Vous n'êtes peut-être pas familier avec les comptes clients si vous êtes un nouveau propriétaire d'entreprise ou si vous avez récemment converti les systèmes comptables de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice. Dans le cycle comptable, les comptes débiteurs jouent un rôle assez vital. Et parce que les comptes clients sont considérés comme des revenus, leurs totaux affectent immédiatement votre revenu net. Cependant, le recouvrement final de tout solde de créances n'a aucun effet sur vos bénéfices non répartis, car ils sont déjà inclus dans le total de vos revenus. Les comptes clients sont également un compte permanent qui n'est pas affecté par les écritures de clôture. Comment est-ce possible ? Croyez-moi, vous le découvrirez assez tôt lorsque nous passerons en revue les principes fondamentaux des comptes clients avec ses exemples, son processus et sa formule en place.
Comprendre les comptes clients
Ne serait-il pas fantastique que chacun de vos clients vous paie en espèces au moment où il passe une commande ?
Malheureusement, la plupart des entreprises, y compris la mienne, ne fonctionnent pas selon la comptabilité de caisse. Au lieu de cela, nous envoyons à nos clients des factures avec des termes tels que "Net-30" affichés en haut indiquant que nous voulons qu'ils nous paient dans les 30 jours suivant la réception de la facture.
Et nous savons tous que ce n'est pas toujours le cas. Vous pouvez avoir des clients mauvais payeurs et d'autres qui prennent simplement leur temps pour vous faire parvenir leurs paiements, comme dans la plupart des entreprises.
C'est là qu'interviennent les comptes débiteurs, généralement abrégés en "AR". AR est le montant d'argent que vos clients vous doivent pour des articles que vous leur avez déjà vendus. Il s'agit essentiellement du total de toutes les factures que vous avez émises aux clients mais qui n'ont pas encore été payées. Cela apparaîtra comme un actif sur votre bilan dans les états financiers de votre entreprise.
Lire aussi: GUIDE DES COMPTES FOURNISSEURS SIMPLIFIÉ! (+ Répartition détaillée de la formule)
Définition des comptes débiteurs
En termes simples, les comptes débiteurs sont le solde impayé de l'argent qui vous est dû par vos clients pour les produits ou services que vous leur avez fournis. Il représente tous les achats à crédit effectués par un client et est enregistré comme un actif à court terme dans votre bilan.
Maintenant que vous avez une idée presque claire de la façon dont cela fonctionne, examinons certains de ses avantages.
Avantages des comptes clients
Il est essentiel de garder une trace de vos comptes clients si vous souhaitez enregistrer correctement votre flux de trésorerie. Même si vos ventes se portent bien, vous pouvez vous retrouver dans une crise de liquidités si votre AR continue de croître et que vos clients ne vous paient pas assez rapidement.
C'est un exemple classique de la raison pour laquelle un développement rapide peut être difficile pour les petites entreprises. Si vous n'êtes pas payé assez rapidement lors de la vente et de la livraison de votre produit, vous pourriez avoir des problèmes pour exécuter les commandes futures ou même financer les dépenses de base de l'entreprise parce que vous n'avez pas assez de liquidités à la banque.
Ainsi, les comptes clients sont essentiels pour suivre ou rester au courant de la situation. Cela permet également de s'assurer que vous recouvrez ces dettes dues par les clients.
Cependant, vous devez suivre non seulement vos créances globales (combien d'argent tous vos clients vous doivent), mais également qui vous doit de l'argent et qui est en retard de paiement. Avec ces informations, vous pouvez déterminer avec quels consommateurs poursuivre le paiement tout en gardant votre compte bancaire approvisionné.
Est-il préférable d'avoir des comptes débiteurs plus ou moins élevés ?
Un solde inférieur des comptes débiteurs est préférable en général. Cela indique que vos consommateurs vous paient rapidement et qu'ils ne doivent pas une grosse somme d'argent.
Cependant, si votre entreprise se développe, vous remarquerez peut-être une augmentation de votre solde AR à mesure que vous gagnez plus de clients et que vous leur vendez plus.
Si tel est le cas, vous devez surveiller le taux de rotation des comptes clients, à l'aide d'une formule, pour vous assurer que le pourcentage d'AR par rapport aux ventes reste stable. Vous trouverez ci-dessous la formule de rotation des comptes clients ;
Ratio de rotation des comptes clients = Ventes à crédit / Moyenne des comptes clients
Forum sur le chiffre d'affaires des comptes clients
Avec cette formule, vous pouvez suivre le ratio à mesure que votre entreprise se développe pour vous assurer que vos comptes clients ne dépassent pas vos ventes.
Le processus des comptes clients
Le processus des comptes clients est un système assez simple. De plus, ces étapes vous guideront si vous cherchez à offrir des conditions de crédit à vos clients pour la première fois.
Lire aussi: PROCESSUS DE COMPTES FOURNISSEURS : Comment gérer efficacement le processus
Étape 1 : Établissez une procédure d'approbation de crédit pour vos clients
Assurez-vous que votre entreprise dispose d'un processus d'approbation de crédit. Ainsi, chaque fois que vous avez l'intention de facturer des clients à crédit, vous et votre comptable aurez une sorte de structure à suivre.
Comment créer un processus d'approbation de crédit
Avant d'accorder un crédit à vos clients, vous devez faire certaines choses. Ceci comprend;
- Création d'une demande de crédit: Vous pouvez soit repartir de zéro, soit utiliser un modèle. Ils sont disponibles à l'achat dans les magasins de fournitures de bureau; ou mieux encore en télécharger un. La demande doit inclure tous les termes et conditions qui s'appliquent à l'offre de crédit, ainsi que la conformité aux réglementations fédérales en matière de crédit.
- Création de conditions de crédit: Si votre trésorerie est solide, vous pouvez prolonger le crédit de 30 à 45 jours. Cependant, si votre trésorerie est limitée, vous souhaiterez peut-être prolonger le crédit de 10 à 15 jours seulement. En d'autres termes, juste pour que les clients comprennent parfaitement l'ensemble du processus, les conditions des comptes débiteurs doivent leur être attribuées avant qu'ils ne soient acceptés pour un crédit.
Étape 2 : Préparez une facture pour vos clients.
La facturation est une partie cruciale du processus des comptes clients. Assurez-vous donc de pouvoir générer immédiatement une facture pour vos clients.
Par exemple, supposons que vous vendiez à un client pour 300 $ de stylos et que vous lui facturiez 8 $ de taxe de vente. Que vous saisissiez manuellement des factures dans un grand livre ou automatiquement avec votre logiciel de comptabilité, le tableau ci-dessous montre à quoi ressemblerait l'écriture de journal pour cet exemple de comptes clients en utilisant une formule simple.
| DATES | COMPTES | DÉBIT | CRÉDIT |
|---|---|---|---|
| 14/08/203 | Débiteurs | $308 | |
| 14/08/2023 | Ventes | $300 | |
| 14/08/2023 | La taxe de vente | $8 |
Comment créer une facture
L'envoi d'une facture à vos clients dès que possible permet de s'assurer que le paiement est reçu dans les plus brefs délais.
- Envoyez immédiatement la facture : Ne tardez pas à soumettre une facture pendant une semaine. Après la finalisation d'un achat, la facture doit également être remplie.
- Si possible, utilisez un logiciel de comptabilité: L'un des avantages de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité est que vous avez le luxe d'envoyer la facture à vos clients dès que vous avez terminé le traitement de la vente.
- Assurez-vous que les conditions de crédit sont bien visibles sur la facture : Si vous attendez un paiement dans les 30 jours, assurez-vous qu'il est clairement indiqué sur la facture. N'oubliez pas que si vos consommateurs ne savent pas quand le paiement est dû, ils ne pourront pas vous payer à temps.
Voici un des nombreux exemples de comptes clients montrant les conditions de crédit.
Étape 3 : Suivre les soldes des comptes clients
Il est essentiel de suivre les soldes de vos comptes clients. Avec cela, vous pouvez vous assurer que les clients sont alertés des dates d'échéance de paiement à mesure qu'ils approchent, ainsi que le suivi des retards de paiement.
En attendant, vous pouvez exécuter un rapport hebdomadaire sur les comptes clients si vous utilisez un logiciel de comptabilité pour identifier les comptes en souffrance et ceux qui seront bientôt dus. Cela faciliterait le recouvrement des comptes en souffrance.
Conseils pour suivre vos soldes AR
Lors du suivi de vos comptes clients, voici quelques conseils à garder à l'esprit ;
- Soyez toujours conscient des délais de paiement: Vous devez constamment savoir quels paiements sont dus, que vous utilisiez un tableur ou un logiciel de comptabilité pour gérer vos comptes clients.
- Envoyez un rappel à vos clients: Un e-mail rapide rappelant à vos clients que leur paiement est bientôt dû peut être bénéfique.
- Soyez proactif: Si la date d'échéance de votre facture est dépassée sans paiement, assurez-vous de contacter immédiatement vos clients. Bien qu'il ne garantisse pas le paiement, il sert de rappel opportun à vos clients.
Étape 4 : publier les paiements
La comptabilisation des paiements reçus des clients est la dernière étape du processus des comptes clients.
Lorsque vous recevez le paiement de votre client, effectuez l'écriture comptable suivante :
| DATES | COMPTES | DÉBIT | CRÉDIT |
|---|---|---|---|
| 14/08/2023 | Argent liquide | $308 | |
| 14/08/2023 | Débiteurs | $308 |
Notez que puisque la remise de la taxe de vente est traitée dans une transaction distincte, la taxe de vente n'est pas incluse dans cette écriture de journal.
Conseils pour la comptabilisation des paiements
Accepter les paiements en ligne est le moyen le plus simple d'afficher les paiements des clients. Cependant, de nombreuses entreprises exigent toujours que leurs clients envoient des paiements par courrier. Voici quelques conseils pour gérer correctement les paiements des clients, quelle que soit votre méthode :
- Offrir une variété d'alternatives de paiement : Offrir à vos clients une variété d'options de paiement est le moyen le plus rapide d'obtenir un paiement. Malgré la commodité des paiements par Internet, certaines entreprises choisissent encore de payer leurs factures via vérifier. Assurez-vous que vos clients peuvent choisir entre les deux.
- Vérifier que les paiements en ligne sont correctement comptabilisés: Si votre logiciel de comptabilité comptabilise automatiquement les paiements de votre banque, vérifiez que le paiement est correctement enregistré. Dans la plupart des cas, la publication automatique peut se dérouler sans accroc, bien qu'il existe également des scénarios dans lesquels les paiements peuvent rester bloqués dans les limbes ou être publiés sur le mauvais compte.
Qu'est-ce que les comptes clients en termes simples ?
En termes simples, les comptes débiteurs sont le solde impayé de l'argent qui vous est dû par vos clients pour les produits ou services que vous leur avez fournis.
Les comptes débiteurs sont-ils un débit ou un crédit ?
Les comptes débiteurs sont un débit sur une balance de vérification jusqu'à ce que le client paie. Et parce que l'argent est maintenant dans votre compte bancaire, vous devrez créditer les comptes débiteurs et débiter votre compte de caisse une fois que le consommateur aura payé. Pendant ce temps, sur votre balance de vérification, le solde final des comptes clients est souvent débiteur.
Qu'est-ce que la formule des comptes clients ?
La formule des comptes débiteurs pour le chiffre d'affaires est ; Ventes nettes à crédit / Comptes débiteurs moyens.
Les comptes clients sont-ils un actif ou un passif ?
Dans un bilan, les comptes débiteurs se trouvent dans la section des actifs circulants. Ce sont des choses que les clients doivent à une entreprise et qui peuvent être transformées en espèces en moins d'un an.
Qu'est-ce que l'écriture pour les comptes clients ?
Une écriture de journal pour les comptes clients est l'enregistrement comptable d'une transaction impliquant des comptes clients. Il s'agit d'une étape cruciale pour documenter avec précision cette transaction financière. L'expression comptable comptes débiteurs fait référence aux ventes pour lesquelles le paiement n'a pas encore été reçu.
Conclusion
Quelle entreprise ne veut pas de clients supplémentaires ? Vendre des produits et services à crédit à vos consommateurs vous aiderait grandement à élargir votre clientèle.
Il est essentiel que le processus soit géré correctement, ce qui inclut une vérification adéquate des clients, offrant des conditions de crédit adaptées aux besoins de votre entreprise cash-flow, et être minutieux dans le recouvrement des soldes à recevoir.
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