Le logiciel de gestion des actifs est la première étape pour s'assurer que votre organisation fonctionne avec une efficacité maximale. Une solution étonnamment simple qui s'intègre à vos flux de travail existants. Elle garantit que votre organisation dispose toujours de la bonne quantité de ressources accessibles à tout moment.
Nous avons développé une liste des sept meilleurs outils logiciels de gestion d'actifs gratuits et open source que vous pouvez examiner afin de vous aider à atteindre cet objectif. Chacun a un ensemble de fonctionnalités et d'avantages à examiner avant de prendre une décision pour propulser votre organisation vers l'avant.
Définition de la gestion des actifs logiciels (SAM) :
La gestion des actifs logiciels est une approche d'entreprise qui assume la responsabilité de l'utilisation des logiciels en suivant les dépenses, le déploiement, les licences logicielles et la conformité des licences pour tous les utilisateurs finaux impliqués dans le programme.
Lorsque votre organisation repose sur une stratégie de gestion des actifs logiciels, vous disposez des outils et des processus nécessaires pour effectuer de meilleures sélections de licences logicielles qui non seulement augmentent la productivité de votre équipe, mais réduisent également les coûts.
Il y a trois domaines principaux sur lesquels se concentrer pour réussir une stratégie SAM :
- Licence de logiciel : Vous devez laisser toutes vos licences logicielles non gérées afin de pouvoir suivre les circonstances spécifiques, telles que les dates de renouvellement et les conditions et spécifications de conformité. SAM est fondamentalement soucieux de maintenir la conformité de votre organisation, car les fabricants de logiciels ne veulent pas que vous utilisiez plus de leurs logiciels que vous n'en avez achetés ou sous licence.
- Audit logiciel : Les fournisseurs effectuent fréquemment des audits de conformité des logiciels pour s'assurer que votre équipe utilise correctement le programme spécifique. Si vous n'êtes pas en conformité, attendez-vous à une amende ou à une pénalité.
- Optimisation logicielle: Lorsque vous tirez le meilleur parti de votre pile technologique, en vous assurant que vous utilisez correctement chaque application, que vous ne payez pas pour trop de postes et que vous réussissez tous vos audits, vous pouvez être sûr que vous dépensez votre argent judicieusement.
Avantages des logiciels et outils de gestion des actifs
#1. Disponibilité et fiabilité accrues
Un logiciel de gestion des actifs peut aider les employés à rester au fait des plans de maintenance et des modifications. Les alertes par e-mail et les notifications personnalisées sur différents canaux de communication peuvent être extrêmement bénéfiques à cet égard. En conséquence, vous pouvez maintenir vos actifs en service et générer des liquidités bien plus longtemps que vous ne le feriez avec une approche impromptue ou ad hoc de l'entretien et de la gestion.
#2. Réduit les coûts administratifs
Un suivi efficace permet de gagner beaucoup de temps lorsqu'il s'agit de trouver et de suivre les actifs manquants. Une solution de gestion intelligente est un investissement dans les actifs de votre entreprise en éliminant les variables humaines qui contribuent à égarer les actifs de l'entreprise.
#3. Améliore la responsabilité
De nombreuses organisations perdent régulièrement des actifs et des équipements sans même s'en rendre compte. De nombreuses personnes souffrent de pénuries budgétaires qui sont rarement expliquées ou comblées en raison d'une gestion inefficace. Le suivi établit un point de contact et de responsabilité, rendant la perte inexpliquée très impossible.
#4. Planification de la croissance future
Lorsque vous ne savez pas exactement quelle est la taille de votre entreprise, il est difficile de décider quand, comment et dans quelle direction la faire évoluer. Vous ne pouvez pas savoir de quelles ressources vous aurez besoin par la suite si vous ne savez pas où elles se trouvent aujourd'hui. La gestion des actifs développe un système évolutif qui vous montre quels actifs fonctionnent bien et lesquels ne le sont pas.
#5. Améliore l'efficacité
Vous avez la possibilité de découvrir des liens et des exigences dans le fonctionnement de votre entreprise si vous avez un aperçu de haut niveau des parties performantes et bien utilisées de votre organisation. Grâce à cette connaissance essentielle de votre entreprise, vous pouvez éviter les goulots d'étranglement qui, autrement, entraîneraient des embouteillages.
Quelles fonctionnalités rechercher dans les bons logiciels et outils de gestion des actifs
Le logiciel de gestion des actifs est un outil puissant, comme démontré ici. Il a le potentiel d'améliorer l'efficacité, la responsabilité et la fiabilité des services de votre organisation. La clé de cette transition est de sélectionner la meilleure solution de gestion pour votre entreprise.
Les objectifs et les fonctions que le logiciel de gestion d'actifs peut jouer dans votre entreprise sont nombreux et hautement personnalisables. La solution appropriée pour votre entreprise sera déterminée par les exigences, les méthodes de travail et les procédures déjà en place. Il n'existe pas de stratégie unique pour la gestion des actifs, mais il existe plusieurs voies vers le succès.
Lisez aussi : Gestion d'actifs : exemples, systèmes et salaires (mis à jour !)
Un bon logiciel de gestion des actifs doit inclure une base de fonctionnalités pouvant être étendues à l'avenir. Voici les aspects essentiels d'un logiciel de gestion d'actifs :
- Attribuer la responsabilité: L'attribution des actifs de l'entreprise à un individu, un service ou un groupe en tant que point de contact pour l'accès ou la maintenance doit être un élément essentiel d'une solution de gestion des actifs.
- Mises à jour et rapports : Un autre avantage important d'une solution de gestion des actifs est la capacité d'évaluer l'état actuel des choses au sein de votre organisation. Les actionnaires devraient être en mesure de générer un rapport détaillé en temps réel sur l'état actuel des affaires au sein d'une entreprise.
- Planification: La maintenance et les temps d'arrêt des équipements critiques doivent de préférence être programmés longtemps à l'avance. Une solution intelligente devrait être en mesure de suivre ce calendrier, d'alerter les travailleurs affectés et de retirer temporairement l'actif nécessaire de la production.
- Réservations: Pour optimiser la disponibilité et l'accès, un système idéal devrait permettre aux utilisateurs de réserver ou de retirer un actif de l'inventaire. Un système de réservation est un élément important qui aide à garder une image en temps réel de ce qui se passe au sein d'une organisation à un moment donné.
- Vérification de l'inventaire: Chaque actif du système se verra attribuer un identifiant unique qui sera utilisé pour le suivre tout au long de sa durée de vie. Un système efficace doit permettre aux utilisateurs de scanner les étiquettes d'actifs, qu'il s'agisse de codes-barres visibles, de la technologie RFID ou NFC, et de maintenir le système à jour sur l'emplacement d'un actif et son utilisation.
Évaluation des meilleurs outils de gestion des actifs logiciels
#1. Snipe-IT
Snipe-IT est une solution Web complète de gestion des entrepôts et des stocks. En tant que solution cloud auto-hébergée, il fournit un package riche en fonctionnalités qui permet aux entreprises d'intégrer de manière transparente la gestion des actifs dans leurs flux de travail existants.
Les services informatiques Snipe incluent la gestion avancée des actifs, la gestion des licences logicielles et le marquage des codes-barres pour les actifs physiques. Une API REST garantit que les services existants peuvent être entièrement intégrés, et un modèle SAAS premium peut fournir une variété d'alternatives d'hébergement pour les entreprises à la recherche d'un service plus complet.
Les fonctionnalités incluent :
- Auto-hébergé sur le matériel actuel ou via des packs d'hébergement
- Les notifications d'actifs peuvent être envoyées par e-mail ou Slack.
- Les caractéristiques et les types d'actifs sont très personnalisables.
- Des étiquettes avec des codes-barres ou des codes QR sont générées pour les actifs internes.
- SAAS est disponible en tant que module complémentaire payant.
- Gestion des licences des actifs logiciels
- API REST pour des intégrations sur mesure
- Interface adaptée aux mobiles.
#2. Épices
Les administrateurs et le personnel informatique connaissent le portefeuille d'outils informatiques Spiceworks et la communauté qui les prend en charge. Le logiciel de gestion des actifs informatiques Spiceworks est une solution complète qui s'interface parfaitement avec les outils Spiceworks associés et bénéficie de l'un des meilleurs supports de la communauté commerciale.
Spiceworks a été créé en pensant aux ressources informatiques et est conçu pour suivre le matériel, les licences et les services cloud de votre organisation. Un tableau de bord riche en fonctionnalités fournit des rapports détaillés en temps réel sur toutes les informations stockées dans le système concernant votre organisation.
Les fonctionnalités incluent :
- Une solution réseau auto-hébergée
- Collecte de données automatisée pour les appareils en réseau
- Au fur et à mesure que des appareils sont ajoutés et retirés du système, l'état est automatiquement mis à jour.
- S'intègre aux autres outils informatiques et réseau de Spiceworks.
- Offre des rapports et des audits complets.
- Comprend des outils d'audit et de conformité.
- Suit et détecte les actifs du service cloud
- Outils de gestion des licences logicielles et des appareils mobiles
- Une plateforme sur internet
#3. CMDBuild
CMDBuild, une solution logicielle open source de gestion des actifs, est une suite puissante pour gérer toutes les données liées à l'informatique, aux actifs mobiles et à la gestion des services. Avec une plate-forme mobile robuste pour s'interfacer avec ses services Web, c'est une solution parfaite pour garder votre organisation au top de la maintenance et de la gestion informatique.
CMDBuild est la solution la plus personnalisable et la plus polyvalente de notre liste, basée sur l'expertise et l'expérience accumulées dans le domaine. La solution comprend des workflows prédéfinis pour une variété de solutions de gestion ainsi que des intégrations pour d'autres systèmes.
Les fonctionnalités incluent :
- Hautement personnalisable pour répondre aux besoins et aux attentes de votre entreprise.
- Il peut être configuré progressivement pour réduire l'impact sur votre organisation
- Il est presque universellement compatible avec les services Web REST et SOAP.
- Une gamme variée d'outils de reporting pour la collecte et l'audit des données sur les actifs existants
- Capacité d'intégrer les informations d'achat et les contraintes budgétaires dans les données du système
- Une assistance et une formation étendues aux utilisateurs sont fournies.
- Sur la base d'un paiement à l'utilisation ou d'un contrat, un support technique de niveau commercial est disponible.
- Outils de plate-forme Web et mobile.
#4. Tigre d'actif
Asset Tiger est une plate-forme de gestion des actifs basée sur le cloud qui fournit un audit et un suivi détaillés des équipements connectés. La capacité extrêmement performante de réservation et d'enregistrement/départ qui permet aux utilisateurs de s'approprier les actifs est un avantage important d'Asset Tiger par rapport aux autres systèmes.
L'ensemble Asset Tiger comprend une puissante application mobile pour gérer les actifs en déplacement. En utilisant ces fonctionnalités, Asset Tiger cherche à s'assurer que la vue de votre organisation est toujours une représentation précise et en temps réel de ce qui se passe réellement sous la surface.
Les fonctionnalités incluent :
- Il n'y a pas de limite au nombre d'utilisateurs ou de rapports qu'il peut créer.
- Les alertes et notifications par e-mail sont entièrement personnalisables.
- Planification, réservation et enregistrement/départ des actifs organisationnels
- Exporte les données dans différents formats.
- Des outils mobiles de création et de numérisation de codes-barres sont désormais disponibles.
- Il assure également le suivi des licences de logiciels et des contrats.
- Sécurité étendue avec des rôles d'utilisateur pouvant être personnalisés pour une gestion granulaire des actifs
#5. Reftab
Reftab est une solution commerciale de gestion des actifs pour le matériel, les accessoires et les licences qui offre à ses utilisateurs une solution de gestion robuste mais simple. Leader avec une approche conviviale avant tout, Reftab rend le changement d'actifs aussi simple que possible tout en maintenant le système à jour.
Reftab est bien positionné pour répondre aux besoins des organisations de toutes tailles, des petites entreprises aux grandes entreprises. Les utilisateurs peuvent ajouter, mettre à jour, attribuer et même géolocaliser des actifs dans le système à l'aide de l'application mobile riche en fonctionnalités.
Les fonctionnalités incluent :
- Notifications par e-mail et alertes de maintenance personnalisables.
- Attributs et catégories d'actifs personnalisables.
- Permet la réservation d'actifs et le check-in/check-out.
- L'application mobile donne accès à la majorité des fonctionnalités.
- Suit les ressources logicielles et matérielles.
- Suit la dépréciation des actifs afin de prendre de meilleures décisions financières.
#6. Ralph
Ralph est une solution légère de gestion des actifs qui est censée avoir peu d'impact sur les flux de travail existants tout en conservant une flexibilité maximale. Son principal attrait est pour les entreprises qui souhaitent une approche simple de la gestion d'actifs tout en bénéficiant des avantages et avantages d'un système de gestion d'actifs complet.
Malgré sa forme légère, Ralph est extrêmement personnalisable pour les entreprises. Il existe de nombreuses extensions et plugins disponibles pour le logiciel, ainsi qu'un API REST pour les développeurs.
Les fonctionnalités incluent :
- Un package léger destiné à perturber le moins possible les opérations existantes.
- Fonctionnalités de gestion des actifs de base regroupées dans un package convivial
- Prend en charge une intégration importante avec les systèmes existants.
- Le système de flux flexible prend en charge le cycle de vie de l'actif.
- Des modèles de flux de travail pour les actifs du centre de données, l'équipement de back-office et les actifs non physiques tels que les licences, les contacts des fournisseurs et les domaines sont disponibles.
- Des tableaux de bord puissants sont disponibles pour voir les informations en temps réel.
#sept. ResourceSpace
ResourceSpace aborde la gestion des actifs informatiques d'une manière quelque peu différente de la plupart des autres solutions. Il offre aux clients beaucoup d'espace libre pour héberger leurs solutions de gestion d'actifs ainsi que des possibilités d'étendre leurs solutions à n'importe quelle organisation ou nécessité.
Avec une solution de gestion des actifs logiciels hautement performante qui fournit à la fois une accessibilité open source, une formation et une assistance selon les besoins, ResourceSpace répond à un large éventail de cas d'utilisation.
Les fonctionnalités incluent :
- Une gestion des actifs hautement personnalisable
- Nécessite un petit investissement pour une startup.
- Il est simple à intégrer aux systèmes existants.
- Les autorisations et les paramètres de rôle vous permettent de personnaliser les rôles des utilisateurs.
- Accès en temps réel à des informations et statistiques détaillées
- Prend en charge les normes d'échange de métadonnées les plus largement utilisées.
- 10 Go d'espace libre sont disponibles.
Pourquoi la gestion des actifs logiciels est-elle nécessaire ?
L'importance de la gestion des actifs logiciels. Vous pouvez déterminer le nombre de licences dont vous disposez auprès de chaque fournisseur de logiciels à l'aide d'un outil SAM. Le nombre de sièges vacants ou inutilisés peut alors vous être fourni, vous permettant d'estimer l'utilisation globale au sein de l'entreprise.
Pourquoi le SAM est-il nécessaire ?
L'objectif principal de SAM est de garantir que toutes les licences logicielles sont utilisées de manière appropriée par les travailleurs et les sous-traitants. SAM vous donne également accès aux coûts de licence afin que vous puissiez être bien informé lors du choix du logiciel à acheter.
Qu'est-ce que l'approche SAM ?
Afin d'améliorer la collaboration sur les objectifs du client pour la période à venir, la stratégie SAM est, par essence, une vision stratégique du client. L'ensemble du plan de compte de vente comprend la stratégie SAM. Et la gestion des objectifs clients par les SAM est ce qui nous distingue en tant qu'avantage vital pour nos clients.
Qu'est-ce que le modèle de maturité SAM ?
La maturité SAM fait référence à l'utilisation d'un programme SAM qui a été optimisé. Ce n'est qu'après avoir investi beaucoup de temps et d'efforts dans la maintenance et l'évaluation d'un parc logiciel que la gestion des actifs peut atteindre ce stade.
Le SAM est-il une méthodologie Agile ?
Un modèle de développement agile est le modèle d'approximation successive (SAM). Le terme « agile » désigne ici l'exécution simultanée de plusieurs processus. SAM est un processus itératif. Au moins trois cycles à travers chaque étape de développement sont complétés, et chacun devrait être plus parfait que celui qui le précède.
Conclusion
Connaître votre entreprise de fond en comble est l'un des moyens les plus efficaces de croître et de s'améliorer au fil du temps. La gestion des actifs est un outil essentiel pour prendre un instantané de votre organisation et démontrer en détail ses performances.
Peu de produits logiciels peuvent offrir un retour sur investissement aussi élevé pour améliorer l'efficacité et l'efficience en si peu de temps. Que vous choisissiez une interface utilisateur simple, une application mobile puissante ou des connexions de flux de travail adaptées à la taille de votre entreprise, il existe une solution de gestion des actifs pour répondre à vos besoins.
FAQ sur la gestion des actifs logiciels
Que fait un analyste en gestion des actifs logiciels ?
Recueillez des données pour la budgétisation, la conformité et l'inventaire des logiciels, les résumés de contrats et les comparaisons de coûts. Saisissez et gérez des données dans un format de base de données pour la budgétisation, la conformité et l'inventaire des logiciels, les contrats et les coûts.
Qu'est-ce qu'un inventaire des actifs logiciels ?
Le processus de détermination des actifs logiciels que vous possédez est appelé inventaire logiciel. Il s'agit de la première étape dans la compréhension de vos actifs logiciels.
Pourquoi avez-vous besoin d'une gestion des actifs logiciels ?
La gestion des actifs logiciels est une méthode d'entreprise pour récupérer de l'argent et optimiser les économies en réglementant et en automatisant activement l'achat, l'utilisation et le déploiement de licences logicielles.
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