La plupart des entreprises ne fonctionnent pas de manière optimale pour plusieurs raisons, dont la tenue de registres appropriés est essentielle. Fondamentalement, vous pourriez vous référer à la bonne tenue des registres comme l'épine dorsale de toute entreprise commerciale.
Ainsi, en tant que propriétaire d'entreprise, si la tenue de registres n'a pas été une routine, vous pouvez également dire adieu à la croissance de cette entreprise ou à son expansion.
Mais je suppose que vous n'avez aucune idée de ce qu'implique réellement la tenue de registres. Eh bien, cela ne sera plus de la table dans les prochaines minutes car nous discuterons longuement de chaque détail dont vous auriez besoin pour bien saisir ce concept.
Alors, asseyez-vous bien et profitez de la balade…
Importance de la tenue de registres
Les dossiers sont conservés pour un certain nombre de raisons, dont certaines comprennent;
#1. LA PRISE DE DÉCISION
C'est un processus très essentiel dans toute entreprise. Il joue littéralement un rôle majeur en essayant d'orienter votre entreprise dans cette direction. Et donc, nécessite toutes les informations disponibles (passées ou présentes).
Imaginez un scénario où une décision doit être prise sur les projections de vente ou la maximisation des bénéfices, et les informations nécessaires pour prendre correctement cette décision ne sont pas disponibles. Cela rend le processus de décision plus fastidieux.
Alors croyez-moi quand je dis que ce n'est pas quelque chose avec lequel vous voulez plaisanter.
#2. OBJECTIFS DE LA PLANIFICATION
Avant la planification, les enregistrements sont utilisés comme points de référence. La planification est généralement basée sur les données et informations disponibles.
Ainsi, si des enregistrements appropriés sont en jeu, il est beaucoup plus facile d'exécuter le plan prévu. C'est parce que les dossiers fournissent une connaissance de base de ce qu'implique exactement le processus de planification. La planification n'est pas possible sans information.
#3. BUTS FUTURISTES
Les dossiers sont conservés afin qu'ils puissent être consultés à l'avenir. Comme mentionné précédemment, dans la planification et la prise de décision, les dossiers fournissent également un critère pour la budgétisation, les prévisions de ventes, les projections et les enquêtes.
De plus, les personnes intéressées par une entreprise telles que les investisseurs, les créanciers, le gouvernement, les employés, etc. consultent toujours les dossiers. Il s'agit de prendre des décisions éclairées ou d'entrer dans un contrat avec eux.
#4. OBJECTIFS DE RÉFÉRENCE
Avoir une très bonne base de données, où les données sont correctement stockées, facilite la récupération en cas de besoin. Par exemple, lorsque les entreprises veulent déposer leurs déclarations de revenus, elles ont besoin d'autant d'informations que possible pour arriver aux chiffres appropriés pour le calcul de l'impôt à payer.
En outre, même lorsqu'un audit indépendant doit être effectué, l'auditeur est censé passer en revue presque tous les documents disponibles, afin qu'il puisse porter un jugement éclairé sur la véracité et l'équité des état financier à l'étude.
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Cependant, en plus d'être utilisés comme référence, ils peuvent également être utilisés pour fournir des informations générales sur l'entité commerciale et ses opérations.
De plus, la plupart des grandes entreprises rendent compte de leur gestion après chaque exercice financier. Ce compte est une compilation de tous les registres de l'entreprise du début à la fin de l'exercice et des projections futures. Il est généralement présenté lors de l'assemblée générale annuelle aux actionnaires de la société.
Donc, après avoir connu certaines des raisons pour lesquelles cela est inévitable, énumérons quelques-uns des documents essentiels que toute entreprise commerciale doit posséder pour un fonctionnement optimal.
Documents essentiels pour toute entreprise
La moitié du temps, le suivi des activités de votre entreprise peut devenir très fastidieux. Nous attribuons souvent cela au stress lié au traitement des chiffres. Ainsi, à long terme, échapper à l'ensemble du processus devient la seule option.
Eh bien, si vous devez éviter quoi que ce soit, assurez-vous simplement de supprimer ce qui suit de la liste. Il peut être désastreux pour toute entreprise de ne pas avoir ces enregistrements en jeu.
#1. LIVRES DE COMPTES
Les livres de compte sont très essentiels même s'ils sont relatifs. En d'autres termes, les enregistrements ici dépendent généralement du type d'organisation. Cependant, quel que soit le type d'opérations commerciales, la documentation des transactions financières est assez vitale. C'est le seul moyen de mesurer les progrès d'une entreprise.
Certains des documents de cette catégorie comprennent les livres de caisse, les factures, les relevés bancaires, les fiches de stock, les livres d'inventaire, les lettres de voiture, les notes de transport, les détails des actifs, etc.
#2. DOSSIERS DES OPÉRATIONS COMMERCIALES
La manière dont les activités de toute entreprise sont gérées doit être documentée. Cela comprend des œuvres sur papier comme le mémorandum et l'article de l'association. Ils contrôlent littéralement les activités de l'entreprise et doivent donc être correctement conservés.
#3. DOSSIERS DES ACTIVITÉS DE L'ENTREPRISE
Parfois, les entreprises s'engagent dans des activités qui sortent du cadre de leur activité. De telles activités pourraient inclure le sport, la charité, la responsabilité sociale des entreprises, les services humanitaires pour aider leurs communautés d'accueil. Ces activités doivent être correctement enregistrées et conservées à des fins futuristes.
Cependant, outre ce qui précède, les enregistrements des parties à une société doivent également être pris. Ces parties comprennent souvent ; investisseurs, créanciers, autorités gouvernementales, employés, actionnaires et autres.
Propriétés des enregistrements
En général, les enregistrements doivent être ;
- Bien organisé
- Facile à comprendre et à lire
- Transmettre toutes les informations nécessaires
- Pcorrectement stocké pour éviter la perte d'information
- Umis à jour de temps à autre
- Un critère pour la prise de décision future.
Qu'est-ce que la tenue de registres et pourquoi est-ce important ?
Le processus de tenue de registres implique la saisie de transactions et d'événements dans un système comptable. La tenue de registres est l'un des principes fondamentaux de la comptabilité puisque les concepts de la comptabilité dépendent de registres précis et détaillés.
Quelles sont les cinq principales raisons de conserver des documents ?
Tout système de conservation des documents doit être très simple, précis, fiable, simple à utiliser et cohérent avec les hypothèses sous-jacentes. La tenue de registres précis est essentielle à la capacité de l'entreprise à respecter ses obligations financières ainsi qu'à fournir des données sur lesquelles des décisions commerciales futures pourraient être prises.
Quels sont les trois objectifs que l'enregistrement cherche à atteindre ?
Le nombre et le calibre des enregistrements peuvent être contrôlés. Simplifiez les processus, les méthodes et les activités impliquées dans la maintenance et l'utilisation des enregistrements. À l'aide d'un inventaire des documents, déterminez quels documents sont disponibles. Appliquez les durées de conservation requises aux éléments stockés.
Quel est l'objectif principal de la tenue de dossiers au travail ?
La tenue de registres précis peut améliorer la façon dont vous menez vos affaires. La tenue de registres précis peut servir de preuve que vous avez pris des décisions réfléchies et pris les mesures nécessaires. Au cas où vous seriez interrogé ou confronté, les dossiers vous serviraient de défense. Vous courez le danger de ne pas les avoir.
Comment fonctionnent les enregistrements ?
Les vibrations sonores produites par la rotation d'un disque sont transformées en impulsions électriques. Des amplificateurs électroniques reçoivent ces signaux. Les amplis électriques provoquent des vibrations, et les haut-parleurs amplifient et agrandissent ensuite le son résultant.
Conclusion
Avec tout ce que nous avons pris en considération, je suppose qu'il est maintenant sûr de dire qu'aucune entreprise ne réussirait sans tenir des registres appropriés.
FAQ
Quels sont les 2 types de tenue de registres ?
La tenue de registres manuelle et la tenue de registres informatisée (ou automatisée) sont les deux méthodes de base pour la tenue de registres commerciaux.
Quels sont les exemples d'enregistrements ?
Les documents, livres, papiers, enregistrements électroniques, photographies, films, enregistrements sonores, bases de données et autres compilations de données, ainsi que d'autres éléments, indépendamment de leur forme physique ou de leurs caractéristiques, en sont des exemples.
Quelles sont les trois importances de la tenue de registres ?
Déterminez vos sources de revenus. Garder une trace de vos dépenses déductibles est une bonne idée. Gardez une trace de la base de votre propriété. Assurez-vous que vos déclarations de revenus sont remplies.
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