La technologie de vidéoconférence a énormément progressé au cours des dernières années et est devenue un outil essentiel pour améliorer la productivité du personnel, la communication avec les clients et d'autres activités commerciales. En outre, la plupart des plates-formes logicielles de visioconférence ont des fonctionnalités intégrées telles que le chat en temps réel, la transcription et le partage d'écran, dans le but de centraliser les communications de l'entreprise et d'aider les entreprises à devenir plus efficaces.
Pour avoir une idée du terrain, considérez ces 10 plates-formes de visioconférence gratuites qui démontrent que la distance ne doit pas être un obstacle à la performance de votre équipe.
Qu'est-ce qu'un logiciel de visioconférence ?
Avec des fonctionnalités intégrées telles que le chat, le partage d'écran et l'enregistrement, le logiciel de visioconférence fournit une communication en ligne pour les réunions audio, les réunions vidéo et les séminaires. Ces applications sont utilisées pour faciliter les communications longue distance ou internationales, améliorer la collaboration et réduire les frais de déplacement. Les travailleurs à différents niveaux d'une organisation peuvent utiliser des solutions de visioconférence pour organiser ou assister à des réunions virtuelles avec des collègues, des partenaires de l'entreprise ou des clients, quel que soit leur emplacement physique.
Les plateformes de visioconférence minimisent le besoin de participation en personne à la fois à de brèves mêlées et à des réunions critiques, ce qui facilite les horaires quotidiens de toutes les parties impliquées, améliore les relations avec les clients et maintient une communication ouverte et cohérente entre les équipes. Certaines solutions de visioconférence s'intègrent aux logiciels d'automatisation du marketing et de CRM pour synchroniser les données commerciales essentielles dans les conférences pertinentes et permettre des conversations de suivi simplifiées et des mises à jour des comptes de contact.
- Un produit doit fournir une communication audio et vidéo en ligne entre deux participants ou plus afin d'être inclus dans la catégorie Vidéoconférence.
- Autorisez les hôtes de vidéoconférence à modifier les spécifications de la réunion et à inviter des invités.
- Fournissez des fonctionnalités telles que le partage d'écran et le chat dans des conférences distinctes.
- Fournir des capacités d'enregistrement pour de futures présentations ou références.
Quelles fonctionnalités des plateformes de visioconférence sont les plus courantes ?
Voici quelques caractéristiques clés des plateformes de visioconférence qui permettent aux utilisateurs de se connecter et de collaborer en temps réel :
- Appel video: Visioconférence Des appels vidéo de haute qualité sont la meilleure chose à faire après les réunions en face à face pour les réunions en tête-à-tête ou en équipe. Lorsque les équipes ne peuvent pas se rencontrer en personne, la visioconférence améliore non seulement la collaboration, mais leur permet également de se sentir plus connectées.
- Appels audio : De nombreuses plates-formes de vidéoconférence vous permettent de rejoindre une vidéoconférence en utilisant l'audio simplement en vous connectant. Ces appels utilisent un logiciel VoIP et sont similaires aux appels téléphoniques ou aux systèmes téléphoniques ordinaires. De même, la plupart des produits permettent aux participants de rejoindre une conférence téléphonique avec audio uniquement ou vidéo plus audio.
- Enregistrement: Les appareils dotés de cette fonctionnalité permettent aux clients d'enregistrer une conférence vidéo ou audio pour une visualisation ultérieure. Certains produits hébergeront même la vidéo enregistrée au sein de la plateforme, avec la possibilité de la télécharger et de la partager en interne ou en externe.
- Partage d'écran: Cette fonctionnalité permet aux participants d'afficher leurs écrans en plus ou à la place d'un flux de webcam. Le logiciel de partage d'écran est un excellent outil de collaboration, en particulier pour les équipes distantes ou hybrides qui ont de fréquentes réunions en ligne.
- Partage de documents : Des fonctionnalités de partage de documents peuvent parfois être incluses dans une fonction de chat textuel, bien que ce ne soit pas une règle absolue. Certains logiciels de visioconférence vous permettront de partager des documents sans utiliser de conversation textuelle.
- Planification: Plusieurs plates-formes de visioconférence ont la possibilité d'organiser des réunions dans l'application. D'autres s'intégreront à des logiciels de planification ou de calendrier tiers.
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- Chat textuel : Plusieurs plates-formes de visioconférence proposent un chat textuel en direct que les participants peuvent utiliser en plus ou à la place de l'audio. Ces discussions textuelles peuvent être enregistrées et consultées ultérieurement. Le chat instantané peer-to-peer ou peer-to-group en dehors des visioconférences est également possible avec certaines plateformes de visioconférence.
- Présentations: Alors que certains programmes de visioconférence s'intègrent à des logiciels de présentation supplémentaires pour héberger des présentations, d'autres permettent aux utilisateurs de créer et de présenter des diaporamas dans l'application.
- Sous-titres et sous-titres : Certains programmes de visioconférence incluent des sous-titres et des sous-titres codés, qui non seulement rendent la visioconférence plus accessible, mais permettent également aux équipes multinationales d'éliminer les frictions causées par les obstacles linguistiques ou les différences culturelles. Dans certaines circonstances, la transcription en direct peut également être accessible. Cependant, les langues prises en charge peuvent varier d'un produit à l'autre.
Avantages supplémentaires des plates-formes de visioconférence : présentations, tableau blanc et levée de main
Meilleures plateformes de visioconférence gratuites
- Zoom
- Google Hangouts
- Réunions avec clavier téléphonique
- TrueConf en ligne
- Skype
- Freeconference
- Grandeur nature Go
- Appels vidéo lâches
- Facebook en direct
- YouTube en direct
#sept. Zoom
Qui doit en faire usage ?
Zoom est idéal pour tous ceux qui travaillent à distance ou dont les membres de l'équipe opèrent à distance. Zoom est une autre option populaire pour les éducateurs virtuels. La plate-forme de visioconférence permet des réunions simples et faciles à configurer ainsi que des réunions récurrentes dans votre salle de réunion personnelle. Créez et partagez un lien de réunion privée avec une personne ou une équipe en quelques secondes, et connectez les membres de l'équipe à distance par vidéo.
Principales fonctions gratuites :
- Accueillez jusqu'à 100 personnes
- Rencontres individuelles et de groupe
- Il n'y a pas de limite au nombre de réunions.
- Vidéo et audio HD
- Partager un écran
- Les rendez-vous programmés
- Chatter en privé ou en groupe
- Contrôles de l'hôte
#sept. Hangouts Google
Qui doit en faire usage ?
Google Hangouts est une méthode simple pour interagir avec des contacts Google (ou des personnes extérieures à votre réseau) à des fins personnelles ou commerciales. Utilisez cet outil pour les discussions en tête-à-tête, les réunions d'équipe, les démonstrations enregistrées, etc.
Principales fonctions gratuites :
- 25 participants vidéo sont autorisés.
- Conversations par vidéo, audio et messagerie
- Enregistrements de visioconférences
- Utilisez Google Agenda pour participer à des appels.
- Partager un écran
#3. Réunions sur le clavier
Qui doit en faire usage ?
La version gratuite de Dialpad Meetings est parfaite pour les équipes de 10 personnes ou moins. La version gratuite limite la durée de votre chat vidéo à 45 minutes, ce qui la rend parfaite pour les réunions plus courtes. Parce qu'il permet un nombre infini de vidéoconférences, vous pouvez utiliser ce service de vidéoconférence pour des réunions récurrentes telles que des entretiens individuels ou des débriefings d'équipe mensuels.
Principales fonctions gratuites :
- Jusqu'à dix personnes peuvent participer.
- D'innombrables conférences
- Enregistrement d'appel audio HD
- Partage d'écran et de documents
- Applications mobiles
#4. TrueConf en ligne
Qui doit en faire usage ?
TrueConf propose un plan gratuit avec jusqu'à trois participants aux appels vidéo. Cette solution est idéale pour les petites équipes ou les individus qui ont besoin d'un outil simple pour héberger des appels vidéo ou collaborer avec de petits groupes. Les capacités de collaboration telles que le contrôle du bureau à distance sont bénéfiques pour les personnes du support qui peuvent avoir besoin d'aider un client à résoudre un problème.
Principales fonctions gratuites :
- Lors d'appels d'équipe, il peut y avoir jusqu'à trois personnes.
- Vidéo HD
- Outils de collaboration (partage d'écran, contrôle de bureau à distance, appels enregistrés, transfert de fichiers et tableau blanc virtuel partagé)
#5. Skype
Qui doit en faire usage ?
La version gratuite de Skype est idéale pour les petites équipes de moins de dix personnes. C'est un bon outil si vous avez besoin d'un moyen simple de discuter par vidéo depuis votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette et d'organiser des réunions de groupe plus restreintes ou des discussions en tête-à-tête. Skype propose également un produit appelé Skype in the Classroom, qui est développé exclusivement pour l'enseignement en ligne.
Principales fonctions gratuites :
- Jusqu'à dix personnes peuvent participer aux appels vidéo.
- Appel vidéo HD
- Partager un écran
- Enregistrement des appels vidéo
- Chats vidéo interactifs
- Partage de localisation
#6. GratuitConférence
Qui doit en faire usage ?
FreeConference est parfait pour les petites équipes ou les rassemblements avec cinq participants ou moins. Un avantage non négligeable de ce service de visioconférence est sa simplicité d'utilisation ; aucun téléchargement n'est nécessaire pour commencer à l'utiliser. De plus, les contrôles du modérateur permettent à la personne en charge de la vidéoconférence de maintenir la réunion sur la bonne voie.
Principales fonctions gratuites :
- Les participants à une réunion en ligne peuvent être jusqu'à cinq.
- Partager un écran
- Partage de documents
- Modérateur en charge
- Texter au volant
#7. Grandeur nature Go
Qui doit en faire usage ?
Les employés à distance, les agents libres à distance et ceux qui travaillent avec des clients qui organisent rarement des réunions de groupe plus importantes peuvent tous utiliser Lifesize Go. Bien qu'ils aient des plans avec des solutions pour les grandes équipes, la version gratuite offre une bonne quantité de fonctionnalités pour les individus et les petits groupes.
Principales fonctions gratuites :
- Il peut y avoir jusqu'à 8 participants.
- Aucune limite de temps ne s'applique aux réunions.
- Partager un écran
#8. Chats vidéo lâches
Qui doit en faire usage ?
Les utilisateurs de Slack peuvent utiliser la fonction d'appel en tapant simplement / appelant ou en cliquant sur le symbole du téléphone en haut d'une conversation avec un autre utilisateur de Slack. Si vous avez besoin de poser une question rapide à un coéquipier, il s'agit d'une méthode simple pour l'appeler directement depuis Slack. Vous pouvez également Slack avec jusqu'à 15 personnes si vous démarrez un appel à partir d'un canal, permettant aux autres utilisateurs du canal de se joindre. Ce produit est utile pour les équipes à la recherche d'une solution d'appel vidéo supplémentaire pour les petites équipes.
Principales fonctions gratuites :
- Jusqu'à 15 personnes peuvent participer aux appels de groupe.
- Appels individuels
- Messager
#9. Facebook en direct
Qui doit en faire usage ?
Facebook Live est un excellent choix pour les entreprises, les influenceurs ou les particuliers qui souhaitent partager des démos en direct, des vidéos ou la culture d'entreprise. Vos fans Facebook peuvent commenter et parler en direct, vous pouvez choisir un public personnalisé pour la vidéo et vous pouvez programmer des diffusions à l'avance pour susciter l'anticipation.
Principales fonctions gratuites :
- Jusqu'à quatre heures de programmation
- Planifier à l'avance
- Publics individualisés
#dix. YouTube en direct
Qui doit en faire usage ?
YouTube Live, comme Facebook Live, est une plate-forme permettant de présenter un produit avec des questions-réponses en direct, d'héberger une session pédagogique pour enseigner à votre public tout en partageant l'écran ou en utilisant un tableau blanc, ou d'héberger un dialogue en direct avec les membres de votre équipe.
Principales fonctions gratuites :
- Il existe trois paramètres de qualité de flux. (Latence normale, faible latence et ultra-faible latence)
- Répond aux questions du public en temps réel
- Diffusions privées en direct (les personnes ne peuvent accéder qu'avec l'URL) (les personnes ne peuvent accéder qu'avec le lien)
- Planifier à l'avance
- Sous-titres automatisés en direct
- Balises de localisation
Quels sont les avantages des plateformes de visioconférence ?
#1. Dépenser moins:
En raison de sa capacité à éliminer les coûts liés aux appels interurbains et internationaux, le logiciel de visioconférence peut être une solution rentable. Pour les organisations, cela signifie qu'il n'y a pas de problèmes de communication pour le personnel distant, les prospects potentiels ou les parties prenantes externes, quelle que soit la capacité de déplacement. En permettant aux employés d'assister aux réunions depuis le confort de leur bureau, les logiciels de visioconférence peuvent également réduire les frais de déplacement. Cela pourrait être particulièrement avantageux pour les petites entreprises qui tentent de se développer sans encourir de frais de déplacement coûteux.
Un autre avantage financier de certaines plateformes de vidéoconférence est la possibilité de remplacer le logiciel de webinaire traditionnel par ce logiciel. Si une entreprise doit organiser un webinaire ou un événement virtuel mais n'a pas besoin de toutes les fonctionnalités d'un outil de webinaire standard, l'adoption d'un logiciel de visioconférence peut entraîner des économies importantes. Néanmoins, les économies peuvent être importantes si une entreprise peut se débrouiller avec un forfait gratuit plutôt qu'un forfait payant, car de nombreuses applications de visioconférence proposent des forfaits gratuits (avec des limitations, bien sûr).
#2. Tirez le meilleur parti de votre temps et de vos ressources :
Les collègues peuvent se rencontrer rapidement pour un bref tête-à-tête ou organiser une réunion virtuelle de dernière minute à l'aide d'un logiciel de visioconférence. D'autres peuvent améliorer la coopération au sein de l'équipe en partageant l'écran, le partage de fichiers et en utilisant des tableaux blancs collaboratifs sans quitter leur bureau ni réserver des salles de réunion inutiles. Cela peut faire gagner du temps et libérer des salles de conférence pour les personnes qui en ont besoin.
Les équipes peuvent collaborer tout en travaillant à distance grâce à la vidéoconférence, ce qui améliore également le travail d'équipe. Les travailleurs ne sont plus tenus de travailler dans le même immeuble de bureaux, bien seuls dans le même état ou pays. Les solutions de visioconférence sont cruciales pour la connexion et la coopération dans le monde post-pandémique qui évolue vers des équipes distantes et hybrides. De plus, ces outils permettent aux entreprises d'explorer des possibilités en dehors de certaines zones géographiques, ce qui peut aider à l'acquisition de talents.
Quel est le public cible des plateformes de visioconférence ?
La majorité des entreprises :
Les technologies de visioconférence sont utiles pour un large éventail d'entreprises et de secteurs, quelle que soit leur taille. Les entreprises en contact avec les clients, telles que les cabinets de conseil et de conseil, les cabinets d'avocats et d'autres prestataires de services, peuvent utiliser ces outils pour réduire les déplacements inutiles et collaborer avec des clients proches et éloignés. Les entreprises en pleine croissance utilisent également des logiciels de visioconférence pour élargir leurs perspectives et contacter leurs employés, quelle que soit la distance. Même les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises utilisent la visioconférence pour dialoguer quotidiennement avec les parties prenantes et les prospects.
Indépendants :
De nombreux services de visioconférence gratuits sont disponibles, ce qui en fait un outil attrayant pour les petites entreprises, les indépendants et autres travailleurs indépendants. Les versions gratuites des services de visioconférence ont généralement une capacité limitée et sont idéales pour les utilisateurs individuels ou les petites équipes.
Écoles : pour connecter les enseignants et les élèves, les installations de vidéoconférence sont parfois intégrées dans des plateformes d'apprentissage en ligne ou des systèmes de gestion de l'apprentissage. Ces produits sont plus adaptés à l'environnement d'apprentissage en ligne, incluant souvent des fonctionnalités de collaboration supplémentaires telles que le partage de fichiers, les sondages et le tableau blanc pour imiter avec succès une salle d'apprentissage physique.
Défis des plateformes de visioconférence
Voici quelques-unes des difficultés associées aux plateformes de visioconférence :
#1. Clarté d'appel :
La qualité des appels est l'un des problèmes les plus courants avec les plateformes de visioconférence. Bien que le logiciel puisse être puissant, la qualité de la vidéo ou de l'audio dépend fortement de la vitesse Internet des personnes engagées. Pour éviter toute irritation, il est essentiel que les clients aient accès à un Internet stable lorsqu'ils utilisent un logiciel de visioconférence.
#2. Préoccupations concernant la sécurité :
Les acheteurs doivent évaluer le protocole de sécurité d'un produit, comme ils le feraient avec n'importe quel logiciel utilisé pour la communication interne et sensible. Alors que les systèmes de visioconférence ont été la cible de failles de sécurité dans le passé, les fournisseurs ont pris des initiatives pour améliorer la sécurité des réunions, comme exiger des mots de passe pour accéder à une conférence, instituer l'utilisation de salles d'attente et augmenter les contrôles administratifs.
Comment acheter un logiciel de visioconférence
La première étape pour déterminer le type de logiciel de visioconférence qu'un acheteur doit envisager consiste à évaluer les besoins globaux de l'organisation. L'entreprise utilise-t-elle déjà ce type de logiciel ? Si oui, qu'est-ce qui fonctionne et qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Est-ce la première fois que l'organisation utilise des plateformes de visioconférence ? Si tel est le cas, les acheteurs doivent déterminer comment ils ont l'intention d'installer ce logiciel et si leurs systèmes existants sont compatibles ou non. Considérer ce qui suit
- Taille de l'entreprise : Les acheteurs doivent s'assurer que les produits qu'ils envisagent sont adaptés à la taille et aux besoins de l'organisation. Lors de l'achat d'un logiciel, il est essentiel de s'assurer que le produit a l'évolutivité nécessaire pour s'adapter à l'évolution des besoins.
- Intégrations: De nombreuses entreprises ont besoin de solutions adaptatives qui peuvent simplement s'intégrer dans un environnement logiciel existant. Il est essentiel de vérifier qu'un nouveau produit est compatible avec les appareils et les applications d'une entreprise, tels que les calendriers, les logiciels de messagerie, Logiciel CRM, et un logiciel de gestion de projet, afin qu'il soit accepté et correctement utilisé par les employés. Les acheteurs doivent également s'assurer que le nouveau système de conférence est compatible avec les technologies existantes telles que les systèmes de salle, les appareils mobiles (iOS et Android), les systèmes d'exploitation (PC et Mac) et les navigateurs Web populaires tels que Safari et Chrome. Cela contribuera à réduire les frictions potentielles que les consommateurs rencontrent couramment lorsqu'ils utilisent une nouvelle technologie.
Comment comparer les logiciels de visioconférence
#1. Faites une grande liste.
Faire une liste préliminaire d'articles qui répondent aux exigences générales de l'acheteur est la première étape dans le choix du meilleur logiciel de visioconférence. L'étape suivante consiste à réduire la liste en choisissant des fonctionnalités spécifiques qui sont indispensables ou dont l'acheteur a besoin. G2.com donne des informations sur le meilleur logiciel de visioconférence, permettant aux acheteurs de filtrer les options et les avis des utilisateurs pour aider à réduire la liste des produits à une sélection plus pertinente.
#2. Faites une brève liste.
Faire une petite liste de produits est une étape clé dans le processus d'achat. Bien que le tri parmi de nombreux produits puisse être difficile, les consommateurs peuvent obtenir de l'aide en utilisant l'outil de comparaison de G2. Cette fonctionnalité affichera les éléments de choix côte à côte afin que le client puisse simplement évaluer quel logiciel coche les cases pertinentes de la liste.
#3. Organiser des démonstrations
Une fois que l'acheteur a réduit la liste des produits, une démonstration est prévue. Les acheteurs peuvent observer un produit et ses fonctionnalités plus en profondeur lors des démonstrations. Il est essentiel d'arriver à une démo préparée pour en tirer le meilleur parti. Les acheteurs doivent préparer un scénario commercial qui testera minutieusement chaque produit envisagé. Les acheteurs doivent également se renseigner sur le prix, l'assistance du fournisseur et tout problème qu'ils rencontrent concernant les marchandises. Une fois les démonstrations terminées, une planification adéquate permettra au client de comparer facilement les produits.
Comment choisir une plateforme de visioconférence
#1. Choisissez un comité de sélection.
Les logiciels de visioconférence sont extrêmement utiles et fréquemment utilisés dans de nombreuses industries. Dans cet esprit, un bon point de départ serait de choisir trois à cinq membres de l'équipe de divers départements et niveaux d'ancienneté (tels que l'informatique, la haute direction et les associés) pour faire partie de l'équipe de sélection. Plus l'équipe de sélection est diversifiée, mieux une entreprise peut déterminer dans quelle mesure un produit répondra à ses besoins.
#2. Négociation
Une fois que l'équipe de sélection a réduit ses choix de logiciels, il est temps d'explorer les options de personnalisation, le coût et le type de support fournisseur requis. Même si des choix de prix sont présentés sur le site Web d'un fournisseur, il est toujours essentiel de les aborder. Plusieurs fournisseurs de logiciels proposent des remises et des alternatives de tarification sur mesure en fonction des besoins de l'acheteur.
#3. Décision finale
Une fois qu'un acheteur a effectué une sélection finale sur un produit et qu'il est prêt à effectuer un achat, il est recommandé qu'il effectue une démonstration finale, se renseigne sur un essai et identifie les étapes suivantes si le produit ne répond finalement pas à ses attentes. besoins. Il est également essentiel d'étudier le niveau de support fourni par le fournisseur après la mise en œuvre. Pour garantir la simplicité d'utilisation et une expérience client agréable, la plupart des fournisseurs proposent des services d'assistance client tels que le chat vidéo. Lors de la prise de décision finale, ces mesures peuvent donner à l'acheteur un sentiment supplémentaire de sécurité et de confiance.
Tendances pour les plateformes de visioconférence
#1. Privilégiez la sécurité et la confidentialité.
Les entreprises s'appuieront de plus en plus sur les logiciels de visioconférence pour les communications régulières à mesure que le travail à distance et les équipes hybrides deviendront plus populaires. En conséquence, les organisations accordent une plus grande importance à la confidentialité et à la sécurité. Suite à plusieurs problèmes de sécurité bien connus en 2020, comme l'avertissement emblématique du FBI sur les pirates et le détournement de réunions en ligne, les fournisseurs de logiciels continuent de développer des ajustements pour garantir que les utilisateurs sont à l'abri des attaques extérieures. Le cryptage de bout en bout, les codes d'accès et l'authentification multifacteur sont de plus en plus répandus dans les systèmes de visioconférence.
#2. Expérience utilisateur améliorée
Les entreprises tirent parti de l'intelligence artificielle (IA) avancée et de l'apprentissage automatique pour améliorer la fonctionnalité et la qualité audio et vidéo, ce qui est essentiel compte tenu du nombre de personnes qui travaillent à domicile et utilisent régulièrement ces outils. Le traitement du langage naturel, un sous-ensemble de l'IA, peut, par exemple, reconnaître automatiquement les sons désagréables, réduire le bruit de fond pour ceux qui ne sont pas muets et amplifier la voix de l'orateur. Visuellement, la vision par ordinateur est utilisée pour obscurcir l'arrière-plan de l'utilisateur ou ajouter une toile de fond virtuelle, modifier la couleur et l'éclairage, et même retoucher l'apparence de l'utilisateur. Ces fonctionnalités puissantes améliorent les options de visioconférence HD.
Conclusion
Tenez compte de vos besoins réels avant de choisir les meilleures plateformes de visioconférence. Par exemple, quelqu'un qui veut parler à quelques personnes sur le côté peut découvrir qu'une alternative gratuite est la plus rentable tout en donnant tous les outils fondamentaux nécessaires. Mais, si vous avez l'intention d'utiliser la visioconférence à des fins professionnelles ou commerciales, en particulier avec un grand nombre de personnes et de manière régulière, vous devriez vous tourner vers des choix haut de gamme.
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Bibliographie
