La messagerie vocale visuelle est un outil qui vous permet de sélectionner les messages vocaux à relire, effacer, organiser ou répondre par SMS ou appel téléphonique. Il affiche une liste de vos messages vocaux dans une interface de type e-mail, avec l'identification de l'appelant, le numéro de téléphone, la durée, la date et l'heure. Il comprend un tableau de bord pour gérer les messages vocaux entrants, ce qui conduit à une meilleure productivité. Continuez à lire pour savoir comment fonctionne une messagerie vocale visuelle, y compris ses avantages et comment vous pouvez dépanner s'il ne fonctionne pas sur votre téléphone.
Comment fonctionne la messagerie vocale visuelle ?
Lorsqu'un appelant laisse un message audio de base, il apparaît sur le tableau de bord de la messagerie vocale visuelle, où tous les messages sont stockés dans une seule liste. Plutôt que de téléphoner à un numéro et d'écouter les messages vocaux dans l'ordre, utilisez l'application de messagerie vocale visuelle et appuyez sur n'importe quel message. L'application affiche toutes les informations de message pertinentes, telles que le numéro de contact, la durée, la date et l'heure.
Les utilisateurs d'applications de messagerie vocale visuelle peuvent écouter ou lire le message. L'utilisateur pourra alors choisir de supprimer le message, d'enregistrer le message vocal ou de sélectionner d'autres options à partir du même écran. Les messages peuvent être répondus par SMS ou appel téléphonique, ou les messages vocaux peuvent être transférés vers votre e-mail ou un autre destinataire, en fonction de votre opérateur téléphonique professionnel.
Caractéristiques de la messagerie vocale visuelle
Les systèmes de messagerie vocale visuelle incluent quelques fonctionnalités uniques, telles que la possibilité de transcrire des messages audio en texte et de concevoir votre message d'accueil de messagerie vocale. Voici tout ce que vous devrez rechercher dans un système de messagerie vocale visuelle fiable.
#1. Transcription de la messagerie vocale
La transcription de la messagerie vocale est une caractéristique importante de la messagerie vocale visuelle dans laquelle le contenu audio des messages vocaux est transcrit en texte lisible. Il devient un outil qui fait gagner du temps, donnant aux utilisateurs une idée du contenu de la messagerie vocale sans qu'ils aient à l'écouter et à décider de l'action à entreprendre. Cela vous fait gagner du temps lorsque vous êtes en déplacement et que vous devez consulter rapidement votre messagerie vocale, sur des appareils iOS ou Android.
#2. Messagerie vocale vers e-mail ou texte vers e-mail
Plusieurs compagnies de téléphone vous permettent de partager des informations de messagerie vocale avec d'autres personnes en envoyant par e-mail ou par SMS la messagerie vocale transcrite. Cela vous permet d'envoyer des messages vocaux directement à votre adresse e-mail ou à des coéquipiers qui doivent être tenus au courant. Il vous permet également d'envoyer le message vocal en pièce jointe afin que d'autres puissent écouter votre message.
#3. Messages d'accueil de la messagerie vocale
Les messages d'accueil personnalisés sont une autre caractéristique importante des systèmes de messagerie vocale visuelle. Les gens personnalisent leurs messages d'accueil de messagerie vocale pour fournir la tonalité appropriée pour recevoir un appel. Plusieurs entreprises offrent une variété d'alternatives d'accueil professionnelles pour vous aider à atteindre l'expérience souhaitée.
Les avantages de la messagerie vocale visuelle
La messagerie vocale visuelle vous permet de gérer tous vos messages audio en un seul endroit plutôt que de les parcourir un par un. Voici quelques-uns des avantages de l'inclusion de la messagerie vocale visuelle dans votre pile de communications :
#1. Récupération rapide des messages
Considérez l'expérience de messagerie vocale standard : il faut du temps pour se connecter, écouter les messages, puis extraire les informations clés de ce qui peut souvent être un enregistrement vocal difficile à comprendre. Ce n'est pas le cas avec Visual Voicemail, et l'expérience simplifiée peut vraiment vous faire gagner du temps et augmenter considérablement votre productivité.
Vous n'aurez pas à vous connecter pour écouter vos messages avec Visible Voicemail. Étant donné que le fournisseur de messagerie vocale de votre entreprise a déjà transcrit vos messages, vous ne perdrez pas de temps à écouter et à prendre des notes. Il ne vous reste plus qu'à le lire, comme vous le feriez pour un SMS, un e-mail ou tout autre type de communication visuelle.
De plus, vous n'aurez plus à rechercher certains messages. Plutôt que d'écouter tous les messages vocaux de votre boîte vocale jusqu'à ce que vous découvriez le bon, une analyse visuelle rapide vous aidera à identifier le message dont vous avez besoin avec moins d'effort. Ces aspects de la messagerie vocale visible, lorsqu'ils sont combinés, garantissent que vous pouvez accéder à (et passer) vos messages plus rapidement.
#2. Productivité améliorée
Un aperçu visuel de vos messages vous permet d'évaluer ce qui est le plus important et de prioriser ce qui doit être traité en premier. Vous remarquerez que vous répondez plus rapidement et que les messages vocaux seront ainsi moins lourds.
De plus, en raison de sa vitesse améliorée, la messagerie vocale visuelle offre des avantages de productivité supplémentaires. Avec la capacité de récupérer plus rapidement les messages vocaux, vous pouvez répondre plus rapidement, ce qui a plusieurs avantages possibles :
Dans les circonstances où une messagerie vocale offre des informations commerciales critiques, vous pouvez saisir l'opportunité ou résoudre un problème d'entreprise plus rapidement.
Lorsqu'un consommateur laisse un message vocal, vous pourrez lui répondre plus rapidement, ce qui améliorera son bonheur.
Lorsqu'un client potentiel ou un prospect laisse un message vocal, l'accès rapide à la messagerie vocale vous permet de répondre avant qu'il ne perde l'intérêt d'organiser une réunion ou de conclure une transaction.
En général, plus vous pouvez réagir rapidement à différentes situations, meilleurs seront vos résultats. La messagerie vocale visible offre un accès instantané à des informations vitales, vous permettant d'en faire plus en moins de temps.
#3. Accès simplifié
Pour écouter vos messages sur certains systèmes de messagerie vocale classiques, vous devez avoir accès au matériel audio de votre téléphone de bureau professionnel. Même avec des systèmes qui vous permettent de récupérer vos messages vocaux en déplacement, la composante audio limite votre capacité à accéder à votre messagerie vocale. L'écoute d'un message audio peut causer des perturbations ou être peu pratique dans de nombreux contextes.
Ce n'est pas le cas avec Visual Voicemail, qui gère facilement ces deux problèmes. La messagerie vocale visuelle vous permet d'accéder aux messages depuis l'extérieur de votre poste de travail sur n'importe quel appareil numérique. Les messages vocaux transcrits peuvent être enregistrés sur un concentrateur distant ou transférés directement vers votre boîte aux lettres, où vous pouvez y accéder instantanément.
La messagerie vocale visuelle est un outil essentiel pour les employés distants et les équipes distribuées, car elle leur permet d'accéder aux messages vocaux à partir de n'importe quel appareil, quel que soit leur emplacement physique. Son adaptabilité vous permet de mener vos activités sans interruption dans les cas où certains membres de l'équipe (ou toute l'équipe) doivent opérer hors site.
Lorsque l'écoute d'un message n'est pas une option, la lecture d'un message transcrit est généralement suffisante, de sorte que vous ne serez pas laissé dans le noir. La messagerie vocale visible offre une flexibilité accrue et vous aide à rester au courant des informations critiques, que vous soyez en déplacement dans des environnements bruyants ou dans des situations où vous devez effectuer plusieurs tâches à la fois.
#4. Confidentialité accrue
À moins que vous n'écoutiez tous vos messages avec des écouteurs, il y a une chance qu'ils soient captés par des oreilles indiscrètes.
Vous pouvez afficher vos messages au format texte après qu'ils ont été transcrits, éliminant ainsi le besoin de se connecter pour savoir qui a appelé et pourquoi il a appelé. En conséquence, vous réduisez la possibilité que d'autres personnes entendent des informations potentiellement sensibles.
#5. Partage et transfert faciles
Transférer un message vers la messagerie vocale de quelqu'un d'autre peut prendre du temps. Tenter de télécharger et d'envoyer une pièce jointe peut être techniquement difficile.
Pour contourner ce problème, de nombreuses personnes écoutent un message, prennent des notes sur des sujets essentiels, puis distribuent ces notes à tous ceux qui ont besoin d'informations. Il s'agit d'un processus fastidieux qui prête souvent à confusion en raison de la facilité avec laquelle il est possible de se tromper lors de la transmission de ces informations.
Ce n'est pas le cas d'un message vocal transcrit, qui peut être facilement envoyé par courrier électronique à un autre destinataire. Cela améliore la clarté en réduisant le besoin de «composer» des informations et en permettant aux autres de lire le message complet. Il facilite également la communication d'informations avec plusieurs personnes à la fois.
De plus, être sous forme de texte permet de transmettre simplement un message spécifique à des collègues si vous recevez un appel qui leur est destiné.
#6. Amélioration de la tenue des registres
Garder une trace des messages vocaux traditionnels est une tâche difficile. La messagerie vocale visuelle, d'autre part, vous fournit un outil d'enregistrement simple et facile à utiliser. Si vos messages Visual Voicemail vous sont envoyés par e-mail, il vous suffit de les enregistrer dans un dossier (ou plusieurs fichiers) et de conserver une archive complète.
Vous pouvez également télécharger des transcriptions et des fichiers audio sur votre appareil préféré et commencer à compiler un enregistrement de vos messages vocaux de cette façon. Quelle que soit la technique que vous choisissez pour la tenue des dossiers, la messagerie vocale visuelle facilite le démarrage.
Comment activer la messagerie vocale visuelle sur votre téléphone
L'une des premières étapes de la configuration de votre nouveau téléphone consiste à activer la messagerie vocale visuelle. La fonction de messagerie vocale visuelle du téléphone vous permet de définir un message d'accueil prédéfini ou de modifier le message d'accueil que les appelants entendent lorsque leurs appels sont acheminés vers la messagerie vocale. Si vous avez déjà une messagerie vocale sur votre compte, la configuration de la messagerie vocale visuelle est activée. Si vous avez un nouveau compte, vous pouvez activer la messagerie vocale visuelle à partir de votre appareil. Suivez les étapes ci-dessous pour activer la messagerie vocale visuelle sur votre téléphone.
- Sur l'écran d'accueil, appuyez sur l'icône "Téléphone".
- Ouvrez l'écran Paramètres de la messagerie vocale en appuyant sur l'icône "Messagerie vocale" dans la barre des tâches inférieure.
- Choisissez l'option "Configurer maintenant". L'écran Mot de passe apparaît.
- Appuyez sur "Enregistrer" après avoir entré un mot de passe pour votre messagerie vocale visuelle. L'écran Confirmation du mot de passe apparaît.
- Retapez le mot de passe dans la zone de saisie pour le confirmer. Choisissez "Enregistrer". L'écran de bienvenue s'affiche.
- Choisissez "Par défaut" pour utiliser le message d'accueil par défaut ou "Personnalisé" pour enregistrer un message d'accueil personnalisé pour les appelants. Lorsque vous sélectionnez « Custom », l'écran d'enregistrement apparaît.
- Utilisez le bouton "Enregistrer" pour enregistrer votre message d'accueil personnel. Pour arrêter l'enregistrement, utilisez le bouton "Stop". Touchez « Play » pour réécouter l'enregistrement ou « Record » pour réenregistrer le message d'accueil. Lorsque vous avez terminé l'enregistrement, appuyez sur le bouton "Enregistrer". L'écran Messagerie vocale affiche une entrée pour votre message d'accueil et il est activé. La messagerie vocale visible a été activée.
La messagerie vocale visuelle ne fonctionne pas ? Comment dépanner
Comme pour toute technologie, la messagerie vocale visuelle peut ne pas toujours fonctionner correctement. Si votre messagerie vocale visuelle ne fonctionne pas, voici des solutions rapides pour la remettre en marche.
#1. Vérifiez votre couverture cellulaire.
Si la messagerie vocale visuelle n'a commencé à mal fonctionner que récemment, ou si elle ne semble pas fonctionner correctement dans des régions spécifiques, assurez-vous d'avoir un signal cellulaire fort et fiable. La messagerie vocale visuelle ne fonctionnera pas correctement sans connexion sans fil. Vérifiez les barres d'intensité du signal dans la barre d'état en haut de l'écran de votre téléphone, et si cela ne fonctionne pas, essayez d'activer et de désactiver le mode Avion pour réinitialiser la connexion cellulaire. Balayez vers le bas depuis le haut de l'écran pour accéder au centre de contrôle ou aux raccourcis rapides sur votre téléphone, puis appuyez sur le bouton Mode avion. Attendez quelques secondes avant de le toucher à nouveau.
#2. Composez la messagerie vocale à l'ancienne.
Votre problème est-il limité à la messagerie vocale visuelle ou est-il plus répandu ? Essayez de contacter votre messagerie vocale manuellement pour découvrir s'il y a un problème avec votre service de messagerie vocale. Souvent, vous pouvez le faire en composant votre propre numéro de téléphone mobile, puis en saisissant votre code PIN pour afficher les messages. Si vous ne parvenez pas à accéder à votre messagerie vocale, veuillez contacter votre fournisseur de services.
#3. Vérifiez que vous disposez de suffisamment de mémoire libre.
Si vous avez très peu de mémoire libre sur votre smartphone, votre messagerie vocale visuelle peut avoir des problèmes - ou peut-être cesser complètement de fonctionner. Si votre téléphone est complètement à court d'espace, la messagerie vocale visuelle cessera d'enregistrer ou de lire correctement les messages.
T-Mobile, par exemple, a recommandé que votre téléphone dispose d'au moins 15 % de RAM libre pour que la messagerie vocale visuelle fonctionne efficacement. En cas de doute, vous pouvez libérer de l'espace sur votre iPhone ou votre smartphone Android.
#4. Examinez vos options de renvoi d'appel.
Si de nouveaux messages n'arrivent pas dans votre liste de messagerie vocale visuelle, il est concevable que le transfert d'appel soit activé et que les appels entrants soient acheminés plutôt que d'aller vers la messagerie vocale. Si tel est le cas, vous devez désactiver le renvoi d'appel afin que votre téléphone puisse à nouveau collecter les messages vocaux. La technique spécifique varie selon votre téléphone et votre opérateur de téléphonie mobile. Voici comment modifier le transfert d'appel sur un iPhone et voici comment modifier le transfert d'appel sur un Android.
#5. Redémarrez votre téléphone.
Il est également concevable que votre messagerie vocale visuelle présente des problèmes en raison d'un problème logiciel transitoire, qui peut être facilement résolu en réinitialisant votre téléphone. Redémarrez votre téléphone si vous avez essayé tout le reste de cette liste et que votre messagerie vocale visuelle ne fonctionne toujours pas correctement.
#6. Mettez à jour votre application.
Bien qu'il soit peu probable que cela soit la cause de vos problèmes, un bogue ou une incompatibilité de programme pourrait empêcher votre messagerie vocale visuelle de fonctionner correctement. Sur l'iPhone, assurez-vous que l'application Téléphone est correctement mise à jour. Si vous avez un téléphone Android, assurez-vous que l'application Téléphone est à jour, mais vous pouvez également avoir une application de messagerie vocale visuelle autonome qui doit être mise à jour.
#7. Réinitialisez votre configuration réseau.
Enfin, si la messagerie vocale visuelle continue d'échouer, le redémarrage des paramètres réseau de votre téléphone peut résoudre le problème. Malheureusement, cela effacera tous vos paramètres réseau, y compris tous les mots de passe de réseau Wi-Fi enregistrés et les appareils Bluetooth liés, alors gardez-le pour la fin.
Quelle est la différence entre la messagerie vocale et la messagerie vocale visuelle ?
La messagerie vocale, parfois appelée messagerie vocale 901, est le service de répondeur de votre appareil. C'est le service fondamental auquel tous les clients de plan.com ont accès dès qu'ils se connectent. Les messages sont enregistrés et l'utilisateur est averti par SMS lorsqu'il en quitte un. L'utilisateur n'a aucune influence sur l'ordre dans lequel les messages sont rejoués.
La messagerie vocale visuelle est une application spécifique à l'appareil qui ajoute des fonctionnalités à la messagerie vocale, notamment l'affichage des données de message à l'écran, similaire à une boîte de réception de courrier électronique. Les messages que l'utilisateur souhaite écouter ou ignorer peuvent être sélectionnés à tout moment. Si le message provient de l'un des contacts de l'utilisateur, le nom enregistré du contact s'affiche à côté du message.
Le principal avantage de la messagerie vocale visuelle par rapport à la messagerie vocale ordinaire est qu'elle est beaucoup plus contrôlable.
Comment puis-je appeler la messagerie vocale sur mon téléphone ?
Essayez *86, *98 ou appuyez longuement sur 1. Essayez également de composer le 1. N'importe lequel de ces éléments devrait ouvrir la messagerie vocale.
Les téléphones Android ont-ils une messagerie vocale visuelle ?
Les téléphones Android disposent d'un service de messagerie vocale visuelle intégré qui vous permet d'afficher les messages vocaux sous forme de texte.
En conclusion
La messagerie vocale visuelle est un service téléphonique qui vous permet d'accéder aux messages vocaux entrants via une interface visuelle conviviale. La messagerie vocale visuelle offre la flexibilité dont vous avez besoin pour mener des conversations professionnelles sans interruption, grâce à une plus grande productivité et à un accès et un partage plus simples.
Bibliographie
- COMMENT CRÉER UNE MARQUE Guide 2023 (+ Conseils gratuits)
- RÉPONDEURS PROFESSIONNELS : les meilleures options en 2023
- SYSTÈMES TÉLÉPHONIQUES : 11+ systèmes téléphoniques pour toutes les entreprises et tout ce dont vous avez besoin
- SYSTÈMES TÉLÉPHONIQUES VIRTUELS : Les meilleurs systèmes téléphoniques virtuels pour toute entreprise (+ Guide détaillé)
- SERVICES DE TÉLÉPHONIE VIRTUELLE : Les meilleurs services de téléphonie virtuelle pour les petites entreprises, mis à jour !!!
Bibliographie
