Lorsque vous entrez dans une organisation, comme un hôtel, la première personne que vous êtes susceptible de rencontrer est un réceptionniste. Mais vous êtes-vous déjà demandé ce que font ces personnes, à part recevoir des visiteurs et, eh bien, passer des appels ? Voici tout ce que vous devez savoir sur la description de poste d'un réceptionniste et l'échelle salariale.
Quelle est la description de poste d'un réceptionniste à la réception ?
Dans une grande entreprise ou un bureau, le réceptionniste est le premier point de contact. Les tâches et responsabilités quotidiennes d'un réceptionniste à la réception comprennent l'accueil et la signature des visiteurs, la réception et le tri du courrier, la planification des réunions et la coordination des activités du bureau. Ils sont également chargés de répondre aux appels, de répondre aux questions des appelants, de faire fonctionner un standard et de relayer les messages aux employés de bureau. Les réceptionnistes à la réception peuvent également être invités à mettre à jour les calendriers de rendez-vous, à valider les tickets de stationnement ou à effectuer des tâches de classement et de bureau.
Comment obtenir un emploi en tant que réceptionniste à la réception ?
Un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent est généralement tout ce qui est requis pour travailler comme réceptionniste à la réception. Les employeurs, en revanche, préfèrent les candidats qui ont travaillé comme administrateurs de bureau, réceptionnistes téléphoniques ou représentants du service client. Les candidats qui connaissent bien la suite Microsoft Office et les logiciels de prise de rendez-vous peuvent avoir un avantage concurrentiel dans le processus d'embauche. Les réceptionnistes doivent être capables d'effectuer plusieurs tâches à la fois, de gérer leur temps efficacement et de communiquer efficacement.
Quelles sont les options de carrière pour les réceptionnistes de réception ?
Les réceptionnistes peuvent faire progresser leur carrière de différentes manières. En raison de leur expérience dans des environnements de travail au rythme rapide et en contact avec les clients, de nombreux réceptionnistes peuvent facilement passer à des rôles de vente. Ils peuvent également trouver du travail dans des équipes marketing, où leur connaissance de l'image de l'entreprise et des préférences des clients sera utile. Les réceptionnistes de la réception peuvent être de bons candidats pour les postes de directeur de bureau en raison de leur connaissance des politiques, des horaires et des activités du bureau.
Quelle est la description de poste d'un réceptionniste médical?
Dans un établissement médical ou un cabinet médical, les réceptionnistes médicaux sont le premier point de contact. Il est de leur responsabilité d'accueillir et d'enregistrer les patients, de collecter les formulaires d'informations sur les patients et de faciliter les transactions de co-paiement. Lorsqu'un rendez-vous est terminé, la réceptionniste médicale doit vérifier le patient et planifier des rendez-vous de suivi. Les réceptionnistes de la réception médicale répondent également au téléphone, gèrent les horaires de rendez-vous chez le médecin et effectuent des tâches de classement et de bureau pour les infirmières et les médecins du personnel.
Quels sont les avantages de travailler comme réceptionniste ?
Il y a de nombreux avantages à travailler comme réceptionniste. En tant que réceptionniste, par exemple, vous acquerrez de précieuses compétences en relation client, en multitâche et en gestion du temps. Vous acquerrez également une connaissance de toutes les pratiques et opérations commerciales, telles que la planification des réunions et des rendez-vous, ainsi que le travail administratif. Ces capacités rendent un réceptionniste souhaitable pour une variété d'emplois impliquant du travail de bureau ou des responsabilités en contact avec les clients. De plus, les réceptionnistes de la réception maintiennent généralement un horaire de bureau cohérent et peuvent être éligibles au dépôt direct, aux vacances payées ou aux prestations de santé.
Exemple de description de poste de réceptionniste à la réception
Vous pouvez avoir une bonne idée de ce que les employeurs recherchent lors de l'embauche pour ce poste en consultant cet exemple de description de poste de réceptionniste à la réception. N'oubliez pas que chaque employeur est unique et que chacun aura besoin de qualifications différentes lors de l'embauche pour un poste de réceptionniste.
Description
Notre bureau est à la recherche d'un réceptionniste pour accueillir les visiteurs à leur entrée dans le bâtiment. D'autres tâches administratives comprendront la réponse au téléphone et aux courriels, le classement et la numérisation de documents importants, ainsi que la planification et la documentation des événements du calendrier pour les membres du bureau. Notre candidat idéal possède une expérience administrative antérieure, d'excellentes compétences en communication et en service à la clientèle, et est bien organisé. Vous devez également être familiarisé avec la suite Microsoft Office, y compris Outlook et Excel.
responsabilités et devoirs
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels des clients et les accueillir à leur arrivée.
- Gardez une trace des calendriers du bureau et de vos collègues.
- Gardez les documents importants organisés en les classant.
- Effectuer toutes autres tâches de bureau nécessaires au bon fonctionnement du bureau.
- Qualifications et exigences
- Certificat GED ou diplôme d'études secondaires
- Connaissances administratives
- Connaissance de Microsoft Office
- Excellentes capacités de communication
- Compétences organisationnelles
- Capacités de saisie de données
Quel est le salaire moyen d'un réceptionniste ?
Aux États-Unis, le salaire moyen d'un réceptionniste est de 31,050 24,000 $. Les échelles salariales des réceptionnistes à la réception varient généralement de 39,000 14.93 $ à XNUMX XNUMX $ par année. Les réceptionnistes gagnent un salaire horaire moyen de XNUMX $.
Le salaire d'un réceptionniste à la réception dépend de l'emplacement, de l'éducation et de l'expérience. Les réceptionnistes à la réception gagnent le plus en Alaska, à Washington, en Oregon, en Californie et à New York.
Points à noter
- Aux États-Unis, le salaire moyen d'un réceptionniste est de 31,050 24,000 $. Le salaire moyen varie entre 39,000 XNUMX $ et XNUMX XNUMX $.
- Les réceptionnistes aux États-Unis gagnent généralement entre 11 $ et 18 $ de l'heure.
- Le salaire moyen d'un réceptionniste en Alaska est de 41,750 41,591 $, 39,016 XNUMX $ à Washington et XNUMX XNUMX $ en Oregon. Ce sont les trois États les mieux rémunérés des États-Unis pour les réceptionnistes.
- Le salaire moyen des réceptionnistes de SightMD est le plus élevé.
- Le gouvernement est l'industrie la mieux rémunérée aux États-Unis pour les réceptionnistes.
États avec le salaire le plus élevé pour les réceptionnistes de la réception
Le salaire moyen d'un réceptionniste aux États-Unis est d'environ 31,050 14.93 $ par an ou 41,715 $ de l'heure. Étonnamment, les réceptionnistes de la réception gagnent le plus à Seattle, WA, à environ 33,000 XNUMX $ par an. Le salaire moyen d'entrée de gamme à Seattle, WA, est de XNUMX XNUMX $ pour ceux qui débutent. De plus, les réceptionnistes gagnent plus que le salaire moyen à Portland, Oregon, San Francisco, Californie, Washington, DC, New York, New York et Boston, Massachusetts. Les salaires des réceptionnistes à la réception sont les plus élevés en Alaska, à Washington, en Oregon, en Californie, à New York, dans le Connecticut et dans le Massachusetts à plus grande échelle. Le Tennessee, la Virginie-Occidentale et l'Arkansas, en revanche, ont les salaires des réceptionnistes les plus bas.
Description du poste de réceptionniste d'un hôtel
Un réceptionniste d'hôtel est un professionnel qualifié qui est chargé d'accueillir les clients de manière rapide et courtoise. Le réceptionniste de l'hôtel est la première personne que beaucoup de gens voient lorsqu'ils arrivent à l'hôtel. Ils enregistrent les clients dans et hors de leurs chambres, distribuent les clés des chambres, répondent aux questions et traitent les paiements pour les services hôteliers.
Les responsabilités d'un réceptionniste d'hôtel incluent:
- Effectuer toutes les tâches d'enregistrement et de départ
- Gestion des réservations par téléphone et en ligne
- Informer les clients sur les options de paiement et vérifier les informations de carte de crédit
- Enregistrement des invités et collecte des informations nécessaires (comme les coordonnées et les dates exactes de leur séjour)
- Lorsque les invités arrivent, accueillez-les et attribuez-leur des chambres.
- Donnez des informations sur l'hôtel, y compris les chambres disponibles, les tarifs et les équipements.
- Répondre aux plaintes des clients rapidement et avec professionnalisme.
- Travaillez avec le personnel d'entretien pour vous assurer que toutes les chambres sont propres, bien rangées et entièrement équipées pour répondre aux besoins des clients.
- Confirmez les réservations de groupe et planifiez des services personnalisés pour les clients VIP et les participants aux événements, tels que les invités de mariage.
- Le cas échéant, vendez des installations et des services supplémentaires.
- Tenir des registres précis des réservations et des paiements.
Qualifications et capacités
- Expérience de travail en tant qu'agent de réception, réceptionniste ou autre poste similaire dans un hôtel
- Connaissance des logiciels de réservation d'hôtel tels que Cloudbeds et RoomKeyPMS
- Compréhension du fonctionnement des sites Web de planification de voyages tels que Booking et TripAdvisor
- Attitude envers le service à la clientèle
- Excellentes capacités de communication et d'organisation
- Un diplôme en gestion hôtelière est préférable.
Quelle est la différence entre une réceptionniste et une réceptionniste ?
La distinction entre la réceptionniste et la réceptionniste fait partie du champ de responsabilité. Un réceptionniste s'occupe davantage de répondre au téléphone et de traiter les demandes des clients, tandis qu'un professionnel de la réception s'occupe davantage des enregistrements, des départs et des réservations.
Cela dit, il peut y avoir beaucoup de chevauchement entre les deux positions. En fait, dans certaines petites entreprises, les deux postes sont occupés par la même personne.
Les grandes entreprises ont généralement besoin d'un agent de réception et d'un réceptionniste. Sauf dans les grands hôtels, la personne à la réception est celle que vous voyez à l'enregistrement et qui gère généralement les appels à la réception.
La principale responsabilité d'un employé de la réception est de gérer tous les enregistrements, les départs et les réservations. Un réceptionniste d'hôtel, quant à lui, est principalement chargé de gérer tous les appels entrants, de répondre aux questions et d'acheminer les appels vers le service ou la personne appropriée. Un réceptionniste, par exemple, peut acheminer une demande de réservation à la réception.
Les entreprises ayant un poste de réceptionniste dédié, comme les hôtels, impliquent généralement que l'entreprise reçoit un volume élevé d'appels entrants tout au long de la journée. Le réceptionniste et l'agent de réception sont généralement combinés en un seul poste dans les hôtels de petite et moyenne taille.
Comment dois-je me préparer pour un entretien avec une réceptionniste ?
Anticiper les questions qui vous seront posées est l'un des meilleurs moyens de se préparer. Certaines questions seront générales, telles que "Pourquoi devrions-nous vous embaucher?" ou "Quels sont vos points forts?" D'autres questions seront spécifiques au poste pour lequel vous postulez. Assurez-vous que vous avez fait vos devoirs sur certaines des questions les plus courantes et que vous êtes prêt avec des réponses appropriées. Voici quelques questions et réponses courantes sur les entretiens avec les réceptionnistes de la réception pour vous aider à impressionner votre interlocuteur.
#1. Quelles caractéristiques distinguent un bon réceptionniste ?
Un bon réceptionniste est minutieux, capable de jongler avec plusieurs projets à la fois, organisé et bon communicateur. Parce que les réceptionnistes doivent être familiers avec les systèmes téléphoniques, il est essentiel d'avoir cette expérience ainsi qu'une voix agréable au téléphone.
#2. Comment s'habiller pour un entretien d'accueil ?
La tenue vestimentaire que vous portez lors d'un entretien avec une réceptionniste est déterminée par votre secteur d'activité. Une réceptionniste dans un cabinet d'avocats, par exemple, s'habillerait différemment d'une réceptionniste dans une entreprise de technologie. Consultez le site Web de l'entreprise pour avoir une idée de son code vestimentaire ou demandez à votre contact de recrutement quelle tenue vestimentaire vous convient. Si tout le reste échoue, le business casual est le meilleur pari.
#3. Que faites-vous exactement en tant que réceptionniste ?
Les réceptionnistes répondent au téléphone et accueillent les visiteurs. Ils gèrent également les répertoires de l'entreprise et fournissent des conseils aux visiteurs et aux fournisseurs au besoin. Ils acceptent fréquemment des colis, commandent des fournitures de bureau et réapprovisionnent la cuisine sur leur lieu de travail. Toute tâche supplémentaire de réceptionniste sera déterminée par votre secteur d'activité et l'entreprise pour laquelle vous travaillez.
#4. Pourquoi une réceptionniste est-elle importante pour une entreprise ?
Les réceptionnistes sont les premières personnes que la plupart des gens voient lorsqu'ils entrent dans une entreprise. Par conséquent, leur rôle est de gérer la communication provenant de sources extérieures telles que les fournisseurs, les visiteurs et les autres membres du personnel de bureau. Le travail d'un réceptionniste nécessite une variété de compétences techniques et générales, mais être organisé et amical est essentiel.
Ces questions et réponses fréquemment posées et répondues aux entretiens avec les réceptionnistes devraient vous aider à mieux vous préparer pour votre prochain entretien. Un entretien en face à face réussi augmentera vos chances d'être recontacté pour un entretien de suivi.
Qu'est-ce qu'un autre nom pour un réceptionniste à la réception ?
Le représentant de la réception, le gestionnaire de bureau, le spécialiste du service à la clientèle, le concierge, le caissier, le barista et l'associé de bureau sont tous des exemples de postes de service à la clientèle.
Quelles sont les 10 qualités d'un réceptionniste ?
- Communication
- Le multitâche
- Capacités sociales
- Organisation
- Capacités techniques
- Résistance au stress
- Résoudre les problèmes
- Empathie
- Fiabilité
- Administration des visiteurs
Comment les réceptionnistes doivent-ils répondre aux appels ?
- Remerciez l'appelant après l'avoir salué avec "Salut" ou "Bonjour".
- Récitez le nom de l'entreprise.
- Indiquer votre nom.
- Renseignez-vous sur la façon dont vous pouvez aider.
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Bibliographie
