Nous avons tous eu des expériences de courrier électronique embarrassantes. Envoyer un e-mail à la mauvaise personne, oublier d'inclure une pièce jointe, envoyer un e-mail inapproprié dans le feu de l'action et faire des fautes de frappe stupides ne sont que quelques-unes des nombreuses erreurs d'e-mail que nous souhaitons tous corriger dès que nous en prenons connaissance. eux. La bonne nouvelle est que vous pouvez rappeler ces e-mails, et le faire dans Outlook (et Gmail) est simple.
Pour commencer, MS Outlook vous permet de rappeler un e-mail jusqu'à 120 minutes après son envoi. Désabonnez-vous simplement de l'e-mail et supprimez-le de la boîte de réception du destinataire. Alternativement, vous pouvez le remplacer par un nouveau qui contient les faits, le ton et la pièce jointe corrects. Mais sachez que parfois votre ancien e-mail peut ne pas être automatiquement supprimé.
Cet article décrit comment rappeler un e-mail, les conditions préalables au rappel des e-mails Outlook, ainsi que les résultats et les retards potentiels qui peuvent survenir lors des rappels. Les instructions de cet article s'appliquent à Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 et 2007 et Outlook pour Microsoft 365.
Qu'est-ce que cela signifie de rappeler à un e-mail ?
Lorsque vous rappelez un e-mail, vous prenez des mesures proactives pour vous assurer que le message n'atteint pas les destinataires prévus. Rappeler un email permet d'éviter qu'un message important ou confidentiel ne tombe entre de mauvaises mains ou de corriger une erreur avant qu'il ne soit trop tard. Cette procédure diffère selon le fournisseur de service de messagerie. Par conséquent, la façon de rappeler un e-mail dans Outlook peut différer de la façon de rappeler un e-mail dans Gmail.
Exigences d'Outlook pour rappeler un e-mail envoyé
Pour rappeler un e-mail envoyé dans Outlook, vous et votre destinataire devez disposer d'un compte de messagerie Microsoft 365 ou Microsoft Exchange dans la même organisation.
Par conséquent, vous ne pouvez pas rappeler un message envoyé à Gmail, Yahoo ou tout autre client de messagerie. La possibilité de rappeler un e-mail n'est pas disponible dans Outlook sur le Web.
Les messages qui ont été chiffrés avec Azure Information Protection ne peuvent pas être récupérés. Gardez à l'esprit que vous ne pouvez pas rappeler les messages que vos destinataires ont ouverts.
Comment rappeler un e-mail dans Outlook en un clin d'œil
- Démarrez Outlook > Accédez à Éléments envoyés > Messages > Actions > Rappeler ce message.
- Cochez la case "Me dire si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire" pour confirmer un message rappelé.
- Pour que ce processus fonctionne, vous aurez besoin d'un e-mail de serveur Exchange, et vous et le destinataire devez utiliser Outlook.
Rappel d'un e-mail Outlook
Voici une procédure étape par étape pour récupérer un e-mail :
Étape 1 : Sélectionnez l'e-mail pour rappeler le message dans Outlook.
Ouvrez Microsoft Outlook et accédez au dossier Éléments envoyés pour sélectionner un e-mail à rappeler.
Étape 2 : Rappel du message
L'onglet Actions dans la zone du ruban contient l'option Rappeler ce message.
Vous ne verrez peut-être pas l'onglet Actions si vous avez un ruban simplifié. Dans ce cas, ouvrez un message envoyé que vous souhaitez rappeler et cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit du ruban. L'onglet Actions se trouve dans le menu déroulant.
Lorsque vous choisissez l'onglet Actions, une option Rappeler ce message apparaît sur le côté droit.
Étape 3 : Supprimer les copies non lues et, si nécessaire, créer un nouveau message
Une nouvelle fenêtre Outlook apparaît lorsque vous sélectionnez l'option Rappeler ce message. Vous avez deux choix pour rappeler votre message :
- Supprimez toutes les copies non lues de ce message.
- Les copies non lues doivent être supprimées et remplacées par un nouveau message.
- Choisissez votre option préférée. Cochez la case des réussites ou des échecs de rappel si vous voulez savoir si le rappel réussit ou échoue.
Pour rappeler le message, cliquez sur le bouton OK.
Étape 4 - Confirmer les messages rappelés
Vous verrez un message de confirmation sur l'écran indiquant que vous avez rappelé un message.
Vous serez averti si le message est rappelé avec succès.
Rappel d'un message dans Outlook sur le Web
Pour les éléments envoyés, il n'existe aucune option de rappel dans Outlook sur le Web. Cependant, vous pouvez annuler l'envoi dans les 10 secondes.
Voici comment vous le faites:
Étape 1 : Afficher toutes les options Outlook
Dans Outlook sur le Web, cliquez sur l'icône de la roue dentée pour accéder au menu Afficher tous les paramètres Outlook.
Étape 2 : Configurer la période d'annulation de l'envoi annulé
Faites défiler la liste déroulante pour trouver l'onglet Annuler l'envoi dans la section Composer et répondre. Réglez la minuterie d'annulation sur dix secondes.
Pour le moment, une période d'annulation de plus de 10 secondes n'est pas autorisée.
Étape 3 : Cliquez sur le bouton Annuler l'envoi
Créez et envoyez un e-mail à l'aide d'Outlook sur le Web. La fenêtre contextuelle d'envoi avec une option Annuler apparaîtra au bas du volet de messagerie.
Pour arrêter l'envoi du message, cliquez sur le bouton Annuler.
Veuillez garder à l'esprit que l'envoi d'un message de rappel ne supprime que partiellement votre ancien e-mail. Le destinataire devra peut-être d'abord ouvrir le message de rappel pour que le message d'origine disparaisse. C'est pourquoi vous devez mettre URGENT ou quelque chose de similaire dans le titre du message de rappel afin qu'il s'ouvre avant le premier e-mail offensant. Microsoft indique également que le destinataire peut parfois être averti lorsque les messages rappelés sont supprimés de sa boîte de réception. N'oubliez pas que même si vous placez un e-mail, le destinataire peut toujours être conscient qu'un message incorrect ou offensant lui a été envoyé, même s'il ne peut pas le voir.
Résultats possibles du rappel du courrier électronique Outlook
Les résultats de votre tentative de rappel d'un message peuvent varier en fonction des paramètres du client de messagerie du destinataire, si l'e-mail d'origine a déjà été lu et de plusieurs autres facteurs. Voici quelques-uns des résultats possibles d'un rappel Outlook.
- Le rappel échouera si le destinataire a déjà lu le message. Le destinataire a accès à la fois au message d'origine et au nouveau message (ou à la notification de votre tentative de rappel du message d'origine).
- Le message d'origine est supprimé si le destinataire n'ouvre pas le message d'origine avant d'ouvrir le message de rappel. Outlook informe le destinataire que le message a été supprimé de sa boîte aux lettres.
Ces résultats se produisent si le destinataire déplace manuellement ou via une règle les deux messages vers le même dossier.
Supposons que le destinataire ait coché la case sous Suivi indiquant « Traiter automatiquement les demandes et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages », et que le destinataire n'ait pas lu l'e-mail d'origine. Dans ce cas, Outlook le supprime et informe le destinataire que vous l'avez fait.
Cette fonctionnalité s'appelle Traiter les demandes et les réponses à leur arrivée dans Outlook 2007 et se trouve sous Options de suivi.
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Si le message d'origine a été marqué comme lu lors du traitement du message de rappel, le destinataire est averti que vous souhaitez supprimer le message. Le message d'origine est toujours dans la boîte de réception du destinataire.
Supposons que le destinataire déplace le message d'origine de la boîte de réception vers un autre dossier (manuellement ou via une règle) tandis que le message de rappel reste dans la boîte de réception. Dans ce cas, la rétraction échoue, que l'un ou l'autre des messages ait été lu ou non. Le destinataire est informé qu'une tentative de rappel a échoué. Les e-mails d'origine et les nouveaux sont tous deux accessibles au destinataire.
De plus, si vous utilisez Outlook sur un appareil mobile et essayez de rappeler un message, le processus échouera presque certainement.
Que faire si vous ne pouvez pas rappeler un e-mail dans Outlook
Vous ne pouvez pas rappeler votre message si le destinataire l'a déjà ouvert dans Outlook. Cependant, vous pouvez configurer Outlook pour vous donner plus de temps pour reconsidérer un message avant de l'envoyer.
Outlook vous permet de retarder l'envoi des e-mails, de sorte qu'ils sortent après un certain temps. Si vous répondez constamment aux e-mails, envoyez des informations sensibles dans les deux sens ou faites simplement des erreurs, vous devriez commencer à retarder ou à planifier vos e-mails dans Outlook. Vous pouvez facilement le configurer pour tous vos e-mails Outlook en suivant ces étapes simples :
Étape 1:
Dans Outlook, cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche.
Étape 2:
Faites défiler jusqu'à la section Gérer les règles et les alertes.
Étape 3:
Une fenêtre intitulée Règles et alertes apparaîtra sur votre écran. Sélectionnez l'option Nouvelle règle dans ce menu.
Étape 4:
Une fenêtre contextuelle supplémentaire apparaîtra. Cliquez sur Appliquer la règle. Ceci est répertorié sous la règle Démarrer à partir d'une règle vide. Pour continuer, cliquez sur le bouton Suivant.
Étape 5:
Ignorez les conditions restantes de la liste et cliquez sur Suivant pour continuer. Ensuite, un écran de confirmation apparaîtra. Pour confirmer, appuyez sur le bouton Oui.
Étape 6:
Sélectionnez l'option Différer la livraison d'un certain nombre de minutes. Sélectionnez plusieurs liens. Un écran contextuel apparaîtra, vous invitant à sélectionner la durée de votre choix. Entrez la durée souhaitée (120 minutes est le maximum) et cliquez sur le bouton OK. Une fois que vous avez terminé tout cela, cliquez sur Suivant.
Étape 7:
Sélectionnez les options d'exception appropriées si vous avez des exceptions. Ensuite, pour continuer, cliquez sur le bouton Suivant.
Étape 8:
Donnez un nom à votre règle et, si disponible, cochez la case Activer cette règle. Après cela, cliquez sur le bouton Terminer.
Comment déterminer si votre rappel par e-mail a réussi
Vous pouvez savoir quand un e-mail est rappelé avec succès dans Outlook car une note de réussite du rappel apparaît au début de la ligne d'objet.
Différences entre les versions d'Outlook
Dans l'ensemble, la majorité des services de Microsoft sont similaires et offrent des options similaires. Bien que ce guide ait été créé pour la version la plus récente d'Outlook, vous pouvez toujours suivre et trouver l'option de rappel si vous utilisez le guide comme un aperçu général. Il ne peut être pris en charge que si vous voyez cette option dans votre version d'Outlook.
Pourquoi mon rappel d'e-mail ne fonctionne-t-il pas ?
Voici quelques explications possibles pour lesquelles votre rappel d'e-mail ne fonctionne pas :
- Vous et le destinataire ne partagez pas un compte de messagerie Microsoft 365 ou Microsoft Exchange.
- Votre destinataire a déjà ouvert votre message.
- Le destinataire ou une règle Outlook redirige le message vers un autre dossier.
Est-ce la même chose que de rappeler un e-mail dans différentes versions d'Outlook ?
Oui, le rappel d'un e-mail est le même dans différentes versions d'Outlook. Cependant, certaines options d'Outlook 2007 ont des noms légèrement différents. Lorsque vous rappelez un e-mail dans Outlook 2007, vous serez invité à "supprimer les copies non lues" plutôt que "rappeler ce message". Outlook 2010 et Outlook 2013 vous permettent de "rappeler ce message".
Si vous vous souvenez d'un e-mail dans Microsoft Outlook, le destinataire est-il au courant ?
Oui, le destinataire sera averti si vous rappelez un e-mail dans Microsoft Outlook.
Combien de temps faut-il pour savoir si un rappel a réussi sur Outlook ?
Cela peut prendre de quelques secondes à plusieurs minutes pour voir si un rappel est réussi. Le temps de traitement d'une demande de rappel est déterminé par la taille de l'e-mail et le nombre de destinataires. Le rappel peut prendre plus de temps si vous envoyez un message volumineux. En outre, s'il existe de nombreux destinataires, Outlook peut avoir besoin de traiter la demande de rappel pour chacun d'entre eux, ce qui peut allonger le temps nécessaire pour déterminer si un rappel a réussi ou non.
Y a-t-il un délai pour rappeler les e-mails dans Outlook ?
Il n'y a pas de limite de temps pour rappeler les e-mails dans Outlook. Pour qu'une tentative de rappel Outlook réussisse, le destinataire doit garder l'e-mail ouvert. Malheureusement, rien ne garantit qu'un destinataire n'ouvrira l'e-mail qu'après la tentative de rappel. Cependant, si vous avez fait une erreur ou si vous avez besoin de mettre à jour le contenu, cela vaut toujours la peine d'essayer de rappeler un e-mail.
Conclusion
Outlook est un client de messagerie fantastique, mais il peut être encore plus utile si vous recherchez des conseils de productivité Outlook et utilisez ses fonctionnalités à votre avantage. Vous ne pouvez jamais envoyer un e-mail que vous regretterez si vous pouvez vous en souvenir. Bien qu'Outlook ne traite pas automatiquement les demandes de rappel de messages, vous pouvez immédiatement commencer à utiliser cette fonctionnalité utile en suivant les étapes simples de ce guide.
Bien que la fonction de rappel d'Outlook ne soit pas parfaite, elle peut vous sauver la vie lorsque vous ne pouvez pas annuler un e-mail. Pour éviter d'utiliser la fonction de rappel, pratiquez une bonne étiquette de courrier électronique et revérifiez les messages avant d'appuyer sur "Envoyer" pour éviter les erreurs embarrassantes ou coûteuses.
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Bibliographie
