Combien de personnes sont maintenant présentes dans votre bureau ? Tu en as eu combien hier ? Qu'en est-il du mois d'août de l'année précédente ? Cet article définit les systèmes de gestion des visiteurs et explique pourquoi de nombreuses entreprises les utilisent de nos jours.
Si ce n'est pour les questions précédentes, la dernière vous a sûrement causé quelques difficultés.
Si vous pouviez trouver l'ancienne feuille de calcul Excel dans votre lecteur partagé ou répondre aux questions, c'est probablement parce que vous deviez compter manuellement les entrées dans le classeur contenant vos feuilles de connexion des invités.
Voici quelques autres requêtes pour vous pendant que ce classeur ou cette feuille de calcul est ouvert :
- Combien de noms pouvez-vous lire ou avez-vous été mal saisi ?
- Combien de visiteurs n'ont pas noté leur heure d'arrivée ?
- Qui a oublié de se déconnecter ? (Ou sont-ils toujours cachés quelque part dans le bureau ?)
- L'heure enregistrée pour la connexion ou la déconnexion était-elle exacte ?
- Avec quel employé chaque visiteur a-t-il interagi, exactement ?
Pensez à ce qui se passe lorsque les invités entrent dans votre bureau maintenant. Qui les accueille ? Une réceptionniste sympathique qui les engage personnellement et les fait se sentir les bienvenus ? Ou quelqu'un qui a été coincé à un bureau toute la journée, dérangé et qui manque de café ?
Peut-être que personne n'est présent pour accueillir les invités. Que font-ils ensuite ? Attendez-vous qu'un travailleur passe ou frappez aux portes que vous voyez? Les halls d'entrée sans surveillance et les portes ouvertes sont courants dans de nombreux bâtiments, ce qui permet à quiconque d'entrer dans n'importe quel bureau à tout moment.
Ces situations simples se produisent quotidiennement dans les bureaux du monde entier. Ils montrent également l'importance de la gestion des visiteurs.
Ils montrent notamment la nécessité d'un système de gestion des visiteurs, parfois d'un système d'enregistrement numérique.
Systèmes de gestion des visiteurs
La surveillance de tous ceux qui entrent dans votre établissement ou votre entreprise est connue sous le nom de gestion des visiteurs.
Les clients, les livreurs, les demandeurs d'emploi, les sous-traitants, les consultants ou le deuxième cousin du PDG peuvent tous être des visiteurs.
Toute personne qui n'est pas un employé régulier à temps plein est, par essence, un visiteur.
Un outil appelé système de gestion des visiteurs est utilisé pour suivre formellement les visiteurs.
Les systèmes de gestion des visiteurs aujourd'hui
Les outils numériques de gestion des visiteurs comme The Receptionist pour iPad remplacent les outils traditionnels de gestion des visiteurs comme les classeurs, les stylos et le papier dans les entreprises d'aujourd'hui.
Un système numérique de gestion des visiteurs gère la fonction essentielle de contrôle des invités. Mais il peut aussi effectuer plusieurs tâches qu'un stylo et du papier ne peuvent pas, comme lui :
- Tenez un journal des visiteurs en ligne.
- Merci de prendre des photos de vos invités afin de pouvoir les reconnaître.
- Créez des badges d'identification de visiteur avec la marque de votre entreprise dessus.
- Enregistrez les signatures sur les accords de non-divulgation et autres documents juridiques.
- Acceptez la livraison des services de messagerie comme UPS, FedEx et autres.
- Avertissez les utilisateurs par SMS, e-mail et Slack lorsque les visiteurs arrivent.
- Permettre l'interaction entre le personnel et les clients dans les deux sens.
- Accuser réception des livraisons de nourriture et des documents de dépôt
- Donner des indications aux invités.
Un système de gestion des visiteurs augmente la productivité du bureau, améliore la sécurité du bureau et améliore la réputation de votre entreprise.
Systèmes de gestion des visiteurs pour les écoles
Un système de sécurité intégré qui surveille tout, même pendant les périodes les plus achalandées, est nécessaire pour créer un environnement scolaire sûr et sécurisé.
Les écoles peuvent facilement maintenir un environnement sans risque en utilisant un système de contrôle des visiteurs.
Avez-vous mis en place un mécanisme fiable de suivi des visiteurs de l'école ? Gardez-vous une trace des visiteurs qui interagissent avec votre faculté ou vos élèves pendant qu'ils sont sur le terrain de l'école ? Le campus de votre école est-il exempt d'intrus ?
Les autorités doivent poser ces questions pour assurer la sécurité des instructeurs et des élèves à l'intérieur du bâtiment de l'école.
Avec un système de gestion des visiteurs pour les écoles en place, vous pouvez traiter efficacement chacun de ces problèmes séparément et prendre en charge les autres exigences des installations.
Système de gestion des visiteurs pour les écoles - Fonctionnalités principales
#1. Enregistrement authentifié
La gestion des informations des visiteurs avec un maximum de simplicité est une caractéristique des systèmes de gestion des visiteurs des écoles.
Il faut remplir des formulaires dès qu'on entre dans l'enceinte de l'école. Le système valide ensuite les données et les informations qui ont été soumises.
La validité de leur identité est confirmée, le numéro de téléphone est revérifié à l'aide d'outils tels que les vérifications OTP, et d'autres informations sont examinées.
Ce n'est qu'une fois que toutes les données personnelles ont été extraites, validées et approuvées qu'une personne peut être admise dans l'établissement.
Par mesure de sécurité supplémentaire, le VMS contemporain photographie chaque visiteur.
Il est garanti que le campus est toujours sûr et sécurisé, grâce au processus d'enregistrement et de vérification rapide à la porte d'entrée.
#2. Enregistrement sans contact
Une approche proactive est utilisée par les institutions intelligentes pour arrêter la propagation de pandémies comme le COVID-19, qui a provoqué de graves perturbations et mis en danger la sécurité des professeurs et du personnel à l'intérieur de l'école.
Les options d'enregistrement sans contact avec des technologies à l'épreuve des pandémies, comme les logiciels de reconnaissance faciale et la lecture de codes QR sur les appareils mobiles, peuvent réduire le risque que des transporteurs entrent dans le bâtiment de l'école.
Assurez-vous de choisir l'option appropriée lors du choix d'un système de gestion des visiteurs de l'école.
#3. Entrée vérifiée
Les écoles voient régulièrement des centaines de membres du personnel entrer et sortir du bâtiment avec les visiteurs.
Un système de gestion des visiteurs offre également la possibilité de pré-saisir les détails du personnel pour aider à garder une trace de tous ceux qui accèdent à l'installation.
Les locaux de l'école sont sécurisés à tout moment grâce aux noms et coordonnées pré-renseignés des membres du personnel car seuls les enseignants et le personnel authentifiés sont autorisés à entrer dans le bâtiment.
Vous pouvez spécifier si une validation OTP est nécessaire en tant que couche supplémentaire.
Même lorsque les professeurs ou le personnel entrent dans l'école, il est facile d'enregistrer leurs noms à l'avance, et seuls ceux qui ont des laissez-passer sont autorisés à entrer dans les zones.
De plus, cela permet aux travailleurs autorisés de surveiller plus facilement les mouvements de tout le personnel et des enseignants à l'intérieur du bâtiment, y compris leur fréquence, la durée de leur séjour et les heures d'entrée et de sortie.
#4. Tableau de bord en temps réel
Un tableau de bord en temps réel montrant les mouvements de tous les visiteurs, employés, professeurs, parents et enfants (si nécessaire) à tout moment est une caractéristique d'un système efficace de gestion des visiteurs pour les écoles.
Cela facilite l'identification et le suivi des personnes se déplaçant dans les locaux.
Ce tableau de bord peut suivre la durée pendant laquelle les parents, les invités ou les employés restent sur la propriété. Par exemple, si un parent veut rendre visite à son enfant, l'application permet de surveiller facilement la durée du séjour du parent.
#5. Informations sur les visiteurs
Tenir un journal précis de chaque personne qui a visité l'établissement au cours d'une certaine période est le problème majeur auquel les écoles sont confrontées.
Les journaux papier ou les méthodes papier-stylo échouent souvent car ils sont susceptibles d'être falsifiés, endommagés ou même volés.
Un système de gestion des visiteurs garantit qu'un enregistrement sécurisé des visiteurs basé sur la localisation est toujours disponible.
Les autorités peuvent facilement examiner les informations sur les visiteurs du système.
Qui est venu sur le campus ? Quand une personne spécifique a-t-elle quitté le bâtiment ? À quelle fréquence un client s'enregistrait-il ?
L'équipe peut créer un plan d'action pour mieux gérer les visiteurs entrant et sortant d'un local particulier grâce à ces chiffres préparés dans le système et facilement accessibles à toutes les parties concernées.
Meilleurs systèmes de gestion des visiteurs
#1. Logiciel Qminder
Qminder est un logiciel basé sur le cloud pour la gestion des files d'attente qui aide les entreprises à fournir des temps d'attente mémorables.
Utilisez des bornes d'enregistrement sur place et des informations de progression en temps réel pour gérer les files d'attente des clients. Les clients peuvent utiliser Qminder pour faire la queue à distance à l'aide de leur téléphone et recevoir des notifications par SMS.
Vous pouvez offrir un service plus personnalisé grâce aux informations recueillies lors de l'auto-enregistrement du client.
Prix
- Entrée: 429.00 $ par mois par emplacement
- Entreprise: 659 $ par mois par emplacement
- Enterprise: Tarification personnalisée
- Essai gratuit: Disponible
- Version gratuite: Pas d'agenda en ligne
#2. Logiciel de gestion des visiteurs HID
Le programme cloud de WorkforceID Visitor Manager aide les petites et moyennes entreprises des secteurs du transport, de l'énergie, de la santé, de l'éducation et autres à gérer l'accès à l'identité physique et numérique.
Les administrateurs peuvent créer des questions de sélection personnalisées à l'aide de la solution pour automatiser les procédures d'enregistrement.
Prix
- Prix de départ: 2,000.00 $ par an
- Essai gratuit: Disponible
- Version gratuite: Indisponible
#3. Logiciel ALICE Réceptionniste
Un système de gestion des visiteurs pour les petites, moyennes et grandes organisations de divers secteurs, ALICE Receptionist est basé sur le cloud et sur site.
L'enregistrement des visiteurs, la détection de mouvement, l'impression des identifiants, un annuaire des entreprises et la gestion des événements sont les fonctions phares de la solution.
Les utilisateurs peuvent automatiser leurs procédures de gestion des invités avec l'utilisation d'ALICE Receptionist.
Les listes de services, la communication bidirectionnelle, la notification des employés, la capture d'images et la surveillance à distance sont d'autres fonctionnalités.
Prix
- Prix de départ: 3,588.00 $ par an
- Essai gratuit: Disponible
- Version gratuite: Pas d'agenda en ligne
# 4. Logiciel Proxyclick
Pour les petites, moyennes et grandes entreprises, Proxyclick est un système efficace de gestion des visiteurs basé sur le cloud.
Certaines de ses fonctionnalités clés incluent l'enregistrement des visiteurs, les photos instantanées, l'impression de badges, les notifications instantanées, les rapports et Proxyclick.
Les utilisateurs peuvent contrôler les visiteurs à l'aide de Proxyclick, améliorer la réputation de leur marque et garantir la sécurité.
Les fonctionnalités supplémentaires du système incluent la personnalisation des badges, le contrôle d'accès, le pré-enregistrement des visiteurs, les autorisations des utilisateurs, la protection des données et les contrôles de sécurité.
Prix
- Prix de départ: 100.00 $ par mois
- Essai gratuit: Disponible
- Version gratuite: Pas d'agenda en ligne
# 5. Logiciel VisitLog
Les petites, moyennes et grandes entreprises peuvent toutes bénéficier de l'utilisation de VisitLog, un système de gestion des visiteurs sur site.
Les fonctionnalités fondamentales incluent la préinscription des visiteurs, l'impression de badges, les notifications par e-mail et SMS, l'enregistrement des visiteurs et la notification des visiteurs.
La fonction de kiosque VisitLog garde une trace des arrivées et des départs des visiteurs et du nombre total de visiteurs présents.
Un écran d'accueil programmable, des listes d'évacuation d'urgence, des outils de gestion du stationnement et des fonctions de rapport sont d'autres fonctionnalités.
Prix
- Prix de départ: 1,800.00 XNUMX $ une fois
- Essai gratuit: Disponible
- Version gratuite: Pas d'agenda en ligne
Systèmes électroniques de gestion des visiteurs
Les systèmes informatiques de base ou les systèmes électroniques de gestion des visiteurs, qui sont souvent hébergés sur un iPad ou un kiosque sans contact, utilisent un réseau informatique pour surveiller et enregistrer les informations sur les visiteurs.
Un système électronique de gestion des visiteurs atténue la plupart des défauts d'une méthode papier-crayon.
Pour vérifier les problèmes de sécurité potentiels, les identifiants des visiteurs peuvent être comparés aux bases de données municipales, étatiques et fédérales et aux bases de données internes.
Systèmes automatisés de gestion des visiteurs
Plusieurs entreprises utilisent encore des méthodes d'enregistrement manuel des visiteurs désuètes comme les badges nominatifs et les livres d'or, mais le passage à un système automatisé de gestion des visiteurs présente de nombreux avantages pour une entreprise, notamment des économies de coûts, de temps et de ressources.
Dans le livre blanc de 2017, L'évolution de la gestion des visiteurs, 82 % des organisations interrogées affirmaient que la mise en place d'un système automatisé de gestion des visiteurs augmentait l'efficacité opérationnelle.
Un système de gestion des visiteurs qui automatise l'accueil et les opérations administratives tout en renforçant la sécurité et en réduisant les risques offre un excellent retour sur investissement.
Lorsqu'un visiteur arrive, le système de gestion des visiteurs avertit instantanément l'employé approprié.
Le personnel est informé que son invité est arrivé.
Conclusion
Les systèmes de gestion des visiteurs anciens et mal gérés présentent plusieurs problèmes.
Une plate-forme obsolète peut entraîner des problèmes de conformité ou des failles de sécurité qui peuvent être assez coûteuses.
L'ensemble de la procédure doit être réévalué, le système de gestion des visiteurs faisant l'objet d'une attention particulière.
Systèmes de gestion des visiteurs FAQ
Combien de types de systèmes de gestion des visiteurs existe-t-il ?
Il existe deux approches opérationnelles différentes, même s'il n'existe pas deux types distincts de logiciels de gestion des visiteurs.
Comment mettre en place un système de gestion des visiteurs ?
Un système de notification devrait être inclus dans les systèmes de gestion des visiteurs pour informer les membres du personnel lorsqu'un visiteur s'est connecté.
Les employés devraient idéalement avoir la possibilité de sélectionner les notifications qu'ils souhaitent recevoir et quand.
Les badges invités doivent être imprimables rapidement et instantanément.
Comment gérez-vous les visiteurs sans rendez-vous ?
Le secrétaire doit offrir un siège et se présenter à tous les visiteurs qui n'ont pas pris de rendez-vous.
- Obtenir les informations de l'appelant
- Parlez avec le bureau du superviseur
- Se renseigner sur la disponibilité du superviseur
- Refuser stratégiquement les visites
Quels sont les types de visiteurs ?
Les visiteurs qui arrivent par avion, tels que les visites en escale, les visiteurs d'un jour et les visiteurs en transit, sont appelés arrivées par avion.
Les visiteurs qui arrivent par la mer, tels que les croisiéristes, sont appelés arrivées par la mer.
Les arrivées par la mer incluent également les invités en escale comme les marins et les plaisanciers.
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Bibliographie
