La quantité de données dont nous disposons a augmenté, tout comme le potentiel d'erreur. Par conséquent, nous comptons sur le nettoyage des données pour améliorer l'efficacité de nos procédures de gestion des données. Le nettoyage des données améliore la qualité et la pertinence des données en réduisant les incohérences, en éliminant les erreurs et en permettant aux entreprises de prendre des décisions précises et éclairées. Dans cet article, vous apprendrez les bases du nettoyage des données, pourquoi c'est important pour votre entreprise et comment démarrer avec un processus de nettoyage des données.
Qu'est-ce que le nettoyage des données?
Le nettoyage des données, également appelé nettoyage ou nettoyage des données, consiste à localiser et à supprimer les erreurs, les incohérences, les doublons et les entrées manquantes des données afin d'améliorer la cohérence et la qualité des données.
Bien que les entreprises puissent prendre des mesures proactives pour garantir la qualité des données tout au long de la phase de collecte, elles peuvent toujours être bruyantes ou sales. Cela peut être dû à divers problèmes, notamment :
- Duplications causées par de nombreuses sources de données non liées
- Fautes d'orthographe et divergences dans la saisie des données
- Données ou champs incomplets ou manquants
- Ponctuation incorrecte ou symboles non conformes
- Données obsolètes
Le nettoyage des données s'attaque à ces problèmes et purifie les données en utilisant une variété d'approches pour garantir qu'elles répondent aux critères commerciaux.
Utilisation du nettoyage des données
Bien que le nettoyage des données soit fréquemment discuté dans le secteur professionnel, il est crucial pour les organisations et les personnes.
Purification des données pour les particuliers
Les individus peuvent amasser une grande quantité d'informations personnelles sur leurs ordinateurs dans un laps de temps relativement court. Les informations de carte de crédit ou bancaires, les informations fiscales, les dates de naissance et les noms légaux, les informations sur les hypothèques et d'autres informations peuvent toutes être enregistrées sur votre ordinateur dans de nombreux dossiers. Si vous avez une copie numérique de votre T4, par exemple, il y a beaucoup d'informations sur quelques pages seulement !
Les individus ont besoin d'un nettoyage des données car toutes ces informations peuvent devenir écrasantes. Il peut être difficile de localiser la documentation la plus récente. Il est possible que vous deviez parcourir des dizaines d'anciens fichiers avant de trouver le plus récent. La désorganisation peut engendrer de la frustration et même la perte de documents !
Le nettoyage des données garantit que vous ne disposez que des fichiers les plus récents et des documents vitaux, afin que vous puissiez les retrouver facilement lorsque vous en avez besoin. Il garantit également que vous n'avez aucune information personnelle sensible sur votre ordinateur, ce qui peut poser un problème de sécurité.
Services de nettoyage de données pour les entreprises
Les entreprises enregistrent généralement beaucoup d'informations personnelles - informations commerciales, informations sur les employés et parfois même informations sur les consommateurs ou les clients. Les entreprises, contrairement aux particuliers, doivent s'assurer que les informations personnelles de nombreuses personnes et organisations sont sécurisées et structurées.
Tout le monde profite d'avoir des informations précises. Il est essentiel d'avoir des informations à jour sur les employés. Il est avantageux d'avoir des informations correctes sur les clients afin de mieux connaître votre public cible et de le contacter si nécessaire. Disposer des informations les plus récentes et correctes vous aidera à tirer le meilleur parti de vos efforts de marketing.
Le nettoyage des données est également crucial car il améliore la qualité des données et, par conséquent, la productivité globale. Lorsque vous nettoyez vos données, toutes les informations obsolètes ou erronées sont supprimées, vous laissant uniquement les meilleures données. Cela élimine le besoin pour votre équipe de parcourir d'innombrables documents obsolètes et aide le personnel à tirer le meilleur parti de leurs heures de travail.
Disposer d'informations précises permet également de réduire certains coûts imprévus. Par exemple, vous pouvez imprimer des informations inexactes sur des papiers à en-tête fermes - seulement pour découvrir que tout doit être jeté une fois l'inexactitude découverte ! Des erreurs constantes dans votre travail pourraient potentiellement nuire à la réputation de votre entreprise.
Pourquoi le nettoyage des données est-il important ?
Un nettoyage régulier et organisé des données peut avoir des conséquences considérables pour une organisation.
#1. Évitez les erreurs coûteuses.
Le nettoyage des données est le moyen le plus efficace de réduire les coûts qui surviennent lorsque les organisations sont occupées à traiter des erreurs, à corriger des données erronées ou à dépanner. Par exemple, s'assurer que les livraisons sont effectuées à la bonne adresse dès la première fois et ainsi éviter les nouvelles livraisons coûteuses.
#2. Rendre les données disponibles de plusieurs manières.
Le nettoyage des données ouvre la voie à une gestion multicanal réussie des données des consommateurs. La précision des données client, y compris les canaux téléphoniques, postaux et e-mail, permet à votre stratégie de contact d'être exécutée avec succès sur tous les canaux.
#3. Boostez l'acquisition de clients
Les organisations disposant de données bien entretenues sont les mieux placées pour générer des listes de prospects basées sur des informations précises et à jour. En conséquence, leurs activités d'acquisition et d'intégration deviennent plus efficaces.
#4. Faciliter la prise de décision
Des données propres sont essentielles pour un processus décisionnel transparent. Des données précises permettent l'IM et d'autres analyses essentielles, qui à leur tour donnent aux organisations les informations dont elles ont besoin pour prendre des décisions judicieuses.
#5. Boostez la productivité des équipes internes
Le nettoyage des données est également important car il augmente la qualité des données, ce qui conduit à une plus grande productivité. Lorsque des données inexactes sont éliminées ou corrigées, les organisations se retrouvent avec des informations de haute qualité, ce qui signifie que leur personnel ne perd pas de temps à parcourir des données non pertinentes et incorrectes.
Nettoyage des données : guide étape par étape
Un outil de nettoyage des données peut automatiser la majorité du programme global de nettoyage des données d'une entreprise, mais il ne s'agit que d'un élément d'une solution de nettoyage des données continue et à long terme. Voici un bref aperçu des étapes que vous devrez suivre pour vous assurer que vos données sont propres et utilisables :
Étape 1. Déterminer les champs de données critiques
Les entreprises disposent désormais de plus de données que jamais auparavant, mais toutes n'ont pas la même valeur. La première étape du nettoyage des données consiste à déterminer quels types de données ou de champs de données sont requis pour un projet ou une activité spécifique.
Étape 2. Rassemblez les données
Suite à l'identification des champs de données appropriés, les données qu'ils contiennent sont collectées, triées et organisées.
Étape 3. Supprimer les valeurs en double
Suite à la collecte des données, le processus de rectification des inexactitudes commence. Les valeurs en double sont détectées et éliminées.
Étape 4. Traiter les valeurs vides
Les outils de nettoyage des données recherchent les valeurs manquantes dans chaque champ et peuvent ensuite remplir ces valeurs pour créer une collecte de données complète et éliminer les lacunes en matière d'informations.
Étape #5. Rendre le processus de nettoyage plus cohérent
Pour être efficace, un processus de nettoyage des données doit être standardisé afin qu'il puisse être facilement répété à des fins de cohérence. Pour ce faire, il est nécessaire de décider quelles données sont utilisées le plus fréquemment, quand elles seront nécessaires et qui sera responsable de la gestion du processus. Enfin, vous devez décider à quelle fréquence vous devrez nettoyer vos données. Quotidien? Hebdomadaire? Mensuel?
Étape #6. Réviser, ajuster et répéter
Réservez du temps chaque semaine ou chaque mois pour passer en revue la procédure de nettoyage des données. Qu'est-ce qui s'est avéré efficace ? Où pouvez-vous apporter des améliorations ? Y a-t-il des défauts visibles ou des défauts qui semblent être présents ? Incluez les membres de plusieurs équipes concernées par le nettoyage des données dans la réunion pour obtenir une image complète du processus de votre entreprise.
La qualité des données devient de plus en plus un objectif stratégique à l'échelle de l'entreprise impliquant des spécialistes de chaque département, et un solide programme de nettoyage des données est l'un des éléments de cette entreprise plus vaste. Travailler comme une équipe sportive est une excellente méthode pour démontrer les principaux aspects nécessaires pour surmonter toute difficulté de qualité des données. Vous aurez du mal à réussir si vous ne vous entraînez et ne pratiquez que par vous-même, un peu comme dans les sports d'équipe. Pour être efficace en équipe, il faut s'entraîner ensemble.
À quelle fréquence devez-vous effectuer le nettoyage des données ?
La procédure de nettoyage des données est généralement effectuée en une seule fois et peut prendre beaucoup de temps si les informations s'accumulent depuis des années. C'est pourquoi le nettoyage des données doit être effectué régulièrement.
La fréquence à laquelle les organisations doivent nettoyer est déterminée par un certain nombre de critères, notamment le volume de données qu'elles conservent. Il est également crucial de ne pas nettoyer trop souvent, sinon vous gaspillerez des ressources en faisant des choses qui ne sont pas nécessaires.
Méthodes et astuces pour le nettoyage des données
Vous vous demandez peut-être comment commencer le processus de nettoyage des données maintenant que vous comprenez de quoi il s'agit et pourquoi il est si vital ! En matière de nettoyage des données, il n'y a pas de "taille unique". Vos procédures de nettoyage des données seront souvent déterminées par le type de données dont vous disposez. Cependant, voici quelques indications générales pour vous aider à démarrer.
#1. Examinez vos données
Le nettoyage des données d'une base de données unique, telle qu'une feuille de calcul sur le lieu de travail, est typique du nettoyage des données. Si vos données sont déjà organisées dans une base de données ou une feuille de calcul, vous pouvez analyser rapidement la quantité de données dont vous disposez, leur facilité de compréhension et ce qui doit ou non être mis à jour. Si vos données sont maintenant dispersées sur votre ordinateur dans divers fichiers, vous voudrez les assembler afin de pouvoir commencer à les évaluer dans leur ensemble.
Brendan Bailey de Towards Data Science propose plusieurs questions d'évaluation des données de base, notamment :
- Mes données semblent-elles logiques ?
- Y a-t-il des doublons, et si oui, sont-ils acceptables ?
- Les données numériques ont-elles un sens ?
- Y a-t-il des fautes d'orthographe ou des chiffres qui ne devraient pas être là ?
Cette évaluation préliminaire peut vous aider à déterminer la quantité de travail nécessaire. Si vous voyez que toutes vos données datent de 2005, vous avez peut-être beaucoup de travail devant vous ! Cependant, si vous ne trouvez que quelques chiffres obsolètes et une faute d'orthographe ou deux, une courte mise à jour peut suffire.
#2. Nettoyer les données dans une feuille de calcul séparée
Avant d'apporter des modifications, faites une copie de votre feuille de calcul et apportez les modifications à la copie plutôt qu'à l'original. Il s'agit de vous protéger, vous et vos informations, en cas d'erreur ! Lorsque vous travaillez avec des informations commerciales ou commerciales, une seule erreur peut avoir des conséquences catastrophiques.
Une fois que vous avez éliminé toutes les erreurs et nettoyé toutes vos données et informations, vous pouvez transférer vos sections révisées vers votre feuille de calcul d'origine. Cela peut prendre un peu plus de temps et d'efforts, mais cela en vaudra la peine pour avoir l'esprit tranquille et vérifier que vos efforts n'ont pas été vains.
#3. Utiliser les fonctions
Il peut être impossible de supprimer manuellement chaque inexactitude ou donnée obsolète ! Utilisez les fonctions de votre feuille de calcul et laissez votre application faire le travail pour vous ! Si vous utilisez Microsoft Excel, vous avez le choix entre de nombreuses "fonctions" qui effectueront certains des nettoyages pour vous.
Comme démontré dans la vidéo ci-dessus, "supprimer les doublons" est une fonction Excel. Cette fonction s'applique uniquement aux colonnes textuelles. Si vous saisissez deux fois par inadvertance le même employé ou les mêmes coordonnées, l'outil "Supprimer les doublons" peut parcourir la colonne et supprimer tous les doublons pour vous.
#4. Utilisez un logiciel de nettoyage de données.
Si vous ne savez pas comment nettoyer correctement vos données mais que vous avez désespérément besoin d'un bon nettoyage, il existe un logiciel de nettoyage des données disponible pour vous aider ! Le logiciel n'est pas gratuit, mais il peut être intéressant pour les personnes qui manquent de temps ou de connaissances pour entreprendre elles-mêmes des processus de nettoyage.
Comment la gestion des données peut-elle vous aider ?
Les entreprises et même les particuliers ont souvent du mal à nettoyer leurs données car ils les laissent trop longtemps. Les données peuvent rapidement devenir un fouillis, plein d'erreurs numériques et d'orthographe, de duplications inutiles et de données confuses et obsolètes dont vous ne savez pas exactement comment elles sont arrivées là.
La gestion des données peut rendre le processus de nettoyage des données considérablement plus efficace. C'est la création et la mise en œuvre de processus, d'architectures, de politiques, de pratiques et de procédures pour gérer les informations d'une organisation. La gestion des données englobe un large éventail de sujets, notamment :
- Administration des bases de données
- La sécurité des données
- Stockage de documents et d'enregistrements
- Gestion des dossiers
- Échange de données et plus encore !
Lorsque vous disposez de bonnes méthodes de gestion des données, vos fichiers sont considérablement moins susceptibles d'être gonflés d'informations incorrectes ou obsolètes. Travailler avec un fournisseur de gestion de données peut vous aider à gérer correctement vos informations tout au long de leur cycle de vie.
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Bibliographie
