. La croissance des volumes de voyages d'affaires et les changements dus aux changements climatiques, aux catastrophes naturelles, aux activités terroristes, aux accidents et aux troubles politiques ont créé un besoin pour les entreprises d'avoir un programme de sécurité des voyages d'affaires complet et structuré.
Les administrateurs de voyages d'affaires peuvent combler les lacunes des politiques et préparer leurs entreprises aux futurs défis de sécurité à mesure que les voyages en toute sécurité se développent. Les initiatives préventives pour aider les employés, telles que les séances d'information sur la sécurité, la formation et les documents préalables au voyage, peuvent insuffler un sentiment de sécurité aux employés. Ceci, à son tour, peut entraîner une augmentation de la productivité et de la fidélité des employés, ce qui stimule l'entreprise.
#2. Rapport coût-efficacité
Le coût des voyages d'affaires est le deuxième coût opérationnel le plus élevé pour la plupart des organisations. Les voyages d'affaires sont essentiels à la fois au maintien et à l'expansion d'une entreprise, et avec l'augmentation des coûts de déplacement, il devient de plus en plus important pour les entreprises d'accroître l'efficacité de leurs programmes de voyages gérés.
Les frais de déplacement d'une organisation comprennent bien plus que le coût des billets d'avion. Les organisations doivent tenir compte de tous les coûts d'approvisionnement, de gestion et d'utilisation des voyages pour déterminer l'impact financier total. Voici quelques exemples :
- Coûts initiaux: Il s'agit notamment de l'argent qu'une entreprise dépense pour le « devoir de diligence », la « gestion des voyages », les « approvisionnements », les « fournisseurs » et l'administration des « contrats ».
- Dépenses et frais de voyage: Le coût du déplacement comprend l'achat des titres de transport, les frais de stationnement, les frais de leasing ou de location de véhicules, ainsi que les frais d'entretien et de carburant. Les frais d'hébergement, les frais de déplacement et les réclamations d'assurance peuvent tous entraîner des coûts supplémentaires.
- Coûts d'arrière-plan: Les frais de facturation et de traitement des dépenses, les frais de gestion et de reporting, et éventuellement les frais de justice sont d'autres dépenses importantes lors de voyages internationaux, en particulier compte tenu de la volatilité des taux de change.
#3. Productivité
Dans l'environnement de travail à haute pression d'aujourd'hui, 46 % de la main-d'œuvre souffre de stress en raison de délais serrés, de conflits entre collègues, de longues heures de travail, etc. Les employés qui subissent beaucoup de stress ont de mauvais résultats. Cela se traduit par une baisse de l'engagement au travail, une baisse de la productivité et une augmentation de l'absentéisme. Les voyages d'affaires peuvent exposer les employés à des variables indépendantes de leur volonté, telles que les retards de vol. Cela peut augmenter la probabilité de stress.
Il a été découvert que 87 % des voyageurs d'affaires estiment que la qualité de leurs voyages d'affaires a un impact sur leurs résultats commerciaux. L'accès à certaines installations et à la connectivité Wi-Fi est essentiel pour un voyage d'affaires réussi pour le voyageur d'affaires moderne. Les longs temps de transit, les environnements de travail hostiles pendant le voyage, les emplacements d'hôtel et les repas peu pratiques, entre autres, peuvent tous causer du stress pour un voyageur d'affaires.
Cependant, la disponibilité des devises est une préoccupation majeure pour les voyageurs internationaux en raison des restrictions sur le transport des devises étrangères. Cela est particulièrement vrai pour les voyages longue distance qui incluent plusieurs destinations. Les voyageurs d'affaires doivent parfois transporter plusieurs devises pour de tels voyages, ce qui peut être stressant. Avoir une carte de voyage forex peut grandement atténuer ces préoccupations.
Ces éléments générateurs de stress peuvent réduire la productivité des employés en perturbant leur tranquillité d'esprit et en les distrayant des objectifs commerciaux. Les employés doivent se sentir détendus et rafraîchis à toutes les étapes du voyage afin de maximiser le but d'un voyage d'affaires. Cela leur permet de se concentrer uniquement sur leur travail, ce qui se traduit par de meilleures performances. Plus de 90 % de ces voyageurs d'affaires ont convenu que les voyages d'affaires avaient un impact sur leur satisfaction au travail et leurs performances. Cela est particulièrement vrai chez les milléniaux, qui croient que pour être productifs, les affaires et le plaisir doivent aller de pair.
#4. Transparence
L'industrie du voyage d'affaires, comme toute autre, compte des acheteurs et des vendeurs, ainsi qu'un réseau de partenaires qui contribuent à combler le fossé entre l'offre et la demande. La chaîne d'approvisionnement d'un acheteur de voyages est complexe, impliquant des compagnies aériennes, des hôtels, des prestataires de transport, des entreprises technologiques, des prestataires de paiement, des GDS, des TMC et d'autres acteurs. Ces fournisseurs et partenaires ont des contrats non seulement avec les acheteurs mais aussi entre eux, ce qui ajoute à la complexité de la chaîne d'approvisionnement. Les compagnies aériennes et les hôtels ont des accords avec les GDS ; Les GDS ont des accords avec les TMC, et les TMC ont des accords avec les compagnies aériennes et les hôtels – qui sont tous distincts de l'accord de chaque partie avec l'acheteur. Il existe un réseau complexe d'interdépendances entre ces participants.
En conséquence, un flux complexe et imperceptible de paiements, d'incitations, de commissions, de primes, de dérogations, de remises, de renonciations et de faveurs circule tout au long de la chaîne de valeur. Cela pose un problème aux gestionnaires de voyages. Avec l'avènement de la réservation en ligne et l'importance croissante de la sécurité des données personnelles, il est de plus en plus nécessaire de s'assurer qu'aucune fuite de données ne se produit en ce qui concerne les employés voyageant pour affaires. Bien que les accords avec des tiers incluent toujours des clauses de confidentialité et de non-divulgation, les entreprises doivent s'assurer de leur efficacité.
La transparence concernant la satisfaction des voyageurs peut aider les entreprises non seulement à retenir et à attirer des employés, mais également à améliorer le retour sur investissement des voyages. La transparence dans les domaines susmentionnés peut aider les gestionnaires de voyages à améliorer l'efficacité des voyages de leur entreprise.
Quelle technologie les agents de voyages utilisent-ils ?
Avec autant de technologies bombardant constamment l'industrie du voyage, il peut être difficile de trier les options et les opportunités pour trouver ce qui profitera même aux agents de voyages les plus avertis sur le plan technologique.
La technologie mobile, les médias sociaux et la touche humaine font partie des technologies les plus critiques qu'un agent de voyage doit utiliser. Les agents férus de technologie d'aujourd'hui doivent être mobiles, capables de se connecter avec leurs clients et d'accéder aux données de voyage critiques à partir de n'importe quel appareil (ordinateurs portables, tablettes et smartphones) à tout moment et de n'importe où.
De plus, les médias sociaux ne disparaissent pas, et un écrivain de l'industrie a déclaré que les agents de voyages devaient «acquérir une personnalité». Construisez une présence sur les réseaux sociaux et intégrez-la dans les stratégies de marketing et de communication. Les médias sociaux sont l'un des outils de gestion de voyages les plus importants que les grandes entreprises utilisent pour accroître la notoriété de la marque et les relations avec les clients.
Enfin, il y a la touche humaine. Aucune technologie sur la planète ne pourra jamais remplacer la valeur du contact humain. Les ordinateurs et les analyses peuvent générer une pléthore de données sur les tendances, mais c'est au gestionnaire de voyages ou à l'agent d'utiliser ces données pour personnaliser le voyage de chaque client. Les humains construisent des relations, pas la technologie.
Conclusion
En ce qui concerne les voyages d'affaires, un système de gestion des voyages favorise la visibilité entre les managers et les employés et permet aux comptables et aux managers de générer des rapports et de rémunérer les employés. J'espère que ce guide vous sera utile.
FAQ sur le système de gestion des voyages
Quelles sont les caractéristiques de la gestion touristique ?
Cela signifie gérer une pléthore d'activités telles que la recherche de destinations touristiques, la planification de la visite, les préparatifs de voyage et l'hébergement. Cela comprend également des efforts de marketing pour inciter les touristes à visiter des destinations spécifiques.
Comment améliorer la gestion des voyages ?
5 étapes pour le meilleur flux de processus de gestion des voyages
- Établissez des priorités pour les administrateurs, les gestionnaires et les voyageurs.
- Utilisez une plateforme de réservation qui permet aux voyageurs de faire leurs propres réservations.
- Simplifiez vos politiques et processus d'approbation.
- Aider les voyageurs à obtenir une assistance directe.
Qu'est-ce qu'un logiciel de voyage ?
Le logiciel d'agence de voyage est un type de logiciel qui aide les entreprises à gérer une large gamme de produits de voyage, comme les vols, les hôtels et les activités. Avec ce logiciel, les entreprises peuvent proposer des forfaits, des devis et des itinéraires, lancer des campagnes de marketing, traiter les paiements et suivre la santé financière de l'organisation.
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