De nombreuses entreprises sont aux prises avec des problèmes internes qui peuvent affecter à la fois le niveau de productivité et la communication globale au sein de l'organisation. Un intranet peut être en mesure de résoudre ces problèmes, selon la nature de l'entreprise. L'importance d'utiliser un site intranet ne saurait être assez soulignée.
Alors, qu'est-ce qu'un intranet et comment pouvez-vous l'utiliser pour améliorer la productivité des employés ? Parlons-en!
Qu'est-ce qu'un intranet?
Une organisation peut avoir son propre réseau privé, appelé intranet, qui permet aux employés de partager en toute sécurité des informations sur l'entreprise ainsi que des ressources informatiques entre eux. Il s'appuie sur des serveurs Web, des systèmes de gestion de contenu et des pare-feu pour fonctionner de manière sécurisée et efficace. La sécurité des intranets est généralement maintenue à l'aide d'une base de données contenant tous les noms d'utilisateur des employés autorisés à accéder au réseau.
Les intranets peuvent aller de simples sites Web internes à des systèmes complexes avec plusieurs LAN et WAN interconnectés. En outre, ils offrent une gamme de fonctionnalités, telles que des éléments d'intranet social pour les profils des employés, la soumission, l'aimant, les commentaires et le partage de publications. Ils peuvent également prendre en charge le travail de groupe et les téléconférences et donner accès à des informations importantes, des applications, des formulaires et des dossiers de l'entreprise.
La communication entre les employés est favorisée par l'utilisation des intranets dans les entreprises. De ce fait, les employés peuvent accéder rapidement aux informations vitales ainsi qu'aux liens, applications et bases de données pertinents contenant les dossiers de l'entreprise.
Caractéristiques de l'intranet moderne
Les intranets modernes incluent des fonctionnalités telles que :
#1. Contenu personnalisé
Les intranets modernes offrent des pages d'accueil et des calendriers personnalisés pour les employés, fournissant des nouvelles et des annonces pertinentes de l'entreprise. Il dispose également d'outils de création de pages pour créer une communication statique, des parcours d'intégration et des pages wiki.
#dix. Collaboration
Les réseaux sociaux, le contenu généré par les utilisateurs et le cloud computing sont mis en avant dans les intranets modernes, favorisant la participation, l'interaction et la collaboration des employés.
#3. Intégration avec d'autres outils
Intégration avec des solutions de partage de fichiers ou des systèmes de stockage de fichiers intégrés. Il s'intègre à d'autres applications, telles que Microsoft 365, Yammer et Teams, pour offrir une expérience de travail numérique transparente.
#4. Accès à distance
Les intranets modernes offrent des options basées sur le cloud ou des installations sur site, permettant un accès à distance au site.
#5. Gestion de contenu et partage de documents
Il permet l'édition directe de documents intranet, de feuilles de calcul et de diapositives. En outre, il dispose de systèmes efficaces pour gérer de grandes quantités de données et de documents qui sont essentiels dans les intranets modernes.
#6. Interfaces d'administration, modèles de contenu et analyses
Des interfaces intuitives, des capacités efficaces d'administration intranet et de gestion de contenu et des tableaux de bord analytiques robustes sont des caractéristiques importantes des intranets modernes.
#7. Adaptabilité
Les intranets modernes sont conçus pour évoluer parallèlement à l'organisation, en se concentrant sur l'intégration des changements qui ont le plus d'impact sur l'entreprise. L'analyse du site et les commentaires des utilisateurs suivent les progrès et comprennent le comportement des utilisateurs.
A quoi sert un intranet ?
Il existe de multiples utilisations des intranets, mais trois utilisations principales incluent :
- Communication et collaboration: Les intranets facilitent la communication entre les employés, les gestionnaires et les cadres, facilitant le partage de nouvelles, de mises à jour et d'informations au sein de l'organisation. Ils fournissent également des outils de collaboration, tels que le partage de documents, l'édition en temps réel et l'attribution de tâches avec des délais.
- Gestion de documents et de contenus: les intranets permettent de gérer et de contrôler les documents, de suivre les versions et de conserver un historique des modifications. Ils fournissent également un stockage centralisé pour les documents, vidéos et fichiers audio de l'entreprise, ce qui facilite l'accès et le partage des informations pour les employés.
- Récupération de l'information: Les intranets agissent comme un guichet unique pour toutes les informations de l'entreprise, ce qui permet aux employés de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin. Ils offrent de puissantes capacités de recherche et peuvent agir comme un filtre pour présenter les informations et le contexte les plus importants.
Les autres fonctions pour lesquelles un site intranet peut être utilisé incluent :
- Un portail intranet améliore la productivité et l'engagement des employés grâce à une communication descendante et ascendante.
- Le site intranet personnalise les tâches des employés pour remplir des rôles organisationnels spécifiques.
- Un portail intranet offre aux employés une plate-forme pour rechercher des informations, gérer les flux de travail et communiquer au sein de l'organisation.
Combien de types d'intranets existe-t-il ?
Il existe deux principaux types d'intranets ; intranets sur site et dans le cloud.
- Intranet sur site: Une entreprise héberge ces types d'intranets entièrement sur place. Les intranets sur site nécessitent une équipe informatique dédiée pour gérer, mettre à jour et sauvegarder leurs serveurs. Ils ne sont généralement réalisables que pour les grandes entreprises disposant de ressources suffisantes pour les entretenir.
- Intranets basés sur le cloud: Ces types d'intranets sont créés, maintenus et mis à disposition en ligne. Ils ne nécessitent aucune infrastructure sur site et sont instantanément disponibles en ligne. Cependant, les intranets basés sur le cloud présentent certains problèmes de sécurité, ce qui conduit certaines organisations à choisir des intranets sur site plutôt qu'eux.
Types d'intranets en fonction de leurs fonctionnalités et de l'étendue des accès accordés aux utilisateurs :
#1. Intranets à l'échelle de l'organisation
Ces intranets fournissent un hub central pour la communication et la collaboration internes, avec des fonctionnalités telles que les moteurs de recherche, les profils d'utilisateurs, les blogs, les applications mobiles et la planification d'événements. Ils sont généralement établis à l'aide des technologies de réseau local (LAN) et de réseau étendu (WAN).
#2. Extranet
Les clients, les fournisseurs et les autres parties autorisées peuvent accéder aux extranets, tandis que les intranets classiques ne sont accessibles qu'aux employés de l'organisation. Les extranets étendent un réseau privé sur Internet avec des dispositions pour l'authentification, l'autorisation et la comptabilité (protocole AAA).
#3. Intranets axés sur la collaboration
Ces intranets facilitent le travail en groupe et les téléconférences. Ils incluent souvent des outils de gestion de projet, de gestion des ventes et de la relation client et des annuaires d'entreprise.
#4. Plateformes de changement culturel
Les intranets sont également utiles en tant que plateformes de changement de culture d'entreprise, où de nombreux employés peuvent discuter de problèmes clés, menant à de nouvelles idées en matière de gestion, de productivité et d'autres aspects de l'entreprise.
Avantages et inconvénients de l'utilisation d'un site intranet
L'utilisation d'un site intranet offre de multiples avantages et inconvénients. Ils sont:
Les avantages de l'utilisation des intranets
- Les intranets permettent une meilleure communication.
- Cela facilite le partage d'informations.
- La collaboration au sein d'une entreprise devient plus facile.
- Gérer les dossiers et faciliter la tâche
- Il permet un suivi plus rapide des demandes
- Un endroit pour tester de nouveaux concepts de sites Web d'entreprise.
- Il donne une meilleure culture d'entreprise qui se concentre sur les employés et encourage la participation et l'interaction
- Il offre un bon retour sur investissement en raison de faibles coûts de mise en œuvre et d'exploitation.
Les inconvénients de l'utilisation des intranets
Lors de la mise en place d'un portail intranet, certains problèmes peuvent également survenir, tels que :
- Risques de sécurité: La sécurité de l'intranet est une préoccupation importante puisque toutes les données et informations importantes sont collectées en un seul endroit.
- Surcharge d'information: Gérer et stocker des quantités excessives d'informations sur la plate-forme peut être difficile.
- Gestion du temps et des coûts: La mise en place et la maintenance d'un système intranet peuvent prendre du temps et entraîner des coûts récurrents.
- Difficultés à trouver des informations : Certains systèmes intranet ont des moteurs de recherche médiocres, ce qui rend difficile pour les employés de trouver les informations dont ils ont besoin.
- Difficulté à mettre à jour le contenu: Les informations sur les intranets peuvent être difficiles à mettre à jour, laissant les ressources et les connaissances à risque d'être inexactes et obsolètes
- Mise en œuvre complexe et coûteuse: La mise en œuvre d'intranets peut être complexe et coûteuse, en particulier pour les intranets personnalisés.
- Travail à distance: Lorsque les appareils mobiles et l'aide à distance ne sont pas disponibles, les télétravailleurs peuvent avoir du mal à obtenir des informations sur l'intranet.
Bonnes pratiques de l'intranet
Pour vous assurer que votre portail intranet est efficace, il existe plusieurs bonnes pratiques à suivre, notamment :
- Faites de votre intranet le mode de communication privilégié pour inciter vos collaborateurs à l'utiliser régulièrement.
- Recherchez des solutions intuitives et faciles à utiliser conçues avec l'expérience utilisateur (UX) à l'esprit.
- Utilisez votre intranet pour recueillir les commentaires des employés par le biais d'enquêtes, de sondages d'impulsion et de commentaires postés. La mise en œuvre des commentaires des employés peut améliorer leur expérience et encourager les autres à partager leurs opinions.
- Choisissez une plate-forme intranet moderne et conçue en tenant compte des besoins de la main-d'œuvre d'aujourd'hui. Les solutions intranet traditionnelles sont souvent obsolètes et ne parviennent pas à atteindre tous les employés, ce qui a un impact sur l'engagement des employés.
- Mettre en place un intranet accessible à tous les employés, où qu'ils se trouvent, pour favoriser la collaboration et la communication.
- Assurez-vous que votre intranet est adapté aux mobiles, car davantage d'employés travaillent à distance et accèdent aux informations de l'entreprise sur leurs appareils mobiles.
- Pour encourager l'engagement et la collaboration des employés, envisagez de mettre en œuvre des fonctionnalités sociales telles que le chat et la messagerie.
- Offrir une formation et un soutien pour s'assurer que les employés peuvent utiliser efficacement l'intranet.
- Mettez à jour et maintenez régulièrement votre intranet pour vous assurer qu'il reste pertinent et utile aux employés.
- Choisissez une solution intranet évolutive qui peut évoluer avec les besoins de votre organisation.
Qu'est-ce qu'un intranet et un extranet ?
Un extranet est un type d'intranet qui permet à des personnes extérieures à une entreprise d'utiliser certains matériels et programmes. Certaines parties de l'intranet sont ouvertes aux tiers, tels que les clients, les fournisseurs et les partenaires commerciaux. Il se distingue d'un intranet car il s'agit d'un réseau privé accessible par des utilisateurs tiers autorisés, tels que des clients ou des partenaires commerciaux, permettant un échange d'informations sécurisé entre les organisations.
Un intranet est le réseau privé et sécurisé d'une organisation qui facilite la communication, la collaboration et le partage d'informations entre les employés. Les intranets sont généralement réservés aux employés de l'organisation.
Deux différences entre intranet et extranet ?
Les deux principales différences entre un extranet et un intranet résident dans le nombre d'utilisateurs ainsi que dans l'accessibilité et la sécurité.
#1. Le nombre d'utilisateurs et l'accessibilité
- Les intranets ne sont accessibles qu'à un groupe ou une organisation spécifique, généralement les employés de l'entreprise, ce qui les rend accessibles à un plus petit groupe d'utilisateurs.
- De nombreux utilisateurs, y compris les membres de l'organisation et les parties prenantes externes telles que les fournisseurs, les partenaires et les clients, accèdent à un extranet.
# 2. Sécurité
- Les intranets sont généralement plus sécurisés en raison de leur interface restreinte et de leur accessibilité limitée. Ils sont sécurisés par un pare-feu défini, assurant la sécurité du réseau pour accéder au système.
- Étant donné que les réseaux extranet sont partagés entre l'organisation et des membres externes, les données sensibles sont menacées d'accès indésirables. Un pare-feu isole Internet de l'extranet, séparant les utilisateurs externes des utilisateurs de l'entreprise pour un accès sécurisé.
Qu'est-ce qu'un portail intranet
Un portail intranet est un point de départ pour accéder aux informations de l'entreprise ou aux applications tierces. Par conséquent, il permet aux entreprises de gérer plus efficacement les données, les logiciels et d'autres informations en offrant aux utilisateurs des perspectives personnalisées. À l'aide d'un logiciel intranet, les entreprises peuvent créer un réseau privé auquel seuls leurs employés peuvent accéder avec un mot de passe.
Le VPN est-il un type d'intranet ?
Un VPN n'est pas un type d'intranet. Un intranet est un réseau privé isolé d'Internet et accessible uniquement au sein d'une organisation. D'autre part, VPN signifie «réseau privé virtuel», qui crée une communication cryptée entre deux ordinateurs sur un réseau public tel qu'Internet, le rendant sécurisé et privé.
Google est-il un intranet ?
Non, Google n'est pas un intranet. Les intranets sont les réseaux privés que les organisations utilisent pour partager des informations et des ressources entre leurs employés. Alors que Google est une entreprise qui fournit une suite de produits, y compris Google Workspace, qui est une collection d'outils de productivité et de collaboration basés sur le cloud. Cependant, les solutions intranet tierces peuvent s'intégrer à Google Workspace pour créer ce que l'on appelle parfois un "intranet Google".
Vous pouvez utiliser Google Sites pour développer un intranet pour une entreprise ou une organisation. Google Sites est une option intranet tout-en-un qui vous permet de regrouper tous vos outils Google Drive, tels que Google Forms, Google Agenda et Google Maps, en un seul endroit où ils sont faciles à trouver.
Qu'est-ce qu'un site intranet ?
Un site intranet est un portail privé qui permet aux employés d'accéder aux actualités, mises à jour et documents internes. Il peut servir de canal de communication pour le leadership, d'espace de conversation et de collaboration et de base de connaissances pour l'entreprise.
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Bibliographie
